电话通信管理办法
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电话通信管理办法
第一节 总则
第1条 目的
为了提高公司的经营管理水平，节约管理成本，保证公司通信畅通，确保信息的及时传递，提高工作效率、减少失误，制订本规定。
第2条 适用范围
本办法适用于本公司的办公网络、电话、移动集群号、传真、电子信箱、AM等。
第二节 管理职责
第3条 行政人事部的职责
（一）负责公司通讯工具的管理及合理配置。
（二）负责员工入职时，相关个人信息的提报及对员工加入公司通信系统的宣导、使用指引。
第4条 财务部职责
负责通讯费用的支付管理工作，以及对费用异常情况的处理。
第三节 程序
第5条 办公电话的配置标准
（一）公司总机配置标准：公司配备了一部话务总机，由行政人事部前台文员管理、使用。
（二）公司各部门内线电话配置标准：按总裁办人员人数及实际工作需要配备内线电话。
（三）公司各部门开通外线电话标准：部门总监级以上、对外业务、跟单人员，按人数各配备一个公司专用的手机号：分机电话：如需开通国内长途，一律提交书面申请，经部门负责人审核、行政人事部负责人审核、行政人事部负责人复核、公司直管领导批准，方可开通。
（四）公司各部开通国际长途标准：副总级以上人员可开通国际长途，海外销售可根据需要提交书面申请开通国际长途，其它部门或个人未经批准一律不准
开通国际长途，如需开通国际长途，一律提交书面申请，经部门负责人审核，经部门负责人审核、行政人事部负责人复核、公司直管领导批准，方可开通。
第6条 电话使用规定
（一）电话总机由行政人事部前台文员负责值守，外线电话均由前台文员接转或直拨分机自动转接。前台的总机不能长时间占线，前台不能用总机拨打电话，接电话长话短说，保证所有来电畅通。
（二）所有申请开通外线功能的员工，每人将分配一个四位随机密码，通过该密码在反映定授权分机可拨打预先所申请通话权限对应等级的话务，费用统一结算于对应密码帐户上，个人保管好自己的话务密码，防止他人滥用、盗打，如因个人保管不慎而产生的异常话单，将由密码使用人承担。
（三）对已开通外线功能电话，由员工个人负责外线功能的使用管理，在电话使用中，严禁公话私用。行政人事部每月不定时核查话务情况，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，给予罚款100元/次，并通报批评。
（四）禁止利用公司电话聊天，员工在上班时间如接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，每次通话时间不得超过5分钟。
（五）员工必须第一时间接听所有来电，如果暂时离开座位，同一总裁办其他同事应在5秒内代接，如果长时间不在座位或出差，应提前将电话呼叫转移到在公司的其他同事电话上，若离响玲电话周围最近的办公座侠员工在没有接听电话的情况下，不代接响铃电话，发现一次，外罚10元。
（六）已开通电话外线功能的员工一经离职，网络管理员应在签核完离职结算表后及时将该员工的外线功能关闭，同时做好登记。
（七）配备公司专用手机号的人员：公司网管负责每月固定向经理级以上人员正常使用的号码充费100元，主管级以下人员（含主管）正常使用号码充费50元，充费时间28～31号，并开通集群号，每月经理级超出100元金额及主管超出50元的的话费提出书面申请，公司酌情给予报销，但公司保留对此号通信记录的稽查权，若因个人使用办公手机号办理私人事务，一经查实按私人通讯总费用的金额10倍罚款，使用办公手机号的人员在离职时需将此号码交接于行政人事部网管处，并保持话费原有金额，若低于原有金额，网管查询记录，人事文员在结算工资时按实际缺少的金额在离职员工工资中扣除。
（八）总经办行政人事部每月核查座机通话清单，如发现有打私人电话，且无提前注明者，除由其个人赔偿所发生的话费外，给予罚款100元/次，并通报批评。
第7条 传真机配置标准
（一）公司传真实行纸张传真
（二）员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件，或把公司相关机密资料、文件传真出去，一经发现，给予罚款100元/次，情节严重者给予解除劳动合同，同时保留追究其刑事责任的权利，公司传真机应保持24小时通畅状态。
第8条 电子邮箱配置标准
凡是配备办公电脑的员工，每人配置一个内AM邮箱帐号。
第9条 电子邮箱的使用规定
（一）公司网络管理 员协助员工在其办公电脑上安装、配置一个内部AM邮箱号，并简要说明使用过程中需要注意的事项，员工应熟练使用AM软件的各种功能，每日上班后，及时打开AM软件，接收、阅读、回复电子信息等，并做好重要信息通知的备份。
（二）员工发送较为重要的电子邮件，发送后，还应采取有效的方式知会收件人，（如电话转告）
第10条 移动电话、群号的使用管理
（一）新入员工工入职三日内必须峰回路转入公司集群网，及时回复集群网系统确认信息，保证次月生效。若经提醒仍未在信息有效期内及时进行短信回复，导致加入公司集群网超时者，取消当月通信补贴，没有通讯补贴的处以50元罚款。
（二）行政人事部行政人事部应在员工入职后及时将联络信息提报公司集群网管理员，如因行政人事部未及时将联络信息提报到集群网管理员造成的开通集群网失败，给予行政人事部当事人50元/次罚款。
（三）所有集群网使用人员必须开通呼叫等待功能，上班时间禁止利用集群网短叼聊天，影响正常的联系和工作，如发现有违反规定，严重影响公司正常通讯者，行政人事部有权要求提供个人通话清单进行核查，并处罚50元/次，不配合者，按照相关规章制度处理，取消当月通讯补贴。
（四）公司员工固定电话、短号、手机号码如有更改，必须第一时间在AM等内部公布更新。
（五）加入公司集群网手机，必须保证24小时开机，并设置呼叫等待功能，保障通信畅通。休假期间亦然，如有特殊原因未能开机，必须事前通知上级领导，同时第一时间告知备用联系方式，待手机通畅时更改自己的号码。
（六）对享有通讯补贴但将移动电话置长时间不接，不通或者关机状态，同时并未提供其他电话联系方式，严重影响工作者，给予通报批评并罚款50元/次。主管级（含）以上100元/次，一个月内出现三次以上（含三次），除处罚外，取消其当月通讯补贴。
（七）公司内部人员之间的沟通，一律使用办公分机或集群网短号，严禁使用公司外线电话拔找集群网内手机电话，一经发现，给予罚款50元/次。
（八）公司集群网公限公司内部员工加入使用，一律不准非本公司人员加入。
第11条 通讯设施的维护
通讯设施（网络、电话、传真、AM电子邮箱）出现问题时，应及时向行政人事部网络管理员提交设备维修单，报修处理，行政人事部应在第一时间内将问题故障维修好（最迟不得超过一个工作日）若因其他外在因素造成的故障，不能在第一时间处理妥当，网络管理员应当向当事人说明情况并及时跟进、解决。
第12条 网络及时通讯管理规定
（一）公司内部及时通讯工具AM，是公司专为内部员工协同工作而开设，原则上，配备办公电脑的员工均可分配到一个AM帐号。
（二）上班期间，所有员工必须登录AM，并调整为在线状态，如上班期间外出可将状态修改为“离开”或“外出”，上班期间，未登录AM的员工，经查实，一律处以10元/次的处罚。
（三）公司员工必须及明填充、更新AM个人联系信息。
第四节 附则
第13条 本办法由公司总裁办负责解释、修订。
第14条 本办法自发布之日起施行。
第15条 附件
附件1：设备维修申请表
附件2：电话、电脑、邮箱、短号新增/变更单
附件1
手机群号管理及电话、邮箱申请
管理流程图
部门/责任人
相关部门/个人
相关部门/个人
相关部门/个人
NO
相关部门各级负责人
网络管理员
行政人事部主管/经理
行政人事部网络管理员
行政人事部网络管理员
NO行政人事部网络管理员 提出通填定电话、邮箱新增/更部门主客/部门主客/行政网络管网络管交付使用并做好做好使用的终止记录并使用人离职后，立即关掉其电话外线或电子
行政人事部网络管理员
