公文常用习惯用语

公文常用习惯用语一、开端用语(一)主动办文关于；据；根据；据报(据了解、据核实)；查；兹有(兹因、兹为、兹悉、兹定于)；为了；按照；遵照；由于；随着；目前；最近；奉；近奉；接；前接；现接；现将；近来；近年来；经××(单位)批准(下面接叙××问题)。

(二)引用来文1．上行文：×月×日×字×号关于××的指示(或命令、通知、通报)收悉(或敬悉)；国家××局×月×日给我局×字×号关于××的通报抄件悉。

2．下行文：×年×月×日×字×号(关于××问题的)请示悉；据××旅游局×月×日关于××问题的报告(或请示)。

3．平行文：×月×日×字×号函(或通知)悉。

二、结尾用语(一)上行文特此报告(特再报告)；以上各点，请审查；以上情况，特报，请审核备案；现随文报送××(文件名称)，请予审核；特先报告，详情容后续报；以上汇报，如有不妥，请予指示；以上意见，报供参考；请予审批；请予审理；请尽早核示；请即电示；以上请示，如无不妥，请批转××办理；上述意见，是否可行(或有当)，请核示(或批示)；妥否，请批示；请批复；本案究如何处理，请速作指示；可否如此办理，请予审批；以上部署，报请鉴核。

(二)下行文特此通知，希即遵照办理；特此批复；以上意见，请即研究执行(或按照执行、参照执行、遵照执行、依照执行、认真执行、严格执行)；特此公告(通告、布告)；周知；此布；本通报应向旅游系统所有人员进行传达，组织讨论，并将讨论情况及时报我们；同意你社意见，本件存案备查；以上通知(指示)希即认真研究执行，并将执行情况在×月底前向本局(社)作一报告；请将你们对这项工作的意见和具体部署情况尽快一并报局(社)；本通知下达后，以往有关文件与此件有抵触的，均以本通知为准。

(三)平行文特此函达；特先函商(特先联系)；特再函询；请即函复，并希见复；你社是否同意，请即函告；我社实有困难，未能照办，请鉴谅；此复；特此函复；特此函复，请查明办理；请予研究函复；你社意见如何，请即考虑见复为盼；特将有关情况函告，供改进工作时参考；特此函请你宾馆加以办理；以上意见仅供参考；随函附送(有关资料)一份，请查收。

三、其他用语当经，前经，现经，均经，并经；本局，你社，贵公司，贵宾馆；承蒙惠允(承蒙指示、承蒙协助)，不胜感激(不胜荣幸、不胜企盼)，惠允(惠赠、惠示、惠寄)，鼎力支持(大力协助)；请，拟请，提请；希，即希，务望(务恳、务请)，希予(希将、希能)，至希、尚希(尚祈、尚盼)，希望，勿误，如蒙，即予；总之，综上各节，综上所述；鉴于上述情，据此，为此，专此；迅即，迅予，从速(火速)，在即，当即；责成，查明，知照，下达；会同，上报，报批，拟订；商定，商讨，商洽；比照，引叙来文，重申；擅自，得，不得，酌情处理；颁，颁布，颁行，发布；准予，为荷(盼要)；左列(右列、下列、上列)，如此，于后，上项，各项，各类，多起，数事，数纸。

通知的写作一、通知的特点一是通知的非上行文性。

通知主要采用下行文方式，也有部分是平行的或不相隶属的相关单位及人员传达的，但绝无上行文的特点。

二是应用广泛性。

可以用来传达上级部门重要方针政策，也可以用于日常行政工作。

三是较强的时效性。

通知的事项都是要求在一定时期内应知或应办的，具有较强的时效性。

四是受文对象的确指性。

通知一般是针对具体单位或人员的，因而通常有显在的受文对象。

五是写作的灵活性。

通知重要的在于交代信息，其形式则较灵活，它即可以长篇述文，也可以简语示之；即可以内部发文，也可以张贴公开。

二、通知的文体格式与写作要求1．标题。

通知的标题形式多样化，一种是只有文种类型一种因素，例如“通知”；一种是文种前加以修饰语，如“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”；三是发文机关名称与通知文种合成标题，如“办公室通知”；四是由事由、通告二因素构成的标题，如“关于下发×××的通知”。

2．题下发文号。

凡作为正式文件下发的通知，一般于标题下标注发文号，例如“×发〔200×〕×号”。

3．受文对象。

一般于正文之前独立一行顶端写起，写出受文机关、社会团体等称谓，后跟冒号，以示引领下文。

无固定通知对象者则该项免去。

4．正文。

通知的正文，表现在不同的通知型态中略有差异。

①发布性通知。

用于发布规章的通知即此。

一般较短小，只要写明发布内容名称、要求，而把所发布的规章作为附件处理。

例如《国务院关于发布<广告管理条例>的通知》的正文只有“现将《广告管理条例》发给你们，请遵照执行。

”两句。

②转发(批转)性通知。

用于转发上级机关或不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文。

这关通知写法也较简单：写明所转发(批转)的文件名称，目的，要求。

有的还指明意义并提出指示性意见。

③指示性通知。

用以传达领导或职能部门指示、意见，阐述政策措施、布置工作的通知即此。

这类指示一般由发文理由、具体事项和结尾几部分组成。

发文理由交代行文的依据与目的，具体事项以条款方式叙述具体要求，最后提出希望或要求。

它的目的在于让受文单位了解“做什么”、“为什么如此”、“怎样做”。

④告知性通知。

用于传播有关机关需要周知的事项。

如人事任免、机构设置、迁移址、更改电话等。

这类通知并无固定格式，说清楚事项信息即可。

要求写作具体化、细节化。

⑤会议通知。

用于传达召开会议的有关事项的通知即此类通知。

要求写明发文目的、会议名称、议题、召开时间、地点、出席对象等。

5．落款。

写明发文机关名称和发文年、月、日。

写作通知要求注意如下几点：第一，主题单一，内容具体。

第二，有针对性。

第三、结构可灵活，但条理要清楚。

第四，语言准确、简炼主题词标引主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。

主题词分正式主题词和非正式主题词。

正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。

主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。

《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。

它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。

公文应当按照主题词表规定的标识规则和词目标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

一、标引规则1.要直接、准确、客观地反映公文论述的主题。

2.选用的词，一般应是《公文主题词表》中的正式主题词，其书写形式应与词表中的词形一致。

3.选词时，应首先选用切合公文主题概念的、专指性较强的主题词。

4.当没有专指性较强的主题词时，应选用与主题词概念关系较密切的正式主题词进行组配标引。

组配标引应遵循下列原则：应优先考虑概念组配，即相组配的主题词之间存在概念相交或概念限定的关系；当词表中没有合适的主题词进行概念组配时，可进行字面组配；组配结果应概念清楚、准确。

5.若词表中无合适主题词进行组配标引时，应选用直接上位主题词标引。

6.若仍无合适的直接上位主题词进行标引时，方可选用主题词表以外的适当词(称自由词)进行标引。

自由词标引应遵循下列原则：选用的自由词应符合主题词表的选词原则；标引时，应在自由词后加“△”标记，同时标引出相应的上位主题词；选用人物、年代、组织机构、地区等专用名词作为自由词标引时，人物名称用全称，年代用阿拉伯数字，组织机构、地区名称用全称或规范化简称，不加“△”标记。

7.主题词的标引数量。

每件公文所选用的主题词数量一般应在十个以内。

8.主题词的排列次序。

一般次序为：反映公文内容的主题在前，反映公文形式的主题词在后。

在单主题公文中，反映公文中心内容的主题词在前，反映公文分述内容主题词在后；在多主题公文中，反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。

标引的地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等，置于反映公文内容的主题词、文种之前。

若地区名称、组织机构名称、年代和人物名称等同时出现在同一公文中，则按地区名称、组织机构名称、年代和人物名称的顺序排列。

公文的文种置于最末位。

在转(印)发类型的公文中，被转(印)发的公文文种不可作为主题词标引；但如果被转(印)发的公文属于企业内法规，其名称(准则、条例、规则、规定、办法、细则等)应作为主题词标引。

二、标引程序1.主题分析。

主题分析的目的，在于确定公文的主题，据此准确地提炼出主题概念。

它是通过审读公文、分析公文的主题类型、结构和确定公文主题标引方式来进行的。

审读公文。

主要是通过审读公文内容，特别是公文的标题、摘要或按语、关键性句子、结论性意见，来了解公文发布的意图，从而确定公文的主题(即中心思想)，并用精练的一句话或几句话表述出来。

分析公文的主题类型。

公文的主题类型分为单主题和多主题。

单主题是指一件公文只有一个主题。

多主题又称并列主题，是指一件公文有两个或两个以上的主题。

领导讲话、会议纪要、工作总结等公文大多为多主题公文。

分析公文的主题结构。

即分析公文主题的主要成分和次要成分及其相互关系。

主要成分是公文主题中最核心、最关键的部分，次要成分是对公文主题主要成分的说明以及主要成分所处的时间、空间、所属文件类型等。

确定公文主题标引方式。

公文主题标引方式有概括标引、重点标引和全面标引。

不同的标引方式决定公文主题标引的不同深度。

标引人员可根据公文的特点和工作需要，确定公文主题词的标引方式。

2.主题概念转换。

主题概念转换也叫查表选词。

由主题分析而确定的主题概念是自然语言形式的词，须依照公文主题词标引规则，将主题概念一个一个地转换成《公文主题词表》中的正式主题词。

主题概念的转换分为直接转换和间接转换。

直接转换是指主题概念可以从《公文主题词表》中找到相应的主题词；间接转换是指在《公文主题词表》中没有与主题概念直接相对应的主题词，须进行组配标引，或上位词标引、自由词标引。

3.主题标引结果审核。

这是减少标引误差，提高标引质量的一个措施。

审核的主要任务：一看公文主题概念的提炼是否全面、准确，有无遗漏隐含的主题概念；二看公文主题概念转换所选用的词是否确切地反映了公文的主题内容，是否符合公文主题词标引规则；三看同类型公文，同类型主题所选用的主要主题词是否一致。

三、主题词标引实例1．《中共中央国务院关于中央党政机关干部教育工作的决定》主题概念：干部教育工作党政机关决定主题词：干部教育党政机关决定说明：①单主题公文；概括标引。