客房预订工作程序与标准

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11 工作程序与标准

一、预订部

（一）电话预订 第二部分 工作程序与标准

一、预订部

（一）电话预订 编号：FO-B-001

程序流程图：

接电话 →问候客人 →询问预订代理人 →聆听客人预订书机要求

↓

询问特殊要求 ← 询问客人抵达情况← 询问付款方式← 推销房间

↓

复述预订内容→ 完成预订

主管岗位：预订部

程 序 标 准

1、接电话 铃响三声以内。

2、问候客人 ①问候语：早上好，下午好，晚上好；

②报部门：预订部。

3、询问预订代理人的姓名 ①询问客人姓名及英文拼写，姓在前，名在后； 百度文库

22 及将住店客人的姓名

②如订房人是为他人订房，一定要问清预订代理

人的姓名、单位、电话号码、E-mail等资料；

③复述并详细记录以上信息。

4、聆听客人预订要求

①确认客人抵离店日期；

②查看电脑及客房预订控制板。

5、推销房间

①介绍房间类型和房价，从高价房到低价房；

②询问客人公司名称；

③查询电脑，确认是否属于合同单位，便于确定

优惠价。

6、询问付款方式

①询问客人付款方式，在预订单上注明；

②公司或者旅行社承担费用者，要求在客人抵达

前，传真书面信函，做付款担保。

7、询问客人抵达情况

①询问抵达航班及时间；

②向客人说明，无明确抵达时间和航班，只能将

当日预订保留到下午六时；

③如果客人预订的抵达时间超过下午六时，要求

客人告知信用卡号码做预订担保。

8、询问特殊要求 ①询问客人特殊要求，如：是否需要接机服务等， 百度文库

33 同时推销大厦的出租车服务；

②详细记录并复述客人的特殊要求。

9、复述预订内容

①抵离店时间、航班；

②房间类型、房价；

③客人姓名；

④特殊要求；

⑤付款方式；

⑥订房人的姓名和电话。

10、完成预订

向客人致谢，同时向客人介绍你自己，以便于今后的再次联络。将以上情况详细填写在预订单上，并签署预订人的姓名和日期。

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（二）传真预订 编号：FO-B-002

主管岗位：预订部

程 序 标 准

1、接收传真预订信息

①仔细阅读函电内容；

②准确掌握房间状况及市场信息。

2、回复传真

①在收到传真预订的当日回复；

②立即回复加急的函电；

③回复传真，使用标准格式和通用的缩写方式；

④给客人提供有效的预订号或者取消号。

3、记录存档

将传真的回电与来电附在一起，按抵达日期存档。

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（三）团队预订 编号：FO-B-003

主管岗位：预订部

程 序 标 准

1、 团队预订由销售部接收

和确认。

2、 团队的预订单由销售部

送给预订部，预订员输

入电脑。

3、团队订单的信息 包括：团队名称、抵离店日期、房价、房间数量。 百度文库

66 4、存档 预订员须按团队客人抵达日期将订单存档，以备查录。

5、团队到店前一天向销售

部要团队名单，与订单

一同送到前台接待处。

来自销售部的订单

1．在接订单时，首先要看清订单，确认订房期间是否有空房。

2．在有房情况下，首先检查订单填写内容是否符合要求：

1) 要清楚地写明团队名称

2) 订房单位名称

3) 人数

4) 房间数

5) 房间种类

6) 国籍

7) 到店／离店时间

8) 准确的到店时间

9) 房价

10) 付款方式

11) 是否含有早餐及早餐类型 百度文库

77 12) 是否有特殊要求或是VIP

1． 如果已填写清楚，可签字接收。

4．如房间紧张，可先在订单上打上时间，作为等候单，报本店营销总监处

5．输入电脑1)输入时根据不同市场订房划入不同总帐号

划分为：上门客

公司

部委

会议

长住

旅行社团队

旅行社散客

特别包价

2)要认真输入订单上每一项要求，锁住房数。

3)每星期五，把下一星期所有含早餐或订早餐的团名、人数到店离店日期,通知宴会预订，请他们安排好用餐地点。

4)在团队到店前一天，与销售经理再次确认，并将房卡做好以便前台在团队到达时交给客人。

5)在给前台单子前，我们要先给团队每个房间建立小帐号后仔细检查一遍，确认无错时，再把订单送到前台。

6．确认

1)检查第二天到店客人的订单输入是否正确。 百度文库

88 2)确认第二天到店的散客。

3)将第二天到店的订单送到前台。

4)确认前一天未抵达客人的记录，并存档上报。

5)接到更改，取消单时，马上在电脑中更改、删除。

6)出租率高时向第二天预离客人发离店信息。

7。)确认第二天团队离店时间。

8)确认第二天进店VIP客人身份，及特殊要求。

7．制表

1)制作VIP到店表，抄送总经理及销售总监、管家部、前厅部、餐饮部。

2)每周星期五出下周的预定报告，团队到店表。

3)团队早餐预报表

(二)电话预订

1．电话必须在铃响三声内接起，并问候客人，报“预订部”。

2．仔细聆听客人的预订要求：

1)将客人的抵离店时间与电脑对照。

2)完整记录客人的预订要求。

3)记录订房人的姓名、单位、联系电话。

3．付款方式：

1)询问客人付款方式，并注明于预订单上。 百度文库

99 2)用信用卡结帐的客人，要留下其信用卡号码，以担保预订。

3)若不是合同单位的预订，均应于订房时交付预订金，否则房间只保留到入住当天下午六点。

4．抵店时间：

1)询问抵达航班或到店时间。

2)向客人说明，无明确抵达时间及无保证金的预订，酒店只能保留房间到入住当天下午六点。

5．询问特殊要求：

1)询问是否需要接机服务。

2)对有特殊要求者，详细记录。

6．复述预订内容：

1)日期、航班、抵店时间。

2)房间种类、房价。

3)客人姓名(英文拼写)。

4)付款方式。

5)特殊要求。

6)订房人情况。

7．向客人致谢，完成预订。

(三)传真预订

1．接列传真预订，仔细阅读其内容： 百度文库

1010 1)查看电脑。

2)查客人有无住店历史，是否有合同价。

2．回复：

1)当日回复接到的传真预订。

2)急件立即回复。

3)使用标准格式和通用的缩写方式。

3．记录存档：将传真来电与回电附在一起，写好预订单，按抵店日期归档。

4．如房间已订满，应积极主动帮客人联系其它酒店，尤其是常客。

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（四）更改预订 编号：FO-B-004

主管岗位：预订部

程 序 标 准

1、接收客人更改预订信息 ①询问要求更改预订客人的姓名及原始到达日期

和离店日期，查找出原始订单；

②询问客人现要更改的日期、房间种类及其它项

目。

2、确认更改预订

①在确认新的日期、房间类型之前，先要查询客

房出租情况；

②在有空房情况下，可以为客人确认更改预订，

并重新填写预订单；

③详细记录更改预订代理人的姓名及联系电话。

3、存档 ①将更改的预订单放置在原始预订单上面订在一

起；

②按更改后的抵达日期存档。

4、未确认预订的处理 ①如果客人需要更改的日期，客房已订满，应及 百度文库

1212 时向客人解释；

②告知客人预订暂时放在后补名单上；

③如果有空房时，及时与客人联系。

5、完成更改预订 ①感谢客人及时通知；

②感谢客人的理解与支持（未确认时）。

（五）取消预订 编号：FO-B-005

主管岗位：预订部

程 序 标 准

1、接到取消预订信息

询问要求取消预订客人的姓名、原订抵离店日期，查找出原始订单。

2、确认取消预订 ①记录取消预订代理人的姓名及联系电话；