加强电子档案的管理与利用

一、总则

为加强档案馆电子档案管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理规范》等法律法规，结合档案馆实际，制定本制度。

二、电子档案的定义与范围

1. 电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的具有保存价值的文件、资料、图表等。

2. 电子档案管理范围包括电子文件的收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等。

三、电子档案管理制度

1. 电子档案的收集

（1）档案馆应建立健全电子档案收集制度，明确收集范围、方式、责任主体等。

（2）电子档案的收集应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。

（3）档案馆应与各业务部门、单位建立电子档案收集渠道，确保电子档案的及时收集。

2. 电子档案的整理

（1）档案馆应建立健全电子档案整理制度，明确整理范围、方法、标准等。

（2）电子档案整理应遵循规范化、系统化、标准化原则。

（3）档案馆应按照电子档案的类别、形式、内容等进行分类整理，确保档案的有序性。

3. 电子档案的归档

（1）档案馆应建立健全电子档案归档制度，明确归档范围、程序、时间等。

（2）电子档案归档应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。

（3）档案馆应按照电子档案的类别、形式、内容等进行归档，确保档案的完整性和安全性。

4. 电子档案的保管 （1）档案馆应建立健全电子档案保管制度，明确保管范围、方法、标准等。

（2）电子档案保管应遵循安全性、可靠性、长期性原则。

（3）档案馆应采用先进的技术手段，确保电子档案的物理安全和数据安全。

5. 电子档案的利用

（1）档案馆应建立健全电子档案利用制度，明确利用范围、程序、条件等。

（2）电子档案利用应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。

（3）档案馆应提供便捷的电子档案查询、检索、复制等服务。

6. 电子档案的鉴定与销毁

（1）档案馆应建立健全电子档案鉴定制度，明确鉴定范围、方法、标准等。

（2）电子档案鉴定应遵循真实性、完整性、可追溯性原则。

浅谈电子档案的管理和利用

概要：为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

二、加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。 2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量

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1/【摘要】随着电子档案的普及和发展，档案管理数字化已经成为档案管理发展的必然趋势。然而电子档案的管理现状不容乐观，文章对其发展现状及影响因素做了简要的分析，并对如何提高电子档案的利用率以及提高人们对其重视程度提出了几点看法。【关键词】电子档案；现状；影响因素；利用随着办公自动化系统的普及，以及电子存储技术的发展，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，电子文件归档与电子档案管理也已经成为档案工作的重要内容。如何确保电子文件的真实、完整、有效与安全，则成为档案管理部门的一项重要工作，也是衡量和评价综合档案室工作水平的高低与服务质量的一项重要指标。各级档案管理部门如何提高电子档案的利用效果，使档案用户产生效益，从而扩大电子档案的影响，在一定程度上也是对电子档案管理工作的最好的宣传，可以增强人们有效利用电子档案的意识，从而推动档案管理数字化的发展。因此，从一定意义上讲，如何提高电子档案利用效果关系着电子档案工作的健康发展。基于这种认识，笔者愿就如何进一步提高电子档案的管理与利用谈一点想法。一、电子档案工作现状从档案工作的发展历史来看，纸质档案的存档数量是巨大的，所占历史时期也是最长的，保护技术相对成熟。但是，随着社会的进步与发展，电子档案信息量几何级数的增长，对电子档案的归档管理、保存技术以及有效利用方面就尤为显示出不足。便不能发挥出电子档案信息储存的高密度性、多种信息媒体集成性所带来的档案利用便利，再加之电子档案信息极易更改、易复制、数据易丢失、存储介质材料易破坏、保存时间短、对计算机软硬件环境依赖性强等特点，使档案管理人员仍然依赖纸质档案归档，虽然费工费时，但是纸质的相对稳定，可长久保存，使档案的内容也更加真实可靠。当然，档案主管部门也认识到，电子档案的优势是传统纸质档案不可取代的。随着档案数量的激增，存储空间的开始显得相对不足，档案库房的日常维护管理投入的精力越来越大，因保存不善需要修复的档案越来越多。这些问题的最好的解决办法就是对已归档档案数字化，从而从根本上突破困扰档案管理的瓶颈。虽然我国档案工作已经走过了半个多世纪的发展历程，然而电子档案发展迅速的同时，也伴随着一些问题的产生，具体表现如下：（一）归档范围不清晰现在归档的电子档案大多分为三类：分别是由办公自动化系统生成的电子文件、已经完成数字化处理的已归档文件和影音图像视频资料。对于这三类电子档案，对已归档文件的数字化处理无需鉴定文件的归档价值，文件数字化处理后，可按相同保管期限作为同卷的拷贝备份。目前，归档范围不清晰的是由办公自动化系统生成的电子文件，这一类文件数量巨大，一些不具有长期保管价值的文件，未作鉴定，统一按长期保存，占据了大量存储空间。最后一类是影音图像视频资料，由于图像和视频采集设备的普及，文件数量“井喷”式的增长，又未有明确的归档要求，致使大量不具保存价值的资料长期未被清理，而不少需要保存的资料又未能在第一时间归档，这样的现象亟待解决。（二）利用效果不明显主要表现为：属于室藏档案范围但又查不到有关电子档案，缺藏现象严重；有些档案工作人员对电子档案管理要求不熟悉，对立档单位的历史沿革、机构变更情况也不够熟悉；电子档案的利用被限制，无法按用户需求提供全部档案等等。（三）电子档案管理技术手段更新速度慢由于种种原因，目前电子档案管理工作还存在着许多缺陷。在各级各类档案业务部门，不同程度地存在着归档文件不全，缺乏系统性（例如，同一事件的不同类型档案之间缺乏关联）。并且存在服务设施不完善、阅览条件差等一系列问题，无论是硬件设备的配备，还是软件开发、数据库建设，还远不能满足档案利用者的现实要求。利用者自己查询仍然比较困难，这样必然会影响电子档案的利用率和效果。二、影响电子档案利用效果的原因影响电子档案利用效果的因素很多，在这里笔者着重对影响档案利用效果的主客观原因做一些简单的分析。（一）客观原因1.部分电子档案具有一定密级，开放程度低。目前还没有档案文件降密、解密的明确标准，档案开放问题也没有具体规定和实施细则，在实际工作中比较难操作，客观上限制了电子档案利用的广度和深度，不同程度地影响电子档案利用的效果。2.室藏档案在立档单位和业务部门归档、整理阶段没有收集齐全，各业务部门的档案最早也要等三年后才能移交到保密档案室，档案不齐全的问题一旦发现已很难补救，尤其是照片、视频档案，近年来多数是数码相机、数码摄像机拍摄，收集不及时就可能造成遗漏，而且在以后的编辑整理中很难把活动内容、时间、地点、人物和作者等情况考证清楚。从而造成室藏档案无法完全满足档案用户利用需求。（二）主观原因1.档案管理人员思想观念保守、陈旧。档案利用服务中，档案管理人员还办公室业务·officeopertions115办公室业务2013·

一、背景

随着信息技术的飞速发展，电子档案已成为档案管理的重要组成部分。为了适应时代发展需求，提高档案管理的效率和质量，降低管理成本，我们特制定本档案管理电子化工作计划。

二、指导思想

以科学发展观为指导，坚持创新、务实、高效的原则，推进档案管理电子化，实现档案资源整合、共享和高效利用。

三、工作目标

1. 实现档案管理工作的电子化、网络化、智能化。

2. 提高档案管理效率，降低管理成本。

3. 保障档案信息安全，提高档案利用效果。

4. 建立健全档案管理制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。

四、工作内容

1. 建设档案管理信息系统

（1）对现有档案资源进行数字化处理，包括纸质档案、录音、录像、照片等。

（2）开发档案管理信息系统，实现档案的录入、存储、检索、统计、归档、借阅等功能。

（3）确保档案信息系统的稳定运行，定期进行系统维护和升级。

2. 档案资源整合与共享

（1）建立档案资源库，实现档案资源的集中管理和共享。

（2）与相关部门建立档案资源共享机制，实现跨部门、跨地区档案资源的互通有无。

（3）加强档案资源利用，提高档案利用率。

3. 档案信息安全保障

（1）建立健全档案信息安全管理制度，明确档案信息安全责任。 （2）采用加密技术、访问控制技术等手段，确保档案信息在存储、传输、处理过程中的安全。

（3）定期对档案信息系统进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。

4. 档案管理队伍建设

（1）加强档案管理人员的业务培训，提高其信息化管理能力。

（2）引进和培养一批具有档案管理、信息技术等方面专业人才。

（3）建立健全档案管理队伍激励机制，提高档案管理人员的积极性和创造性。

五、实施步骤

1. 制定档案管理电子化工作方案，明确工作目标、内容、步骤和保障措施。

2. 对现有档案资源进行数字化处理，建设档案管理信息系统。

3. 开展档案资源整合与共享工作，建立档案资源库。

4. 加强档案信息安全保障，确保档案信息在存储、传输、处理过程中的安全。