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企业文档文档管理系统概要设计说明书_企业文档管理系统文档编号：EDMS —XT-0003企业文档管理系统项目系统设计说明书第七小组2012年04月企业文档管理系统系统设计说明书修改记录发布版本变更原因变更内容简述编制/修订者批准者日期胡昶王一然创建开始书写 V1 陈正茂 2012/4胡建飞程金星胡昶王一然 2012/4 陈正茂V2 不合要求删改部分内容胡建飞程金星胡昶王一然 V3 陈正茂 2012/4 不全面添加部分内容胡建飞程金星胡昶王一然陈正茂 2012/4 V4 不全面添加部分内容胡建飞程金星I企业文档管理系统系统设计说明书目录1 引言。
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1 编写目的。
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41.2 项目背景.。
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41.3 定义。
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4 参考资料:。
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... 5 2 条件与限制。
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5 3 需求规定.。
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5 4 运行环境.。
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edoc2文档管理解决方案随着知识电子化时代的不断发展，人们对文档知识管理的需求，越来越强烈。
企业或组织对其最重要的累积资产——文档信息(如项目文档、档案、电子文件、合同、ISO 9000质量控制文件等)统一管理，越来越多的政府部门和大型企业机关认识到这一需求的迫切性。
文档存放无序：无论是政府机关、设计院、企业等单位，工作体现在大量的文档中，包括项目文档、公文、图纸、票据、文件等。
这些都是人们知识劳动的结晶。
然而，这些文档无论是电子文档还是纸质的文档大多被杂乱地存放着。
文档存储与管理分散：目前公司文件分散地存放在各同事个人电脑中，以临时共享文件夹的方式进行传递与共享。
这样的文件的分散存储与共享存在极大的弊端，比如安全没有保障、共享不太方便、权限无法控制、利用效率低下、业务流程受阻等等。
信息检索困难：由于文档存放无序，大量的文档只能够依靠手工的硬盘备份存放形式或纸质存放形式进行管理，无法从这些海量的文档中快速得到所需要查看的文档。
常常还有遗失的现象，查找起来十分麻烦。
信息可复用程度低下：由于文档信息无法共享，查询检索及其困难，还有许多纸面传真信息的存在，可重复利用的价值几乎没有。
保密性差：由于文档存放无序，没有统一的管理系统，更不可能存在权限的管理，文档的安全性无从谈起。
资源浪费严重：由于信息重复利用率低，增加了大量的重复而繁琐工作，造成资源的巨大浪费。
edoc2图文档解决方案针对企业在图文档管理中那面对的许多问题，edoc2系统都在图文档管理方案中提出了对应的解决方法。
1.为解决文档管理分散的问题，edoc2系统采用集中存储管理的应用模式，将所有图文档集中存放在服务器的电子仓中，所有企业内网中的用户都可以通过对服务器进行访问，让用户在处理文件时，无论何时何地，都觉得在自己的电脑中工作一般，也减少了企业数据管理的难度。
2.为解决用户对信息检索困难的问题，edoc2管理系统把所有保存在服务器的文件都在数据库中建立索引表，大大加快了数据检索的速度。
edoc2文档管理软件减少企业成本的“必杀技”随着企业的发展壮大，总会产生大量的信息。
据调查统计，80%以上的企业信息为非结构化数据，由技术方案、演示材料、设计图纸、报告、照片、广告视频、合同、传真等等海量文档组成。
这些都是最宝贵、最具价值的知识资产。
然而，这些文档(文档管理软件)却分散在服务器、员工的PC机、笔记本电脑上，不管是在资料整理，还是需求查找时，都相当耗时耗力。
或许有很多企业已然意识到了这个问题的严重性，想要改善却不得其法。
edoc2文档管理遵循以项目为核心、以任务为基点、以流程为准则、以知识为载体的设计理念，助力国内企业的成长和创新，得到了电子、通信、医疗、化工、金融、政府、咨询、设计等行业客户的广泛应用和好评。
捷为项目知识管理是项目产出物的统一管理和知识的沉淀利用，为企业提供一个集电子文档、纸质文档、数字资产、文控等各类文件管理于一体的整体解决方案。
全格式文件集中存储，多个版本文档关联，全文搜索引擎犹如企业内部的“小百度”，用户能够精准快速从海量资料中查找所需文档。
很多企业用户表示，自从使用edoc2文档管理软件后，因为海量的文件造成版本混乱、文件丢失、查找效率低等一系列问题不复存在，保住了企业的知识财富，大大提高了工作效率。
节省企业成本机密文件零泄漏在银根继续紧缩的背景下，现金为王才是硬道理，使得企业不得不采取一切手段提升企业核心竞争力，控制成本。
edoc2文档管理软件的使用，从控制打印费用与文件泄露产生的无形损失两方面减少了企业成本。
对于很多单位来说，各种方案、合同、卷宗资料等许多重要纸质文件，都需要打印传阅或者整理归档，然后打印成本很高，浪费严重。
除了更换打印设备，还有更好的节省打印费用的方法吗?当然有，那就是减少文档打印。
edoc2文档管理系统，为企事业搭建多类型、全格式、安全的文件网络集中存储的平台。
信息可以轻松、安全地实现内外部共享，不仅提高协同办公效率，同时还减少不必要的文档打印，从而节约了企业经营成本。
企业文档管理系统一、什么是企业文档管理系统？企业文档管理系统（Enterprise Document Management System，EDMS）是一种以电子化文档为基础，通过软件系统完成信息管理的工具。
它能够实现对企业内部所有文档的创建、存储、检索、流转、审批、归档和销毁等全生命周期管理。
EDMS可以提高企业文档管理效率，降低运营成本，保障企业信息安全，具有非常重要的作用。
二、企业文档管理系统的功能1、文档管理：包括文档的批量上传、下载、修改、重命名、复制、粘贴等，支持搜索、检查、过滤功能。
2、流程管理：文档的审批、验证、授权、分发等业务流程管理。
3、版权管理：对文档的来源、整个环节的修改及流转都进行记录，确保报告的真实性和完整性。
并可以进行文档冻结，保证文档不被篡改、删除等非法操作。
4、安全管理：安全管理是企业文档管理的重要组成部分，可以通过管理员来对用户的权限进行设置，限制某些用户对某些文档的操作，以保障企业文档的安全。
5、文档归档：将文档按照一定的规则进行归档，使得文档能够长期保存，并且可以随时进行查询。
6、文档销毁：包括文档的销毁、改写、拒绝、备份、恢复等操作，以保障企业文档的安全。
三、企业文档管理系统的优势1、提高工作效率：通过EDMS可以实现文档的快速存取、重复利用、共享查看等功能，大大提高员工工作效率。
2、降低运营成本：EDMS系统可以让企业免去管理大量纸张的成本，同时也带来了办公环境清爽，工作效率提高，协同效能增加等多方面好处。
3、保障文档安全：通过对文档流转、备份、权限控制等各方面进行安全管理，可以有效保障企业的文档安全。
4、提升数据分析能力：通过对文档进行标签、分类、规范，还可以支持数据采集、提取等大数据分析功能。
四、应用实践1、应用于相关行业：医院、金融、教育等各行业可以通过EDMS提升信息化水平、提高工作效率。
2、公共服务机构：政府部门、法院、社区等公共服务机构可以将EDMS用于文书管理、公示公告、群众投诉等相关业务。
文档管理系统在现代信息化社会中，各种文档的管理变得愈发重要。
随着信息技术的快速发展，电子文档逐渐取代了传统纸质文档，使得文档管理更加便捷和高效。
为了满足企业和组织对文档管理的需求，文档管理系统应运而生。
一、什么是文档管理系统是一种基于电子化的平台，用于统一管理、存储和共享各类文档。
它提供了全方位的文档管理功能，包括文档的创建、编辑、存储、检索、版本控制、安全权限管理等。
通过文档管理系统，用户可以轻松地管理和查找所需的文档，极大地提高了工作效率。
二、文档管理系统的特点1. 中心化管理：文档管理系统通过中心服务器实现文档的集中存储和管理，相比传统的分散存放，极大地方便了文档的查找和管理。
2. 版本控制：文档管理系统具有版本控制功能，可以追踪和管理文档的修改历史，确保文档的版本一致性和可追溯性。
3. 检索便捷：文档管理系统通过全文检索技术，使得用户可以通过关键词快速查找到所需的文档，大大提高了检索效率。
4. 安全权限管理：文档管理系统可以根据用户身份和角色设置文档的访问权限，确保文档的安全性和保密性。
5. 共享协作：文档管理系统可以支持多用户同时编辑同一份文档，实现实时协作和共享，方便团队成员之间的合作。
三、文档管理系统的应用场景1. 企业文件管理：企业内部有大量的文档需要管理，包括合同、报告、制度等。
文档管理系统可以帮助企业建立完善的文档管理体系，提高文档的组织性和可管理性。
2. 项目管理：在项目中，需要对各类文档进行管理，包括项目计划、需求文档、测试报告等。
文档管理系统可以提供项目组成员之间的协作和共享，确保文档的准确性和及时性。
3. 法律事务：律师事务所和法律部门需要管理大量的法律文档和案例，以便进行案件的研究和法律咨询。
文档管理系统可以提供便捷的文件检索和安全的权限管理，满足法律行业对文档管理的特殊需求。
四、文档管理系统的优势1. 提高工作效率：文档管理系统可以减少文档的查找和整理时间，提高工作效率，释放员工的时间。
edoc2文档管理系统即将“冲上云霄”现如今，无论工作还是生活都已经完全离不开互联网。
不过，互联网在带给我们便捷的同时也存在着很多隐患，如信息安全。
目前，很多企业都因信息被盗而蒙受巨大损失。
那么，如何避免这些事件发生呢?有人说用加密软件比较靠谱，加密软件的确是一个好选择。
如今，随着技术的成熟和时间的沉淀。
云技术已经发展到一个较为成熟的阶段。
不仅是方便生活，在企业办公方面，edoc2的进入，更是为企业打入一针强心剂，让企业更加的强大。
美国emc公司2013年发布的白皮书中显示，根据详细的报告，企业在it方面的投入，最为优先考虑的五项，依次为：信息安全、优化数据备份和恢复、加速服务器虚拟化、管理数据增长、构建数据中心。
选择云平台的五个因素为：安全、数据保护、性能、预算与成本、集中存储。
从上述资料看来，企业选择私有云，可谓是势在必行的举动。
而且edoc2相对于其他的方法路径，最大的区别就是数据掌控。
其他的管理路径，大多都是需要将数据托管于云服务商的数据中心，企业对数据的掌控力度自然减弱。
一旦数据中心因自然灾害、人为因素或法律规范等各方面因素导致数据丢失，将对企业形成致命伤害。
例如文档管理系统中的edoc2文档管理系统。
该文档管理系统可提供数据加密存储、权限管理、协同办公等功能。
基于edoc2基础上的个性服务，让edoc2有了更多的个性化功能。
据了解，edoc2文档管理系统所开发的文档管理系统，已可实现和edoc2的对接。
文档管理系统与云技术，两个在不断发展，不断创新的技术。
在各自的研发与前进过程中的相遇，使二者联系在一起，达成合作。
文档管理系统将自身功能，嫁接到云技术之上。
将云存储作为系统存储服务器。
这样不仅可以省去自身购置服务器的费用，还可增加企业自身相关数据的安全性，将文件保存在更加稳妥的地方。
文档管理系统与云技术的强强联手合作。
将会开辟一个全新的局面。
文档管理系统本身的文件集中存储、使用的模式。
edoc2文档管理软件智能化创新管理模式现代企业都是电脑化办公，因此产生了大量的数据信息，企业为了方便管理就建立了各种数据文档并储存备份。
然而，信息安全很难预测和掌握，为了保护好企业数据文档的安全，企业必须要应用专业的文档管理软件。
然而，上有政策，下有对策，企业数据信息安全问题仍然日益加剧，因此，文档管理软件也必须要不断的升级，提高文档保护力度才行。
面对着如此庞大的企业数据，面对日益加剧的企业文档的安全威胁，edoc2文档管理软件，一款可以实现企业高效安全管理信息的企业文档管理软件震撼问世了;同时，它的问世也为各大企业的机密文档以及信息的安全与管理提供了更加可靠的保障。
公司文档高效安全管理edoc2打破传统管理模式企业文档管理更加智能化企业文档作为企业所有信息的载体，是企业管理中最为关键的一部分。
据调查，现在的很多公司依然在使用优盘拷贝、文件夹共享或者电子邮件这种传统的方式来进行企业之间的文档的共享。
然而，在当今社会，这种费时费力且安全性极低的传统的文档传播与管理模式显然已经满足不了企业的管理需要;因此，各大企业十分需要一款高效、安全的文档管理软件来辅助公司的信息管理。
据了解，edoc2文档管理软件可以快速地实现企业文档的统一管理;它可以通过文档创建者的操作来设定文档的各种权限，从而防止企业机密文件被拷贝、复制、另存以及打印，有效地保障了企业信息的安全。
最重要的是，在企业的日常管理中，edoc2文档管理软件可以实现企业海量文件智能管理，只能分组划分，也可以智能定位，极大地提高了企业的工作效率。
edoc2文档管理软件三大优势轻松管理企业文档1. edoc2文档管理软件以创新的设计，成就最简单的文档管理。
edoc2文档管理软件不仅安装步骤简单，使用也十分方便;只需几分钟，就可以完成解压安装。
同时，edoc2文档管理软件摒弃专业术语，利用最直白、简洁的词语让管理者对管理项目一目了然;哪怕是零基础的人员，也可以迅速上手。
密级：公开edoc2V4.6文档管理系统客户端操作手册密级：公开地址：中国上海市宜昌路626号 邮政编码：200060 电话:（021)51087673 2 / 20目 录1 文档概要................................................................................................................................... 3 1.1 文档目的 ................................................................................................................... 3 2edoc2客户端使用介绍 ............................................................................................................ 3 2.1 登录 ........................................................................................................................... 3 2.2 主界面介绍 ............................................................................................................... 4 2.3 用户信息区 ............................................................................................................... 4 2.4 文档 ........................................................................................................................... 6 2.5 传输 ......................................................................................................................... 13 2.6 同步 . (15)1文档概要1.1 文档目的本文档用来指导用户使用edoc2客户端的功能。
企业面临的挑战随着信息技术的发展,各行各业数据量级已经从 TB 级跃升至 PB 级，企业内部日常生产、经营过程中的数据量较之前也有了较大的激增，数据结构变得更加复杂，为企业的档案管理提出了更高要求。
(1）存储层面各类档案资料分散分布在各个专业系统中或者个人电脑、FTP文件服务器中，如:项目管理系统中的施工图纸、OA系统中的合同文本及相关附件、安防系统中的监控视频、办公系统中的收发文、工作联系单等.由于这些系统相互独立,同时由于缺乏相应的管理标准和规范，无法实现统一分类存储,给这些数据的保存、共享、利用带来很大问题；FTP文件服务器存在管理难、利用难、权限管理不精细等问题；个人电脑存储存则存在数据易丢失、泄露、难以积累等问题。
（2)管理层面分散的存储模式导致文件监管松散,无法实现有效的风险管控，尤其是对于重要的合同文件、工程设计图纸、证照材料等，是否能够实现有效的权限控制、离线安全控制、避免资料泄露等，对于集团具有重要的管理价值。
（3）利用层面档案资料查找、借阅困难,利用成本增高,无法满足文件高效应用的需求，同时从内容的价值上来看,未能实现深化应用和价值提升.（5）安全层面电子档案的安全管理对于企业来说具有重要意义，大量的技术资料、项目资料、研究资料、材料资料、设备资料等都是公司的核心资产，如何保证资料的存储安全、使用安全、离线安全等，都是公司信息化持续发展的保障。
（6)政策层面国家政策支持，明确了企业电子文件归档和电子档案管理规范、建设指南,“以信息化带动工业化,以工业化促进信息化”充分推动信息化和工业化深度融合等。
通过智慧档案的规范制度建设、流程再造等，增强企业核心竞争力。
系统概述鸿翼综合档案管理平台是凝聚鸿翼档案信息资源管理研究与实践成果的新一代档案管理平台，既满足传统纸质档案管理和电子档案"双轨制”管理模式,又兼顾传统立卷方式和一文一件立卷方式相结合的要求，对档案业务环节全生命周期进行实时管理。
edoc2V4.0文档管理系统用户使用手册目录1 使用技巧 (4)2 登录 (7)3 文件操作 (7)3.1 上传文件 (7)3.2 下载文件 (10)3.3 文件属性编辑 (11)3.4 删除文件 (13)3.5 文件预览 (13)3.6 邮件发送 (14)3.7 用户评论 (15)3.8 扩展编辑 (16)3.9 签入签出 (17)4 文件夹操作 (17)4.1 新建文件夹 (17)4.2 修改文件夹 (18)4.3 删除文件夹 (19)4.4 文件夹策略设置 (20)5 搜索 (22)5.1 全文检索 (22)5.2 高级搜索 (22)6 文件夹权限设置 (23)6.1 记录权限 (23)6.2 模板权限 (27)7 发布 (28)7.1 文件及文件夹发布 (28)8 版本管理 (30)8.1 更新文件版本 (30)8.2 获取历史版本 (31)9 回收站操作 (32)9.1 还原文件及文件夹 (32)9.2 彻底删除文件 (32)9.3 清空回收站 (33)10 修改个人信息 (33)11 文件评论 (35)12 消息通知 (35)13 消息订阅 (37)14 信息面板 (38)15 我的edoc2 (38)15.1 消息管理 (39)15.2 修改密码 (39)16 收藏夹 (40)16.1 创建地图节点 (40)16.2 创建标签节点 (40)16.3 创建元数据节点 (41)16.4 创建搜索节点 (43)17 知识地图 (44)18 附件 (45)18.1 权限规则 (45)18.2 元数据规则 (45)18.3 搜索规则 (46)1使用技巧您只要掌握了以下几个技巧，就可以轻松使用edoc2系统●你可以点击鼠标右键，会弹出右键菜单当要对选中文件或文件夹进行操作时，您可以直接点击鼠标右键，此时会出现鼠标右键菜单，该菜单会列出当前用户能对该文件或文件夹所进行的所有操作。
直接点击该菜单可以对选中的文件或文件夹进行操作。
医药企业GMP文档管理系统解决方案3/16/2010edoc2易道企业文档管理简易之道目录1方案概述 (4)1.1系统简介 (6)1.2系统特性说明 (6)2应用技术架构以及核心应用 (7)2.1系统应用架构 (7)2.2技术架构 (7)3医药企业文档系统功能说明 (9)3.1文档资料的集中存储，分类及索引 (9)3.1.1集中式存储 (9)3.1.2在线预览 (10)3.2文档集中上传、下载功能 (12)3.2.1拖放式文件(文件夹)批量上传 (12)3.2.2批量压缩下载 (13)3.3文档的编辑,共享以及协作 (13)3.3.1在线编辑（扩展编辑器） (13)3.3.2版本控制 (14)3.3.3共享及发布 (14)3.3.4版本 (16)3.3.5元数据 (16)3.4工作流 (18)3.5文档的权限控制以及授权访问级别 (19)3.5.1分级授权模式 (19)3.5.2严格的用户权限控制 (20)3.5.3严禁的权限验证机制 (20)3.5.4edoc2的权限机制 (21)3.6系统的安全机制 (23)3.6.1完全集成域认证和管理 (23)3.7edoc2的可扩展海量存储架构 (23)3.7.1分布式存储 (23)3.7.2支持T级量数据存贮 (24)3.8功能强大的后台管理 (24)3.8.1完善的组织管理 (24)3.8.2详尽的日志记录 (24)3.8.3系统报表 (24)3.8.4自定义样式 (25)3.8.5备份和还原 (25)4典型客户 (25)1方案概述《药品生产质量管理规范》(Good Manufacture Practice，GMP)全球医药界共同遵守的质量管理系统，是医药生产企业走入世界大市场的通行证，是我国对医药企业实施市场准入制度的核心。
现行的GMP是1998年修订实施的，国家通过全面实施、大力推行GMP认证工作，将使药品生产水平稳步提高，药品质量得到严格控制。
edoc2文档管理系统--身边好帮手文档管理系统(document management system)，简称DMS，为企业提供针对文件的跟踪、管理和存储平台。
通过该系统，企业可以集中存储和管理海量的文档数字类资产(如OFFICE 办公类，图片类，音视频类，设计图纸类等)。
文档管理系统的核心价值是为企业电子文档提供全周期的管理平台和极致方便的文档使用环境，为企业传承文档财富。
随着互联网的普及、信息流通的速度、强度和便捷度的加强，一方面人们享受到了前所未有的方便和迅捷，但另一方面也承受着信息爆炸所带来的压力。
对于企业而言，信息化让电子文档、纸质文档、CAD图纸、多媒体、ISO文控文件成为了他们智慧资产的主要载体。
而知识管理成为了现代企业发展的关键，但企业在知识管理上却存在着巨大的问题。
1、企业每个知识工作者平均每天浪费很多的工作时间在无效的文档管理上。
2、企业内部经常需要协同工作，而沟通在协同工作中占据了很大一部分。
内部沟通方式多样难以统一;上传下达过程中信息严重衰弱;和分公司人员沟通，时间花费不说且电话费用太高;交流过程缺乏记录，出现问题相互推诿等等情况在企业中经常出现。
3、对于现代企业的管理者来说，基于个人电脑、电子邮件和过时的文件夹共享已远远不能满足企业对宝贵的知识资产的管理与保护的需求。
资料泄露来自于内部，企业是防不胜防。
而这些文档的丢失、无意间的删除以及多版本造成的混乱都严重的影响了企业的工作效率。
4、随着市场竞争日趋激烈，企业文档管理需要建立一套完整又严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本。
一直以来，大多数企业都依赖于购置一台电脑来作为办公室网络的服务器，提供了非常典型的“文件夹共享”服务方式，用户已经习惯了“文件夹共享”访问方式。
在给企业带来方便的同时也埋下了很多安全隐患。
超过50%以上中小企业用户都是采用这一模式，暴露出的问题也基本一致。
用于文件存储的企业服务器存储空间告急，文件是否常常被误删除?企业服务器上的文件是否被随意复制，机密文档不再安全?传统落后的共享服务器方式早已无法胜任企业的文档管理需求。
