高校教务档案管理制度

Ｎｏ．１１　堕　鳌！　ＴＩＭＥ　ＥＤＵＣＡＴ１０Ｎ　Ｎｏｖｅｍｂｅｒ　关于高校教务档案管理的分析　黄新和　摘要：教务档案作为高校教务工作的重要成分，是学校开展教育工作的主要根据，能客观反映高校的教学水平与质量。目前高校　教务档案的管理仍存在较多不足，影响了高校档案管理工作的进一步发展。因而我们应积极寻找有效的改善措施，逐步规范高校教务　档案的管理。　关键词：高校教务档案问题对策　中图分类号：Ｇ６４７　文献标识码：Ｃ　１前言　教务部门作为高校组织教学工作的主要机构，教务档案的管　理是该部门重点开展的工作之一。教务档案是高校开展教育管　理工作的记载，可为学校管理层、师生人员等提供指导性、政策性　及使用性的参考依据。近年来，随着高等教育模式的深入改革，　教务档案在高校教育管理工作中发挥重大作用，但同时也存在较　多的问题，进一步影响了高校档案管理工作的顺利开展。以下就　相关的问题进行分析：　２高校在开展教务档案工作期间存在的弊端　２．１教务档案文件的不齐全　高校教务档案主要包括两部分，即学校教务处在管理期间产　生的文件与各部门交上来的有关教学资料。因教务档案的数量　繁多，高校常招聘大量兼职人员负责管理各类档案。而这些兼职　人员未能接受相关培训，普遍缺乏较强的管理意识，以致出现归　档工作的随意性大，部分档案文件被长期积压，无法及时归档；少　数人员因嫌麻烦而不主动收集资料，不及时向有关人员催缴档　案；少数人员对档案管理的条例不了解，忽视对档案文件的安全　管理等。这些均是导致部分教务档案文件没有及时归档或丢失　的关键因素。　２．２档案人员的管理意识薄弱　当前，多数高校均设置专门的档案部门，且具备相应的专职　管理人员。但仍有部分高校的档案部门并未配置专门的档案人　员，而是由兼职人员负责管理。这些兼职人员未曾接受过专业的　培训，或者并非从事档案管理的工作，以致对教务档案的工作理　解与认识相对较浅。加上该类人员并非以档案管理作为主要职　业，在工作上缺乏积极性与主动性。又或该类人员的档案管理意　识较差，不能及时完成相关文件的归档，工作随意．睦大等，在一定　程度上阻碍了高校档案管理工作的开展。此外，档案人员的流动　性大这一问题，也会容易引起重要档案文件的分散或流失。　２－３教务档案资料的使用率低　随着科学技术的高速发展和社会的不断进步，高校的档案管　理逐步向智能化迈进，各种电子档案的管理系统相继产生，为人　们查询与统计档案信息带来便利。然而，当今的多数高校中普遍　出现档案利用率低的现象，学校相对重视教务档案的归档工作，　而忽视档案资料的开放使用。具体表现为：档案信息的查阅速度　较慢；查询的信息数据不够准确完整；不能快捷地检索档案信息　等。人们管理档案的目的在于更好的使用该信息。因此，高校只　有实现了档案资料的服务性能，提高其使用效率，才能及时发现　问题与解决问题，为往后相关教学文件的制定提供参考依据。　３完善高校教务档案管理的几点对策　３．１加强档案人员的素质培养　因高校的教务档案工作具备一定的特异性，进而决定了教务　档案人员应具备怎样的专业素质。在知识经济快速发展的背景　下，作为一名教务档案的管理者，既要具备较强的工作责任心与　事业心，也要具备较高的职业道德与专业素质。需要深入了解我　国教务管理的发展历程，积极学习与掌握自动化的管理知识，并　精通教务档案的专业知识等，努力为我国教学事业的发展改革作　贡献。　３．２制定科学合理的档案管理制度　高校教务部门应构建规范合理的档案管理制度，以严格规范　教务档案的收集、立卷及归档等工作流程，保证档案信息的严谨　性与准确性。第一，设置专门的教务档案小组，分别由一个档案　的统计员与多个管理人员组成。其中统计员负责整理、保管及鉴　定各类档案文件，档案人员则负责档案文件的收集、整理与归档　工作。第二，学校应根据档案的类型与期限进行定期整理及归　纳，认真记录电子档案的内容，并将其编排成册。第三，设置相关　的档案资料室，做好各部门的档案划分及标注，以便学校师生的　查询。第四，对需长期保留的文件，各部门应在每年中旬将上一　年的档案文件提前上交到教务处。而对教学类的文件，教务处可　留有备份，以便查询。　３．３加快教务档案管理的信息化建设　当今社会是一个高速发展的信息时代，要求教务档案的管理　也应信息化。随着社会的不断进步，以往用来管理教务档案的方　法巳难以满足现今社会的需要。高校只有实现教务档案管理的　信息化，才能帮助全校师生快速地查阅档案信息，提高档案信息　的使用率。而要想实现这一目标，还需全员的共同努力，尤其是　教务档案的管理人员的努力。因此，我们应积极学习相关的档案　知识，熟练运用计算机技术与网络系统加强管理各类档案信息。　此外，利用计算机、多媒体、网络技术等资源，积极构建完整的信　息数据库，包括学生的成绩、学籍、实习及教师的工作任务等各种　数据库，以实现教务档案信息的资源共享。　３．４积极开展教务档案的服务性能　在实施档案管理的过程中，我们应积极开发教务档案的性　能，以便为学校领导、师生及其他信息使用者提供便利服务。教　务档案的服务性能主要包括以下三点：首先，高校教务档案不仅　记载了学校教学事业的发展历程，还记录了全体教师的教学工作　内容。对此，合理开发教务档案的信息资源，既能为高校事业的　改革发展提供理论依据，也能为学校领导层解决重大问题、作出　正确决策提供指导性依据。其次，在信息化的背景下，运用信息　技术深度开发教务档案的信息，使其全部释放出来，转化成新的　载体，利于人们能在不同地点同时共享该类信息。最后，利用录　像、照片、图纸等方式详细记录学校的各类档案信息，方便全校师　生能够通过各种途径快速地查询所需信息。　４结语　总之，高校教务档案工作的质量好坏，决定了整个学校的社　会地位与信誉。作为一名教务档案的管理人员，我们应及时更新　自身的思想观念，全面认识到教务档案的重要性，并以身作则，努　力做好学校的教务档案工作，确保学校的教务档案信息安全、可　靠。　参考文献：　［１］张晓玲．高校教务档案管理研究卟价值工程，２０１１，３０（１０）：３０１．　【２】刘静．高校教务档案管理的研究与实践　黑龙江科技信息　２０１１，（１）：２００－２０８．　作者简介：黄新和（１９７５－），男，汉族，湖南湘潭人，重庆大学土木　工程本科毕业，湖南城建职业技术学院继续教育学院馆员，主要　从事学校档案管理方面工作，湖南湘潭４１１１０１　—．２５９—．

教务档案管理制度

一、 教务档案管理包括教师教学业务档案与学生学籍管理两部分。

二、 教务档案管理人员平时能注意整理、收集和保管教师业务和学校教务工作的有关资料，对时间性较强的资料要主动督促班主任和教师及时上交，每学期末按要求进行分类装订成册。

三、 学生学籍册一式两份，每学期末有班主任填写学生学籍册，后交教务档案人员检查，不符合要求填写的由班主任重新填写，下学期开学初将其中一份学籍册交班主任保管，一份由教务档案室保管。

四、 及时登记退学、转学学生的有关信息，对转出学生档案要根据档案制度及时寄交给对方学校，对转入的学生档案要及时入册保管。

五、 对新生要认真采编和核对有关信息，及时统计报到注册学生数；每学期要认真核对学生报到注册情况，并进行统计。按班级分发学生证、学分证，成绩单等，按程序及时补办因遗失的学生证、学分证等。

六、 认真做好毕业生工作，及时整理和校对每个毕业生相关信息和材料，及时办理毕业证书和相关毕业手续，按班级及时发放毕业证书，办理好移交手续，毕业证书的发放要符合学校相关制度进行。及时将毕业学生的档案送交各地相关行政部门。

七、教学文件档案和教学资料一般情况不予出借，如有特殊情况须出借，须经教务主任同意。借用者必须办理出借手续，限定归还日期，所借资料不得出现缺页、污损等。学生考试成绩和补考成绩查阅，只限于所任班级班主任，其它人员除工作需要外，一律不得查阅。

八、教务档案室系教务处保管资料的重要部门，档案人员要遵守保密制度，同时，无关人员一般不得随便进入。

高校人事档案管理制度

高校人事档案管理制度

高等学校是各类人才的聚集之地，承担着知识创新、和服务社会的重要使命。人事档案记载着个人的成长历史，是高等学校发现人才、管理人才、选用人才的重要依据，是稳定教职员工队伍的有力凭证，在人才预测、政策决策及人力资源开发等方面起着十分重要的作用。档案管理的好与坏是一个单位管理水平和文明程度的重要标志之一，随着高校人事制度的进一步深化，人事档案中存在的问题在一定程序上制约了人事档案的利用，已不适应高等教育发展的需要。因此，探索人事档案管理的新模式、新体制、新方法成为当前人事档案管理工作的重中之重。

一、高校人事档案管理现状及存在问题

人事档案管理工作是高校工作的重要组成部分，是人才信息的重要载体和主要信息源,是知人善任、选贤举能的重要工具。通过人事档案建设，合理开发利用教师资源，是提高高校教育核心竞争力的迫切需要。当前高校人事档案管理中存在着诸多问题，在一定程序上制约了人事档案的管理与利用。

(一)重视不够 整理不规范 制度不健全

1. 对档案及档案管理工作的重要性认识不足,规章制度不健全，落实不到位。

领导重视是做好档案工作的前提，领导支持是做好档案工作的基础。但不少高校领导没有从思想上真正认识到人事档案及其工作的重要性，对档案法规学习、重视不够，缺乏有效的制度和监管，甚至形成了一定范围内的“盲点”。同时，许多高校人事档案材料补充制度、移交转递制度、材料的鉴别审查制度以及查阅借阅等各项规章制度不健全，各部门档案分室保管，分散管理，许多档案材料经常处于堆放状态，部分档案材料散存于各部门个人手中，致使档案材料不齐全、不完整，造成了人事档案管理中的一些漏洞。

2. 收集整理不规范，材料缺失。

2009年7月,中组部下发了修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》,要求抓紧完善工作制度,规范材料收集归档范围,严肃工作纪律,以确保人事档案的真实性和可靠性。但是,由于各单位档案管理人员对法规、政策的重视、执行理解程度参差不齐及管理人员的频繁更换,导致各自对档案材料的收集整理没有标准化,不同单位或地区间的流动人员的档案整理标准不统一[1]。经多次重复整理过的材料往往大小不一、缝切不规范，随意打洞和轻意下刀切坏的材料不少,严重损坏原材料的完整,造成损失不可估量,大大降低了档案的综合利用价值。

教务资料管理制度

第一条 为了规范学校的教务资料管理工作，保障教务资料的完整性和安全性，提高教务工作效率，制定本制度。

第二条 学校教务资料管理工作应遵循以下原则：

（一）保护教务资料的机密性，防止泄露；

（二）规范管理教务资料，确保教务资料准确、完整、及时；

（三）科学利用现代化技术手段，提高教务管理效率；

（四）加强对教职工的教育培训，提高他们对教务资料管理的认识和重视程度。

第三条 学校教务资料主要包括以下内容：

（一）教学大纲、教材选用、教学资料；

（二）学生档案、成绩资料、学习、考试等相关记录；

（三）教师档案、专业发展资料、教学科研成果；

（四）教学管理文件、会议记录、工作计划；

（五）其他与教学教务有关的资料。

第四条 学校教务资料采取电子化管理，建立教务资料管理系统，保证教务资料的安全、完整和便捷使用。

第五条 学校应当配备专门的教务资料管理人员，负责教务资料的收集、整理、归档和利用。

第六条 学校严格控制教务资料的使用权限，设置不同级别的权限，确保教务资料不被非授权人员访问和篡改。

第七条 学校应当定期对教务资料进行备份，确保教务资料在出现意外情况时能够及时恢复。

第八条 学校应当建立教务资料借阅制度，学生和教职工可以根据需要申请借阅教务资料，但必须遵循规定的程序和要求。

第九条 学校应当建立教务资料销毁制度，对于已经失去使用价值的教务资料，应当按照规定的程序进行销毁，并形成相关的销毁记录。

第十条 学校教务资料管理工作实行负责制，明确各部门的教务资料管理责任，建立教务资料管理责任制度，对教务资料管理工作进行考核奖惩。 第十一条 学校应当加强对教职工的教育培训，提高他们对教务资料管理的认识和重视程度，确保教务资料管理工作的顺利进行。

第十二条 对于违反教务资料管理制度的行为，学校将严肃处理，给予相应的处罚。

第十三条 制度的解释权属于学校教务处，对制度的修改必须由教务处进行审批。