第五章Q u o t a t i o n s a n d O f f e r s报盘
第一节T h e S t e p s o f W r i t i n g Q u o t a t i o n L e t t e r s报盘信的写作步骤
报盘是买方将某种产品按一定的交易条件（包括数量、价格、交货期、付款条件等）向买方表达成交的愿望。在国际业务中，报盘分实盘（f i r m o f f e r）和虚盘（n o n-f i r m o f f e r）两种。实盘是卖方按其所提供的条件达成交易目的的肯定承诺，一旦买方在规定的答复期限内接受了报盘，卖方将不得对盘中任何条款作修改。虚盘则对卖方没有这种约束力，在某些情况下，报盘中的具体条款仍可修改。
实盘是发盘人（O f f e r e r）按其提供的条件以达成交易目的的明确表示。实盘具有法律效力。受盘人（O f f e r e e）一旦在有效期限内接受实盘上的条件和内容，发盘人
就无权拒绝售货。一项实盘必须具备：
1〃发盘的内容和词句必须肯定，不能用…大约（a b o u t）‟，…参考价（r e f e r e n c e p r i c e）‟等摸棱两可的词。
2〃发盘的内容明确完整，其内容应包括商品品质（Q u a l i t y），数量（Q u a n t i t y），包装（P a c k i n g），价格（P r i c e），装运（S h i p m e n t），支付（P a y m e n t），有效期（V a l i d i t y）等。
3〃发盘中不能有保留条件如：以我方最后确认为准s u b j e c t t o o u r f i n a l
c o n f i r m a t i o n；以货物的未售出为准s u b j e c t t o g o o
d s b
e i n g u n s o l d
虚盘是发盘人所作的不肯定交易的表示。凡不符合实盘所具备的上述三个条件的发盘，都是虚盘。虚盘无须详细的内容和具体条件，也不注明有效期。它仅表示交易的意向，不具有法律效力。出现下列一类的词句者，皆为虚盘：
-W i t h o u t e n g a g e m e n t.
不负任何责任。
-s u b j e c t t o p r i o r s a l e
有权先售。
-A l l q u o t a t i o n s a r e s u b j e c t t o o u r f i n a l c o n f i r m a t i o n u n l e s s o t h e r w i s e s t a t e d.
所作报价，除特别注明外，须经我方确认后方能生效。
-O u r o f f e r i s s u b j e c t t o a p p r o v a l o f e x p o r t l i c e n s e.
出口许可证准许签证，我方报价才有效。
完整的报价应包括下列要点：
1〃对询价表示感谢；（T h a n k t h e r e a d e r f o r t h e i r e n q u i r y）
情景搭配用语：（U s e f u l E x p r e s s i o n s）
●T h a n k y o u f o r y o u r l e t t e r o f（d a t e d）…（感谢你方……的来信。）
●W e h a v e r e c e i v e d y o u r l e t t e r o f（d a t e d）…（收到你方……的来信。）
●Y o u r l e t t e r o f…h a s b e e n r e c e i v e d w i t h t h a n k s.（感谢收到你方……的来信。）
●W e a r e i n r e c e i p t o f y o u r l e t t e r…（收到你方……来信。）
●W e a c k n o w l e d g e r e c e i p t o f y o u r l e t t e r d a t e d…（感谢收到你方……的来信。）
2〃表明价格、折扣及付款条款的细节；（D e t a i l e d i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g p r i c e, d i s c o u n t,a n d p a y m e n t t e r m s）
情景搭配用语：（U s e f u l E x p r e s s i o n s）
●W e w i l l a l l o w y o u5%d i s c o u n t…（我们会给你方5%的折扣。）
●W e c a n o f f e r y o u…（我们可以报……）
●W e a r e e n c l o s i n g o u r c a t a l o g u e…（寄上我方报价单……）
3〃对交货期或装运期的承诺；（P r o m i s e o f s h i p m e n t o r d e l i v e r y）
情景搭配用语：（U s e f u l E x p r e s s i o n s）
●W e c a n a s s u r e y o u o f o u r p r o m p t s h i p m e n t…（我们保证会立即装运。）
●S h i p m e n t i s t o b e m a d e…（装运在……）
●D e l i v e r y d a t e…（装运期……）
4〃报价的有效期；（V a l i d i t y o f t h e o f f e r）
情景搭配用语：（U s e f u l E x p r e s s i o n s）
●T h e o f f e r i s v a l i d f o r…（此报价有效期……）
●T h e o f f e r i s s u b j e c t t o…（此报价以……为准。）
●T h e o f f e r r e m a i n s o p e n f o r…（此报价有效期……）
5〃在结束时，应表示希望该报价能被接受。（W i s h i n g t h a t t h e o f f e r c a n b e
a c c e p t e d）
情景搭配用语：（U s e f u l E x p r e s s i o n s）
●W e a r e a w a i t i n g y o u r o r d e r.（希望收到你方订单。）
●W e l o o k f o r w a r d t o r e c e i v i n g y o u r f a v o r a b l e r e p l y.（希望收到你方肯定答复。）
●Y o u r e a r l y r e p l y i s a p p r e c i a t e d.（感谢你方早日回复。）
第二节T h e P r i n c i p l e s o f Q u o t a t i o n L e t t e r s报盘信的写作原则
许多公司通过目录、手册、以及附有短信或卡片的相关材料感谢询盘。在大多数情况下，卡片或短信不太人性化。但是，有时用简单的信函表示感谢还是一种合适的方式。
收到询价信时，尽可能简洁清楚地回答问题。如果你不能回答询问中的问题，应解释原因并提供可能的其他解决方式。
重要的是在回复前在客户的询价时要留下良好的印象。当然，最好的印象会通过你所提供给对方的材料或信息而留下。
报价时一定要完整、清楚、具体。
