函件寄发注意事项

信件寄發注意事項 請於信封上書明：　（一）受信者為單位或系所者：請寫全名，如電資中心的網路測試中心不可以只寫網路測試中心，一定要加上電資中心；如管理學院的模式與模擬研究中心，不可以只寫模式與模擬研究中心，一定要寫管理學院。

　（二）受信者人名請書寫全名，切勿僅書寫「林小姐」字樣。

　（三）連絡電話：手機為10碼；單位分機為5碼。

　本校為受信者，發信人之填寫範例　□□□－□□　新竹市大學路1001號 系(院、或單位) 館 樓 室　手機 或分機  收 各單位寄出信件注意事項：大宗信件或各單位寄出信件必須註明寄件人單位、姓名及單位分機號碼。

本校為發信者時，填寫範例：交通大學□□□－□□新竹市大學路1001號 系(院、或單位) 館 樓 室發信人姓名，手機 或分機 □□□－□□（受信者郵遞區號）市 路 號 樓 室公司收 外國信件請寄件人寫明單位系所的英文全名(請勿用縮寫)。

郵資類別支付注意事項一、發文有收據、憑證、合約等，以掛號郵資寄出。

二、通知、書函、發文副本，以平信郵資寄出。

三、有時效性之掛號或平信，則以限時寄出。

（例如一週內要到達或急須對方回覆之函件）四、滿二十件以上之郵件，以大宗寄出。

五、大宗掛號，需造冊排序，一式四份交寄。

六、大宗郵件應裝填完整，信封載明收件人及其地址。

七、大宗郵件內有重量不一之函件，應另交寄，並須以口頭告知發信人員。

承辦人員於創稿時，請勿使用單位登記桌的帳號。

以免受文機關對公文有意見時，無法連絡承辦人員。

承辦人員若擁有多個單位之身分，於創稿時，應先注意確認其代為發文的承辦單位。

以免將來查詢、檔案調案及銷毀時，造成權責上的困擾。

發文之附件電子檔，以不超過1MB為原則，掃描之電子檔案亦同。

受文單位請承辦人員務必繕打全名，如國科會：請繕打為行政院國家科學委員會；中科院：請繕打為中山科學研究院；中研院：請繕打為中央研究院…..等。

函稿若為回覆來文之創稿，應於說明欄內敘明：「依據來文機關、來文日期及來文字號辦理」等字樣。

創稿時，不得使用已使用過之回收紙列印函稿及其附件。

以維公文之法律性及儲存時效。

承辦人創稿後，須先經單位主管核章後，才能於電子公文系統執行送出。

經核決後之紙本公文及其電子檔都會先回承辦單位。

單位登記桌應先將紙本公文送給承辦人確認。

承辦人應依決行事項妥善處理，並需檢查附件齊全後，送給單位登記桌於公文流程系統上，執行電子文送總發，紙本公文送文書組發文。

發文附件為支票、收據者，請務必先確認金額、單位無誤後，再送至文書組發文。

公文之附件務必多備一份歸檔備查。

其頁碼之編寫接續於本文函稿之後。

十一、發文之附件如已先行寄發，或於發文後，另行寄送者，應於公文說明欄內加以說明。

十二、已核決之發文函稿，請確認公文管理系統是否已送總發。

十三、承辦人員跑公文流程時，要注意每個單位都要執行電子檔簽收及送出的步驟；若交予他人代跑公文時，亦需告知此一重要步驟。

以免因電子流程未執行，而耽誤公文處理時效。

十四、單位登記桌應切實執行前項任務。

若上一個會簽單位未執行簽收及送出時，應主動通知該單位登記桌，請其執行，不能僅將紙本公文送出而不執行公文管理系統之送出作業。

十五、密件創稿時，須設定解密條件，並先以隨身碟儲存電子檔。

列印紙本文後，主旨欄位須改為密不錄由。

承辦人或其單位主管須親自跑所有的會核流程，以免洩漏機密。

十六、承辦人員製作機密文件時．親自繕打公文或交由文書組繕打人員繕打後，需將函稿及其附件放入機密文件信封袋內，於信封上填註相關資料，密封完妥後，交由檔管人員點收歸檔。

十七、機密公文之寄發，應裝置兩個信封。

外信封上須註明本校之發文字號，內信封上須加蓋「密」字。

十八、任何公文之繕打發文，皆須經校長或校長授權代理人決行。

十九、公文附件如需蓋校印者，請於確認公文核決後，先送給文書組監印人員用印，再送繕打發文。

一、任何文件，皆須經校長或依本校分層負責明細表規定授權各層主管判發者，得至文書組用印。

二、除已決行之公文（或簽呈）外，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「國立交通大學用印請核單」，依前項規定流程申請用印。

三、蓋用支票之校長印鑑章，仍由秘書室保管及蓋用。

四、有關合約、協議等事項，先經有關單位審查實質內容之妥當性，簽章後再送秘書室作程序審查。

最後再送文書組用印。

五、保證事項應先專案簽准後，再行請印。

六、大量印刷使用印信，應先報請核准拓製印模套印，並由申請套印單位負責管制印製數量及銷毀拓製印模。

七、經簽奉核准者之例行性表冊，申請蓋印時，應影印原簽附於用印文件後，至文書組用印。

八、以影印本申請用印之文件，由經辦單位加蓋「核與正本相符」章戳並蓋章證明後，再行申請用印。

九、請印人應清楚須要用印的種類、數量及蓋印之處。

一、在收到文書組送來之紙本公文時，單位登記桌人員必須同時在電子公文系統做簽收動作；若此件公文需陳情改分時，在電子公文系統上點選陳情改分，並在紙本公文上由一級主管註明改分單位及蓋章，且在電子公文系統備註欄上註明改分之單位，再送回文書組處理。

二、若需公文簽辦單，請至文書組網頁下載使用。

(.tw/ga1/files/download/20080102120241.doc)三、若公文需做銷號，經單位主管裁示後，請於電子公文系統備註欄說明銷號原因。

四、承辦人收到有時效性的公文請儘速處理，若需改分其他單位，請將紙本公文連同公文系統上的資料儘速回傳文書組，以免延誤公文處理時效。

五、正式公文(含簽辦單)及附件，請勿使用回收紙列印。

六、承辦人收到電子公文，若須以簽稿併陳（收發文同號、或收發併案）方式會核，在單位登記桌分承辦人後，請於會辦單位設定時，設定為本單位自行核決，再送出至單位登記桌分承辦人擬稿即可。

回覆來文之創稿，應於說明欄內敘明依據來文機關、來文日期及來文字號辦理。

七、承辦人簽辦紙本公文，須先經單位主管核章後，才能於電子公文系統執行送出。

公文歸檔注意事項一、紙本公文上應填寫與電子公文相同之分類號及保存年限。

二、編寫頁碼方式：（一）收文：依序為簽辦單、公文函、附件等編寫頁碼，第1頁寫總頁數，如1/總頁數。

（二）發文：依序為函稿、簽稿會核單、附件等編寫頁碼，第1頁寫總頁數，如1/總頁數。

（三）收發同號：發文在上，收文在下，頁碼依序編寫。

（四）公文2頁以上，承辦人應於兩頁接縫處蓋上職章或騎縫章。

（五）建議以鉛筆於公文頁面下方中間位置處編寫。

三、附件歸檔應配合事項： （一）附件不歸檔（本校公文附件不歸檔項目如下列所示）：1.現金、有價證券及其他貴重物品。

2.司法訴訟有關物證。

3.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。

4.易變質而不適長期保存之物品。

（二）附件不需歸檔1.發文方面：(1)計畫期中、期末報告；(2)計畫申請書；(3)計畫成果報告書；(4)教授、研究生回國報告書；(5)教授、研究生出國申請書及申請經費補助。

2.收文方面：(1)教授、研究生申請參加會議、研討會之原件退回者(未獲補助者)；(2) 贈閱書籍、月刊等。

四、附件不歸檔時，須於公文文面空白註明「附件承辦單位抽存」並經權責長官核准。

歸檔案件有下列情形之一者，應退還承辦單位補正：（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。

（二）案件污損或內容不清楚者。

（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。

（四）案件未編列文號或文號有誤者。

（五）案件未填註保存年限或分類號者。

（六）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。

（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。

（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。

（九）案件與歸檔清單之登載不符者。

（十）案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。

（十一）未辦畢案件不得先行歸檔。

前項所稱之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查。

五、機密案件歸檔方式：歸檔前先詳閱【機密檔案專用封套】背面說明辦理密封，並詳實填註。

公文分類注意事項一、各單位承辦人於擬辦公文時，應依業務性質於公文流程系統中點選適當之分類號及保存年限。

凡一案件涉及2類目以上者，應依重要及具體等特性，分入最適切之類目或主要事由所屬類目。

二、分類號之填寫係依檔案及業務性質為分類標準，以下例示僅供參考。

例1：校慶、畢業典禮等活動分工，請選填010105。

例2：各單位或系所自行辦理未達公告金額之採購或工程案件，請選填040605。

例3：系所申請補助延攬科技人才，請選填050313。

例4：系所洽聘外校教師兼課，請選填050311。

例5：本校各院、系、所及中心自辦之研討會及承接之研究計畫較多，仍請各院、系、所及中心爰往例選填各單位之分類號。

例6：法令規章等相關文件之分類標準： （一）本機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文及法制作業過程之計畫、意見諮詢與機關協商等相關紀錄應「永久保存」。

（二）他機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文，保存「十年」。

（三）他機關研修法令意見徵詢及法規宣導相關公文，保存「三年」。

三、分類號之填寫方式可逕至文書組網頁最新消息查閱參考範例。

（.tw/ga1/news.php）四、大學適用檔案管理局訂頒之共通性檔案分類基準共四項，分別為：教育、政風、人事、主計，各單位承辦人可逕至文書組網頁上參考分類說明。

（.tw/law/index.php?dep_id=4）五、本校經檔案管理局審定之檔案分類暨保存年限區分表請逕至文書組網頁之法令規章下載參考使用。

（.tw/law/law_more.php?dep_id=4&id=18）六、若有新增之類目名稱與保存年限，應與文書組檔案管理人員共同協商增訂事宜。

附件七檔案調閱注意事項一、借調檔案以與承辦業務有關者為限。

因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦業務主管同意。

二、檔案經電子或其他方式儲存者，借調時，非有必要，應避免使用檔案原件。

三、申請借調檔案時，應以案件或案卷為申請單位，每單以1案為原則，並由調案人填具調案單，載明下列事項，經承辦單位主管核准後，送檔案管理單位調取：（一）調案人姓名及單位。

（二）檔號及文號。

（三）案由或案名。

（四）調案申請日期。

四、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。

五、調案人借調檔案以15日為限，調案人應於調案歸還期限前辦理還卷，如無法依限歸還檔案時，應於調案歸還日期前向文書組辦理展期。

但展期次數不得超過3次；展期屆滿時，仍需使用檔案者，應於屆期前先行歸還後，再依規定辦理借調。

六、機密檔案調閱：（一）機密檔案調閱，調案人應依規定填寫調案單，並經業務單位主管核准後送檔案管理單位辦理。