档 案 交 接 文 据

档案定期移交管理办法第一章总则第一条为加强(以下简称“公司”)档案移交工作正规化，档案信息资源安全保管、合理利用，规范档案移交各环节工作，保证归档文件资料齐全、符合入档要求，做好档案管理工作。

根据《中华人民共和国档案法》《公司档案管理办法》，结合公司实际，制定本办法。

第二章档案移交要求第二条公司档案实行集中统一管理。

各部门形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向综合办公室档案室移交。

第三条移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范，编号规范，编目清晰，并编制好移交清册。

移交档案时，档案移交目录清单（含电子目录）(附件1)一并移交。

第四条经档案室正式接收的档案，任何人不得以任何借口将移交文件、材料索回，如需利用，应办理借阅手续。

第三章档案移交程序第五条移交人员同档案人员在档案室办理交接手续。

档案人员对照移交清册，对移交人员移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案交接文据》（附件2）上签字。

《档案交接文据》一式两份，双方各执一份。

第六条档案管理人员有权根据档案管理工作规定，从移交者移交的案卷中拣出无须归档的文件材料，有权索要应归档而没有移交的材料。

对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

双方意见不一致时，由主管档案工作的领导裁定。

第四章档案移交时限第七条档案的接收与移交时间：各类档案按年度一年归档一次，于次年四月底移交。

会计类由财务管理部整理立卷保管一年后向档案室移交，项目档案于项目竣工后由工程管理部整理立卷一年后向档案室移交。

第八条根据公司统一要求，各部门须做好档案定期归档工作，并按质按时向档案室移交档案资料。

第五章附则第九条本办法由公司综合办公室负责解释。

第十条本办法自印发之日起执行。

附件：1.档案移交目录清单2.档案交接文据附件1：档案移交目录清单部门：年份：移交责任人：档案接收人：移交部门负责人：接收部门负责人：移交部门分管领导：接收部门分管领导：移交日期：附件2：档案交接文据。

第1篇协议编号：_______甲方（档案提供方）：____________________乙方（档案接收方）：____________________鉴于甲方因工作调动、退休等原因，需要将所负责的工作档案完整、及时地移交给乙方，双方本着公平、公正、互利的原则，经友好协商，达成如下协议：一、档案内容1. 甲方所负责的工作档案包括但不限于以下内容：（1）工作总结、报告、计划、方案等文字材料；（2）项目合同、协议、会议纪要等文件；（3）财务报表、审计报告、预算方案等财务材料；（4）员工档案、人事调动、奖惩记录等人力资源材料；（5）其他与工作相关的资料。

2. 甲方应确保所提供的档案真实、完整、准确，不得故意遗漏或篡改。

二、交接方式1. 甲方应在协议签订之日起____个工作日内，将上述档案资料按照以下方式移交给乙方：（1）纸质档案：将档案资料整理成册，并确保每册档案的顺序、页码正确；（2）电子档案：将档案资料整理成电子文档，并提供相应的电子存储介质（如U盘、光盘等）；（3）网络传输：如双方同意，可通过网络传输方式交接档案资料。

2. 乙方应在收到档案资料后____个工作日内，对档案资料进行验收，并确认档案的完整性、准确性。

三、保密条款1. 双方对本协议涉及的档案资料负有保密义务，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。

2. 保密期限自协议签订之日起至档案资料内容公开之日止。

四、责任与义务1. 甲方责任：（1）确保档案资料的完整性、准确性；（2）在规定时间内完成档案资料的整理、交接工作；（3）对乙方在交接过程中提出的问题给予及时、准确的解答。

2. 乙方责任：（1）在规定时间内完成档案资料的验收工作；（2）妥善保管档案资料，确保档案安全；（3）对档案资料进行合理利用，不得用于非法目的。

五、违约责任1. 如甲方未在规定时间内完成档案资料的整理、交接工作，乙方有权要求甲方承担违约责任，并赔偿由此给乙方造成的损失。

2. 如乙方未在规定时间内完成档案资料的验收工作，甲方有权要求乙方承担违约责任，并赔偿由此给甲方造成的损失。

档案馆资料移交样板
一、引言
档案馆作为信息资源的重要保管机构，在日常工作中需要进行资料的移交。

本文档旨在制定档案馆资料移交的样板，旨在规范移交流程，确保资料的准确性和完整性。

二、资料移交流程
1.准备工作
–确认移交资料的类型和数量。

–制定移交计划，明确移交时间和地点。

2.资料整理
–对移交资料进行分类整理，制作清单。

3.资料交接
–移交资料交由责任人进行移交，签署移交记录。

4.资料验收
–接收方对资料进行验收，确保准确性和完整性。

5.确认移交
–双方确认移交完成，并签署确认文件。

三、资料移交清单示例
序号档号文件名称数量备注
1 2019-001 会议记录3份
2 2019-002 照片档案1份包括印刷和数字版本
3 2019-003 报告5份最新版本
四、注意事项
•移交资料应按照规定的格式和要求整理和交接。

•移交过程中应注意资料的保密性，避免泄露。

•接收方应妥善保管接收到的资料，防止丢失和损坏。

五、结论
通过制定资料移交样板，可以规范档案馆资料移交的流程，提高资料移交的效率和质量，保障档案馆资料的安全性和完整性。

希望本样板能为档案馆工作提供参考，并得到广泛应用。

以上为档案馆资料移交样板文档，如有疑问或进一步需求，请及时联系相关责任人进行沟通和协商。

人事档案移交通知单存根人事档案移交通知单第〖〗号回执篇二：档案移交通知附件一源通公司关于2014年度档案材料收集移交的通知公司所属单位：随着企业的发展，档案材料不断增多，为了完整的保存公司在生产经营中形成的档案材料，将各类原始件存入档案室（入档后如有用原始件的请持批单到档案室借阅），为企业的发展做好服务，现要求各部门将2014年度的档案材料按时向公司档案室移交，具体事项如下：一、移交的范围及要求：1.公司办公室(1)外部来文：凡与我公司有相关的具有保存、利用价值的资料，按照收文登记表上的顺序和名称填表移交。

(2)公司内部文件：按照发文（红文、便文、监督通报文）登记表的顺序和名称填表移交，不得缺号。

(3)本年度公司获得的荣誉证书、奖牌等实物档案由公司办公室做好登记利用完后填表移交。

(4)公司办公会议、大事记、组织机构沿革等材料，整理填表移交。

(5)基建项目立项、设计、施工、竣工等全过程直接形成的文件、图纸、合同和协议等相关资料整理填表移交。

(6)将公司的重要会议、庆祝活动、领导视察等重大活动形成的照片、等资料整理填表移交。

(7)其他公司业务中形成的合同、协议等资料整理填表移交。

(8)安全保卫、法律事务形成的文件材料及时填表移交。

2.党委工作(1)外部来文、公司内部关于党务工作的文件按照收发文的登记表的顺序和名称整理填表移交。

(2)党务工作的其他的材料：如党委会议、总结、报告、批复、党务工作材料、党务工作事迹、党的群众路线教育实践活动总结、精神文明建设等材料整理填表移交。

3.工会工作(1)外部来文和公司内部发文，按照收发登记表的顺序和文件名称整理填表移交。

(2)涉及到工会工作的会议材料、职工培训、文体宣传、女工、计划生育等工作中形成的材料整理填表移交。

4.设备处将公司购置设备合同、说明书、合格证图纸等所有随机资料在调试好设备后将资料整理好及时移交；在能源管理、环境保护中形成的材料整理填表移交。

5.营销处产品销售合同、用户反馈信息及市场调研等方面的材料，整理填表移交。

档案交接文据档案交接文据的填写方法一、第一部分的填写方法1、确认交接单位或个人的法定身份一栏应由交、接双方分别填写。

①单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。

禁填曾用名称。

②领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。

③经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。

④移出和收进日期应当相同。

⑤上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。

⑥属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。

2、交接性质由交接双方共同填写。

3、交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。

①移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。

②寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。

③征购或代购：国家依法收买集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。

④捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。

4、档案所属年度栏应由档案移出单位填写。

应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。

二、第二部分的填写方法1、第二部分的各栏应由移出单位填写、接收单位核实。

2、档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案与资料区分类别。

一类一款顺序填入。

3、档案的数量一般应以卷为计量单位。

零散文件可用长度米为计量单位。

声像档案可用张、盘为计量单位。

2001年以后的文书档案以件为计量单位。

4、检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。

一般应随档案移交案卷目录或归档文件目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。

5、检索及参考工具的数量单位为册（套）。

三、第三部分的填写方法1、移出说明栏应由移出单位填写。

2、移出说明栏应填入有关档案交接或需要说明的事项。

①档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。

②档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。

档案申请移交函格式模板全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：【档案申请移交函格式模板】尊敬的XX单位：您好！我是XXX公司的XXX，现就我公司XXX档案的移交事宜向贵单位提交申请，特发此函，望尽快处理。

详细内容如下：一、移交原因：我公司需要将一部分档案资料移交至贵单位，以便双方能够更好地合作与交流。

二、移交内容：我公司计划移交的档案资料包括：XX文件、XX文件、XX文件等，共计XXX份。

三、档案移交方式：我方将在XX年XX月XX日将上述档案资料交由我公司专员送至贵单位办公室，由双方共同确认后办理相关手续。

四、移交责任人：我公司指定XXX作为本次档案移交的负责人，负责协调双方的工作，并确保档案移交的顺利进行。

五、联系方式：如有任何问题或疑虑，请随时与我方联系，我公司联系电话为XXX，邮箱为XXX。

在此，我公司代表全体员工向贵单位表示最诚挚的感谢，并期待双方能够保持良好的合作关系。

希望贵单位能够对本次档案移交事宜给予支持与配合，共同促进双方的发展。

特此函呈XX年XX月XX日XXX公司名称XXX负责人签名以上就是一份关于档案申请移交函格式模板，希望对您有所帮助。

祝您工作顺利！第二篇示例：档案申请移交函格式模板尊敬的xx单位领导：您好！我是xx单位的xx，现就我单位的档案申请移交事宜致函。

我单位因某种原因需要将部分档案移交至您单位管理，为了保证档案的顺利交接和管理，特向贵单位提出以下移交申请：1. 移交档案的种类及数量：（列出需要移交的档案种类和数量）2. 移交档案的主要内容：（简要描述移交档案的主要内容，以便贵单位了解档案的重要性）3. 移交档案的出处：（说明这些档案的来源及原持有单位）4. 移交档案的保管要求：（说明贵单位应如何保管这些档案，包括安全性、机密性等要求）5. 移交档案的移交流程：（说明如何进行移交，包括时间、地点、人员等）希望贵单位能尽快处理我单位的档案移交申请，确保档案的有序管理和保管。

2024年档案接收转出介绍信尊敬的领导/同事：您好！时光荏苒，在新的一年即将来临之际，2023年的档案接收转出工作已经开始准备，特意撰写此信向您进行介绍，并希望得到您的支持和协助。

2023年的档案接收转出工作是我们机构的重要任务，也是一项规范管理、顺利运行的关键环节。

通过档案的接收转出，我们可以实施信息的共享与沟通，充分利用现有的档案资源，提高工作效率，促进协同工作，加强管理。

一、档案接收工作档案接收工作是档案管理工作的首要环节，通过接收来自其他机构或部门的档案，我们能够及时掌握相关信息，为工作提供有力的支持。

在2023年的档案接收工作中，我们将秉持着“确保准确性、高效性、保密性”的原则，严格遵守相关法律和规定，确保档案的完整性和保密性。

具体工作流程如下：1.准备接收材料我们将建立一套完善的文件接收系统，确保接收材料的预审和准备工作的规范和高效。

对于接收材料的规格、格式以及数量等方面，我们将与相关部门进行充分的沟通和协商，保证接收工作的顺利进行。

2.接收登记与验收我们将建立统一的档案接收登记表，确保每份接收档案都能够得到准确记录。

同时，我们将严格按照接收流程对档案进行验收，确保接收到的档案与登记表上的内容一致。

3.档案归档接收到的档案将按照一定的分类和归档规则进行整理，确保档案的有序性和易查性。

我们将建立完善的档案管理系统，方便相关工作人员进行档案查询。

二、档案转出工作档案转出工作是我们机构向其他单位或部门提供档案信息的重要手段，也是信息共享和合作的重要途径。

通过精心组织和培训，我们将确保档案转出工作的高效性和规范性，以满足相关单位或部门的需要。

具体工作流程如下：1.接收转出申请对于接收到的档案转出申请，我们将按照文件要求对转出申请进行审查和核实，并在一定时间内给予答复。

对于具备条件的转出申请，我们将尽快进行后续工作。

2.档案审查与整理在准备档案转出前，我们将对转出档案进行审查和整理，确保档案的完整性和准确性。

省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范（试行）苏档馆发〔2020〕9号1 总则1.1 为加强档案移交与接收进馆工作，有效实现馆室衔接，系统保存江苏历史记忆和档案财富，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《电子档案移交与接收办法》等规定，制定本规范。

1.2 本规范适用于江苏省省级党政机关、人民团体、企业事业单位及其下属单位、临时机构（以下简称移交单位）向省档案馆移交档案和省档案馆接收档案的活动。

1.3 档案移交接收本着维护党和国家历史真实面貌、全面反映江苏发展历程、便于社会各方面利用的原则，按照收集齐全、整理规范、交接有序、确保安全的要求依法开展。

2 移交接收范围与内容2.1 移交接收范围2.1.1 省档案馆依法接收下列单位档案：a）中共江苏省委及所属各部门；b）省人大及其常设机构；c）省政府及其组成部门、特设机构、直属单位、管理机构及其他机构；d）省政协及其常设机构；e）省纪委监委；f）省高级人民法院、省人民检察院；g）省各民主党派、工商联机关；h）省总工会、团省委、省妇联等人民团体；i）省属企业、事业单位；j）省级临时机构；k）经中央主管部门确定档案由省档案馆保管的中央驻苏单位；l）其他按规定应向省档案馆移交档案的单位。

省档案馆可根据实际全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案，具体范围另行确定。

2.1.2 新中国成立前本省各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物等形成的档案列入省档案馆接收范围。

2.1.3 省内重大活动、重要事件形成的档案；反映党和国家领导人在江苏公务活动、省委省政府主要领导人公务活动、国内外知名人物在江苏重要活动的档案列入省档案馆接收范围。

2.1.4 反映本省政治、经济、文化、科技、生态、体育等领域建设成就的重点项目档案，为满足各项事业发展和人民群众基本需求而建立的专业档案列入省档案馆接收范围。

2.1.5 省级撤销机关的档案，应按照规定向省档案馆移交；一个省级机关并入另一个机关或几个省级机关合并为一个新的机关，其档案移交给合并后的机关集中管理或向省档案馆移交；省级机关所属机构撤销的，其档案由主管机关集中管理，属于省档案馆接收范围的按照规定向省档案馆移交。