会计档案格式及整理

（财务会计）如何整理会计档案如何整理会计档案武隆县财政国库支付中心钱素壹、会计档案的概念及管理依据1．概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

会计档案是以货币为计量单位，反映的是经济业务方面的资料，文书档案是管理性的文件材料。

2．管理依据：财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号），从1999年1月1日起执行。

《重庆市档案局重庆市财政局关于进壹步规范会计档案整理工作的通知》（渝档发[2010]26号、(武隆档发［2010］30号)。

重庆市会计基础工作规范实施细则（渝财会[2010]20号）。

二、会计档案的归档范围本单位形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、银行存款余额调节表等会计核算专业材料。

会计档案移交清册，会计档案保管清册（会计档案案卷目录），会计档案销毁清册也属于归档范围，归入全宗卷。

全宗卷就是对档案进行管理过程中的壹些文件所形成的卷宗。

本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务制度，财务管理文件材料，纳入文书档案立卷。

三、会计档案的分类1．会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

2．会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

3．财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。

4．其他类：银行对账单、银行存款余额调节表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

四、会计档案的保管期限1、会计凭证类：保管15年。

2、会计账簿类：总账、明细账保管15年；现金出纳账、银行存款账保管25年。

行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）在固定资产报废清理后保管5年。

3、财务报告类：月报和季报保管5年；年度决算报告保管永久。

4、其他类：银行存款对账单和余额调节表保管5年；会计档案移交清册保管15年；会计档案保管清册（会计档案案卷目录）、会计档案销毁清册保管永久。

会计档案的整理与归档操作方法一、会计档案会计档案是经济档案的重要组成部分，是记录和反映各企业经济业务的重要史料和证据。

所谓会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业资料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度，切实把会计档案保管好。

会计档案的内容主要是指会计凭证、财务报告和其他会计核算的专业资料。

会计档案资料当初产生的直接目的和主要原因，不是为了供人查阅而专门形成的，而是作为一种核算手段，为了处理某种会计事项的需要，在会计活动中形成的，由于其中某些资料具有保留价值，因而进行系统地整理，形成了会计档案。

因此，一般地说，与会计核算无关的其他资料不是会计档案。

作为会计信息主要载体的会计凭证、会计账簿和财务报告等，不是随意留存下来而成为会计档案的，而是按照一定程序和方法集中保存起来，才能成为会计档案。

如果组成会计档案的各种会计资料未经整理、随意组合或任意堆放、保存，就不能称为会计档案。

二、会计档案的整理、立卷为了更好地发挥会计档案的作用，必须对会计档案进行挑选、整理、分门别类，按序存放，集中保管。

整理会计档案是整个会计档案管理的重要内容，是保存、利用会计档案的前提，会计机构、会计人员必须认真对待，努力做好。

应当注意，不同保管期限以及规定必须另行组卷的会计资料，应分别装订立卷。

由于各类会计档案保管的期限不尽一致，要对会计档案材料进行科学分类，达到便于查找和调阅，也有利于各种会计档案的分类和定期销毁。

下面按会计档案的类别，分别叙述一下整理、归档的有关内容。

（一）、会计档案的整理、立卷的总体要求会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，它是会计档案的重要组成部分。

会计凭证要做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管，便于查阅。

凭证以册为保管单位，每月装订一册或数册。

1、会计档案整理、立卷使用的物品（1）、凭证封面凭证封面中各记事栏是事后查账和查证有关事项最基础的索引，不同的凭证封面有不同的内容，表2—1是我们目前推荐使用的一种封面。

会计档案案卷格式1．引言1．1为了加强机关档案工作的业务建设，推进机关档案规范化、标准化的配套工作，不断提高机关档案的管理水平，更好地为机关工作服务，根据财政部、国家档案局1984年制发的《会计档案管理办法》的管理原则，特制定会计档案案卷格式。

1．2本标准适用于我省各级行政、事业单位会计档案保管部门，各企业，团体等单位的会计档案案卷格式，可参照本规范格式执行。

2．会计档案卷格式会计档案卷格式包括案卷的装具格式、卷内备考表、会计档案案卷目录、会计档案移交清单、会计档案销毁清单格式。

按照会计凭证、会计报表、会计帐簿三种类型分为两种装具格式，一种是卷盒，用于会计凭证；一种是硬卷皮，用于会计报表；会计由簿不另加装具，但需中贴规定封面。

2．1卷盒格式2．1．1卷盒外形尺寸：封面尺寸采用长×宽为230㎜×125㎜，其厚度可根据需要分别设置30㎜、40㎜或50㎜的规格。

2．1．2卷盒封面格式卷盒封面项目包括：立档单位、时间、本月共××册、本盒是第×~×册、凭证自×号至×号、共×张、保管期限、财会主管、立卷人、全宗号、目录号、案卷号。

2．1．3封面项目的填写方法2．1．3．1立档单位：形成档案全宗的单位。

填写立档单位必须用全称或通用的简称。

2．1．3．2时间：卷内凭证材料所属的起止年月。

2．1．3．3册、号、张数：案卷要填写总册数和记帐凭证号的起止号数、张数。

2．1．3．4保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。

2．1．3．5全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。

2．1．3．6目录号：全宗内会计档案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

2．1．3．7案卷号：目录内案卷的顺序号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

2．1．4卷脊标签：会计档案卷脊采用条形标签，保管期限红色为永久，蓝色为定期，其项目包括全宗号、目录号、案卷号、年度、凭证号。

会计档案案卷格式（征求意见稿）1 范围本标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求。

本标准适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 9705-88 文书档案案卷格式财会字[1998]32号《会计档案管理办法》3会计凭证封面格式3.1会计凭证封面外形尺寸封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245mm×150mm（长×宽）。

封底尺寸同封面尺寸。

3.2 会计凭证封面项目封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。

各项目具体位置、尺寸[见附录A 图A1（a）、图A1（b）]。

3.3 封面项目的填写方法3.3.1 单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。

不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。

3.3.2 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。

3.3.3 时间：填写本册会计凭证的起止年月日。

3.3.4 册数：填写会计凭证的册数。

3.3.5 册次：填写本册会计凭证的序号。

3.3.6 记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。

3.3.7 记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。

3.3.8 附件数：填写本册会计凭证的附件张数。

会计档案的整理会计档案整理工作的内容主要包括：分类、立卷、排列与编目等环节。

根据国家有关规定，会计档案的立卷工作由财务会计部门承担，其它整理环节的工作，原则上由档案部门负责。

（一）会计档案的分类方法会计档案的整理，是从会计档案的分类开始的，较为通用的会计档案的分类方法主要有以下两种：一种是会计年度——名称分类法，另一种是会计年度——组织机构分类法。

会计档案分类方法的选择，要从本单位会计档案的实际情况出发，一经确定，就长期固定使用一种方法，以保持其一贯性，为会计档案的保管和利用提供方便。

会计档案的分类方法中最普遍的一种方法是会计年度—形式分类法。

首先，将会计档案分开会计年度，再把一个会计年度的档案按报表、帐簿、凭证等形式分为几类，然后在几类内按不同的保管期限分别组卷。

（二）会计档案的立卷方法1、会计凭证的立卷方法：会计凭证一般按月立卷。

会计人员根据凭证登记帐簿后，应将各种记帐凭证按时间和原始凭证号顺序组卷，每本为一卷。

凭证卷装订前要剔除金属物，编写页号，所附原始凭证可以不编号，但应折叠整齐，要填写好凭证封面和脊背（注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证种类、起止号码），并在封面与脊背的接封处，加盖财务专用章和装订人的印章。

2、会计帐簿的立卷方法：会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。

帐簿一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照帐簿的种类进行，一本帐簿为一卷。

订帐簿应保持原来面目，活页帐簿应撤出空白帐页，编写页号装订成册。

每本帐簿均要加贴封面。

3、会计报表的立卷：会计报表是按年度立卷。

立卷时要区分不同的保管期限，年度报表与季度、月份报表分别组卷。

本单位的报表与下属单位的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷。

每卷均需编有页号和加装封面。

需要注意的事，在装订时，除会计凭证可不加卷内目录和备考表外，其它卷册均应填写卷内目录和备考表。

各类案卷一般都应拟定标题，标题和基本结构应包括作者、时间和会计档案材料名称三部分。

安徽省会计档案整理要求及案卷格式一、基本概念（一）会计档案国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

（二）会计资料归档单位会计管理机构按照规定要求和标准规范，将有关会计资料通过整理立卷的工作过程。

（三）会计资料类别及范围应归档的会计资料分为以下四类：1、会计凭证,包括原始凭证、记账凭证；2、会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；3、财务会计报告（财务报表和相关信息）,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；企业财务报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益（或股东权益）变动表以及附注。

行政事业单位的财务会计报告至少应当包括资产负债表、收入费用表、现金流量表、附注以及决算报告。

4、其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册（格式见附件3）、会计档案保管清册（格式见附件4）、会计档案销毁清册（格式见附件5）、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料（如：现金盘点表、支票盘点表、固定资产盘点表、财务印章保管登记表等）。

（四）应纳入文书档案管理的财务工作文件材料1、财务管理制度、规定、办法、总结；2、财务管理工作计划、报告、通知；3、固定资产新增、报废、调拨文件材料；4、生产财务和成本核算文件材料；5、资金管理、价格管理、会计管理文件材料；6、企业税务登记、交纳、减免、返还等工作文件材料；7、企业经营盈亏情况报告、报表（含重要的、一般的）；8、企业财务预、决算报告；9、审计工作制度、总结；10、审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、结论、调查与证明等文件材料；11、审计工作方案、计划、报告、纪要；12、机关财务预算、年度和年度以上财务计划。

五、会计档案整理1、分类会计档案大类代字为kj，分四个属类：kj1：会计报表(永久或长期)；kj2：会计帐簿(25年)；kj3：会计凭证(15年)；kj4：其他(永久或长期)。

2、组卷报表、其他类：一年或一套报表组一卷；帐簿、凭证类：一册或一本为一卷。

3、排列按时间顺序排列。

4、编页号凭证类不需编页码；报表、帐簿、其他类的编号方法与文书档案相同，如果原已有页码不用再编。

5、装订帐簿、凭证类一般保留原装订；报表、其他类如已有封面则保留，无封面时，可以白纸加封面，并拟定案卷标题。

案卷标题格式为：单位名称＋时间＋会计材料名称6、盖档号章、填档号全宗号类别年度案卷号*** kj3.1 2009 1类别号＝大类代字+属类代号+帐套代号；案卷号：同类同年度案卷排列流水号。

7、电脑著录利用电子档案馆系统进行著录。

各著录项目应规范统一，一般要求按“一卷一条”的方式著录，由于会计凭证数量较多，著录时可按“一月一条”的方式著录。

“标题”应按照“单位+时间+会计材料名称”的模式著录。

8、编制目录会计帐簿、凭证类只需打印《会计档案目录》，会计报表和其他类需要另外打印《卷内文件目录》。

9、装盒上架装盒：报表、帐簿、其他类装会计档案盒；凭证类装会计凭证盒。

上架排列：一般先分属类，再按年度和案卷号顺序进行排架附表1：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009 案卷号案卷标题起止时间保管期限卷内张数备考001 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第1册2009.01.01～1015年002 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第2册2009.01.11～2015年003 ＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证第3册2009.01.21～3115年004 ＊＊镇＊＊中学2009年2月会计凭证第1册2009.02.01～1315年………………………附表2：会计档案目录全宗号：×××类别：kj3.1 年度：2009案卷号案卷标题起止时间保管期限卷内张数备考001 / 004＊＊镇＊＊中学2009年1月会计凭证2009.01.01/2009.01.3115年4册005 / 007＊＊镇＊＊中学2009年2月会计凭证2009.02.01/2009.02.2815年3册008 / 012＊＊镇＊＊中学2009年3月会计凭证2009.03.01/2009.03.3115年5册013 / 014＊＊镇＊＊中学2009年4月会计凭证2009.04.01/2009.04.3015年2册………………………六、科技（基建）档案整理基建档案是各单位在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。

如何规范整理会计档案会计档案整理就是按照一定的方法和程序，对属于归档范围的会计核算材料进行科学分类、立卷、排列、编目等，使之有序化的过程。

会计档案整理是会计工作的一项基本内容，由会计部门负责整理立卷，档案部门负有监督、指导职能。

过去，会计档案没有全国统一的案卷格式，我们在工作中也发现会计档案整理中存在分类混乱、立卷不规范、项目填写不全等问题。

为进一步规范会计档案整理，现结合2008年国家档案局颁布的《会计档案案卷格式》的要求，谈谈如何规范会计档案整理，具体来说分为以下几个步骤：一、分类通常情况下一个全宗中会计档案为一级类目，不同单位的会计部门有不同的分类方法，一般常用的为以下两种：（一）年度——形式（名称）——保管期限分类法。

即把一个单位形成的会计档案首先按年度分开，再把一个年度的会计档案按财务报告、账簿、凭证、其他材料四种形式分为四大类，在四大类内按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列。

这种分类方法简便易行，分类与保管统一，便于查找和利用，适用于单位预算会计、企业会计，是应用广泛的一种分类方法。

（二）形式（名称）——年度——保管期限分类法。

即把全部会计档案分成财务报告、账簿、凭证、其他材料四大类，在四大类内按年度排列，每一年度内按保管期限长短依次排列。

这种分类方法实现了同一形式会计档案的集中排列，方便查找利用，适用于形成会计档案数量不多的基层小型单位，如行政村。

二、立卷采用电算化会计核算的单位，应当打印出纸质会计档案进行整理和保管。

（一）会计凭证的立卷。

会计凭证是按照时间顺序逐日产生、按月结算的，因此，会计凭证一般按年、月顺序立卷整理。

在月度结算后，先将各种记帐凭证同所附原始凭证按凭证编号和时间顺序排列，所附各种原始凭证（收据、发票等）要折叠整齐并避开装订线粘贴成记帐凭证规格，再根据一个月的凭证量的多少确定装订成一卷或数卷；如单位形成的凭证数量较多，可以把收款凭证、付款凭证、转帐凭证分别装订。

会计档案格式（征求意见稿）1 范围本标准规定了会计档案卷盒及其有关表格的项目设置、规格、质量要求。

本标准适用于各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

GB/T 9705-88 文书档案案卷格式财会字[1998]32号《会计档案管理办法》3会计凭证封面格式3.1会计凭证封面外形尺寸封面尺寸规格采用245mm×130mm（长×宽）或245mm×150mm（长×宽）。

封底尺寸同封面尺寸。

3.2 会计凭证封面项目封面项目包括单位名称、会计凭证名称、时间、册数、册次、记帐凭证起止号、记帐凭证数、附件数、会计凭证总数、会计主管、装订人、装订时间、备注。

各项目具体位置、尺寸[见附录A 图A1（a）、图A1（b）]。

3.3 封面项目的填写方法3.3.1 单位名称：填写形成会计档案的单位名称，必须用全称或通用简称。

如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国卫生部”简称为“卫生部”；“云南省人民政府财政厅”简称为“云南省财政厅”。

不得简称“本部”、“本委”、“本省财政厅”等。

3.3.2 会计凭证名称：填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”、“付款会计凭证”、“转帐会计凭证”或“基建会计凭证”、“工会会计凭证”、“预算外会计凭证”等。

3.3.3 时间：填写本册会计凭证的起止年月日。

3.3.4 册数：填写会计凭证的册数。

3.3.5 册次：填写本册会计凭证的序号。

3.3.6 记帐凭证起止号：填写本册记帐凭证起号和止号。

3.3.7 记帐凭证数：填写记帐凭证的张数。

3.3.8 附件数：填写本册会计凭证的附件张数。