管理体系程序文件

****有限公司管理体系程序文件（Ver：I版）受控状态：发布日期：****年4月26日实施日期：****年4月28日发布令****有限公司《管理体系程序文件》（I版），依据GB/T50430-2007、GB/T19001-2008、GB/T24001-2004、GB/T28001-2001标准以及公司《管理手册》（C版）的要求编制而成。

它具体描述了与质量管理、环境管理、职业健康安全管理的工作程序，是《管理手册》的支持性文件，是指导公司全面管理工作的行动准则。

现予以发布，自20**年**月**日起实施，《管理体系程序文件》（**版）同时废止，全体员工必须遵照执行。

管理者代表：二O**年**月**日程序文件职能分配表目录文件控制程序 (1)记录控制程序 (19)环境、职业健康安全法规管理程序 (29)管理评审程序 (35)人力资源管理程序 (43)投标过程控制程序 (61)施工过程控制程序..................................................... ７５监视和测量仪器设备控制程序 (93)内部审核程序 (111)不合格品控制程序 (129)纠正和预防措施控制程序 (137)数据分析控制程序 (147)环境因素和危险源辨识评价控制程序 (153)管理方案控制程序 (171)环境、职业健康安全运行控制程序 (179)应急准备与响应控制程序 (189)环境、职业健康安全监测程序 (195)程序文件更改记录单更改性质：（1）修改条款；（2）新增条款；（3）删除条款；（4）换页；（5）增页；（6）删页。

`````****有限公司管理体系程序文件文件控制程序（Ver：I版）文件编号：FHCX01编制：赵三20**年**月**日审核：赵四20**年**月**日批准：刘能20**年**月**日文件管理程序（I版）修改码：01.目的对管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所都能使用现行有效和适用的文件。

2.适用范围本程序适用于公司质量、环境、职业健康安全文件的控制。

3.术语定义引用公司《管理手册》中的有关术语和定义。

4、职责4.1行政办公室负责本程序的编制、修改和实施的监督检查；并负责管理性文件的核稿、登记、打印、发放和存档；负责公司综合性会议、总经理办公会等会议的组织、协调，并负责督办会议相关内容的贯彻落实。

4.2安质部负责《管理手册》和《程序文件》的编制、更改的控制。

4.3施工技术部负责对技术文件控制情况实施督查和指导。

4.4各职能部门负责管理体系相关的文件起草、审核及修改。

4.5项目经理部负责“项目管理计划”、“施工组织设计”及作业文件的编制和控制，并对本项目的文件进行控制。

5.工作程序5.11文件的分类5.1.1文件按涉及内容可分为以下五类：a．《管理手册》、《程序文件》、“施工组织设计”、“项目管理计划”；b．管理性文件——规章性文件：各类办法、规定、规章、制度等文件；——事务性文件：与管理体系有关的决议、决定、计划、报告、纪要、请示、通知等文件；c．技术性文件——技术标准：国家或行业标准（施工技术指南、验收标准等）；标准设计图、通用图等；文件管理程序（I版）修改码：0——作业文件：操作规程、检验准则、作业指导书、技术措施等文件；——其它技术文件：包括施工图纸、变更、工法、采购文件、设备使用说明等文件；d．合同、标书：包括与业主、劳务方、供应商签订的各类合同、协议、标书等文件；e．法律法规：与质量、环境、职业健康安全有关的法律、法规。

5.1.2文件按来源可分内部文件和外来文件，包括以下两类：a.内部文件：包括集团公司文件、公司文件、项目经理部文件；b.外来文件：包括业主、设计单位、监理文件以及上级文件和政府文件。

5.1.3文件按载体分为纸质文件和电子文件a.纸质文件：在纸质上的公文、传真、通知和指导性资料，且由授权人批准或盖有印章的文件。

b.电子文件：在OA办公系统、综合项目系统、人力资源管理系统等网上信息软件起草、审核、审批的各类公文、通知、传真和指导性文件。

5.22文件的控制5.2.1文件按发放对象及控制方式可分为“受控版本”和“非受控版本”。

受控版本文件的任何修改、废止要及时通知持有单位／人员。

文件控制方法有以下三种：a.分发号控制：除在《收／发文登记薄》登记外，每份文件还必须有文件版本号、分发号，并在文件上盖章填分发号；《管理手册》、《程序文件》、《项目管理计划》、《施工组织设计》等文件采用分发号控制。

b.清单控制：除在《收／发文登记薄》登记外，用有效文件清单的方法(包括电子清单)，标识文件的现行有效状态；一般规章性文件、技术标准文件采用清单控制。

c.登记控制：在《收／发文登记薄》登记即可；一般事务性文件采用登记控制。

5.2.2规章性文件由办公室、施工技术部每年初分别编制《有效管理性文件目录》、《有效技术标准目录》、《作废标准设计目录》，经分管领导批准后下发。

项目经理部应在此基础上建立各自的《有效管理性文件目录》、《有效技术标准清单》和《有效通用图/参考图清单》，经分管领导批准使用，各职能部门应随着规章性文件的增加或作废对《有文件管理程序（I版）修改码：0效管理性文件目录》进行补充或删除，避免使用无效文件。

5.2.3一次性或短期效用的事务性文件采取登记控制方式即可。

5.24施工技术部依据有关行文及时将技术标准的发布、废止信息传递到有关单位。

各单位据此更新各自的《有效技术标准文件清单》、《有效通用图/参考图清单》；施工图纸由项目经理部建立并及时更新《有效施工图清单》。

5.2作业文件、设计变更等技术文件由各主管部门建立相应的“有效XX文件清单”。

5.26合同、标书的管理由主管部门建立相应《有效合同/标书目录》进行控制。

5.27环境、职业健康安全法律、法规的控制，执行《环境、职业健康安全法规管理程序》。

5.28仅用于宣传、参考等发放文件的非受控版本。

非受控版本的文件发放时应由主管批准。

5.29OA系统中电子文件的控制a.常用电子公文的种类有决定、决议、指示、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

电子公文的行文规则、格式执行纸质公文的具体规定。

公司OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

b.电子公文处理实行统一管理，公司办公室是公司电子公文处理的主管部门，负责管理、指导公司的电子公文处理，同时负责电子公文系统的技术支持、系统维护和电子文档的备份存档工作。

c.办公室要明确一名系统管理员，采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据被破坏、丢失，确保系统安全和正常使用。

公文的收、发文办理流程，由公司办公室依照各部门的职能和人员分工情况对OA系统进行设定。

5.33文件拟制和批准5.3.1管理性文件的拟制、批准执行《公司电子公文处理暂行规定》和《公司公文处理办法》。

5.3.2《管理手册》由安质部负责编制，执行董事兼、总经理批准；《程序文件》由安质部组织有关部门编制，相关部门负责人审核、会签，管理者代表批准；《工程项目管理文件管理程序（I版）修改码：0计划》由项目总工程师组织起草、制定，由项目经理批准。

5.3.3技术性文件由主管部门起草，分管领导批准。

5.3.4合同标书由工程经营部、成本管理部门起草，经公司执行董事兼总经理、项目经理授权人批准。

5.3.5需要转发的外来文件（包括复印转发文件），须经分管领导批准。

5.44文件收发及处理5.4.1管理性文件收发由文件主管部门填写《收/发文登记薄》，进行编号登记，领用人签收。

各部门/单收到文件后，应在各自的《收/发文登记簿》上登记并及时处理，具体执行《公司公文处理办法》和《公司电子公文暂行规定》。

a.公司管理性文件的发放由公司办公室负责；b.《项目管理计划》和项目管理性文件发放（转发）由项目部文件主管部门负责。

5.4.2技术性文件收发a.项目经理部应收集项目适用的“技术标准”和“标准设计通用图”，并建立《有效技术标准文件清单》和《有效通用图/参考图清单》；b.作业文件由项目经理部工程部门负责收发，并及时更新相应的“有效文件目录”；c．施工图由项目经理部工程部门登记收发，并及时更新《有效施工图清单》；d．其它技术文件由技术部门发放，各使用部门应及时更新相应的“有效＿文件目录”。

5.43合同、标书及法律法规的收发执行《公司经营工作办法》。

5.4分发号控制的文件如丢失、破损或需要增发，须填写《文件领用（复制）审批单》，经文件主管部门批准后，重新登记发放新文件，同时应将丢失或破损的文件分发号作废或延用原分发号。

5.4图纸等重要技术文件不能随意复印，如丢失、破损或需要增发，应填写《文件领用（复制）审批单》，经技术文件主管部门或项目总工程师批准后方可复印，应对复印的文件正确性进行签认，并应在收发文登记簿上登记、签收。

文件管理程序（I版）修改码：05.55文件的评审与更改5.5.1通过管理体系审核、管理评审及过程评审和会议等形式，对管理体系文件进行适宜性评审，以确定是否需要修改和更新。

5.5.2在编制或修改文件时，文件起草或修改部门/人员应对有关文件进行评审，以确定文件编制或修改的适宜性、文件的继承性以及是否要废止原有文件。

5.5.3《管理手册》的更改由安质部提出修改意见，经管理者代表审核后，报公司最高管理者批准；《程序文件》的更改由相关部门填写《文件更改、换版申请通知单》，经该程序主管部门负责人审核后，报管理者代表批准。

由安质部负责汇总、填写《文件更改、换版申请通知单》，并以文件通知的形式下发。

5.5.4文件持有人应填写《文件更改记录单》，并依据更改内容和要求进行更改，可采取划改或换页方法更改，同时文件修改码应升级。

5.5.5《施工组织设计》、《项目管理计划》、操作文件的修改，由项目经理部的执行部门提出修改建议，经本级总工程师批准实施。

5.5.6管理性文件一般以新代旧，不作局部更改。

文件的责任部门在起草文件时，应注明原文件作废，由分管领导批准后发布。

5.66作废文件处理5.6.1公司机关对《管理手册》、《程序文件》的作废由发放部门收回标识，统一销毁，并在《收／发文登记薄》上进行注销后销毁。

5.6.2所有作废或被替代的公司制发文件，应由制发单位在制发新文件中说明原文件已作废或被替代，由持有单位自行销毁。

5.6.3项目经理部作废文件，由文件管理人员收回，标识后单独存放，待项目部撤销移交文件时进行销毁，应填写《文件销毁登记表》，由项目部领导批准后销毁。

5.6.4需要保留的作废文件，则加盖“作废参考”或“作废”印章，并直接在相应的文件目录（登记）上注明。

文件管理程序（I版）修改码：05.77文件管理及归档5.7.1文件不得随便涂改，应保持清晰、易于识别和查找。