文件归档登记表格式

西安市电子文件归档与电子档案管理细则附表
20120214
201400313修改表3、6
表1
电子文件登记表（首页）
电子文件登记表（续页）
第页
电子文件移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交机构名称、移交文件年度、批次等描述
2.内容描述：按文件内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子文件数量：按文件总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
电子档案登记表（首页）
电子档案登记表（续页）
表6
电子档案移交与接收登记表
填写说明：
1.交接工作名称：按移交单位或全宗号、移交档案年度、批次等描述
2.内容描述：按档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等描述
3.移交电子档案数量：按档案总件、卷数描述
4.移交数据量：以Gb为单位，精确到小数点后3位
表7
电子档案管理登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表8
电子档案迁移登记表
审核人（签名）年月日
单位（盖章）年月日
表9：
光盘盒封面标签图示例
注：长121mm，高121mm。

表10：
光盘盒封底标签图示例
精品文档
注：长151mm,高118mm;两边“光盘编号”栏宽各为7mm。

表11：
光盘盘面示例
精品文档
表12
电子档案机读目录
精品文档
精品文档。

往来文件登记表模板一、表头信息：往来文件登记表二、表格列标题：序号、文件名称、文件类型、发文单位、收文单位、发文日期、收文日期、文件编号、备注三、表格内容：1. 序号：按照文件的登记顺序进行编号，从1开始递增。

2. 文件名称：记录文件的名称，可以是文件的标题或者主题。

3. 文件类型：标明文件的类型，如公文、函件、报告、备忘录等。

4. 发文单位：填写发出文件的单位名称。

5. 收文单位：填写接收文件的单位名称。

6. 发文日期：记录文件发出的日期，格式可以为年-月-日。

7. 收文日期：记录文件接收的日期，格式可以为年-月-日。

8. 文件编号：填写文件的编号，用于惟一标识文件，便于查找和管理。

9. 备注：可以记录一些与文件相关的附加信息，如文件的重要性、处理情况等。

四、表格使用说明：1. 表格应根据实际需求进行调整，可以增加或者减少列标题，以适应具体的文件登记需求。

2. 序号列可以根据实际情况选择是否需要，如果需要对文件进行排序或者查找，建议保留序号列。

3. 文件名称、发文单位、收文单位、文件编号等列可以使用文本格式进行填写。

4. 发文日期和收文日期列可以设置日期格式，以便于日期的输入和查询。

5. 备注列可以设置多行文本格式，以便于记录较长的备注信息。

6. 表格可以使用Excel等电子表格软件进行创建和编辑，也可以使用Word等办公软件进行制作。

五、样例：序号文件名称文件类型发文单位收文单位发文日期收文日期文件编号备注1 通知公告公文 A公司 B公司 2022-01-01 2022-01-02 20220101-001 重要文件2 会议记要公文 B公司 A公司 2022-01-03 2022-01-04 20220103-001 会议讨论结果3 请假申请函件 C公司 A公司 2022-01-05 2022-01-06 20220105-001 需要审批六、注意事项：1. 在填写表格时，要确保信息的准确性和完整性，避免填写错误或者遗漏关键信息。

附表1（咨询企业名称）武汉市XX造价咨询有限公司（造价咨询业务类别）B类（应明确为具体的咨询业务类别）附表2卷内目录附表3建设工程造价咨询相关资料交接单委托单位：武汉XX集团（公司）工程名称：XX建设工程项目类别：结算审核委托方于2007年X月X日将下列资料交给咨询人:附表4工程造价咨询项目实施方案咨询操作过程中重点、难点的具体实施措施附表5施工现场勘查记录附表6建设工程预算结算协调会议记录会议议题：关于XX建设工程有关事项须协调1. XX2. XX会议确认意见：最终意见:1. XX2. XX建设单位签字盖章：XX施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：XX 附表7建设工程预结算材料价格签证单施工单位签字盖章：XX审核单位签字盖章：余XX 建设单位签字盖章：XX附表8建设工程造价咨询报告书武造字[2000 ]xxx号关于XX建设工程造价咨询报告xxxx：受贵单位咨询委托，对XX工程XXXX竣工结算进行审核。

我公司遵循客观、公正、公平的原则，依法维护建设、施工单位的合法权益，如实确定建设工程造价。

参与本次咨询工作的造价工程郑重声明：1. 我们在本咨询报告中陈述的事实是真实的和准确的；2. 本咨询报告中的分析、意见和结论是我们自己公正的专业分析、意见和结论；3. 建设工程造价存在固有的不确定性，本咨询报告的结果仅依据《建设工程造价咨询合同》约定的工作内容负责，对合同范围外的材价等市场变动因素造成的造价变化不予承担责任；4. 我们与本咨询报告中的编审对象没有利害关系，也与有关当事人没有个人利害关系或偏见。

造价工程师（签章）：执业资格证号：执业资格证号：一、建设单位名称：二、施工单位名称：三、建设工程名称：四、建设时间：五、建设规模：六、建设地点：七、审核责任：八、编制依据：九、审核方法：十、审核作业日期：十一、咨询说明：十二、咨询结论：项目负责人（签章）：造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价工程师执业资格证号: 造价员执业资格证号：造价员执业资格证号：xxx程造价咨询有限公司（工程造价咨询执业印章）附表9造价咨询业务成果文件扉页格式（可与公司发文制度相结合）项目名称：造价咨询成果文件名称：项目编号造价咨询单位负责人：造价咨询单位技术总负责人:项目负责人：项目专业造价工程师：项目专业造价员：本成果文件签发人:日期：造价咨询单位名称:造价咨询单位资质等级:资质证书编号：注：项目负责人（造价工程师担任）为成果文件签发人。

技术部文件归档制度及表格技术部文件存档制度总则为保证本部门文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、本部门员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

二、凡是在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本部门相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、文件资料档案的保管、查阅。

1、涉密文件必须由档案室单独存放。

2、所有档案必须科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

3、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

四、部门员工或其他部门部员工因工作需要查阅、复印档案资料，须填写《文件借阅、调用登记表》。

五、对于部门机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，非涉密人员不准接触，工作人员要严守机密。

六、涉密技术档案文件保存年限为5年。

一、技术部的文件范围1、行政文书。

技术部会议纪要;工程技术部工作计划、规划和工作总结;公司下发文件等。

2、技术部管理文件。

包括技术部人员任命书及调动文件、管理文件等。

3、技术文件。

包括原始数据类(甲方提供或现场勘查的各种技术资料、现场图纸、技术要求等);方案类(提交甲方或加工方的加工方案、设备材料预算、图纸及技术交底文件);验收文件类(包括验收资料及验收图);图片、音像类(包括现场/产品照片、技术交流录音)等。

4、技术文件。

包括技术科研报告、专利申请文件、各种部门内部形成技术标准/规范等。

5、涉密文件。

包括涉密公文、涉密技术文件等。

6、电子版文档。

包括以上5条所述的电子版文档。

1二、技术部文件管理体制工程技术部不另设文件专职管理人员，当完成技术阶段性成果后或项目结束后经经办人根据项目立档;依据文件来源(项目名称)、时间、内容、形式、是否涉密分成若干层次和类别，编制文档目录，然后提交至办公室负责统一管理。

归档载体登记表的填写一份好的档案材料，必须要有一份好的载体。

载体是指记录或反映客观事物的实体，如纸、绢、玻璃、塑料等。

它是人们进行科学研究或其他活动中用来保存材料的主要手段和方法之一。

因此，在档案管理中载体有着十分重要的作用。

而档案文件又是以纸为载体保存下来的，所以档案文件也有一定的特殊性。

由于纸质档案具有较高的强度、不易被损坏、便于保管和利用等特点，在长期历史发展过程中，逐步形成了大量纸质档案。

这就要求我们要重视纸质档案的整理和归档工作。

在整理纸质材料时，要注意以下几个问题：1.归档内容要全面2.装订形式要统一3.装盒前不能出现“未归档”四个字4.装订后及时检查5.发现有错误及时更正1.归档内容要全面要想使纸质档案能够全面地反映社会经济、政治、文化发展的历史面貌，归档的纸质材料就必须真实地反映这一时期社会经济发展的基本面貌。

那么，在归档时怎样才能全面地反映这一时期社会发展的基本面貌呢？首先是要将各部门、各单位上报给国家档案局的文件材料收集齐全并进行整理，在确定归档范围时要特别注意文件的重要性和对归档范围内档案资料质量要求。

其次是要根据文件的形成过程和文件本身保存时间长短等因素确定每个单位归档材料的具体情况。

再次是对归档内容要进行认真分析。

然后根据这些文件材料在一定时期内形成时间、内容、形成方式、来源情况综合评价，确定是否将其作为档案重点收集材料，并进行归类登记。

最后是要根据不同层次与类别划分不同的归档范围，将那些具有保管价值而又不需要永久保存的资料（如照片或光盘等）归类在某一特定区域内，并按一定时期进行整理。

这样才能使档案达到全面完整地反映社会发展面貌和社会经济、政治、文化发展基本面貌的要求。

2.装订形式要统一所谓装盒，是指将档案按其内容、类别等装入相应的塑料档案盒中，并用封条封紧的一种档案整理方法。

（1）。

归档载体是以塑料档案盒为基本单位进行归档的。

所谓“装盒”，就是将档案材料装入塑料档案盒后密封好然后再进行整理装盒。

人和商业控股有限公司经营管理事业部文件管理体系执行程序目录一、建立文件管理体系的目的 (2)二、文件管理体系定义 (2)三、文件发布类型 (2)四、文件发布形式 (2)五、文件管理原则 (2)六、文件类别 (3)七、文件收发流程 (4)八、文件保管、借阅管理 (4)九、文件管理体系表单模板和行文标准格式 (4)一、建立文件管理体系的目的1.加强事业部文件管理，规范事业部行文程序；2.强化文件体系为决策服务的作用；3.凡事做到有据可查，成为内控管理中复查、稽核的重要而有效的手段。

二、文件管理体系定义1.本体系范围仅指所有经事业部行政办和相关职能部门负责的收发文；2.所有文件的收发、分类、归档、借阅均归由事业部行政办统一管理。

三、文件发布类型1.上行文：经营管理事业部向公司或政府相关职能部门的一种行文2.平行文：经营管理事业部与其他事业部之间的一种行文3.下行文：经营管理事业部对所属各职能部门及各团队的一种行文四、文件发布形式1.对内发布：纸质、OA办公系统2.对外发布：纸质、公司网站、信箱五、文件管理原则1.保密原则：凡是牵涉公司重大商业机密的文件须有严格的保密措施予以保障，相关责任人须签署保密协议；2.归口管理，专人负责原则：文件的收发、分类、归档及借阅必须由归口部门指定专人负责；3.实效性原则：文件的处理与执行要讲求效率，以追求文件的实际效用为目标；4.标准化、规范化原则：所有文件的格式、流程及档案管理均须遵循所制定的规范标准，以使文件管理系统的运转高效、有序。

六、文件类别经营管理事业部文件体系分为外部来文和内部文件。

1.外部来文外部来文为政府相关职能部门、行业协会、社会团体和企事业单位的外来文件。

按来源可分为：①政府相关职能部门②行业协会、社会团体、民间组织③公司或其他事业部④其他企事业单位等2.内部文件内部文件为经营管理事业部内部的各种通知、决定、报告、请示、计划、总结和相关资料等文件。

内部文件按类别可分为：①行政管理类文件a.经营管理事业部领导机构构成及变更，职能部门构成及变更b.经营管理事业部重大活动c.行政事务d.企业文化e.法律事务f.劳动合同管理，社会保险、薪酬福利、职务任免，绩效等g.员工教育和培训h.消防保卫i.外事工作②经营管理类文件a.事业部经营战略、计划总结、各种统计报表b.资产管理、产权变动c.公司宣传d.商务合同e.物资采购、保管和使用f.招投标管理③设备物品类文件材料a.购置设备物品的审批，购置合同等b.设备的验收和安装调试c.设备物品的使用、维护和更新七、文件收发流程1.收文管理流程行政办签收来文、登记→行政办主任审阅处理→主管副总/总经理批示→行政办下发批示处理文件→相关部门经理接收处理→行政办归档管理2.发文管理流程发文部门起草公文→发文部门经理审阅→主管副总审核→总经理审批→行政办校稿、打印、盖章、发出→行政办接收反馈并存档八、文件保管、借阅管理1.文件由归口部门负责收集并及时移交到行政办，行政办指定专人统一管理。

文件归档登记表(标准范本)
以上为文件归档登记表的标准范本，用于记录和管理公司或组织中的各类文件的归档情况。

每个文件都有一个唯一的文件编号，用于方便快速查找和识别。

文件名称列用于记录文件的具体名称或标题，可以根据文件的内容进行命名，以便更好地辨识。

文件类型列用于标明文件的种类或分类，如合同、档案、报表等，方便归档和分类管理。

归档日期列显示了文件被归档的具体日期，以年-月-日的格式表示。

归档位置列用于记录文件在归档系统或存档柜中的具体位置，可以使用楼层、柜号等信息进行描述，以方便快速检索和取用。

通过使用文件归档登记表，可以有效地管理和维护公司或组织中的文件，提高文件管理的效率和便捷性。

请根据实际情况填写文件归档登记表，并及时更新和维护表格内容，以确保文件的安全归档和管理。

归档电子文件移交、接收检验登记表 TY-16-1工程说明TY-04说明：由工程施工、无损检测或监理单位分别填写。

填写工程主要内容以及开工时间、完工交接时间、重大设计变更、工程质量初评、以及无损检测、监理、工程交工技术文件编制情况等。

为加强工程资料的可追溯性，防止产生歧义，本次修订将交工技术表格中“工程编号”的含义明确如下：工程编号在开工前进行检验批划分的过程中确定（参见TY-33工程划分明细表），一般采用数字编码分级表示，它是交工技术表格内容所对应的单位工程、分部工程、分项工程、检验批编号，应填写表格内容所涵盖范围的同级编号，例如，隐蔽记录、安装记录中的工程编号应填写对应的检验批编号，工程说明中的工程编号应填写单位工程编号，主要设备及备品、备件交接清单可视交接范围填写分部或单位工程编号。

施工单位图纸会审记录TY-24施工日志TY-19施工组织设计（方案）报审表JL-A02技术交底记录TY-31工程质量保修承诺书为保证×××××××工程在合理使用年限内正常使用，×××××××建筑公司向工程业主××××××××有限公司，在工程质量保修期内作以下承诺：一、工程质量保修范围和内容：。

二、质量保修期：质量保修期从工程实际竣工之日算起。

分单项竣工验收的工程，按单项工程分别计算质量保修期。

保修期限如下：1、地基基础和主体结构工程，为设计文体规定的该工程的合理使用50年。

2、屋面防水工程，有防水要求的房间和外墙有防渗漏，为5年。

3、电气系统，给排水管道，设备安装为2年。

4、装修工程为2年。

5、仪表控制系统1年。

三、质量保修责任：1、属于保修范围和内容的项目，承包人应在接到修理通知之日后3天内派人修理。