文件与档案管理制度

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成都蜀渝万江塑胶材料有限公司

文件档案管理制度

发布日期： 实施日期：

成都蜀渝万江塑胶材料有限公司

×××号

关于发布文件档案管理制度的

通知

公司各部门、所属各单位：

为了进一步规范和加强公司文件档案的管理工作，提升安全生产文件档案管理工作水平，确保安全生产形势持续稳定，结合公司文件档案管理实际情况，特建立文件档案管理制度，详细内容见后。

各部门、单位应当依照制度规定的程序和要求进行文件和档案的管理。

特此通知。

××××年××月××日

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文件档案管理制度

1 目的

为了规范成都蜀渝万江塑胶材料有限公司安全生产文件档案的管理，认真执行各项规章制度，确保安全生产文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

2 适用范围

本制度适用于成都蜀渝万江塑胶材料有限公司与安全生产有关的文件档案的管理。

3 编制依据和术语

3.1编制依据

（1）《企业安全生产标准化基本规范》

（2）《中华人民共和国安全生产法》

3.2术语

本制度不涉及相关术语。

4 职责

（1）档案管理部门负责公司安全档案的统一管理。借阅档案，需办理借阅手续，接触的档案注意保密，归还档案时当面查清楚。

（2）其他各部门负责本部门安全档案的收集、归档、移交、保管等管理工作。

5 详细规定

5.1归档档案范围

(1) 安全管理制度档案 成都蜀渝万江塑胶材料有限公司

1) 安全生产责任制

2) 安全操作规程

3) 各项安全生产管理制度

4) 企业下发的安全生产文件

5) 上级文件

(2) 事故档案

1) 事故报告书、登记表、事故调查报告书及批复文件

2) 现场调查记录、示意图、照片等

3) 技术鉴定报告、伤亡人员诊断书、物证和人证材料

公司人事档案及技术档案管理制度

总则： 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。

一. 文件的收集

公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：

1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）

2．上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）

3．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）

4．会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）

5．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）

6. 公司的请示与上级批复文件（主要收集部门： 行政部）

7．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）

8．公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）

9．公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

10．公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）

11．公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）

12．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）

13．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）

文件和档案管理制度

1 目的

为加强公司文件和档案的管理，制定本制度。

2 适用范围

本制度适用于安全生产管理和安全标准化有关的各类文件。

3 职责

3.1 行政部

3.1.1 负责本程序的编制、更改和组织实施，程序文件等管理体系文件和安全标准化相关文件的编制、审批、更改，确保文件的充分性和适宜性。

3.1.2 负责各类文件的发放，确保各部门所得到和使用相应文件的有效性。

3.1.3 负责体系文件的处置和归档，外来文件的管理。

4 工作程序

4.1 文件的编写、审核、批准及发放

公司规章制度和操作规程等文件的编写和更改、审核、批准及发放按下列规定执行：

序号 文件类别 编写、更改 审 核 批 准 发 放

1 管理手册 行政部及有关部门 部门主要负责人 总经理 行政部

2 程序文件 行政部及有关部门 部门主要负责人 总经理 行政部

3 作业文件 行政部及有关部门 部门主要负责人 总经理 行政部

4 外来文件 按原编号管理 行政部负责人 管理者代表 行政部

4.2 文件发放

4.2.1 行政部进行文件发放，发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适文件编号 起草部门 审核人 审批人 执行日期

CD-00 XX XXX

用的有效版本，并填写文件发放记录，由文件领用人签字确认。

4.2.2 若文件使用人因文件破损，严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号。行政部负责将破损文件销毁。

4.2.3 若文件使用人将文件丢失，须经部门负责人批准后，到行政部办理申请领用手续。补发文件应给予新的发放号，原发放号作废，由文件管理人员在文件发放记录上注明。

4.2.4 外来文件由行政部根据需要发放至各相关部门，并填写文件发放记录。

4.3 文件的评审与修订

4.3.1 文件的评审

4.3.1.1 评审的频次：正常情况下，每年组织评审一次；当出现以下情况时，可随时组织评审。

一、总则

为了规范公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整、准确、及时和安全，提高工作效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门、各岗位的文件记录及档案管理工作。

三、职责分工

1. 文件记录员：负责文件的收发、登记、归档、保管和销毁等工作。

2. 档案管理员：负责档案的整理、分类、保管、查询、借阅和销毁等工作。

3. 部门负责人：负责本部门文件记录及档案管理工作的监督和指导。

四、文件记录管理

1. 文件分类：文件分为内部文件、外部文件、收文、发文、会议记录、合同、档案等类别。

2. 文件登记：文件收发时应进行登记，包括文件名称、收发日期、收发单位、文件编号、密级、责任人等信息。

3. 文件归档：文件应按照分类、密级、年份等进行归档，确保文件有序存放。

4. 文件保管：文件应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。

5. 文件查询：任何人需要查询文件时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。

五、档案管理

1. 档案分类：档案分为人事档案、财务档案、合同档案、项目档案、设备档案、技术档案等类别。

2. 档案整理：档案应按照分类、密级、年份等进行整理，确保档案有序存放。

3. 档案保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。

4. 档案查询：任何人需要查询档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。 5. 档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，借阅人需在规定时间内归还档案。

六、销毁管理

1. 文件销毁：文件应按照规定程序进行销毁，销毁前应进行审核，确保无保留价值。

2. 档案销毁：档案销毁应按照规定程序进行，销毁前应进行审核，确保无保留价值。

3. 销毁记录：销毁文件和档案时应进行记录，包括销毁日期、销毁原因、销毁人等信息。

七、监督检查

1. 部门负责人应定期对本部门的文件记录及档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2. 档案管理员应定期对档案库房进行检查，确保档案安全。