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SZ市XX科技有限公司费用开支及报销管理规定第一章总则 (3)1.1目的 (3)1.2适用范围 (3)第二章费用开支定义和分类 (3)2.1费用开支定义 (3)2.2管理费用和业务费用 (3)第三章费用开支权签人和审批权限设定 (3)3.1权签人 (3)3.2权签人的审批权限 (4)3.3审批对象和范围 (4)3.4权签人的责任 (4)第四章费用报销审核、审批方式和流程 (5)4.1费用报销审核、审批方式及流程 (5)4.2费用报销时间 (5)4.3报销要求及过失处罚 (6)4.4财务处理 (6)第五章行政费用开支报销管理 (7)5.1行政费用范围 (7)5.2行政费用开支审批 (7)第六章业务费用开支报销管理 (8)6.1业务费用的范围 (8)6.2销售费用额度管理 (8)6.3销售人员个人费用开支信息报表管理 (8)6.4市场专项费用开支管理 (8)第七章备用金借支管理 (9)7.1定义 (9)7.2销售人员日常备用金借款的额度管理 (9)7.3日常备用金借支、冲销管理 (10)7.4专项备用金借支管理 (10)第八章差旅费用管理 (10)8.1定义 (10)8.2出差审批管理 (10)8.3在途交通费用 (11)8.4住宿费标准限额 (11)8.5出差补贴标准 (12)第九章交际应酬费管理 (12)9.1定义 (12)9.2交际应酬费的支用 (13)第十章个人通信费用管理 (14)10.1定义 (14)10.2报销额度 (14)10.3个人通信费用管理 (15)第十一章附则 (15)附件：相关财务电子表格 (15)第一章总则1.1 目的1. 为了进一步完善公司的财务管理制度，加强财务管理，严格控制成本费用开支，提高公司经营效益，根据“SZ市XX科技有限公司（下称“公司”）财务管理总则”的有关规定，结合公司目前的经营管理实际需要，特制定本规定。
1.2 适用范围1. 本规定适用于公司总部及其附属机构。
财务报销制度及报销流程(试行)第一部分总则第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以销售业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条本制度适用公司全体员工。
第二部分借支管理规定及借支流程第四条借款管理规定(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
(三) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
(四) 借款销账规定：(1) 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；。
(五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第五条借款流程(一) 借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→总经理审批。
(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
第三部分日常费用报销制度及流程第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。
在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第七条费用报销的一般规定(一) 报销人必须取得相应的合法票据，且发票背面有经办人签名。
(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
(三) 按规定的审批程序报批。
第八条费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
财务报销制度及报销流程〔试行〕第一局部总那么第一条为了增强公司内部管理，标准公司财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条发票报销，应做到当月费用当月报销，不得累计集中报销。
从发票开具时间起，发票日期与报销日期超过30日的发票，原那么上不能报销，特殊情况，需总领导特批。
跨年度的所有发票均不能报销，必需在年末全数清理报销做账，超期不报销者由经办人自行承当。
第三条付款一般采用支票、转账及汇入员工账户等方式，除差旅费外，对于支出金额在1000元以上的费用，无特殊情况，必需以支票或网银形式支付。
第四条报销发票正面所有工程，包括单位名称、时间、开票人、收款人、大小写金额等所有工程必需全数填写，而且笔迹清楚。
发票单位一栏，必需填写‘四川翊森热能科技有限责任公司’全称，不能简写，汽车加油发票、洗停车票可以填写具体的车辆牌号。
发票上必需加盖开具单位发票专用章或财务专用章，漏项者不能报销。
单据金额不得涂改、挖补，大小写金额必需一致，否那么无效。
原始单据有错误的，应由开出单位重开或更正，更正处必需加盖开出单位公章。
报销单上必需写明附件张数，金额必需与后附发票金额相符，大小写金额也应一致，不一致者，依照金额小的报销。
报销单及有审批的单据严禁利用涂改液涂改。
第五条各项费用报销严禁分拆，属于同一工程、同一时间或同一性质的费用按单笔费用审批报销。
第六条公司严禁无票报销〔复印件不得作为报销凭证〕。
确实无法取得正式发票的费用支出，不超过50元〔含50元〕的取得相应单位的盖章或收款人签名的收据，经部门领导审批后可以报销，超过50元的，应由经办人附书面说明，并由总领导和财务签字后，方可用一样金额的其他正规发票按制度报销。
第七条严禁报销假发票及其他单据，税务局已经停顿利用的旧版发票，视同废票，不能报销。
报销时弄虚作假、虚报冒领者，一旦发现，除必需退回所报销金额外，处以所报销金额2倍罚款，情节严重的公司将予以开除。
第八条借款或报销金额超过5,000元应提前一天通知财务部备款。
科技公司费用报销管理规定
1.本规定所指的费用主要指企业为满足正常业务与管理需要而发生的经济利益的流出，包括管理费用、销售费用、财务费用及劳务费用。
具体包括办公费、差旅费、市内交通费、汽车费、业务招待费、会议费、广告费、活动费、通讯费、房租、水电费、招聘费和经营费用等费用；
2.各部门经理/项目经理负责本部门人员费用报销的实质性、合理性的一级审查；由财务经理对报销票据的合法性进行二级审查；总经理进行最后的审核批准，待总经理签署同意的“费用报销单”后方能报销；
3.报销人应及时将收集到的费用单据加以整理归类并规范粘贴；各种报销发票，必须为国家统一发票，；
4.公司的各种报销单据需经相关权责人员审核，并签字。
未经权责人员审核、签字的单据，不得报销。
财务部费用报销时间为每周二、五上午9：00——12：00；公司对外付款时间原则上是每月6日/16日/26；
5.差旅费报销规定；出差人员必须在返回公司3个工作日内，到财务部据发生餐费单据，据实限额报销。
填制“费用报销单或差旅费报销单”，及时结清所借款项，无故逾期则不予报销。
附：公司员工出差食宿标准
各驻地项目组成员因工作地点在项目本地，不属于出差伙食补助范围。
财务报销制度及流程为了加强公司的财务管理工作，严格执行财务制度，完善财务管理，结合公司的具体情况，统一各部门的报销程序及规定,特制定本报销制度。
员工报销时应严格执行公司制定的审批管理制度一、报销审批监控程序1、公司除正常费用开支外，其余各项支出必须事先提出计划，填写《请示报告》（见附件一），经过行政部→总经理审核后上报董事长审批，按支出审批权限批准后，在计划范围内列支。
2、办公用品的购置：由各部门根据需要，行政部编制计划，填写《请示报告》报总经理审核，并上报董事长批复，按审批权限批准后，由公司行政部按计划统一购买，并建立实物帐，详细登记办公用品的进、出情况。
领用时，须填写《办公用品领取单》（见附件二）。
行政部每月末应将办公领用清单交财务室进行核定监控。
3、各部门需要物品采购，要填写《请示报告》，经行政部→总经理）审核，并上报董事长批复后，由行政部统一购买，按公司采购控制程序，货比三家，严格控制公司成本，购买后财务部严格按库房管理程序、进货检验程序后方可入库，并填写《入库单》（见附件三）。
4、要求财务出纳人员严格执行财务制度，并于每月月初汇总上月的报销清单，上报总经理→董事长。
5、公司总经理、副总经理因公所产生的费用，必须有《请示报告》上报董事长批复后，方可执行，有董事长批示财务方可报销，否则一切费用由财务部门承担。
6、每周五定为费用报销日。
出差回来的员工必须要在三天内到财务报销，填写《费用报销单》（见附件四），后附票据及《出差申请报告表》（见附件五）和《出差报告书》见附件六），由行政部→部门领导→总经理审核→董事长批复后，财务签字确认后方可报销。
二、报销规定(一)、差旅费报销规定1、员工出差应填写《出差申请报告表》，由行政部→部门领导→总经理审核上报董事长批复后，方可出差，否则出差费用自理。
2、员工出差返回后三天内，填写《费用报销单》连同《出差申请报告表》、《出差报告书》、原始报销凭证，按规定的时间及审批手续到财务部报销。
第一章总则第一条为加强本公司的经费管理，确保经费使用的合理、合规和高效，根据国家相关法律法规和公司章程，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有经费的申请、审批、使用、报销及监督等环节。
第三条经费管理应遵循以下原则：1. 合法合规：经费使用必须符合国家法律法规和公司规章制度。
2. 合理节约：经费使用应合理规划，避免浪费。
3. 透明公开：经费使用过程应公开透明，接受监督。
4. 严谨规范：经费使用流程应严谨规范，确保准确无误。
第二章经费申请与审批第四条经费申请：1. 各部门根据工作需要，提出经费申请，并填写《经费申请表》。
2. 《经费申请表》应包括：申请部门、申请金额、用途、预算、项目负责人及联系方式等。
第五条经费审批：1. 各部门负责人对申请经费进行初步审核，对不符合规定的申请予以驳回。
2. 审批权限：a. 5000元以下经费由部门负责人审批；b. 5000元（含）至10000元经费由部门负责人提出申请，经分管领导审批；c. 10000元（含）以上经费由分管领导提出申请，经总经理审批。
第三章经费使用与报销第六条经费使用：1. 经费使用应严格按照批准的用途执行，不得挪用或改变用途。
2. 经费使用应遵循以下规定：a. 购买物品或服务，应选择质量可靠、价格合理的供应商；b. 租赁物品或服务，应签订租赁合同，明确租赁期限、租金等事项；c. 举办活动，应提前制定活动方案，合理控制成本。
第七条经费报销：1. 员工报销经费，需提供相关凭证，包括但不限于发票、收据、合同等。
2. 报销流程：a. 员工填写《报销单》，并附上相关凭证；b. 部门负责人审核《报销单》及凭证，签字确认；c. 财务部门审核《报销单》及凭证，签字确认；d. 财务部门支付报销款项。
第四章监督与考核第八条经费监督：1. 公司设立专门的经费监督小组，负责对经费使用情况进行监督。
2. 经费监督小组定期或不定期对各部门经费使用情况进行检查，发现问题及时纠正。
费用支出申请和报销的审批制度
费用支出申请和报销的审批制度是为了确保企业的财务管理规范、透明和稳健，防止财务风险的发生。
以下是关于费用支出申请和报销的审批制度的一些措施：
一、费用支出申请
1.费用支出申请应该按照企业的预算和经营计划进行规划，并经过有关部门的审核和批准。
2.费用支出申请应该包括以下内容：
（1）支出的具体事由和目的；
（2）预估的支出金额；
（3）计划支出的时间和地点。
3.费用支出申请应该由相应部门或负责人签字，如需多级审批，须经过所有相关人员的签字和批准。
4.费用支出申请应该在支出前申请，并在批准后执行。
二、费用报销审批
1.申请报销的费用应该与企业的业务活动有关，且符合企业的管理规定。
2.所有费用报销都应该有相应的发票或收据，并加盖相关单位或个人的印章。
3.费用报销审批程序应该包括以下步骤：
（1）申请人填写费用报销申请表，并附上单据、凭证；
（2）部门审核人员对报销单据进行审核，审核通过后签署意见；
（3）负责人审核意见，并在费用支出预算范围内授权。
4.费用报销审批应该在5个工作日内完成，并以书面方式通知申请人，说明审批结果。
5.对于申请人在费用报销申请和审批过程中违反公司规定的行为，企业有权采取必要的法律和管理措施，对违规行为者给予相应处罚。
以上是关于费用支出申请和报销的审批制度的一些措施。
企业应当建立完善的费用管理制度，加强费用管理和监督，确保资金使用的合理性和安全性。
科技有限公司财务报销制度
一、日常费用报销
费用报销必须提供合法的原始凭证，合法的原始凭证必须符合财务部规定的要求。
费用报销单的填写必须符合相应的规范，报销流程必须按照财务部规定的财务费用报销流程办理。
详细的报销流程及规范参见公司的《费用管理制度》。
二、出差规定
员工出差必须填写《出差申请单》，经审批后方可出行；出差途中，需变更出差线路或延长出差时间的，必须取得相关领导的同意。
出差的住宿费试行实报实销，但应尽量选择经济型快捷酒店。
出差补助即出差餐补，采取限额补助的方式，每人每天100元，其中早餐20元/顿/人；午餐40元/顿/人；晚餐40元/顿/人。
1。
费用审批、预支、报销制度一总则为了规范费用的审批、预支、报销程序，加强费用管理，特制定本制度。
二费用包括但不限于员工因公预支、差旅费、业务招待费、部门活动费、销售回扣、员工社会保险费、租赁费、水电费、电话费、进货运输费、送运输费、本地交通费、员工生活费、员工移动电话费。
三费用的审批1 外地差旅费、业务招待费、部门活动费、大客户销售回扣发生前必须经过审批。
由申请人填写“费用审批单”（见：附件一），经部门负责人审核，总经理审批后，才能借款、报销。
外地差旅费应注明预计出差日期、起止地点、本地及长途交通费、住宿费、餐饮费金额。
业务招待费应注明预计发生日期、金额、双方参加人员、需要达到的目的。
（业务招待费内容若涉及参与单位和人员的具体名称，应另附纸质注明，不得写在报销单上）。
部门活动费应注明预计发生日期、金额、参加人员、需要达到的目的。
大客户销售回扣应注明预计发生日期、金额、计算标准。
2 购买办公用品、固定资产前必须经过审批。
由请购人填写“请购单”（见：附件二），经部门负责人审核、总经理审批后，才能采购、借款、报销。
办公用品,固定资产,低值易耗品等应由行政部门专人造册登记、入库、保管,以便于管理和财务月底准确摊销.3 缴纳员工社会保险费、租赁费、水电费、电话费，通过电汇、转账方式付款，如果付款前能取得凭收款单位出具的正规发票、收据，由经办人填写“请款单”（见：附件三），经部门负责人、财务部会计审核、总经理审批后，出纳员办理款项的支付。
否则经办人应及时到收款单位取得发票、收据，并将其交给财务部会计。
四费用的预支员工因公出差、参加培训、购买办公用品等，可以借款。
借款人凭经过审批的“费用审批单”、“请购单”，填写“借支单”（见：附件四），经部门经理、财务部会计审核，总经理审批后，出纳付款。
五费用的报销、付款1 填写“费用报销单”（见：附件五）报销人应详细填写姓名、部门、姓名、日期、地点、费用项目、金额，本地和长途交通费应注明起止地点，办理事项；业务招待费、员工聚餐费应注明参加人员。
文件编号：威奥特财字[2004]第2号
费用支出申请和报销的审批制度(试行) 根据公司组织机构、领导分工和业务流程的调整，现就有关费用支出的申请和报销流程修订并规定如下：
1本制度适用于以下所有费用和支出的申请和报销：
1.1 期间费用：指当期发生的、不能直接或者间接归入项目成本或直接计入损益的各项费用，包括管理费用、营业费用和财务费用。
1.2 项目直接费用：指从项目立项至项目完成所发生的、与执行项目有关的相关直接成本和直接费用，包括为项目执行而支出的各种工程费用开支和其他直接或者间接归入项目的费用。
项目所用设备、材料、辅料采购支出的报销审批，按项目预算管理、合同管理等相关制度执行。
1.3 固定资产支出：指购建固定资产的支出，必须同时满足以下条件：
1) 为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有；
2) 使用年限超过一年；
3) 单位价值较高：一般的标准为单价2,000元；
2 按照全面预算管理的要求，根据各项费用支出的预算额度，财务部对预算内、外的支出采用不同的申请和报销审批
流程：
2.1 预算内支出：指同时满足以下条件者为预算内支出：预算已获批准、申请支出的额度未超出预算、申请支出的时间符合预算规定的时间范围;
2.2 预算外支出：符合以下条件之一者为预算外支出：
1) 预算未获批准；
2) 申请支出的额度超出了预算；
3) 申请支出的时间不符合预算规定的时间范围;
2.3 如果责任中心的季度实际执行结果偏离季度预算≥±30%，在预算调整方案正式批准之前的所有费用支出的申请和报销的审批，均按照预算外支出的审批权限和审批流程执行;
3 费用支出的相关责任主体：
3.1 支出申请人（以下简称经办人）
1) 即费用支出的直接经办人，是费用支出的直接责任人。
通常应由经办人（或按本条第2款规定委托代办人）填写借款或报销凭证，并签名表示对其真实性负责;
2) 有权审批的各级主管人员本人的费用原则上应由本人亲自填写支出申请或报销单据，并报上一级主管审批签字；如由助理或秘书代办，按本制度“3.2代办人”的有关规定办理;
3) 公司总裁本人的费用支出：由执行总裁和财务总监联名审批;
3.2 代办人：受直接责任人的委托，代理直接责任人填写单据、报送相关领导审批、与财务部办理报销手续等事务。
但是直接责任人需在“经办人”处亲笔签名表示对其负责，同时代办人署名并旁注“代”字样;
3.3 审批人：指按照本制度规定有权进行审批的各级主管和公司领导。
审批人有义务对申请人的支出进行严格审核，如发现不符合财务制度规定或超标准的支出，应拒绝审批并向申请人提出批评教育，必要时可提请按本制度规定对责任人进行调查或处罚;
4 预算内支出的审批权限和审批流程：
4.1 预算内支出的审批权限：
注：[货币单位:千元（下同）]
1) 交际应酬费：包括宴请、礼品及其他与交际应酬相关的费用；
2) 工程劳务：指需外包给公司外部第三方（个人或公司）的工程劳务相关费用，不包括本公司工程和项目管理人员的工程直接或间接费用；
3) 销售代理费及佣金：指需支付给公司外部、不论是否有正式代理协议的个人或公司的销售代理费用或佣金；
4) “工程劳务”和“销售代理费及佣金”执行项目预算；其余各项费用均按部门或公司预算执行；
4.2 预算内支出的审批流程:
1) 经办人：按规定填写报销单据，粘贴有关原始凭证；
2) 经办人所在部门主管（指享受公司部门级待遇的负责人，包括但不限于部门经理/总经理、主任等，下同）按权限审核并签字；
3) 财务部会计审核、签字，并根据需要加注审核意见或建议：
a) 审核支出及其原始凭证是否符合财务制度；
b) 审核有关费用的审批手续是否齐备：包括但不限于上级主管签名的出差报告和交际应酬审批单等；
c) 审核支出的性质属于预算内还是预算外;
4) 财务部经理：
a) 对部门主管有权审批的支出，做出是否可以报销的终审意见；
b) 如果终审意见为不同意报销，加注审核意见或建议并报财务总监审核；
5) 超出部门主管审批权限的支出，在以上审批流程的基础上，需加报经办人所属分管公司领导和财务总监审核批准；
6) 执行总裁或总裁：对超出分管公司领导审批权限的支出做出终审意见；
7) 财务部出纳：根据终审同意报销的意见核对相关笔迹和原始凭证无误后付款；
5 预算外支出的审批权限和审批流程：
5.1 预算外支出的审批权限
5.2 预算外支出的审批流程
1) 经办人：按规定填写报销单据，粘贴有关原始凭证；
2) 经办人所在部门主管：无权审批，但必须签字表明对支出负责；
3) 财务部会计审核、签字，并根据需要加注审核意见：
a) 审核支出及其原始凭证是否符合财务制度；
b) 审核支出的性质属于预算内还是预算外。
4) 财务部经理：签字并提出审核意见。
5) 分管公司领导：按审批权限审批并签字；
6) 财务总监：
a) 做出是否可以报销的终审意见；
b) 如果终审意见为不同意报销，加注审核意见并报执行总裁或总裁审核。
7) 执行总裁或总裁：对超出分管公司领导审批权限的支出做出终审意见。
8) 财务部出纳：根据终审同意报销的意见核对相关笔迹和原始凭证无误后付款。
6 费用支出数额较大，经办人员垫付有困难时，可向财务部借款。
借款的审批权限和流程与上述报销的审批权限和流程相同。
财务部严格执行“前帐不清，后帐不借（付）”的原则，所以，经办人员应及时办理报销手续。
7 责任审批人出差、休假或外出离开办公室一个工作日以上的，可按以下办法之一办理报销的审批：
7.1 由报销申请人将有关单据传真给责任审批人签字；
7.2 责任审批人授权其下级经理或临时由其上级经理代签，但必须向财务部提交书面的授权书，授权书必须明确授权签字的范围和时间，授权人对授权行为承担相关的责任;
8 财务部发现以下情况，可拒绝报销人的申请并报告有关部门进行调查，并根据调查结果视情节轻重对有关责任人进行处罚：
8.1 没有有效的审批人签字的；
8.2 审批人越权签字或不按规定授权导致公司产生经济损失的，审批人要承担直接责任；
8.3 申请人假冒审批人签字的，申请人承担直接责任；
8.4 有审批权的各级主管违反本制度第三条第2款的规定，将本人的费用支出授意由下属作为“经办人”，而自已作为审批人签字的，该主管负主要直接责任；其代办的下
属如果不如实旁注“代”或向财务部或内部审计部汇报真实情况的，负连带责任;
9 处罚方式：根据公司《员工奖惩管理条例》的有关规定，视情节轻重，对有关责任人按以下方式之一予以处罚：警告；申诫；记过；记大过；开除。
10 违犯公司有关财务或费用管理制度，造成直接经济损失的，要视情节对直接责任人和失察的审批人进行经济处罚，具体的经济处罚规定参见相关的财务或费用管理制度。
11 本制度解释权归财务部。
12 本制度自发布之日起实行，以前的规定与本规定不符的，按本规定执行。
北京威奥特信通科技有限公司
2004年4月21日。
