第二讲秘书学公文写作实务(二)公布性公文的写作-课件)ppt讲稿)

三、行政公文的作用 （一）法规依据作用 （二）领导与指导作用 （三）宣传教育作用 （四）联系沟通作用 （五）依据凭证作用 现实的凭证工作（公文是处理工作的依据） 历史凭证作用
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 一、行政公文的格式 （一）文头格式 1、 文件报头 2、 发文字号：机关代字、年代、序号、组成 作用：统计发文数量，便于引用和查询 3、 秘密等级 4、 紧急程度 5、 签发人 6、 公文份号
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
一、行政公文的含义 行政公文，就是行政机关的公务文书，是行政机关在行政管理
过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的书面材料。 二、行政公文的分类 公文的种类：
《国家行政机关公文处理办法》 与《党的机关公文处理办法》 公文种类比较：
党的公文，14个正式文件 ；行政公文，12类13种 ： A：相同9种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函 B：不同4/5种： （1）行政4种：命令（令）、公告、通告、议案。 （2）党务5种：决议、指示、公报、条例、规定。
5、 用纸格式
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 二、行文规范 （一）行文关系 1、 上行文：逐级行文、多级行文、越级行文 2、 平行文：同级、不相隶属，直接行文 3、 下行文：逐级行文，多级行文，直达行文
（二）行文规则
1、 根据隶属关系行文 2、 根据职权范围行为 3、 党政分开行文
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 （二）正文格式 1、 标题：发文机关、事由、文种组成 要求： ⑴公文标题要求完整 ⑵采用版头文件时，可以省略发文机关 ⑶通告、公告、公布性的文件可省略，例：《XX市人民政府公告》 2、主送机关 3、正文：公文的核心部分 要求：⑴严格遵守一文一事的原则 ⑵正文的撰写必须程序进行

函写作案例分析
总结词：礼貌得体
详细描述：函是用于平级或不相隶属单位之间联系工作的公文。函的语言要礼貌、得体，语气平和， 避免使用命令或强硬的措辞。
纪要写作案例分析
总结词：准确概括
详细描述：纪要用于记录会议、事件等重要内容，要求准确、 全面地概括会议或事件的核心议题和决策。纪要需条理清晰， 逻辑严谨，确保信息传达无误。
平实
公文语言要平实客观，不夸张、 不浮华，直接陈述事实和要求。
规范
公文语言要符合语法和修辞规 范，避免口语化和俚语，使用
正式、专业的表达方式。
公文的表达方式
叙述
说明
议论
描写
用客观、平实的语言陈 述事实和事件，重点突
出，条理清晰。
对事物进行解释和阐述， 要求准确、简明、扼要。
对观点和立场进行论证 和阐述，要求逻辑严密、
论据充分。
对事物进行形象生动的 描绘和刻画，要求准确、
具体、生动。
公文的修辞手法
类比
通过比较相似的事物或情况来阐明问题或观 点。
借代
用某一事物的特征来代替该事物的名称，以 突出事物的特点。
排比
通过列举多个相似的事物或情况来加强语气 或表达效果。
反语
用反义词或反义表达方式来加强语气或表达 效果。
公文的逻辑结构
公文写作的常见问题与对 策
公文语言不够准确简练
总结词
语言表述不准确、冗长繁琐
详细描述
在公文写作中，语言表述的准确性和简练性非常重要。常见的问题包括语义模糊、 用词不当、表达冗长等。为了解决这些问题，公文写作者需要注重语言的规范性 和准确性，使用简洁明了的语言，避免使用模糊不清的表述。
公文格式不够规范统一

应用文写作 与秘书实务
戴璐
第二章 政机关公文
一、通告的涵义和用途 通告适用于— 公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事
项，通告内容广泛，使用普遍。通告是泛行文； 国家机关、社会团体和企事业单位在所辖范围内 均可用。 二、通告的特点 （一）强制性 通告是对某些要求人们遵守或执行的事项所作出 的规定性条文，具有约束力和强制性。
第二章 党政机关公文
××市人民政府关于全市电话号码启用八位制的通告
经邮电部批准，我市将于××××年6月8日北京时间 零时起启用八位制电话号码，即由现在的7位数升为8位数 。具体升位办法为：原“8”字头的电话号码首位后加 “1”；原“2”至“7”字头的电话号码在首位前加“8” 。电话号码升位后，原7位电话号码无效 。
第二章 党政机关公文
（二）广泛性 1、通告的内容可以涉及社会生活的方方面面； 2、凡具有一定权限、一定管理职能的行政或权 利机关及其职能部门都能使用； 3、通告的受文对象非常广泛。 三、通告的分类 （一）周知类通告：主要是使受文者了解重要情 况、重要消息，一般不提直接的执行要求。 （二）执行类通告：主要向受文者交代需要遵守、 执行的具体政策、措施以及其他行为规范，具有 强制力。
第二章 党政机关公文
转发性通知：
国务院办公厅转发工商局等部门《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营 活动的意见》的通知
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 工商局、公安部、人民银行《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营
活动的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。 最近一个时期，一度被禁止的传销活动又以各种名目在全国各地重新抬
××公司 ××××有限责任公司 ××××年××月××日

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范例2（13）
国务院三峡工程审查委员会对可行性研究 报告进行了认真审查，认为三峡工程建设 是必要的，技术上是可行的，经济上是合 理的。随着经济的发展，国力是可以负担 的。
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范例2（9）
国务院对兴建三峡工程历来采取既积极 又慎重的方针。近四十年来，有关部门和大 批科技人员对三峡工程做了大量的勘测、科 研、设计和试验工作。特别是一九八四年以 来，社会各界提出了许多新的建议和意见。 一些同志本着对国家、人民和子孙后代高度
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范例2（10）
负责的精神，对库区百万移民的安置，生 态与环境的保护、上游泥沙的淤积、巨额 投资的筹措和回收等疑难问题，从不同角 度提出各自的意见，这些意见对于开拓思 路，增进论证深度，完善实施方案，起到 了十分有益的作用。
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（二）区分几种不同的“议案”（1）
1. 政府提交同级人大的议案（行政机关公 文的“议案”）
2. 人大机关公文中的“议案”。
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（二）区分几种不同的“议案”（2）
3. 其他国家机关（中央军事委员会、最 高人民法院、最高人民检察院）向全国 人大提交的议案。
4. 各级人大代表在人大会议期间向人代 会提交的议案。
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（三）行政公文的“议案” （3）
3. 分类：
（1）提请审议立法的议案； （2）提请审议设立机构的议案； （3）提请审议重大事项的议案； （4）提请审议批准对外条约的议案。
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（四）议案的写作（略）
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第35课 范例1（1）
国务院关于提请审议设立海南省的 议案

第46课
第九章 机关事务文书
一、计划
（一）计划的含义
计划是在一项工作开始之前对工作 内容、目标和方法等提出的设想，在现 实中，计划也常称为“安排”、“要点”、 “设想”、“方案”、“规划”、“打算”
等。
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（二）计划的特点
1．预见性 2．针对性 3．可行性 4．约束性
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（三）计划的基本类型
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（四）总结的写法（3）
主体部分常见ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ结构有三种：
（1）纵式结构 （2）横式结构 （3）纵横式结构
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（四）总结的写法（4）
3．写总结应注意的事项
（1）要坚持实事求是的原则 （2）要注意详略得当、突出重点 （3）力求内容具有鲜明的个性
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例文
加强医德修养 树立医疗新风
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（四）调查报告的写作（22）
材料集中在一起进行表达，形成一个层 次。每个层次之前可加小标题或序号， 也可以不加。例如1999年12月23日《人 民日报》刊登的调查报告《不信民心唤 不回——从宁乡县五个乡镇的变化看做
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（四）调查报告的写作（23）
好农村思想政治工作的重要性》，分别 从原因、措施、启示三个方面着眼，写 了三个大的层次。其中原因又概括为五 条，启示也概括为三条，又形成大层次 下的若干小层次。
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（二）总结的特点
1．自我性 2．回顾性 3．客观性 4．汇报性 5．经验性
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（三）总结的分类
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（四）总结的写法（1）

特点
公文具有法定性、规范性、时效性、实用性等特点。其中，法定性是指公文具有 法定的作者和权威；规范性是指公文具有规范的格式和行文规则；时效性是指公 文具有特定的时效要求；实用性是指公文具有解决实际问题的作用。
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公文写作重要性
提高工作效率
通过公文写作，可以明确工作 目标和任务，提高工作效率。
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案例二：报告类公文写作分析
报告类公文概述
明确报告目的和内 容
组织好材料和数据
突出重点和创新点
注意结构和格式
报告是下级机关向上级 机关汇报工作、反映情 况、提出建议的公文， 属于上行文。报告具有 汇报性、陈述性和建议 性等特点。
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在报告中，必须明确说 明报告的目的和内容， 包括工作进展、成绩、 问题、建议等。
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THANKS
感谢观看
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收集和整理相关的材料 和数据，进行分类、归 纳和分析，为报告提供 有力的支撑。
在报告中，应突出重点 和创新点，说明工作的 亮点和特色，以及取得 的成果和效益。
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报告类公文应按照规定 的结构和格式进行编写 ，包括标题、主送机关 、正文、结尾等部分。
案例三：通知类公文写作分析
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通知类公文概述
标点的正确用法。
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公文写作常见错误及避免方法
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标题错误及纠正
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标题过于简单或模糊，未能准确 反映公文主题和内容。
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纠正方法：标题应简明扼要，准 确概括公文主题和内容，避免使 用模糊或晦涩的词汇。

具体
在描述事实和情况时 ，公文写作应使用具 体、详细的词汇和表 达方式。
完整
公文写作应全面地反 映情况或解决问题， 不能遗漏重要信息。
公文写作的重要性
总结词
组织沟通、政策执行、信息传递、凭 证记录
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组织沟通
公文写作是组织内部沟通的重要手段 ，有助于协调工作、解决问题和传递 信息。
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凭证记录
公文写作可以作为工作凭证和历史记 录，为后续工作提供参考和依据。
学习规范和标准
认真学习国家或地方规定的公文规范和标准 ，掌握公文的格式和用语要求。
反复修改和打磨
对写好的公文进行反复修改和打磨，不断完 善和优化公文的表达方式和语言质量。
THANKS
感谢观看
公文附件的写法
总结词
完整、准确、有序
详细描述
公文附件是对正文内容的补充说明，应完整、准确、有序。附件的列举应清晰明了，按照一定的顺序进行排列。 同时，附件内容应与正文内容相关联，避免冗余和无关的信息。在撰写附件时，应注意与正文的衔接和呼应，保 持整体的一致性和连贯性。
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公文写作的语言与技巧
公文写作的语言特点
议论
用逻辑严密、论据充分 的语言表达观点、立场
或主张。
描写
用生动、形象的语言描 绘事物、场景或人物。
公文写作的修辞手法
类比
通过比较两种不同事物的相似 之处来表达观点或说明情况。
排比
通过并列多个相似的词语、句 子或段落来增强表达效果。
借代
用与事物相关的事物代替该事 物本身，以突出事物的特点或 形象。
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准确
语言准确，表达清晰，避免歧 义和模糊。

抄送：本局所属各处室。 指出上面公文不当之处，并说明理由：
（五）常用文件的撰写
1. 2. 3. 4. 5. 6. 请示 工作报告 调查报告 会议纪要 函 通知
1.请示
1）.请示的结构： （1）标题：写明发文机关、内容与文种。 （2）主送机关：只报送一个单位，一般情况下不报 送上级机关领导人。 （3）正文： ①行文的依据、理由； ②请示事项(拟申请解决的问题与初步方案)； ③结束语。如：“当否，请批复”、“上述要求，请 予批准。”
案例
xx市公安局文件 xx发（2003）第008号 关于申请设立专业培训机构的报告
省公安厅： 市政府： 我局现有工作干部960名，包括处级以上干部252名，行政管理干部423名， 业务干部557名；具有大学本科以上学历者340名，仅约占百分之三十左右。由 于干警文化素质较低，影响工作开展，故此，特申请设立专业培训机构，并确 定配备干部三至五名。 为了表彰我局2002年评选出的先进工作者，拟于今年上半年召开表彰大会， 为此请拨给会议经费两万五千元。 特此报告，如无不妥，请批复。 xx市公安局 2月29日
不相隶属机关是指： 1、同一组织系统中的同级机关。 2、非同一组织系统的任何机关。
（二）符合规范的公文格式 公文中各要素标识规则： 1.眉首。指置于公文首页红色反 线心上各要素。 （1）公文份数序号 （2）秘密等级和保密期限 （3）紧急程度 （4）发文机关标识 （5）发文字号 （6）签发人
2.主体。 指置于红色反线（不含）以下至主题词（不含） 之间的各要素。 （1）公文标题 要求准确揭示公文主要内容，做到含义明确，范 围限定；文字简明；结构完整；排列对称，分行时保 持词意完整，间距恰当。 •
(2)主送机关 即公文的主要受理机关。要求选择准确，明确具 体。 使用全称、规范化简称与统称。 (3)公文正文 每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能 回行。 (4)附件 (5)成文时间 确定成文时间的依据，标注成文时间的要求。 (6)公文生效标识 a.单一发文印章、联合行文印章 b.签署 (7)特殊情况说明 (8)附注

语言表达和文风选择
总结词
选择恰当的语言表达和文风是公文写作的核心要求之 一。
详细描述
秘书需要选择准确、简明、得体的语言表达和文风来 传递公文的信息和观点。根据公文的性质和目标读者 的需求，秘书可以选择正式、非正式、专业、通俗等 不同的文风。同时，秘书还需要注意语态、时态、人 称等语言要素的使用，确保公文表达清晰、流畅、易 于理解。
纪要
总结词
记录、总结
详细描述
纪要是用于记录会议内容、讨论要点等事项 的一种公文写作形式。纪要需要准确记录会 议内容，包括与会人员、讨论议题、决定事 项等，同时需要遵循一定的格式和规范。纪 要通常包括会议时间、地点、主持人、与会
人员名单、记录人等内容。
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公文写作技巧
明确写作目的和读者对象
要点一
通过阅读、写作、练习等方式提高自己的语言表达和文字功底，使 公文写作更加规范、流畅、有说服力。
感谢您的观看
THANKS
公文写作的基本要素和格式
正文
应简明扼要地阐述主题，可分点列出要点，位置通常在标题下方或空白处。
落款
应写明发文者姓名或组织名称，位置通常在公文末尾。
公文写作的基本要素和格式
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基本格式
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标题：居中，字体加粗。
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日期：居中，位于标题下方偏 左。
公文写作的基本要素和格式
正文
每段首行缩进两个字符，段落之间空一行。
落款
居中，位于公文末尾偏左。
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公文写作常见类型
通知
总结词
告知、传达
详细描述
通知是公文写作中最常见的类型之一，用于告知特定群体或个人有关事项的情况、结果、决定等。通 知具有明确的目的和内容，通常包括标题、正文和落款三个部分。正文部分应简明扼要地说明通知的 内容，语言应清晰、准确、简洁。

在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决 策方案、优化决策程序、提高决策效率。
辅助决策的原则与要求
辅助决策应遵循科学性、民主性、合法性原则，同时还应注重保密性、时效性和针对性等 要求。
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秘书工作基础
秘书工作概述
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秘书职业定义
秘书是协助领导处理日常 事务、协调内外关系、提 供信息服务和辅助决策的 专业人员。
秘书作特点
具有从属性、辅助性、服 务性、综合性、机密性等 特点。
秘书工作范围
包括文书处理、会议组织 、信息管理、接待工作、 日程安排、督查催办等。
秘书工作原则与要求
可向行政管理、人力资源管理、市场营销等相关领域转型 。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
秘书参谋方法与技巧
调查研究法
分析预测法
通过实地调查、问卷调查、访谈等方式收 集信息，为领导决策提供第一手资料。
运用科学的方法和手段，对收集到的信息 进行分析、归纳、整理，预测未来发展趋 势，为领导决策提供科学依据。
出谋划策法
沟通协调法
根据领导意图和实际情况，提出切实可行 的建议和方案，供领导参考和选择。
组成部分。其性质具有从属性、被动性、综合性、机密性等特点。
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秘书参谋的职责与任务
秘书参谋的职责包括调查研究、信息收集、分析预测、出谋划策等。其 任务是为领导决策提供科学依据和可行性建议，提高决策的科学性和准 确性。