Outlook基本功能操作说明

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. . . Outlook基本功能操作

目 录

一、收发 ....................................................................... 2

1、发送 ...................................................................... 2

2、接收 ...................................................................... 3

a)阅读 ................................................................... 4

b)答复发件人 ............................................................. 4

c)转发 ................................................................... 4

d)删除 ................................................................... 4

二、的分类管理及规则应用 ......................................................... 4

1、按收发件人、日期、标志等对进行排序 ........................................ 4

2、查找 ...................................................................... 4

3、创建规则 .................................................................. 5

4、设立外出时的助理程序 ...................................................... 5

5、其他 ...................................................................... 6

三、设置会议..................................................................... 6

四、创建便笺..................................................................... 7

1、新建便笺 .................................................................. 7

2、查看便笺 .................................................................. 7

3、转发便笺 .................................................................. 7

五、创建日记..................................................................... 7

1、自动创建日记 .............................................................. 7

2、手动创建日记 .............................................................. 8

六、任务管理..................................................................... 8

1、创建任务 .................................................................. 8

2、为他人分配任务 ............................................................ 8

3、处理任务 .................................................................. 8

七、关于发送传真 ................................................................. 9

八、管理联系人................................................................... 9

九、在公司外收发 ................................................................ 10

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. . . Outlook基本功能操作说明

前言：

Outlook是微软公司出品的套装软件的组件之一，它对Outlook Express的功能进行了扩充。Outlook的功能很多，可以用它来收发电子、安排日程、管理联系人信息、任务管理、日记跟踪和使用便笺组织信息等功能，可以这么说Outlook是一个个人信息管理器（PIM）。公司目前大多数信息传输将使用Outlook，因此能否很好地处理信息将取决于您对Outlook的使用。

下面我们将一一介绍Outlook的几大主要功能，便于您能快速掌握（以下以Outlook 2003为例）。

一、 收发

1、发送

单击左上角“新建（N）”按钮旁边的向下箭头键，单击“”选项，会弹出编辑对话框，所图1所示。

图1

在相应栏目中输入主题及容。

图2 .

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. . . 如果是发送给集团公司部人员，点击一下“收件人”，将弹出选择对话框，从左边分别选择接收人的名字，点根据不同情况，点击“收件人”或“抄送人”或“秘密抄送”，后点击“确定”，返回图2界面，如果还想插入附件，点击菜单上的“插入”→“文件”，选择需要插入的文件后返回图2界面，再点击“发送（S）”按钮即完成的发送。

图3

如果是发送给集团公司外部人员，直接在收件人及抄送人中输入对方的地址，如输入rosetechinaren.，然后点击发送按钮即可完成的发送了。

（秘密抄送：指所有收件人看不到其他秘密收件人的。这常用于发相同的给不同的客户，经如年终你可能将一贺卡发给不同的客户，而又不希望客户泄露，通常采用这种方法。）

2、接收

收到的一般保存在Inbox文件夹里，只需打开Inbox文件夹就可以看到。有未读Inbox和未读文件夹会以粗体字显示，并标有未读的数量。

图4 .

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. . . a)阅读

双击需要阅读的，就可以打开，阅读其容。

点击相应的会在阅读窗格中也会显示容。

b)答复发件人

如果想回复发件人，如图中选中某一主题，然后点击工具栏上的“答复发件人”，如果想答复所有人，点击“答复所有人”然后输入回复容，再点击发送即可。

c)转发

如果想将某一转发给其他人，在如图中选中某一主题，点击工具栏上的“转发”，然后输入相应容，再点击“发送”即可。

d)删除

在如图中选中某一主题，点击左上角的“”删除图标，即将转移到Deleted Items文件夹中。

删除在Deleted Items文件夹中的将彻底删除。

二、的分类管理及规则应用

大家在使用过程中，可能会将进行分类，比如说将某人发的或某部门的放在一起，或者对进行标记，或按收发件人、日期、主题等等进行排序，查找、外出时的自动答复等功能以方便组织和管理。下面将一一介绍其功能。

1、按收发件人、日期、标志等对进行排序

如图所示右击“排序字段”，在下拉菜单中选择相应的排序字段，即可对进行排序操作。

图5

2、查找

如图所示点击工具栏“查找”按钮，会弹出“查找工具条”，在“查找”中输入特征字段和相应的围，点击“立即查找”按钮即可。

图6 .

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. . . 3、创建规则

为了便于管理我需要将某人发来的放在一个特定的文件夹中，便于我来跟踪和管理，这就需要使用创建规则。以下以创建管理信息部文件夹为例，介绍如何创建规则。

a)单击菜单“工具”→“规则和通知”；

b)在规则和通知对话框中单击“新建规则（N）”；

图7

c)在规则向导对话框中选择“将某人发来的移至文件夹”选项，将“发件人为个人或通讯组列表改为*mtcn it department”，将“将它移动到指定文件夹中”更改为MIS，单击完成。即完成规则的创建。

图8

今后所有发件人是IT部门组的将全部移到MIS文件夹下。

4、设立外出时的助理程序

如果你即将要出差或休假，请不要忘了设立外出时的助理程序。这样在外出期间，每收到一封，服务器会自动回复发件人，通知对方你已外出，暂时无法处理。操作：点击菜单上的“工具”“外出.

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. . . 时的助理程序”，弹出如下对话框。在“以下文字仅自动答复每一发件人一次”的容中输入你要回复的容，点击“我目前外出”就可以自动回复了。回公司上班后，点击一下“我目前在办公室”即可。