如何做好行政事业单位人力资源档案管理工作
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如何做好行政事业单位人力资源档案管理工作
摘要：进入信息时代，行政事业单位人力资源档案管理模式开始发生变化，为了保证与时代相接轨，在发展过程中面临着新的挑战。由于事业单位人力资源档案管理涉及到单位的具体工作项目，以及人事资料、举措内容、发展状况的统计和整理。在开展工作期间，对事业单位发展、社会公共服务都能够产生深远影响，按照人力资源档案管理要求，必须确保能够实现内部协调、工作高效开展的条件。因此，在对行政事业单位人力资源档案信息化管理工作进行优化时，要有效解决暴露出来的问题，进一步提升事业单位人力资源档案管理的工作水平。
关键词：行政事业单位；人力资源；档案管理；工作措施
1行政事业单位人力资源档案管理应遵循的原则
1.1分级负责原则
人力资源档案管理不是随意设定，是基于行业标准来规定。在档案管理中，应依据安全保密原则执行，为管理工作的运行提供依据。在管理工作中，常运用分级负责原则。此原则是由对应级别的工作机构负责，以免在收集管理中产生越级管理的情况。在这一原则中，上级对于下级有监督权，确保对档案的合理管理，可以让档案管理向着预期的方向发展。分级负责原则的落实，能够实现对不同层级以及工作人员的规范管理，有利于管理成效的提高。
1.2真实规范原则
在人力资源档案管理中，真实的规范原则具有重要性。在管理工作中，应确保档案的真实，不管是哪一类型的档案，都要按照行业标准执行，不能在档案内容方面发生虚假行为。如，对年龄、学历等信息造假。规范性也是管理工作中的重点。在落实保存、利用等相应流程时，都要依据规定的标准执行，不允许任一团队或个人对其的违规操作，以免对管理权威性造成负面影响。
1.3安全保密原则
安全原则在人力资源档案管理中具有重要作用，这一原则的落实情况直接关乎档案信息是否安全，以免受到人为因素的影响造成对档案的损坏。若是档案出现丢失等情况，会产生负面影响。在管理工作中，要避免自然因素对档案管理的影响，将漏电、火灾等产生的可能性最大限度地降低。无论是开展何种类型的档案管理，保密原则都具有重要性。在此项管理工作中，一般涉及的范围相对较广，甚至包括事业单位工作人员的培训与选择。在档案管理工作中，虽然需要将其利用发挥价值，但若是出现对档案的泄露，属于违法行为，应明令禁止。
2做好行政事业单位人力资源档案管理工作的措施
2.1完善事业单位人力资源档案管理制度
按照国家相关要求，应当合理制定数字化档案管理制度，落实好各项制度保障，做到有章可循。工作规则与制度属于开展工作的必要保障，在对事业单位人力资源档案进行管理期间，需要建立标准化、规范化的制度。第一，结合事业单位实际状况，科学合理地制定事业单位档案管理工作用人制度，按照专业化要求，积极制定并明确事业单位档案管理人员的选拔规范，以专业水平为核心，为管理工作开展奠定基础。第二，从奖励和惩罚方面出发，保证建立的档案管理制度符合赏罚分明特点，并确保其适用于事业单位全体人员。在此状态下，也可以彰显出制度约束的有效作用，保证不同员工间能够实现互相监督与引导。在倡导完善并建立相应的激励制度时，应该使物质激励与精神激励紧密结合，从而发挥出提高档案工作管理人员积极性的作用。借助精神激励提高工作者对待工作的热情，利用物质激励提升工作者的工作效率，最终有效实现对档案管理工作的优化。第三，保证既定制度的严肃性与执行力。结合事业单位人力资源档案管理工作状况，档案部门需要合理制定档案管理制度，明确制度规范化要求，工作人员在从事工作期间，需要将该制度视作行事标准，发挥出既定制度的权威性，形成较好的约束力。 2.2全面提高事业单位人力资源档案管理人员的职业素养
为了提升人力资源档案的管理水平，需要从管理工作人员的角度出发，不断加强职业素养的培养。以往经验表明，若档案管理工作人员没有具备相应的工作水平与能力，就无法正确认知档案管理工作项目内容，在具体实践阶段，人力资源档案管理会暴露出一系列的问题，因此，提升档案管理人员的综合素养已经势在必行。结合事业单位人力资源档案管理工作的现状，档案管理人员作为执行者，对数字化技术的应用、工作的改革创新发挥着关键作用。在此基础上，想要实现事业单位人力资源档案管理工作的优化，就要加强对档案管理人员的自身信息素养的培养。第一，事业单位应当为档案管理人员提供专业化培训，按照定期或者不定期的方式进行培训学习，不断提高档案管理人员的数字化技术的应用能力，让管理人员意识到数字化档案的管理要点，明确工作原则、具备创新意识、提高信息素养等，确保能够满足现阶段事业单位数字化档案管理工作的要求。第二，要求人力资源档案管理人员从思想上重视数字化档案的建设与管理。在工作开展期间，要及时调整观念，完成从纸质档案管理向数字化档案管理的转变。第三，要求人力资源档案管理工作人员具备相应的责任意识，拥有良好的道德素养，能够正确认知岗位要求，保持着负责任的态度去完成管理工作内容。
2.3构建数据库
当前正处于大数据时代，行政事业单位应顺应时代发展，在人力资源档案管理工作中加强信息化建设。在信息化建设中，需要了解事业单位的内部需求、真实情况，进行全面分析，构建档案数据库。在建设工作中，应将从前的纸质档案变为电子档案，在系统中完成对档案的统一保存。在实际操作中，为确保数字化的精准度，应使用扫描的方法，将本来的纸质档案通过图片的方式进行保存，利用大量数字化文件构建数据库，做好信息化建设工作。但在此项工作中需要注意的是，虽然建立了档案数据库，却不代表将纸质档案完全抛弃，应对纸质档案的出入库情况进行监督，做好对纸质档案的留存，不能出现纸质档案遗失的情况，确保在电子档案发生意外时能够调用纸质档案。还要将数据库的内容进行及时更新，要让电子档案具有时效性、准确性，不能发生相关信息滞后的情况，不能使信息化建设流于形式。在工作中，应利用完善的制度加强管理，从源头处避免对档案进行随意修改的情况，实现对档案管理风险的控制，推动档案管理向着标准化、规范化、信息化方向不断迈进。
2.4加强安全管理
若想确保计算机网络安全，应用加密是重要方法，也能够保障信息在传输中的安全。在进行对此技术的应用中，数据加密、密钥交换等均能够使档案管理的安全性提高。在信息化建设中运用密码分析学，能够达成更加安全的机制构建，信息化系统的抗风险能力会提升。在对加密算法的应用中，应注重对密钥、散列算法等应用。在网络应用中，常运用的加密方式为节点加密等。在运用解密技术时，主要是对算法漏洞的寻找，依据设计弱点将密码破解，结合解密情况做好对加密设计的完善，使系统应用更加安全。在信息安全管理工作中，还要提高对访问控制的重视，利用身份认证方式对资源访问进行规定，加强对网络资源的控制效果，保证用户可以结合自身的需求安全访问相关数据资源。
3结语
在行政事业单位的人力资源档案管理工作中，应紧跟时代发展，实现对档案管理方法的改进与创新。在事业单位的发展过程中，人力资源档案管理具有重要作用，加强此项工作有利于实现对人力资源更加合理地规划，推动事业单位的良性发展。
参考文献
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