记录与档案管理制度

文件、档案、记录管理制度

1.目的

确保我局与管理体系运行有关的各岗位员工活动所依据的文件均为有效版本，防止使用作废的文件,对文件要求的相关记录进行控制，保证管理体系运行的有效性和可追溯性。

2.适用范围

适用于我局所有与管理体系运行有关的文件和资料的控制。

3.主要职责

3.1质量管理部负责组织管理体系文件的编制、修订、发放和回收等工作，负责法律

法规、技术标准的备案管理。

3.2各部门、单位及项目部负责职责范围内文件的编制、修订、发放、回收、保管工作，对形成的记录进行控制。

3.3办公室负责公文的管理和科技档案的保管。

4.工作内容及要求

4.1文件的分类

文件分为管理文件、法律法规、技术标准、工程文件和公文。

4.1.1管理文件

管理文件包括：

a)管理手册

b)管理目标

c)管理制度

d)支持性文件

e)管理过程中所形成的记录

4.1.2法律法规：适用的法律及地方法规及相关行政规章。

4.1.3技术标准：适用于施工生产及各项管理的标准及规范。 4.1.4工程文件：项目在投标及施工过程中产生的文件、记录和相关部门发来的有关工程的文件。

4.1.5公文：单位在对内实施管理和对外交往过程中，形成的具有管理效力或请示商洽工作性的规范体式文书。见《河北省水利工程局公文处理实施办法》。

4.2文件的编制、评审、批准

4.2.1《管理手册》由质量管理部编写，管理者代表审核，局长批准；管理制度由各主管职能部门编写，质量管理部组织审核，管理者代表批准，质量管理部进行发放。

4.2.2法律法规及技术标准：局质量管理部和总工办分别负责建立全局的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》，各部门、单位、项目部需要从中识别出符合自身工作需求的法律法规和技术标准，并综合其他途径获取的相关规定和标准来建立本部门、单位、项目部的《法律法规清单》和《技术标准有效版本目录清单》。

4.2.3工程文件：项目部要做好文件的编制、审批、发放、落实。需要归档的在工程结束后按照工程档案管理要求随竣工资料入档管理。未入档的有价值的文件、记录资料应由项目所辖单位自行保管至其没有使用价值为止。

记录保管及档案管理制度

1. 背景

随着公司业务的发展，为了保证公司信息的安全性和便利性，建立一套完备的记录保管及档案管理制度是非常重要的。

2. 目的

本制度的目的是确保公司的记录得到妥善保管和管理，以便随时提供需要的信息，同时保护公司的机密信息免受未经授权的访问。

3. 适用范围

本制度适用于公司内部所有涉及记录与档案的部门和人员。

4. 记录保管要求

4.1 所有公司记录应当按照一定的分类和整理标准进行归档，以便查阅和管理。

4.2 纸质文件应当存放在保险柜或指定的保管室内，确保安全性和防火性。

4.3 电子文件应当存放在安全的网络存储系统中，并进行定期备份和加密。

4.4 所有记录应当注明制作日期、负责人和重要性级别，并定期更新。

5. 档案管理要求

5.1 档案应当按照一定的分类和编号规则进行管理，以便查找和检索。

5.2 档案室应当设有专门的管理人员，负责整理、归档、借阅和归还等工作。

5.3 档案借阅需要经过相应的审批流程，并在借阅登记表中记录借阅人、借阅日期和归还日期。

5.4 档案应当进行定期检查和维护，确保档案的完整性和可读性。

6. 保密措施

6.1 对于涉及公司机密信息的记录和档案，应当采取相应的保密措施，如限制访问权限、加密存储等。

6.2 对于已经归档的档案，应当进行定期的安全检查，确保保密措施的有效性。

7. 监督和责任

7.1 相关部门和人员应当定期进行监督和检查，确保记录保管和档案管理制度的执行。

7.2 发现问题或违规行为应立即报告，并采取相应的纠正措施。

8. 员工培训

8.1 公司应当定期组织员工培训，使其了解并掌握记录保管和档案管理制度。

8.2 新员工应在入职培训中接受相关制度的介绍和培训。

9. 法律依据

本制度应遵守国家相关法律法规和政府部门的相关规定。

10. 生效和修订

10.1 本制度自发布之日起生效。

10.2 如本制度有任何修改，应由相关部门进行修订并重新发布。

档案管理制度

一、总则

1、为了加强医院档案工作,提高档案科学管理水平，充分发挥档案在医院发展中的作用,根据国家相关规定，结合我院实际情况，特制定本办法。

2、医院档案是指在医院工作中从事医疗、教学、 科研、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。

3、医院档案是是发展医药卫生事业的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须遵循统一领导、分级管理的原则，确保医院档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。

4、医院档案管理，由行政办公室负责。各职能部门要把档案工作纳入本科室工作计划，配备兼职人员，形成医院档案管理网络，保证本院档案工作的顺利开展。

二、档案管理

1、医院档案分类：

（1）行政管理：相关法律法规、上级管理部门文件、医院发出文件、医院管理制度（行政、人事等）、考核资料等。

（2）财务管理：财务管理制度、规范、财务账本、合同等。

（3）医药护管理：医药护质量管理制度、规范、流程、标准、指南等以及医疗文件等。

（4）后勤管理：后勤管理制度、规范、标准、流程、各种台账、合同等。

（5）医保管理：医保管理制度、规范、流程、标准、合同等。

（6）采购管理：采购管理制度、流程、规范、计划、合同等。

（7）档案包括纸质文件、照片、录音、录像、光盘、实物等材料。

2、管理职责： （1）医院档案管理由行政副院长分管。

（2）各科室负责人负责本科室档案工作的督导，兼职档案管理人员负责本科室档案资料的收集、保管、整理、立卷、归档和移交工作。

（3）各部门、科室负责人负责本部门档案管理制度建设、落实和监督。

（4）确保各项重要的医疗、教学、科研、药品、行政、后勤、医保、采购管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。

（5）档案保存应做到防盗、防火、防潮、防污染、防虫、防鼠等要求，以保证档案安全，延长档案寿命。

（6）履行借阅审批手续，不得任意拆卷、涂改和损毁档案或转让他人。

文件记录和文件管理系统

一、 为规范公司档案管理，提高公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。二、 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、 公司的经营管理档案管理由财务部门负责记录整理;公司生产技术档案由公司技术部负责记录整理;安全、环保由安环部负责记录整理；总经理办公室档案室档案由办公室主任记录整理。

四、 档案管理员的职责：确保公司和各部门的原始数据和文件完整、安全保密和使用方便。

五、 数据收集和排序

1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、次年10月、1月和每年2月为公司档案归档期。

2. 在档案资料归档期，档案人员分别向主管部门收集应归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3. 凡应该及时归档的资料，档案管理员负责及时归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。所有高于保密级别的文件必须放在原始档案室。

5. 根据该公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、 数据的分类和归档

1. 公司档案分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2. 公司档案资料的归档每年一次，平时备案的不在规定范围内。

七、 档案借阅 1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任可以直接通过档案管理员办理借阅手续，借阅未分类档案。

2. 因工作需要，当公司其他人员需要借用非保密文件时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出，可以委托副总经理或者总经理办公室主任批准，具体按委托书的内容执行。