体系文件发放范围清单模板

引言概述:正文内容:一、明确文件发放的目的和范围1. 确定文件发放的目的：为何需要进行文件发放记录？主要目的是确保质量管理体系中的相关文件能够及时、准确地传递给相关人员，使其了解和遵守体系文件要求，从而提高组织的整体质量管理水平。

2. 确定文件发放的范围：需要明确需要进行文件发放记录的具体文件类型和责任部门。

一般来说，包括质量手册、程序文件、工作指导书等。

同时，需要明确相关部门或个人的责任，确保文件的发放和接收能够得到有效的控制和监督。

二、确定发放记录的内容和格式1. 发放记录的内容：发放记录应包括文件名称、版本号、发放日期、发放人员、接收人员等基本信息。

此外，还应包括文件的用途和接收人员的承诺，以确保文件的正确使用和遵守。

2. 发放记录的格式：一般采用表格形式进行记录，可以根据实际情况设计相应的表格模板。

表格中应包含所有必要的记录项，并且便于查阅和管理。

同时，为了方便统计和分析，可以在表格中添加统计信息，如文件的发放情况统计、部门的发放率等。

三、制定文件发放的流程和控制措施1. 制定文件发放的流程: 首先，需要明确文件发放的流程，包括发放人员的选择和交付方式等。

其次，需要设定发放前的准备工作，包括文件的检查和核对，并确保文件的有效性和可靠性。

最后，需要规定发放后的监控和反馈机制，及时了解发放情况，以及接收人员的使用反馈和建议。

2. 设定文件发放的控制措施: 为了确保文件发放的准确性和可控性，需要设定一些控制措施。

具体措施包括制定标准的发放程序，设立相应的授权和审批制度，以及制定合理的文件保管和存档措施，确保文件的安全和完整。

四、建立文件发放的监控和评估机制1. 文件发放的监控机制: 需要建立一套有效的监控机制，确保文件发放的及时性和准确性。

可以通过定期的检查和抽查，了解文件发放的情况，并对发现的问题进行及时的整改和改进。

2. 文件发放的评估机制: 可以根据实际情况建立适当的评估机制，对文件的发放情况进行评估和分析。

****有限责任公司
文件发放/回收记录表
XA-QR002.a 特别说明：1. 本厂的ISO质量管理体系文件现阶段发放状况结合目前的实际生产经营运作，按照编制部门予以对应发行，即谁编制谁签收。

2. 涉及引用文件内容需参考时，可向文控中心借阅，但应做好相应记录。

3. 所有受控文件共发行三套，日后遇工厂发展或部门增加，则按《文件控制程序》相关归定予以补发。

制表：审批：
****有限责任公司
受控文件清单（外来文件）
■CCC认证□UL认证□CE认证□CB认证□其他认证
SK-QR060.a
备注：上述资料、记录和证书到期后，仍需保存一年以上制表：。

受控文件发放形式及范围规定
1.公司受控文件的原稿由文控员统一保存管理，受控文件的发放形式包括硬拷贝、PDF文档、网络公共盘共享。

使用部门在作业现场放置
各部门有需求时查阅
网络公共
盘共享
3. 产品图纸发放时，向物流采购发放零件图，不发总成图，并应发放2份，其中一份由物流采购保存，另一份转发供应商；3D数模向物流采购发放1份，转发给供应商。

4.文件编制部门需要修改文件时，应填写修改履历。

编制部门将修改后的文件提交给文控员，由文控员统一发放并回收旧版文件，以PDF文档格式发放的文件修改发放后使用部门自行删除旧版文件。

5.通过网络公共盘共享的受控文件，只有有红色“受控”章的打印稿或在公共盘指定位置打开的文件是有效版本，其他为无效版本。

指定的共享公共盘位置为：
\\×××××\×××××包含该文件夹及其下级文件中的文件。