档案管理系统建设方案

档案管理软件建设方案

一、建设背景

自公司成立以来档案管理一直是有纸化办公的形式，由此可能造成档案存、借记录不全，记录格式没有统一的标准，查找档案速度慢，档案交接容易出错等情况。随着公司业务的不断扩展，原有的档案管理形式（有纸化办公）已不能满足办公的需求。

因此，现阶段有必要重新建设一套技术先进，符合当前办公发展需要的档案管理系统，增强协作，以更大发挥信息技术的优势，进一步提高办公效率。

二、建设目标

1、档案员重新整理资料的同时，原有资料全部按照新的分类录入系统。

2、新入档文件资料录入系统。

3、借出文档资料记录录入系统。

4、归还文档资料记录录入系统。

5、档案多种方式（按档案编号、名称、资料日期、存档日期等）查询。

6、借出记录多种方式（按借档部门、借档人、接档日期等）查询。

7、还档记录多种方式（按还档部门、还档人、还档日期等）查询。

8、借档到期提醒，对借出的档案到还档日期未能归还的记录进行提示。

9、档案资料、借出、归还记录导出、统计功能。

三、建设原则

1、零成本性：公司现有网络结构、服务器、客户端计算机均能满足档案管理系统的开发、运行要求。无需在对硬件升级和网络改造。

2、先进性：采用微软主流的开发平台和数据库开发，及能保证软件在多系统平台上运行又能保证日后加入新功能的要求。

3、实用性：采用浏览器形式操作界面，系统界面一目了然，符合目前计算机操作习惯，操作人员简单易懂，短时间内可以上手。

4、安全性：服务器有双重备份功能，即使在硬盘损坏的情况下也能完整的保存数据。系统采用密码和验证码结合的方式登录，操作过程中采用界面过期保护功能，当档案员离开计算机又没有能及时关闭系统的情况下在一定的时间内系统自动关闭，确保其他人不能操作系统。

5、可维护性：系统从服务器到数据库均采用微软的产品，一般的网络维护人员都能很熟练地维护系统，不用对系统维护人员进行单独的培训。

四、功能需求

第２７卷第１３期　２０１１年７月　甘肃科技　Ｇａｎｓｕ　Ｓｃｉｅｎｃｅ　ａｎｄ　Ｔｅｃｈｎｏ１　Ｚ．２７Ⅳ０．１３　＿，以２Ｏ１１　

档案管理系统运行维护管理与体系建设　

王　红　（中国石油兰州石化公司自动化研究院，甘肃兰州７３００６０）　

摘要：介绍了中油集团公司档案管理系统运行维护体系，详细分析了运维工作内容、管理组织结构和职责划分以　及运维体系建设情况。旨在培养一支档案信息化专业队伍，促进档案工作者由实体保管员向知识提供者转变，为实　现档案工作专业化管理及如何改进档案管理系统运维体系提出了构想。　关键词：信息化；档案管理系统；运维体系　中图分类号：ＴＰ３１Ｉ．５２　

１　档案管理系统运维现状　

１．１系统应用情况　中油集团公司非常重视档案管理系统的建设和　

应用。通过制定统一的档案管理标准规范、与其他　业务信息系统进行有效集成、建立三级运维体系等　方式建立起统一的档案信息资源管理和共享平台，　

以实现档案工作的标准化和规范化管理。同时，实　现传统档案的数字化管理、网络化应用，提高管理效　率，提升档案工作服务能力。现已完成包括油田、炼　化、销售在内的ｌＯ家试点单位的实施推广工作。中　

油集团公司还希望通过档案管理系统的建设，培养　

一支档案信息化专业队伍，促进档案工作者由实体　保管员向知识提供者转变，实现档案工作的专业化　

管理，为建设综合性国际能源公司提供有效的档案　信息支持。　

１．２运维机制　１．２．１机构和职责　档案管理系统建立了一个三级运维体系，包括　

专家中心、档案管理系统技术支持中心（以下简称　技术支持中心）、各单位运行维护队伍。专家中心　由内外部档案业务专家、信息化专家、软硬件供应商　

共同组成，协助指导解决各类复杂问题；技术支持中　心由兰州石化自动化研究院牵头组建，负责起草运　行维护计划，制定运行维护方案，组织交流、培训与　

研讨、实施系统升级，对中油总部及地区公司提供技　术支持和现场服务；以各单位关键用户为主的一级　运维队伍承担各地区公司的现场支持服务，以保证　

融尚档案管理系统方案

东方融尚（北京）科技有限公司

2006-10-16

一、方案背景

在万家寨引黄工程局的档案工作中，由于涉及的部门多、档案多、距离远、周期长，档案管理也面临着越来越大的挑战，如何加强档案控制，降低档案工作失误率，提高空间、人员和档案的使用率，理顺档案连续体流程，成为了档案部门最为关心的问题。

二、技术背景

使用RFID电子标签技术进行档案管理和跟踪，可为企业提供改进的控管技术水平。

（一）TAG-it型电子标签的特点：

无源远距离读写：最大可达1.2米；

防冲撞技术：与条形码相比，无须直线对准扫描，读写速度快，可多目标识别、运动中识别，每秒最多同时识别50个。

国际通用的频率：13.56Mhz ±7KHz

灵活的内部存储空间：厂家可以根据各自的需要定义各型号产品的存储容量和每个扇区的字节数，而且读写设备可以读取内存配置信息，便于在一个综合应用中操作不同的标签产品。

国际统一且不重复的8字节（64bit）唯一识别内码（Unique identifier，简称UID），其中第1-48bit固定为“EO”。

可反复读写且扇区可以独立一次锁定，并能根据用户需要锁定重要信息；现有的产品一般采用4字节扇区，内存从512bit﹣2048bit不等。

使用寿命长（≥10年或读写10万次），无机械磨损、无机械故障，可在恶劣环境下使用。（工作温度：-25度~+70度）

柔性封装，封装多样化：它的超薄和多种大小不一的外型，使他能封装在纸张、塑胶制品（PVC、PET），可应用于不同场合，也可再层压制卡。

（二）在档案管理中的应用：

电子标签因为其具有防冲撞性、封装任意性、使用寿命长、可重复利用等特点，适合应用于现在科学的档案管理系统中。

现在的档案管理系统通常使用条码标签或是人工档案管理单据书写等方式支持自有的档案管理。但是条码的易复制、不防污、不防潮等特点，还有人工书写单据的烦琐性，容易造成人为损失等无法避免的缺点，使得现在国内的档案管理链条始终存在着缺陷。随着电子标签这一最新科技产品的投入应用，可以从根本上解决上述的问题。

社保档案管理系统建设方案

1. 项目背景与建设目标

1.1. 项目背景概述

社保业务信息化越来越广泛，社保档案越来越多，查阅越来越麻烦，档案材料信息化势在必行，因此有必要开发社保档案管理系统。

1.2. 指导思想

以“三个代表”重要思想和党的十七大精神为指导，按照社会主义市场经济体制和建立和谐社会要求，积极深化社会保障管理体制改革，不断加强社会保障管理信息化，确保社保保障信息化管理服务工作的高效、准确和安全，使社会保障管理逐步达到科学化、规范化和信息化。

1.3. 建设原则

本项目采用以下的建设原则。

 先进性：基于先进的IT管理理念和管理流程，采用成熟、先进的管理平台，适应技术的发展方向；

 实用性：根据用户需要进行成功的客户化定制，满足实际管理需要，真正解放管理人员的日常维护工作；

 可扩性：系统应从体系结构和方案设计方面充分考虑对实现远期目标的扩展，并充分考虑到未来技术的发展和需求的变化，具有灵活的可扩性；

 安全性：系统本身要提供较高的安全性；

 兼容性：能同第三方的管理软件集成，充分保护原有投资。

1.4. 建设目标

结合目前业务发展状况，建立网络化的档案管理系统，同时建设网络化的档案信息采集系统，把系统推广到社保机构各业务部门， 确立办理业务的时候调用参保人的档案信息。

2. 社保档案管理系统商务要求

2.1. 应用软件版权规定

省社会保险事业局享有应用软件使用权，该系统在省社会保险事业局各业务部门推广时，集成商或其合作伙伴不得额外收取应用软件使用费用。集成商应在工程上线时就提供应用软件源代码及所有文档，并在工程验收时提供最终版本。

2.2. 基本服务项目

要求集成商、原厂商满足在应标前所承诺的基本服务项目，并且满足分公司所提出的要求。

2.3. 本文件的保密性

除以下情况外，非经社会保险事业局书面许可，不得将本文件的任何内容透露给第三方。

经社会保险事业局书面许可，集成商才允许将本文（限于必要部分）透露给其合作伙伴，并保证其合作伙伴不将本文透露给其它人。