文 件 会 签 制 度

2020年最新关于改进和加强公文处理工作的意见导读：本文是关于2020年最新关于改进和加强公文处理工作的意见，希望能帮助到您！20xx年最新关于改进和加强公文处理工作的意见各区县人民政府，岚山办事处，日照经济开发区、山海天旅游度假区管委，市政府各部门，各大专院校，市属各企事业单位，国家、省属驻日照各单位：为进一步提高公文处理工作的质量和水平，根据《国家行政机关公文处理办法》、省政府办公厅《关于进一步改进公文处理工作的意见》(鲁政办发[20xx]15号)精神和市政府主要领导同志的要求，现就改进和加强公文处理工作提出以下意见：一、大力精简文件数量行文应当确有必要，注重实效，严格控制公文规格和发文数量，可发可不发的文件一律不发;可以市政府办公室名义发文的不发市政府文件;可由市政府工作部门或几个工作部门联合发文的，不以市政府或市政府办公室名义发文。

以市政府或市政府办公室名义制发的文件，其内容应属于关系全市国民经济和社会发展的重大改革方案、政策措施及需要全市各级国家行政机关、企事业单位执行和周知的重要事项，主要包括：(1)对省政府的决定、命令、政府规章、重要工作部署和市委、市人大及其会的决定、决议提出的贯彻执行意见;(2)须由市政府向省政府报告、请示的重大问题;(3)发布市政府的决定、地方性政策措施和政府规范性文件;(4)安排部署市政府确定的重要工作任务，对市政府部门和区县政府的工作作出指示;(5)答复市政府部门和区县政府报请市政府决定、解决的重大问题;(6)批转市政府部门的重要工作情况和意见。

下列内容的事项，不以市政府或市政府办公室名义行文：(1)属于部门和区县政府职权范围内的事项;(2)对省政府部门下发的文件提出的贯彻执行意见;(3)市政府领导在会议上的讲话;(4)以文件贯彻文件，内容空泛，对指导工作没有实际意义的文稿;(5)市政府部门召开的区县政府负责人不与会的会议通知;(6)市政府领导明确要求不以市政府或市政府办公室名义发文的其它事项。

××××股份有限公司文件编号：**公司通告〔2021〕01 号签发单位：*** ——-------------——————文书管理制度第1条目的：为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。

第2条范围：本单位各部门与外界往来文书的收发均由综合管理部负责。

第3条签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

第4条签收文件时发要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。

第5条签收文件应签写姓名并注明时间。

第6条文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。

登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。

参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交综合管理部保管，个人不得存放。

第7条内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

第8条企业的文件由综合管理部负责起草和审核，由总经理签发。

重要性文件报总裁办由总裁签发。

第9条以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

第10条在企业日常经营管理中，有关图纸、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。

第11条外来文件由综合管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

第12条内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

第14条各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

第15条文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送综合管理部。

第16条重要文件的审核、批示与执行涉及企业总体协调或应由总经理或总裁审核的文件，由综合管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。

项目部文件制订及会签制度
1、根据项目部所承担的工程规模和公司相关文件精神，制定本制度。

2、以项目部名义并经项目部集体严究制订的各种公文（包括决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、合同等），必须以文件会签的方式确定，并按照发放对象签发。

会签单附在归档件的首页上。

3、文件会签表中应包括：标题、主要内容、签发部门、发文日期、附件等内容，如附表样。

4、各种公文由责任人出稿并组织传阅，经办公会议研究，项目部文档管理人组织会签后，方可按类型发送。

5、公文格式执行相关要求。

语言简练，叙述准确。

作到及时、准确、安全。

提高公文质量。

如有附件，应注明顺序和名称。

6、文件编号：按照四级编号。

第一级为项目名称《XX基础设施项目项目部文件》编号为“LQZMQ”。

第二级为文件分类及时间，文件分类为英文简写，如HT-合同、BG-报告、BX-报销、JY-纪要等；文件时间按照拟稿时间填写在括号内；第三级为文件子分类，补充明确文件内容，为英文简写,如CLCG-材料采购、LWFB-劳务分包、ZYFB-专业分包，若无可不填写；第四级为数字编号，按照年度与分类连续编号。

公文送负责人签发前，实行公文分级审核责任制。

7、收文办理实行传阅或会议传达制度，限时完成后签名。

8、未尽事项予以补充。

XX年X月X日
xx基础设施项目
项目部文件会签单
编号：LQZMQ-HT(2017)-CL-01号年月日事由：主要内容：
拟稿部门：附件：标题：主送：抄送：
拟稿人：校对：
项目部职能部门
分管副经理技术负责人项目经理分管领导纪委监察。

文件会签制度为了进一步加强公文管理,规范公文审核会签工作，提高公文质量和依法行政水平，制定本制度。

第一条文件会签制度是指制发文件时，如文件内容涉及其他科室的职能和业务,由主办科室提出，相关科室就公文相关事宜进行讨论、协商并签署意见的工作制度.第二条起草下列文件时,须进行会签：(一)文件内容涉及多部门法律法规和政策的；（二）业务涉及其他相关科室的（三）涉及全局性工作，需要相关科室协助的(四）综合科室的文件涉及职能科室业务的（五）主要领导及分管领导认为有必要会签的第三条会签审核的内容和要求（一)会签审核的内容1、文件是否必要,观点是否正确、符合实际；2、文件是否符合国家现行的方针、政策、法律、法规；与市委、市政府和管委已经发布、仍在执行的政策、规定有无矛盾；是否符合现行财政政策和局相关制度、规定等;3、文件是否符合法定程序和权限；4、文件是否规范、科学，条理是否清晰、简明扼要、合乎逻辑；遣词造句是否符合语法、准确精炼；标点符合、数字计量、人名地名、专业术语等是否正确、规范.主送单位、抄送单位、密级、急缓程度，是否符合规定。

（二）会签审核的要求1会签科室审核后，若认为符合有关法律和规定，应及时签署同意意见；若认为有明显不当的，要提出修改意见；若认为违法法律法规和政策的,不得会签；协商后仍不能达成一致意见的，应签署保留意见报局领导审定。

第四条局内文件会签程序（一）需要会签的文稿，经主办科室负责人审核后，由拟稿人负责送相关科室会签.会签科室要认真研究，及时出具会签意见，由会签科室主要负责人签署意见、姓名和时间，并退回主办科室。

（二）会签一般在1个工作日内完成。

涉及技术问题和紧急公文须按局领导要求时限完成。

确需延长会签时间的，会签科室须及时告知主办科室或公文审核科室,会签时间不得超过3个工作日。

（三）由主办科室送分管领导审核签发。

第五条文件审核签发程序以局名义制发的文件,由主办科室分管领导签发；分管领导如认为必要或牵涉其他领导分管业务的,须请相关领导会签，会签一般应在1个工作日内完成,如分管领导外出且办文较紧急,则由局长或主持工作的局领导签发。

公文审批签发管理制度第一章总则第一条为加强公司公文发文管理，提高发文的准确性，使发文工作程序化、制度化，特制定本管理办法。

第二条本管理办法适用于****公司各部门.第二章公文发布审批第三条需经总经理办公会讨论的文件:一、部门经理、业务主管（经理)的聘任与解聘;二、年度经营计划及实施方案;三、公司管理制度；四、薪酬调整方案；五、机构变动实施方案；六、员工处罚或奖励决定；七、其它决定。

第四条经总经理办公会讨论的文件，由总经理签发。

第五条其它文件由部门草拟，部门经理审核，主管总监签发。

第三章公文格式第六条公司所发公文，由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、主题词、抄送单位、印发单位和时间等部分组成。

一、发文部门应当书写全称或规范化简称。

联合发文，主办机关应排在前面;二、秘密公文承办单位应分别标明“绝密”、“机密”“秘密",一般可用代号（A、B、C)标注，“绝密”、“机密”、公文应标明份数与序号；三、紧急文件承办单位应当标明紧急程度，并注明办理时限;四、发文字号应标写准确，联合发文只标明主办机关的发文字号;五、上报的公文，应当在首面注明签发人姓名；六、公文标题。

应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标明公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外,一般有用标点符号；七、公文附件应在发文机关、成文时间之前，正文之后注明附件和顺序；八、成文时间以公司领导签发的时间为准。

签发人没写签发日期，承办部门应当请签发人补填签发日期；九、文件应标注主题词,上报的文件应按照上级机关的要求标注主题词；十、文字应从左至右横写、横排；十一、文件的主题词和抄报等标注应写在正文之后（有附件和批件的应在附件和被批件的末页）。

第七条公文用纸一般用A4型纸，左侧装订.第四章行文程序第八条所有以公司名义印发的文件，一般由副总、总监审签。

涉及公司全局工作的重要文件，由总经理签发.第九条各部门因业务需要须办理向政府等社会有关部门“请示”、汇报“等文件、材料、议题时,必须经综合管理部审核，总经理审批后办理，不得越级“请示"、“汇报”.第十条综合管理部、财务部、等以部门名义向外行文的由分管副总审签，内部行文由部门经理审签。

内部文件会签管理办法内部文件会签管理流程图3－1、总则(1)制订目的:为对本公司内部重要通知、会议决议等公文资料的会签实行程序化、规范化管理，特制定本规定。

(2)适用范围:适用于公司经理层、董事、部门经理对公司内部重要公文的会签和办理。

3－2、责任主体公司内部重要通知、会议决议等公文资料均由总经办统一负责在经理层、董事、部门经理之间进行会签、办理和归档。

3－3、公司内部文件会签管理办法(1)总经办对需要会签的公文进行分发和登记，并附上《内部文件会签单》，由受件人签字。

(2)需会签的公文，由总经办主任签批意见，再分送给相关领导会签。

(3)受阅人收到公文后，应仔细阅读公文，领会公文的精神和要求，着手办理需要本人办理的事务。

(4)对于需要受阅人回复或者办理的公文，总经办应对办理情况进行询问和催促，以提高办事效率。

催办可采取电询、函询、面询等，无论何种催办方式，都应做好催办记录。

3－4、会签要求(1)总经办人员对于需要会签的公文，原则上应随到随送，不得积压。

凡是内容重要的急件，必须立即报告总经办主任，以便及时处理公文中涉及到的有关事项。

(2)受阅人在会签单上必须签署“已阅”，或者签署具体意见，不得简单签名。

档案室办复3－5、附件《内部文件会签单》附件：☆☆☆☆☆☆☆☆有限公司内部文件会签单五、电话管理规定1、总则1－1、目的为使电话发挥最大效率并节省话费，规范接听电话礼仪，特制订本规定。

1－2、适用范围本规定适用于公司内电话的使用与管理。

2、责任主体总经办负责本规定的拟定与修改，并负责电话的装机、移机、维修、话费控制等工作的组织管理。

各部门经理负责本部门电话的监督与控制使用。

3、电话接听规定(1)接听外线电话的标准用语为：“您好，南通总承包公司”；(2)电话铃响后，应尽快接听，而不要故意延误；(3)接听时应先报自己的单位名称，然后再问对方找谁；(4)如果接听以后，自己不是受话人，应负起代为传呼的责任；(5)应等对方挂断电话后再挂机；(6)重要电话做好接听记录(见附件《电话接听记录单》)，重要信息要及时处理。

办公室发文处理流程办公室所发的一切文件材料，统称发文，发文处理包括：拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校队、用印、登记、分发、归档等环节。

一、拟稿，就是草拟文件的初稿，是发文管理的第一道程序。

二、会签，各职能部门需以单位名义发文时，部门负责人在公文稿纸“核稿”栏签字；凡涉及其他有关部门事宜的，需事先与有关部门会签、核稿或会签后送办公室。

三、核稿，即对文件草稿进行审核，由办公室分管文字的负责人在草稿未送主任审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。

四、签发，单位相关领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导签发后即成最后定稿，文件据此生效。

五、编号，文件经签发后要进行编号登记，防止发文混乱。

编号应按照公文格式规定编排，包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。

六、打印，打印即对签发过的文稿进行印制。

要注意： 1.必须以签发后的定稿为依据，不得随意改动，确需改动的要报签发人批准。

2.排版要整齐大方，便于阅读。

3.注意保密，禁止他人随意翻阅，底板、废页要保管清理。

七、校对，坚持三校制度，一校由起草者进行，二校由核稿人员进行，三校由部门负责人进行。

校对要以定稿为基准。

八、用印，在制成的公文上加盖机关公章。

用印要端正、清晰、位置恰当，所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。

九、分发，发放文件时，要建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续。

十、归档，制成的文件连同文稿一起，按照正文在上草稿在下的顺序收集在一起，按文书档案管理的要求整理归档。

办公室发文处理流程图各主办部门拟稿（到办公室领取发文稿纸，填写拟稿人、部门、标题等）各主办部门负责人审稿相关部门领导会签办公室审核，主任复核相关领导签发办公室编文号、日期文印室打印拟稿人校对办公室盖章、存档主办部门分发。

公文印制标准文件格式、行文程序和文件起草印制相关要求一、总体要求〔一〕公文用纸及页面设置文件现采用 A3、A4 型用纸，双面印刷。

页面设置参考：点选文件页面设置，选择页边距附签，上：3.7厘米下：3.1 厘米内侧：2.6 厘米外侧：2.8 厘米，页码范围设置为对称页边距。

纸张大小选择 A4 型用纸。

选择版式附签，将页眉和页脚设置成奇偶页不同 ,在该选项前打；页眉距边界 1.5 厘米，页脚距边界 2.5 厘米。

选择文档网格附签，字体设置，中文字体设置为仿宋；字号设置成三号，单击确定按钮，选中指定行和字符网格；将每行设置成 28 个字符；每页设置成 22 行。

然后单击确定按钮。

〔二〕版心正文行距固定值 29.5 磅，标题行距固定值 36 磅，一般每页22 行，每行 28 个字，文件行列字数可根据内容多少作适当调整。

〔三〕页码页码设置方法：点选插入页码，位置设置为页面底端〔页脚〕，对齐方式设置为外侧，单击确定。

点开视图选择页眉和页脚，将页码设置为 Times New Roman、四号，左右各插入特殊符号中的，并设置为宋体、五号。

二、公文格式〔一〕文头局部置于文件首页红色反线以上的各要素统称文头。

文头局部含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等 6 个公文要素。

1 1 ．份号。

公文印制份数的顺序号，用于绝密级文件，顶格标识于公文左上角密级和保密期限上一行，6 位 3 号黑体阿拉伯数字标识。

编印公文份数序号，可以防止相互混淆，便于加强对公文的控制、管理和清退。

一旦公文丧失、泄密，也便于分清责任。

2. 密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限，用于秘密文件，顶格标识于公文左上角，3 号黑体标识。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限。

有秘密事项的公文，不能通过普通邮局和普通传真机发送。

3 3 ．紧急程度。

公文送达和办理的时限要求，用于紧急文件，顶格标识于公文左上角秘密等级下一行，3 号黑体标识。

文件审签制度一、公文的起草㈠公文的种类主要包括通知、通报、报告、请示、请示、批复、意见、函和会议纪要等。

㈡草拟公文要情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚。

直述不曲、字词规范、标点正确。

人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

日期应当写明具体的年、月、日。

结构层次的序数，第一层为“一、”，第二层为“㈠”，第三层为“1、”，第四层为“⑴”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

㈢正文编辑一律采用WORD编辑器。

正文撰写完毕后，详细填写公文标题和所有附件标题，并根据行文内容在市社及直属企事业单位、市区发文，同时，要明确公文的主送单位、抄送单位名称和印刷份数。

填写好公文单，附加上正文后，发送到核稿人进入下一个流程。

行政发文一律用A4纸，党委发文一律用16K纸。

二、公文的审核公文的审核共分两个阶段，第一阶段：起草人所在处室负责人围绕正文的内容、主（抄）送机关进行核稿后发市社办公室核稿。

第二阶段：由市社办公室围绕行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定等进行核稿，准确无误后发市社领导签发。

三、公文的签发市社党委发文，由市社党委书记签发，市社监事会发文由监事会主任签发。

内容涉及市社全面工作或与行政有关联的，需由市社党委、理事会或监事会联合签发。

签发后的公文由签发人发送到市社办公室，由文书人员编号。

凡向市区供销社、市社直属各企事业单位下发的公文，一律市社办公室编文号。

凡向市委办公厅、市政府办公厅报送的公文，一律由市社办公精通统一报送。

代市政府或市政府办公厅起草公文，正文的起草、审核、签发程序同上。

文件管理办法（会签稿）版本号：1 页码: 1/11编制审核 批准1. 目的使公司文件管理规范化、制度化，提高文件管理质量，确保文件的有效性和系统化。

2. 适用范围本规定适用于公司内部文件的管理。

3. 职责3.1. 各相关职能部门负责其主要职责范围内管理文件的编写，其他部门提供相关配合。

3.2. 总经理办公室负责组织全公司管理文件的会签、发放、更改控制和管理，并负责电子版本文件夹的维护。

3.3. 各有关部门负责各自日常工作文件的编写、发放和管理。

3.4. 文件主导职能部门的负责人对文件负责审核，总经理负责批准。

4. 文件的分类与定义 4.1. 文件分类图：4.2. 文件分类 文件分为管理文件、日常工作文件两大类。

管理文件指所规定活动或内容涉及全公司或公司内几个相关部门的文件，根据其效力和涉及范围的不同可分为四类：章程、手册 、程序类文件、作业类文件（含技术标准）。

日常工作文件指日常用于沟通、协调等具体工作的一次性发文。

包括部门发文、签呈、信息文 件会议记录 管理文件部门发文 个人文件程序类文件作业类文件日常工作文件对外传真文件 章程 手册技术标准作业指导书签呈 信息交流表版本号：1 页码:2/11（不含附件和表格）交流表、对外传真文件、会议记录、个人文件等。

4.3.文件定义管理文件1）章程---指规定公司经营范围、经营宗旨以及公司基本结构、基本运作方式等事项的文件。

如：公司章程2）手册---指依据公司章程，规定公司某方面整体运作的政策和原则。

如：员工手册、质量手册、营销手册等。

该类文件的名称冠以XX手册，以辨别其性质。

3）程序类文件---指依据相关政策，规定公司某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。

该类文件的名称冠以XX程序、XX管理办法，以辨别其性质。

4）作业类文件---指依据相关程序或管理办法，详细描述公司某项工作和活动细节及具体作业方法,或为保证产品符合质量要求，规定产品或操作应遵循的原则和要求的技术性文件。

公文管理制度（__ 乡机关公文管理制度（1）第一章总则第一条为使机关文件处理工作规范化、制度化、科学化，提升公文办理质量，提高工作效率，强化对外交往能力，维护人民群众的合法权益，根据有关规定并结合我乡实际，制定本制度。

第二条党政办公室是机关文件处理工作的管理机构，主管机关并负责指导各内设机构的公文处理工作。

第三条机关文件统一由党政办工作人员收发、分办、打印、立卷，工作人员应当忠于职守，具备有关专业知识。

各站所应有专人负责公文工作，工作人员应具备基本的公文写作能力。

第四条各站所及各有关工作人员，对文件中涉及国家、省、市、县或本单位应保密的事项，必须严守机密，不得向他人泄露。

第二章文件管理内容及机关公文种类第五条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级及业务交往单位函、电、来文，机关上报下发的各种文件、资料。

第六条机关文件管理的重点是机关公文。

第七条机关的公文是实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

公文种类主要包括。

（一）条例：由领导机关牵头制定或批准，规定机关重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；（二）规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施；（三）制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；（四）通知：发布规章制度，传达领导指示及要求各所属单位周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；。

（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；（六）请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；（七）报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；（八）批复：对请示事项予以答复；（九）函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向有关部门提出请示等。

第八条文件管理主要是指文件的收文、发文、立卷与归档、借阅与清退和销毁。

北京嘉润繁荣服装服饰有限公司文件嘉润总字【2013】第1号签发人：公文管理制度目录一、目的——————————————————————————2二、适用范围————————————————————————2三、管理原则和目标——————————————————————2四、释义——————————————————————————2 第一部分制度类行文管理————————————————————3一、行文规则—————————————————————————3二、发文管理流程————————————————————————3三、公文管理流程————————————————————————5四、公文上报、汇编、台帐整理——————————————————5 第二部分一般类文件行文管理——————————————————6一、文件编号规则———————————————————————6二、公司制度文件格式—————————————————————6三、图表文件—————————————————————————8四、文件再版—————————————————————————8第三部分发文管理细则—————————————————————9 附件：附件一：发文流程图——————————————————————10 附件二：发文审批表——————————————————————11 附件三：嘉润繁荣红头文件模板—————————————————12 附件四：嘉润繁荣发文编号———————————————————13附件五：文件存档记录—————————————————————15 附件六：2013年文件发放登记表—————————————————16 附件七：文件发放签字确认表——————————————————17北京嘉润繁荣服装服饰有限公司公文管理制度一、目的为规范嘉润繁荣的公文管理工作，适应嘉润繁荣整体发展，提高公文发放质量，确保各类文件下发的规范性、严肃性，充分发挥公文在各项工作中的指导作用，特制定本制度。

公司公文发文管理制度公司公文处理规则公司公文发文管理制度公司公文处理规则?第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，依据公司的有关规定，制定本规则，下面我们就来说一说关于公司公文发文管理制度公司公文处理规则?我们一起去了解并探讨一下这个问题吧!第一条为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况，依据公司的有关规定，制定本规则。

第二条公司处理公文应当以本规则为准，各部门要按照规则的要求，做好文件处理工作。

第三条各部门的公文，是传达贯彻国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具，必须认真做好公文处理工作。

第四条各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式主义和文犊主义，提高公文处理的效率和质量。

第五条公文处理必须做到及时、准确、安全。

公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。

第六条各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。

第七条公文包括以下种类：1.请示：请上级指示和批准，用“请示”。

2.报告：向上级机关汇报工作，反映情况,用“报告”。

3.指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则,用“指示”。

4.布告、公告、通告：对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；向国内外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。

5.批复:答复请示事项,用“批复”。

6.通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。

7.通报:表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。

8.决定、决议:对一些问题或者重大行动作出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

9.函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。

10.会议纪要:传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

文件管理制度一、文件签发制度1、根据单位安排和业务分工，各部门自己草拟文件，由分管领导审核把关，由主要领导签发。

2、主要领导签发后的文件，由办公室填发文件字号。

3、填发字号的文件才可打印并由业务科室进行校对，确认无误后，方可进行印制。

4、印制好的文件，经办公室主任审查合格后，方可加盖公章并对本字号文件存档。

5、成品文件由分管科室负责发送。

6、一切文件必须在单位印制，没有特殊情况和单位同意，不许在外印制文件。

二、文件签收登记制度1、对邮寄文件，收件人在接收文件时要看清来件是不是写给本单位的，确认来件发送或投递无误后再签收，如果来件被错发或错投，应原封退回或原封代转。

2、对邮寄文件文件要由专人签收或拆封，除被授权者外，其他同志不准拆封，如果是指定专人亲拆的文件，须交被指定的人拆封或向有关领导请示后再签收、拆封。

3、邮寄交接的文件，应进行签收登记，登记包括收件人全名、收到时间，一般件写收到月、日，急件写收到月、日、时、分，以备事后查询。

4、认真检查邮寄收到的信皮和文件袋内部，切实取净文件，不要把零散文件遗漏在文件袋内。

5、对邮寄、上级下发或其它部门、个人递交的文件、信函或上访件，要及时收文登记。

6、对电子邮件要及时接收，及时印制并及时收文登记。

三、文件传阅制度1、文件传阅要做到及时、准确、安全、保密。

2、办公室在收文后，须及时呈送主管领导阅批，对阅批后的文件要及时呈送主要领导阅示，对主要领导批示后的文件要及时呈送主管领导阅办，对密件、急件要加强跟踪并做好督办。

3、传阅文件不得漏传、误传、延误或扩大传阅范围，不得自行翻印，不得擅自借给外单位人员或抽出、带走自己保存。

4、领导阅批、阅示或阅办文件后必须签字，签字应用毛笔、钢笔、中性笔，不要用铅笔、圆珠笔或红色、纯兰色墨水批签，并注意不过装订线，以便存档。

5、要做好文件的清退工作，每日查对，每周清点，年终清查，发现缺少，及时追查寻找。

四、文件借阅制度1、办公室必须建立文件借阅登记手续，随时掌握文件的流向及办理情况。