外贸业务员发邮件注意事项

外贸业务员发邮件OFFER的技巧第一篇：外贸业务员发邮件OFFER的技巧外贸业务员发邮件OFFER的技巧1.如何搜索有效目标客户邮件?这个是很多兄弟姐妹头疼的一个问题,特别是新手朋友,老手可以直接跳过:我的方法是根据行业关键字,在搜索引擎里搜索,这个需要花费大量的时间跟力气去做,另外还有个巧妙的技巧大家不妨碍试一下,就是把email跟关键词放在一起用,举个例子,我们从事的行业是地板业,那你搜索关键词用“email+floor或floor+email” 同理还有contact+关键字,效果类似,尝试一下效果吧?根据行业细化,还可以用更专业的行业关键词!另外我们跟合作软件公司正在尝试开发邮件地址搜索软件,免费的,推出后欢迎大家试用!2.如何管理电子邮件系统?是不是根据1的方法努力一番后觉得很有成就感,可是面对一大堆电子邮件,有的甚至重复了,你如何管理呢?我推荐的方法是采用WORD 格式,将所有的电子邮件地址按地区+关键词分类,发送前一定要做这个工作,否则就没有意义拉,因为好多说不定是你的同行呢!但同行也要分地区,你要看哪些地区是自己有能力生产的,如果是我们大陆的,那基本意义就不大了,因为即使是外贸公司,竞争也非常激烈,价格不会好,但这么说并不排除他们就不是你的好客户的可能性,自己要用心去把握了.然后如果你从事的是劳动密集性行业,而又是在欧美的卖家,你就要注意了,真正的大买家不会说自己是买家的,他们都是伪装成卖家或者厂商,那你的机会又来了,你见过哪个美国工厂组织了几百个人在做低价值高劳动强度的事的?所以他们必定是采购无疑了,试试运气吧.3.整理好了,如何发送邮件!经过整理,还是有一大堆邮件,头疼不疼?不能疼啊,他们可是你赚钱的工具,虽然不能减少数量,但可以减少工作量啊...这里就显示出我教大家用WORD整理邮件的好处了,用CTR+鼠标点变成蓝色的邮件地址,他会自动跳出OUTLOOK格式的新邮件,(有时候没蓝色电邮格式,那么请把光标放到邮件地址尾巴后,按ENTER,如果点出的是网页,先选中邮件右键选择删除链接,--这一定是从网站复制下来的时候没清除格式!呵呵),这样操作可以免除你不停复制邮件地址跟OFFER信格式的烦恼,只要写写标题就行了,而且点过的邮件地址会变成红色,防止发重复了,是不是很方便?4.如何提高邮件回复率!A 写一篇好的OFFER信格式,这是起码的,要清楚的说明你是做什么的,要发给什么人的,不要让人阅读有困难,毕竟大家时间都是宝贵的.B 整理出一些重要的信息,这点也在第2步做,所以第2步很重要的,具体怎么分辨,就看自己水平跟了解程度了,对这类邮件,要严重对待,操作的方法可以根据对方公司的特征,适当修改OFFER信,使它看起来比一般商业OFFER更用心些,另外加上阅读回执跟紧要程度!并且写完后一段时间没有回复的话,请另外找找他们的邮件地址,再写上一篇问候的,查询一下还有没有收到,实在很重要的话,可以发一份传真,传真速度快,也花不了几个钱的---貌似跑题了..怎么说到传真去了,呵呵.5.其他注意点:1.首要一点,不想大多人拒收你的信,甚至你公司的所有信,请发OFFER用私人邮件地址,回复再用你公司的邮件.这会有所麻烦,但是没办法,一但你的邮件服务器被某些公司盯上后,他们判定你的邮件地址服务器为垃圾发送器,会大范围的屏蔽掉.防止这点只有用其他邮件地址发送或者发送的时候注意不要使用群发,不管是手动的或者是软件操作的,(这里鄙视下软件发送的人,你都对别人不懂尊重,你怎么指望别人跟你做生意呢...).手动发送信的时候一份一份发送,以质取胜!即使你用一样的OFFER模板,也记得过一阵变换下标题,或者内容!2.针对海外的客户,最好是使用海外邮件服务器,(因为国内的很多服务器因为发了大量的垃圾邮件而像1中说的那样被屏蔽了)但是有些公司怕麻烦,不懂设置,可以使用YAHOO,MSN HOTMAIL等国际化通用邮件,他们不至于被屏蔽.3.使用YAHOO等邮件系统时,如果怕别人误会,可以把自己的邮件地址放在抄送里,客人会明白你的苦心,即使不明白,以后也方便解释的.如何让客户回复你的外贸邮件?给客户发过邮件后就没有回信，这是让很多外贸业务员感到困惑的一个难题。

wedopay小徐：外贸找客户发邮件要注意的几点【算准时差发外贸电子邮件】电子邮件是外贸业务交流的主要方式，对于要如何给国外新客户发首次邮件才能引起对方的兴趣，一位经验丰富的从业人士向记者谈起了他的窍门。

“我们每天上班第一件事就是打开邮箱，看有没有新的询盘。

国外买家基本也一样，上班之后会浏览邮箱里的信件。

如果买家每天收到的邮件很多，他可能不会一一去看。

根据经验，买家会看的邮件一般都是前面几封，所以发邮件的时间显得很关键。

”他说。

“要想让国外买家看到你的邮件，应当根据买家方面与我们的时差，算准其上班时间，在他上班前的五分钟发邮件。

那么，你发过去的邮件在国外买家的邮箱里，就算不是第一封，至少也会排在前面，被浏览的几率会大增。

”该人士说。

他说：“在邮件正文给自己公司写简介时，要突出产品的优势及其所获得的各种证书等，还需要介绍一下公司的大客户。

此外，不要发送太大的附件，因为这可能会导致买家在打开你的邮件时花费较长时间，导致对方没有耐心看邮件。

最好在邮件中附上产品的图片说明，让买家一目了然。

对产品进行报价时，应当写明价格的有效时间，以及对应的产品最小起订量、产品型号、目的港等信息，让买家看了之后能直接决定是否和你做生意。

”【外贸邮件最忌讳什么】什么样的外贸邮件是受欢迎的，是不引起反感的？外贸邮件最忌讳的是什么？下面在下就来粗略地总结一下，有同感的朋友不妨跟帖支持一下，有不同意见的朋友可以拍砖，或者做做补充也无妨：一、邮件标题一般而言只能是客户求购的产品的名称，而不要加其它的任何多余的语言。

这样，可以增加客户打开你邮件的几率；二、开头语要简洁带过证明你是专业而老练的商人，这样可立即拉近与客户的距离，因为对商人来说过多的寒喧实在是多余的。

不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我建议你一般情况下最好不要提，也不用提，因为客户在哪里发布过求购信息自己知道，多说多余；三、外贸邮件中还忌讳主动过多地介绍自己，因为这样会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉不是很好。

很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。

其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。

可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。

我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。

后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。

很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率也大大高过我们？很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。

很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。

我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。

到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了！我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发信怎么写。

外贸业务书写英文邮件注意事项、范文一、外贸业务书写英文邮件的注意事项1、发邮件无subject主题，或者随便找一个以前的邮件直接回复一下。

后果：以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正文和主题都和现在的事情无关.导致买家一头雾水，无法快速辨认。

2、邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字。

后果：导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触，联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判断你是谁？来自什么国家的什么公司？3、邮件的发件人不要用中文。

如联想公司张三，“联想公司张三”很有可能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也不一定可以看懂中文。

4、买家如果已经CC，把邮件抄送给第二个人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同事或者主管），你回复的时候要按“reply all”，而不要只回复发件的那个人.买家发邮件CC的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人。

5、回复买家邮件的时候要“reply with all history”，不要把历史记录删除，否则买家不知道先前发生的事情和交流的内容。

也不要随意改变邮件的主题。

一件事情，一个产品的邮件要保持一个邮件主题。

6、不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电报.如hv：have等.以免产生误解.也不要用俚语。

7、重要的内容可以用bold粗体加粗或者用大写。

8、不要全部用大写字母写邮件正文。

如THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17，20069、如果事情比较复杂，繁多的话，可以用1234注明.表达要简洁，直接，明确.不要把很多事情写在一段中，显得非常冗长，没有条理性。

如果不了解可以上”多美丽买卖搜索"看看。

10、不要用过多的感叹号。

你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你一个都不用是一样的。

11、每一段中间要空一行，方便别人阅读。

12、如果你是初学者，学习模仿以英语为母语的买家的写邮件方式也不失为一种有效的方法。

外贸信函注意事项外贸信函注意事项网上做外贸，让业务员感到最烦的就是客户不回复，但在买方市场的今天却又很正常。

但是如果能改进我们的联系方法，回复率必定会增加很多，建议注意以下几点：一、邮件标题只能是客户求购的产品名称，而不要加其它的任何多余语言。

这样，客户打开你邮件的可能性一般可达到100%；二、开头语简洁带过证明你是专业而老练的商人，可立即拉近与客户的距离，而对商人来说过多的寒喧实在是多余；不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的。

建议你一般情况下最好不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余；三、开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好。

事实上，没有几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业的印象，这种印象对你来说是非常重要的。

那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”！四、简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，特别是欧美商人更是如此；有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个外商会在询盘中一次就把要求说完的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多年做该行的，如所报的规格与客户所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要求的；有人总喜欢第一次联系客户时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，但对大多数欧美客商（如美国）来说，他们一般是不会回复该类邮件的；五、所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理你；价太高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产品、对外贸公司来说这点尤其重要；六、第一次联系客户时，除非客户在询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾邮件软件拦截；七、与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱，或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为垃圾邮件泛滥的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题；八、强烈建议：如你不能报出有一定竟争力的价格，请最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵的工作时间呢？对外贸公司来说，何不在货源上多下点功夫，效果一定好很多！总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的'目地，你起码总要迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大缩短成交的进程，大家何乐何不为呢？在使用国际快递邮寄物品时，怎么计算邮费？有很多新手可能很迷惑，下面把标准的计算公式贴出来，希望对大家有所帮助：1．计费重量单位：特快专递行业一般以每0.5KG (0.5公斤）为一个计费重量单位。

外贸邮件注意事项17条作为公司的采购商，每天有成百上千封邮件从全球飞过来。

为什么有些邮件就是石沉大海?下面就让一米软件来告诉你外贸邮件注意事项17条。

1. 发送并不紧急的“紧急”邮件Sending 'urgent’ emails that aren’t urgent发“紧急”邮件时，建议别做“狼来了小孩”，否则当你真的有紧急邮件的时候，就没人关注了。

——Rosemary Haefner2. 满屏大写字母Putting words in ALL CAPSARE YOU YELLING??—这是大写给人的视觉效果。

除非你想给客户一剂“强心针”，否则就把CAPS LOCK关掉吧。

——Rosemary Haefner3. 太不拘小节Being too casual邮件能侧面反映你跟客户的关系，表达太随意只会显得专业素养不高。

一米软件建议在使用感叹号、表情、字号字体和短语时多加斟酌。

——Haefner此外，并非每个人都能读懂缩写。

如果客户和你是不同年龄层，或者有语言障碍，那么请写出全称。

——Randal4. 表达太生硬Being too stiff我经常收到一些“一行式邮件”，这看起来好像是系统自动回复。

有时候适当表达自己的个人特色和情感会对谈判比较有利，否则表现的太像机器人了。

——Oliver5. 在凌晨三点发送邮件Sending emails at 3 a.m我只有偶尔醒的特别早，感觉自己很有干劲的时候这么做过。

但是据我调查，即使是在“7天24小时”工作狂的世界里，这也不会被大多数人接受。

当然，如果夜里突然有了灵感，建议你写邮件存到草稿箱，然后在工作时间发出去。

——Oliver(特别提醒：我们很多国外客户与中国存在时差，此时发邮件就要特别注意，你的上午9点，也许是TA的午夜。

)6. 使用模糊主题行Using a vague subject line“It’s me””Hey” or “FYI”开头会让你的客户感觉很困惑，他不知道你这封邮件想说明什么，自然不会愿意花宝贵的时间去打开它。

外贸邮件沟通的“伏虎十式”邮件是外贸业务中最常用的沟通方式，对于如何与客户进行邮件沟通，我总结了十个要点，供同行参考。

1．客户名字不要写错：这点容易被忽视，往往拼写错误自己不知道，但客户一眼就能看出来。

2．称呼：很多人喜欢用DEAR XX，很多客户也喜欢这样称呼，尤其一些欧洲人。

如果客户喜欢这样，也无妨。

但如果与客户熟悉了，可以不用这样称呼，可以换成HI、HELLO这样显得不会过于正式。

3．问候语：在日常频繁来回的邮件沟通中，一般都不需要。

偶尔或者偶然的邮件沟通，可以叫上“HOW ARE YOU TODAY, HOW ARE YOU DOING? 或者 I WISH YOU ARE DOING WELL。

3．言简意赅。

邮件正文表达最关键的是要做到语言简洁、意思明了，切忌长篇大论、啰啰嗦嗦。

用最简单易懂的语言，将意思表达清楚、到位。

多余的话，啰嗦的话能省则省。

另外，尽量避免以大段文字，长篇幅到底，可以采取分段，分层。

同时，将最需要表达的意思放在前面，不要前面来一大堆寒暄的东西，最后来一句你要他发L/C，可能客户都没有看到最后。

5．做到不卑不亢。

切忌在客户面前过分谦卑，这一点非常重要。

虽然我们始终要将客户摆在第一位，但过分的谦卑会让你丧失主动权，特别是在一些问题谈判的时候会更加被动，不要让客户有高高在上的感觉，更不能让客户感觉我们求他做生意，求他下单。

做生意是买卖，是平等的，我们需要客户，客户同样需要好的供应商，没有供应商的支持，他们也很难成功。

水能载舟，亦能覆舟，同样的道理。

6．适当时候要懂得拒绝客户。

要敢于SAY NO，对于客户的一些过分要求，超出公司底线的要求，必须要拒绝。

做业务不能做老好人，什么都答应客户，这样让客户觉得你没有原则，没有底线，很容易欺负你。

这次延长付款，下次就会取消订单。

谈好的东西，比如什么时候付款，什么时候给L/C，就必须按照谈好的去做，同样对我们自己也是，答应的就必须兑现，要么不要答应。

外贸开发信注意事项
1.开发信的目的是吸引海外客户，引起他们的兴趣，因此信件内容应该具有亮点，并能够准确地表达产品或服务的优势和特点。

2.注意语言表达的准确性和流畅性，避免使用含糊不清或歧义的词语和句子，以免造成误解。

3.开头要直接突出重点，引起客户的兴趣，可以使用一些吸引人的开场白或问题。

4.在介绍产品或服务时，要重点突出其优势和特点，以及与其他竞争对手相比的区别。

5.在写作过程中尽量使用简明扼要的语言，避免冗长或复杂的句子。

6.注意邮件的格式和排版，整齐清晰的格式更容易阅读和理解。

7.语气要积极而有诚意，向客户展示您对合作的热情和态度。

8.尽量避免使用太多的技术术语，以免客户难以理解。

9.在结尾处，可以提供联系方式并表示期待与客户的进一步合作。

10.在写作之前，可以先了解客户的需求和背景，以便更好地定位自己的产品或服务，并针对客户的需求进行个性化的调整。

外贸邮件应注意的问题外贸邮件应该注意的问题电子邮件是一种公认的高效廉价的网上营销手段，然而如果不了解E-mail营销的规则，往往会事与愿违，甚至遭到收件人的强烈抗议。

下面是外贸人应该注意的外贸邮件营销十大忌讳：1.滥发邮件有专家建议，对于未经许可的电子邮件，有两条恒定的规则：第一，不要发送；第二，如果你打算只做一次，请参阅第一条执行。

使用电子邮件营销工具，你只能发给那些事先经过许可的人（关于如何取得收件人的许可，有许多方法，如会员制、邮件列表、新闻邮件等）。

2.邮件没有主题或主题不明确电子邮件的主题是收件人最早可以看到的信息，邮件内容是否能引人注意，主题起到相当重要的作用。

邮件主题应言简意赅，以便收件人决定是否继续阅读邮件内容。

有的人自作聪明地认为，别出心裁的主题更能引人注意，采用和内容毫不相干的主题，甚至故弄玄虚。

试举三例：（1）没有主题收件人的反应：发件人是谁呀？不认识，删除邮件吧。

（2）主题："老朋友，你好！"收件人的反应：哪个老朋友？不认识噢，原来是广告邮件！这叫什么朋友啊，肯定是"宰熟"的那种！（3）主题："回复：请帮我查找xx资？quot;收件人的反应：好象是我求你发邮件的！肯定是推销自己网站的，事实果然如此。

邮件内容是："小王：你要关于xx的资料我帮你查到了，网址是http://……"明明是广告邮件，却偏偏假装是误发的邮件--蒙谁呀，你！3.隐藏发件人姓名这种邮件给人的感觉是发件人在做什么见不得人的事情，否则，正常的商务活动为什么害怕漏出自己的真面目呢？这样的邮件，其内容的可信度有多高呢？还有一些邮件，把发件人写成"美国总统"、"你的朋友"、"漂亮女孩"等等，不一而足。

其实，无论你怎样伪装，你的发件地址还是会被方便地查出来的。

开展网上营销活动，还是以诚信为本吧！4.邮件内容繁杂电子邮件宣传不同于报纸、杂志等印刷品广告，篇幅越大越能显示出企业的实力和气魄。

掌握发外贸邮件的技巧，提升商务沟通效果！随着互联网的不断发展，越来越多的企业开始走向国际化，进行跨境贸易。

发外贸邮件也成为了现代商务活动中不可或缺的一部分。

但是，在发送外贸邮件时，我们需要注意一些技巧，以确保我们的邮件能够吸引受众的注意、保持短小精悍、提供清晰有效的信息。

以下是几个关键技巧：1、确定收件人并了解其需求在发外贸邮件之前，首先要确定发送对象并对其进行充分了解。

这样可以使您的邮件更加精准、有效地满足他们的需求。

在了解收件人的需求之后，您可以根据他们的喜好、习惯和文化背景来适当地定制邮件内容。

2、标题简洁明了邮件标题是吸引读者注意力的关键，因此要确保标题简短、清晰明了，并尽量体现邮件的主要内容和重点，以便读者能够快速地了解邮件的主旨。

3、内容简洁明了外贸邮件的内容应该简明扼要，不要过于罗嗦或无关紧要的内容，否则可能会让读者失去耐心并不再关注邮件。

内容应该包括以下几个方面：介绍自己的公司、产品或服务；解释自己的需求或请求；提供所需的信息、交流方式和相关的附件等。

4、提供清晰有效的联系方式在外贸邮件中，为了方便读者与您联系，必须提供清晰有效的联系方式，如电子邮箱、电话号码或Skype账号等。

同时，为了打破语言、文化和时区的障碍，最好也提供一些在线翻译工具，以便读者更好地理解您的邮件。

5、用恰当的语言和礼仪在发外贸邮件时，务必遵守商业礼仪和习惯，并使用规范且易于理解的语言，以确保您的邮件能够被读者接受和理解。

此外，还要注意邮件的语气和文字的使用，力求表达出自信、尊重和专业的形象。

总之，在外贸市场竞争激烈的当下，发送一封成功的外贸邮件需要考虑多个因素。

上述技巧是确保您的邮件能够获得读者关注和回复的基本要素。

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