秘考基础知识复习第 1 页 共 21 页 1 秘书职业资格考试基础知识复习(简）
第一节 应用文书的概念与制发程序
一、应用文书的含义与分类
应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的具有一定格式的文体总称。
（1） 行政公文
指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称通用公文 指国务院《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种行政公文。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
（2） 事务公文 指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
（3） 商务文书 指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、通用公文的制发程序
通用公文的制发程序又叫发文办理，是以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（一）草拟：就是拟写公文草稿。
（二）审核：就是对公文文稿进行审查核定。
（三）签发：由负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。
（四）复核：公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。重点看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。
三、事务文书、商务文书的制发程序
事务文书、商务文书具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节 应用文书的格式
一、通用公文的格式
通用公文的格式 指通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一） 通用公文用纸和印装规格
（1）公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm
第 1 页 共 6 页 文秘专业根底知识试题及答案
文秘专业根底知识试题及答案 1、什么是秘书？
答：在我国现阶段，通常是指党政机关、____、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和效劳性。
2、秘书部门的职能性和工作特点？
答：〔1〕综合性。〔2〕辅助性。〔3〕门面性。〔4〕机要性。
3、秘书工作的主要内容？〔风险题〕
答：〔1〕处理文电。〔2〕撰拟文稿。〔3〕办理睬务。〔4〕调查研究。〔5〕查办、催办。〔6〕根据领导意图协议本单位的有关工作。〔7〕安排礼仪活动。〔8〕处理来信来访。〔9〕组织机要交通。〔10〕档案的管理。〔11〕其他日常事处及领导临时交办的任务。
4、秘书工作的作用：
答：〔1〕枢纽作用。〔2〕助手作用。〔3〕参谋作用。〔4〕协调作用。〔5〕耳目作用。
5、秘书工作的指导思想： 第 2 页 共 6 页 答：一是为直接领导效劳；二是为与本系统有关的部门及其成员效劳；三是为广阔人民群众效劳。
6、秘书工作的原那么：
答：〔1〕准确。〔2〕迅速。〔3〕务实。〔4〕保密。
7、秘书工作者的政治素质：
答：〔1〕具有较高的理论程度。〔2〕具有较强的法律意识和政策观念。〔3〕具有全心全意为人民效劳的思想。〔4〕严于律己，遵守纪律。
8、秘书工作人员应具备的根底知识：
答：〔1〕根底知识。〔2〕社会知识。〔3〕专业知识。〔4〕业务知识。〔5〕辅助知识。
9、秘书人员应具备的才能：
答：〔1〕调查研究才能。〔2〕搜集资料的才能。〔3〕文字表达才能。〔4〕口头表达才能。〔5〕组织协调才能。〔6〕办事才能。〔7〕管理事务的才能。〔8〕文字书写的才能。〔9〕操作现代办公设备的才能。
10、信息的作用？
答：①为领导的科学决策提供根据。②为实现科学管理创造条件。③是发挥参谋，助手作用的主要内容。
11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原那么？ 第 3 页 共 6 页 ① 全面效劳。②实事求是。不夸张缩小，既报喜，又报忧。
1 名词解释
1、职业道德：
就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，它既是对本职人员在职业活动中行为的要求，同时又是职业对社会所负的道德责任与义务。
2、接待：即迎接招待。接待工作指特定的组织对公务来访者的迎送、接洽和招待工作。
3、秘书办事：
即秘书为辅助管理、协助政务而所作或应做的文书、会议等办公室日常事务。
管理公务=领导政务+秘书事务
办事作用：组织有效运转的基础，辅助决策的主要途径，发挥参谋作用的必要前提
4、资源管理：
（1）管理
从管理的协调作用来说，管理是协调人力、物力、财力以达到组织的目标。
从管理作为一个过程来说，管理是计划、组织、领导、控制。
（2）办公资源
是指秘书办公所需要的各种物品，它包括办公用品、办公设备、日常办公所需的小额现金，以及办公家具、办公用房等。
（3）时间管理
是指在同样时间耗费的情况下，为提高时间的利用率和有效性而进行的一系列控制。
（4）办公环境
或称办公室环境，从广义上说，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，办公环境是指一定组织机构的秘书部门所处的环境，包括人文环境和自然环境。
（5） 办公管理
就是对办公工作及相关资源的计划、控制等完整过程。
5、网络办公：
就是利用网络技术、IT技术将传统的办公室工作实现网络办理、共享办公资源，提高办公效率
6、公文办理：
是指公文形成、运转处理的操办和管理的系列过程。
主要环节：
（1）发文办理 发文办理指以本机关的名义制发公文的办理过程。
（2）收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程。
（3）公文归档
7、会议：
（1）集合三人以上相与议事,并遵循一定的议程,所举行的一种集会。
如：全体会议 工作会议 X务会议
（2）经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织。
如：中国人民政治协商会议 部长会议
（3）会议是人们有组织有领导地商议事情的集会，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。
文秘基础知识试题及答案
文秘基础知识试题及答案
文秘专业学生毕业后，可以参加公务员考试，充实到各级政府机关;也可以加入到企业、行政事业单位和经济管理部门、从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织，人力资源管理等工作。下面是关于文秘基础知识试题及答案，希望大家认真练习!
一、单项选择题(下列各题备选答案中，只有一个是最符合题意的，请将其选出，并在答题卡上将对应题号后的字母涂黑。每小题1分，共40分)
1.“相形见绌”的“绌”应读作( A)。
A. chù B. cù C. zhuō D. chuò
2.“穷人要是遇到不痛快的事就哭鼻子，那真要淹死在泪水里了。”其修辞手法为( D)。
A. 比喻 B. 借代 C. 比拟 D. 夸张
3.依次填入下列各句横线处的词语，恰当的一组是(A )。
①海峡两岸的统一是人心所向，如长江黄河的滚滚东流，不可()。
②全校学生纷纷拿出自己的零花钱()南亚灾区的学生，以救他们的燃眉之急。
③有些人利用税制改革的机会，故意把水搅浑，乘机哄抬物价，()暴利。
A. 遏止捐助牟取 B. 遏制捐助谋取 C. 遏止捐献谋取 D. 遏制捐献牟取
4.下列各组词语中，没有错别字的一组是( C)。
A. 演绎剑拔弩张毗邻真知卓见 B. 吊销 绵里藏针 松驰 苦心孤诣
C. 谰言 欲盖弥彰 售罄 置若罔闻 D. 殒落呕心沥血狼藉同仇敌忾
5.“下午，他拣好了几件东西()两条长凳，四把椅子，一副香炉和烛台，一杆台秤。”画线处的标点符号应为( D)。
A. 句号 B. 逗号 C. 分号 D. 冒号
6.“地平线上的太阳开始只露出一条弧形的边，然后又变成了半圆形。那半圆不断地上升着，越来越圆，，最后终于跃上了天际。”填入画线处最恰当的是( B)。
A. 就像一个火球在跳动着 B. 好像一个不断膨胀的红色大气球
C. 好像吞没地平线一样 D. 就像一块巨大无比的红色帷幕
7.下列句子中，标点符号使用不正确的一句是(A )。
