行政前台工作流程

行政前台工作流程行政前台工作流程前台直接上司：总务（行政）主管主要工作：做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。

岗位职责：（具体工作）（1）转接总机电话，收发传真、信件和报刊；（2）接待来访客人，并通报相关部门；（3）管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；（4）打印、复印文件和管理各种表格文件；（5）承办员工考勤和外出登记；（6）安排约会、会议室及差旅预定；（7）保管各种手续、手册；（8）更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；（9）协助组织公司活动。

行政前台日常事务一.保证前台电子设备的正常使用前台有电脑、电话、传真等电子设备，若设备发生故障可以先找网络管理员检查，若无法维修，可通过其他渠道直至问题解决。

2.及时更新和发布员工内部通讯录不管是否有新进或离职员工，都应在每月初统计公司所有人员信息，并以邮件形式向全体员工发布新的内部通讯录。

4.公司钥匙管理前台备有会议室钥匙、办公室备用钥匙，前台应妥善保管以备使用，做好钥匙统计工作，在员工办理离职时做好钥匙收回、交接工作。

5、名片的制作与申请、缴纳话费、出差人员机票、车票预定 6、公司内部上传下达通知工作二.办公用品的盘库、购买、领用、结算1、每季度末对库存办公用品进行盘点，制作办公用品库存统计表提交行政经理，若有用品数量不足或领用完，及时上报，进行补充2、每月25-28日通知各部门提交下月所需办公用品清单，统计出购买清单后报行政经理审批，批准后联系购买送货。

确认收据或发票无误后，填支款单签字后到财务领取。

3、员工领用所需办公用品进行登记并给予发放方案1：（一）环境卫生的保持和检查工作流程：1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂；3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写《消耗品领用登记》，保障公司后勤配备；4、每天早上9：10整理当日的报纸归纳至总经理室报夹，将更换下来的报刊统一放置，每两个月以废品处理，所得费用交由行政主管记入《备用金流水帐簿》中上缴财务。

注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；2、及时补给卫生用纸等后勤配备；3、报刊整理整洁有序，废旧报刊处理及时。

相关记录：《消耗品领用登记》——行政主管《备用金流水帐簿》——行政主管（二）接待——客户来访工作流程：1、客户进门起身迎接并询问来访事由；2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。

若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；4、准备招待茶水饮料；5、通知相关工作人员有人来访；6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；10、及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政主管归档。

注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；2、《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档；3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

相关记录：《客户来访登记薄》——前台（三）电话的接听和记录工作流程：1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语； 2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的工作流程：1、前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并签字，发文中还需要求收件人签字；2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字；3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理；4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。

5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。

6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到；7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。

注意事项：1、详细填写《收文明细》/《发文明细》或《文件外送单》，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容； 2、及时转交给相关人员；3、按项目分类交档案管理员归档。

相关记录：《收文明细》——前台《发文明细》——前台《文件外送单》——前台B、电子文件的收发工作流程：1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等；2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹；3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》/《发文明细》中记录，收/发方式在备注中注明；4、及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到；5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

注意事项：1、了解所收/发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找；2、及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到；3、按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

方案2：一、环境卫生的打扫以及保持：1) 上班前打扫前台，接待室，会议室，办公区域卫生（包括地面、桌椅、茶几、沙发卫生） 2) 每天并要定时检查如有地面或者桌子不干净请及时清理，定期检查垃圾框，及时更换垃圾袋。

三、接待客户来访：1) 客户来访起身迎接打招呼，询问来访事由。

2) 告知客户填写《客户来访登记表》，并指导客户填写，弄清楚来访者身份以及意图。

3) 将客户待到接待区域休息，准备一次性纸杯，到饮水机接水，用双手将水杯放在客户前方。

告知客户：“请您稍等，我去通知***” 4) 通知相关人员有人来访：5) 每隔15分钟添水，客户告辞时起身道别。

6) 客人离开后两分钟内清理水杯，茶几卫生，保持接待区域卫生。

把客户填写的客户来访统计放在对应的文件夹中存档，月底统计。

7) 如需公司提供午餐的向部门负责人请示（来访人找哪个部门的负责人）由吴总签字才可安排订餐。

8) 每月月底统计本月所有来访信息在Excel表汇总，下月一号汇总完成。

四、电话的接听和记录：1) 电话响起三声内拿起话筒，如有特殊情况超过三声要主动道歉。

2) 主动向对方介绍：“您好，我是北京财富通医药科技开发有限公司，我是前台。

” 3) 问清来电意图，如需转接直接按R键＋分机号进行转接。

（如遇到找总经理的不要告诉对方总经理的联系方式）或者直接转给郑助理R+8154) 如果对方找的人不在座位上，要问清对方的联系方式，姓名，来电目的。

并记录在便签上，电话结束后告知同事。

5) 结束语：“感谢您对北京财富通医药科技开发有限公司工作的支持，祝您生活愉快，再见。

”由对方先挂断在放下话筒。

六、办公用品的出入库管理：1) 填写办公用品领用表。

2) 到财务室文件柜中领取对应要领取的物品，核对表格的信息。

3) 让领取人确认物品，签字。

4) 月底及时汇总，下月一号汇总完成。

七、日常公司订水以及统计1) 每次订水一般情况一次性定2——4桶，再睡只剩一桶的时候即使给水站打电话送水 2) 每次定完水后把对应的水票张数核对正确后交给水站送水人员。

3) 简历表格题目—年—月订水统计表，内容包括，序号，订水时间，订水日期，订水数量。

品名，即使备档。

4) 月底及时汇总，下月一号汇总完成。

八、日常文件的打印以及复印设备的使用管理，收发传真管理：1) 每天早上上班前打开复印机，并且检查A4纸使用情况（没有即使添加） 2) 复印时重要文件使用空白A4纸，表格周报之类的可以用二次纸打印。

3) 收发传真时要及时登记。

十、收发快件，邮件，信件，包裹：收快递：1) 所有快递全部不允许进入工作区域，全部由前台签收。

2) 定时发放：可以再下午下班前统一发放。

发快递1) 所有的快递统一由前台与快递公司联系2) 需要提供给所需发快递员工的资料有，快递单。

快递信封。

3) 员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。

4) 联系快递公司过来取件。

5) 如果是个人物品，请让员工个人提供快递费用，如是公司文件由公司会计提供费用。

6) 及时做好收发快件的登记工作。