浅谈档案工作中的保密

事” 的责任意识 ， 密工作的 自觉性和责任 感， 保 自觉保 守秘 密的义务 。对涉密纸质档案 、 磁性介质的借 阅、 保管 、 销毁等环节要遵 守保密制度 ， 万元一 失， 把安全责任 意识贯 穿于档案 工作 的。要 “ 防为主 ” 预 的方针政策 ， 坚决防止和克服麻 痹大意的思想和侥 幸心理。 关 键 词 ： 案 ； 密 ； 防 为主 ； 无一 失 档 保 预 万 保守 国家机密是每个公 民应尽 的义务 ， 更 是档案管理工作人员 的神圣职责 。从事档 案管 理工作几年来 ，深刻地认识到作为一名 档案管 理人员首要 的职责就是要维护档 案的完 整与安 全。 这既是档案保 管工 作的基本 任务 ， 也是档案 保管工作 的 目的。 日常工作中 ， 我十分重视档案 保密工作 ， 现就做好档案保密工作谈几 点看 法： １做好档案保管过程 中的保 密工作 １１档案库房管理 中的保密工作 。档 案的 ． 库房管理是 档案保 密的重点 。档 案库房 应按照 国家有 关规定单独 兴建 ，但是有一些不 具备条 件的单 位 ， 往往将库房 附设在机关 办公楼 内。 应 注意的是，不是任何一 间办公室都 可以用作库 房的 ， 从档 案保密 的角度来看 ， 宜将库 房设在 不
作 者简 介： 石梅（９９ｌ ～ ， ，９ ９年参 １７ ， 】女 １９ ０ 加 工作 ， 现就职于绥芬河市政府工程 管理 中心 ， 从事 文书、 档案管行划密解 密， 把未解密的列入 控制使用的范围。 ｆ ３ ＿ ３做好档案开放前 的基础工作 。开放档 案首先要做好档案开放 的基础工作 ， ： 即 一是提 高开放档案案卷 的内在质量 。 利用 原有基础 ， 进 行系统 整理 ， 达到分类科 学、 组卷合理 、 目清 编
档ｌ Ｉ Ｉ 案 管 理
科
浅谈 档 案工作 中 的保 密
石 梅
（ 绥芬河市政府工程 管理 中心 ， 黑龙 江 绥芬河 １ ７ ０ ） ５ ３ ０
摘 要 ： 守国家机密是每个公 民应尽 的义务 ， 保 更是档案管理工作人 员的神 圣职责。 不断增强档案保密工作 的责任感和使命感 ， 站在安 全的， 和 档案保 密工作 。要驾驭档案保 密宣传 工作 的， 档案 法》《 密法》 对《 、保 知识的学 习． 多渠道 、 宣传档案保 密工作 ， 地 保密法制观念 ， 牢固“ 密工作无 小 保
项在其确定的期限内 ， 受国家有关 保密法律、 法 规 的保护 ， 产生法律效力的时限。 １ ． ４注意档案涉密情况 的变化 。档案在保 管过程 中， 其密级不是一成 不变的 ， 而是随着时 间 的推移和文件贯彻的情况变化的。基本变化 是升密 、 降密 、 解密。 中升密是极少数的 ， 其 也是 暂时 的； 大多数的 ， 总的趋势是降密 ， 直至解密。 ２做好档案利用过程中的保密工作 做好档案利用中的监督工作。 档案利用监 督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要 措施 ，它能有效地发现并制止纠正档案利用过 程 中不利于档案保密的各种不 良行为 ，从而做 到既能利用档案 ， 又能保证 档案的完整与安全。 具体说来 ，档案利用监督可以从以下几个方面
楚、 排列系统的要求 。二是建立健全档号。要适 应开放后检索与管理 的要求 。三是编制检索工 具： 基础性 检索工具 ， 《 如 开放档案 目录） 骨干 ； 性检索工具 ， 开放档案卡 片目录》 文字叙述 如《 ；
性检索工具 ， 开放档 案全宗介绍》《 如《 、全宗卷） 等 ，使开放档案 的检索 工具逐步形成 以骨干性
一
区分 、 判定档案的开放与控制使用范围。 对这项 工作可 以分三步进行 ： 一是初审 ， 档案馆工作人 员根据标准 ， 对开放期 限内的档案逐件进行审 查， 初步判定开放与控制使用范围 。二是中审 。 由具有较高政策水平和业务能力的 同志 ，重点 审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档
办 公楼 的最 底层 ， 库房 门 窗等 应 专 门加 固 ， 防 实 施 ： 以 盗 窃 。 应 尽 量 做 到 库 房 与 办 公 室 分 开 ， 房 与 还 库 是制度建设。档案利用规章制度一般有 外借制度 、 复制制度等。根据实际情 阅览室分开。 档案库房应指定 专人负责管理 ， 制 阅览制度 、
检索工具为主 ， 以基础性检 索工具为辅 ， 以叙述 性检索工具为必要补充 自检索工具体 系，实现 ｇ 检索途径的多元化。四是准备好 副本 。 对珍贵、 重要 的档案 ， 应采取抄 录、 复印 、 照相 等形式进 行复制 ， 搞好档案副本。
参 考 文 献
【】 案 法． 密 法． １档 保
案， 以确定其取舍 。 三是 终审 ， 由有关领导 ， 根据 初审 和中审的情况 ， 权衡 利弊 ， 进行综合分析 、 审查 ， 最终决定与批准档案 的开放与否。 ３ ． ２做好档案 的解密工作 。保密档案是有 等级的 ， 其划分等级是根据 《 保密法》 规定 ， 划分 为“ 绝密” “ 、 机密” “ 、秘密 ” 三级 。确定档案的密 级 ，就是为了让档案工作人员根据不同的密级 采取不同的管理措施 ，最大限度地提供利用档 案。 但是秘密不是一成不变的 ， 一旦秘密保管期 限届满 ， 便失去了它 的保密价值 ， 为此我们就不 能按原有的保密文件管理 ，而应该按照公开文 件进行管理。 这就是 档案 保密的时效性 。 向社会 各界开放的档案 ， 须是到 了一定时限的档案 ， 必
定严格的库 房管理 制度 ，无关人员 一律禁止人 内。档案库 房的科学 管理 ， 好档 案保密 、 是做 维 护档案安全 的基本 保障。 １２绝 密档案 的管理 和保密 。绝 密档案是 － 党和国家的核心秘 密，它关 系到 党和国家的安 全， 关系到国家的政治 活动、 军事 活动和经济发 展的成败 ， 关系到四化建设 的进 程。因此 ， 为确 保国家核心秘密的安全， 必须 管理好 绝密档案。 是绝密档案应与非绝密档 案分 别保管。要设 保险柜 、 险锁 、 保 防盗器 ， 从保管 条件上确 保绝 密档案的安全。二 是提高绝 密档 案管理人员的 素质。绝密档案管理人员具有特 殊的地 位和身 份， 有知密早、 知密多、 密深的特点。 知 他们对保 守党和国家的秘密负有比一般 工作人员更为重 大的责任 ， 因此 ， 档案保 密工作好 与坏 ， 案管 档 理人员的素质是个 关键 。绝 密档 案管理人员必 须有较强的责任心、 事业 心和高度的保密意识 ， 不仅要有严谨的工作作风 ，经手 的事情 件件有 头有尾 ， 手续清楚 ， 而且要 防止“ 无形 ” 存在头 储 脑 中秘密的泄露。三是加强绝密档案的 Ｅ常管 ｌ 理 。绝密档案的调阅 、 移出、 销毁等应严格按规 定手续办理 ， 必须经指定 领导人 审批 ， 真履行 认 登记 、 签字手续 ， 任何人无权 擅 自调阅。绝密档 案使用 完毕后应及 时清对、 检查 ， 发现失密 、 泄 密问题 ， 应及时查明原因 ， 进行补救。 １３做好档案的保管期 限与保密期限的区 ． 分工作。 确定保管期限 的原则是 ， 正确分析和鉴 别档案内容的现实作用和历史作用 ，根据本单 位 工作的需要和为国家积累历史 文化财富的需 要， 全面确定档案的保存价值 ， 准确地判定档案 的保管期限 。而保密期限是根据国家秘密事项 在一定时间 内， 如被泄露 ， 将对国家的安全和利 益造成的危害来确定的 ，它表示 该国家秘密事
一
况 ，对不 同层次的利用人员确定不同的利用范 围， 规定不 同的审批手续 ， 使提供利用工作有章 可循 ， 在大力开展档案利用工作的同时 ， 确保不 失密 、 不泄密及文件的完好无损。 各项档案利用 规章制度 的条文应严密而简明 ， 便于执行 ， 并在 实践 中认真加 以总结 ， 不断充实和完善。 二是队伍建设。 担负利用服务工作的档案 管理人员 ， 是利用制度的直接贯彻者 ， 对档案的 安全负有直接责任 ， 必须具备较高的素质。 政 治素质 ，要有高度的政治责任心和全心全意为 人 民服务 的精 神 ， 热爱档案和档案 事业 ；． ｂ 业务 素质 ，要具备专业知识 ，熟悉所 保管的档案内 容， 熟悉档案 法规 ． 文 化素质 ， ｃ ． 要有 较高 的文 化知识 ，能总结和分析利用工作中的经验与问 题 ， 中掌握利用工作的规律。 从 三是监督措施 。在利用 中 ， 要根 据不同的 利用对象的不同 目的 ， 掌握其心理和思想动机 ， 加强重点监护。 还可 以安装摄像监视器 。 做好利 用监督 ， 要在利用者离去之前 ， 仔细检查翻阅被 利用过 的案卷和文件 ， 发现问题及时查处 ， 并在 利用登记簿上备注说明 。对于损毁档案较为严 重 的违法行为 ， 应及时报告有关领导 ， 以便及时 查处 ， 回损失 。 挽 ３进一步做好档案开放中的保密工作 成不变地看 待档案的秘密性 ， 无视其秘 密性 的时效和范 围， 是不对的 ； 但如果缺乏保密 观念 ， 对涉密档案无视其秘密性 ， 无限地扩大开 放利用范 围， 也是错误的。因此 ， 在开放档案为 社会各界所利用 的同时 ，应当做好相应的保密 工作 。 ３１做好档案的审查工作。审查工作是档 ． 案开放前 的一项重要工作 ，也是开放档案工作 的一个重要环 节，其主要任务是科学而准确地