正确使用公文文种

公文写作格式，你用对了吗引言概述：
公文写作是一种重要的文字表达方式，具有规范、严谨、正式的特点。

正确使用公文写作格式，不仅能够提高公文的质量，还能够提升沟通效果和职业形象。

本文将以引言概述、正文内容和总结三个部分来详细介绍公文写作格式。

正文内容：
一、文种选择
1.选择正确的文种：根据不同的写作目的和内容，选择相应的文种，如公告、通知、决定、报告等。

2.严格遵守文种规范：不同文种有不同的格式要求，如公告要注明发布单位和发布日期，通知要注明接收单位和接收时限等。

2.正文：根据需要进行适当分段，一段只讲一个主题，层次清晰，条理分明。

3.结尾：总结全文，重点强调重要内容，可以提出具体建议或期待。

四、文字表达
1.语言简练：公文要求语言简洁明了，避免冗长的句子和复杂的词汇。

2.主客明确：在公文中，要突出公文发起单位的主体地位，使用客观、中立的语言。

3.逻辑严密：公文要求逻辑层次清晰，条理分明，每一段之间要有明确的逻辑关联。

五、格式要求
2.段落格式：段落之间要有适当的间距，首行空两格，每段段首不缩进。

4.附件标注：如果有附件，要在正文中做出清晰的标注，并在文末进行附件说明。

总结：。

常用公文文种及其选用《条例》第七条规定，党的机关公文种类主要有：决议、决定．．、通报．．、公报、报．．．、通知．．、指示、意见告．、请示．．．．等14种。

．．、批复．．、条例、规定、函．、会议纪要《办法》第九条规定，行政机关的公文种类主要有：命令（令）、决定．．、通报．．、．．、公告、通告、通知议案、报告．．、函．、会议纪要．．、意见．．．．等13种。

．．、批复．．、请示常用公文文种的适用范围条例。

对于国家权力机关而言，可作为国家法律、地方性法规、民族自治地方有关法规文件的名称。

全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会制定的作为国家法律的条例，主要用于调整事明确长期施行的国家政治、经济、文化等方面的关系或规则。

规定。

可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及党内规章和机关内部规章制度的名称。

命令。

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

指示。

适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

决定．．。

适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

决议。

用于经会议讨论通过的重要决策事项。

意见．．。

用于对重要问题提出见解和处理办法。

批复．．。

用于答复下级机关的请求事项。

通报．．。

用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

实践中常用于：总结推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。

通知．．。

适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规范性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。

公告。

用于地位较高、影响较大的机关向国内处公开宣布重要事项或法定事项。

公报。

用于公开发布重要决定或者重大事件。

公文文种的选用原则
公文文种的选用原则如下：
1. 发文目的：首先要明确发文的目的，根据目的选择合适的文种。

例如，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项；请示适用于向上级机关请求指示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

2. 行文关系：根据行文关系选择正确的文种。

上行文是指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告；下行文是指上级机关对所属下级机关的发文，如命令（令）、决定、决议、公报、公告、通告、通知、通报、批复；平行文是指平行机关或不相隶属机关之间的发文，如函。

3. 文种特点：不同的文种有不同的特点和适用范围，需要根据文种特点选择合适的文种。

例如，决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

4. 公文格式：根据《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），选择正确的文种并按照相应的格式要求进行排版。

不同的文种有不同的格式要求，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和印发日期等。

5. 语言表达：公文的语言表达要准确、规范、简洁、庄重，不同的文种有不同的语言风格。

例如，命令（令）要求语言庄重严肃，具有强制性；决定要求语言准确、简洁，具有权威性；通告要求语言通俗易懂，具有广泛性。

总之，选用公文文种需要综合考虑发文目的、行文关系、文种特点、公文格式和语言表达等因素，选择合适的文种，以确保公文的准确性、规范性和有效性。

如何正确选用公文文种要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？对于公文文种的正确选用，国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。

然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。

为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。

一、所选文种应当在法定文种之列根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。

笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于2006年×××情况的总结”。

显然，将“总结”直接上报是不正确的。

那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。

在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送2006年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于2006年×××情况的报告》）。

而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。

以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送2007年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）关于报送〈××ב十一五’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。

【导语】下面来介绍事业单位考试公共基础部分备考常用公文写作中的通报与报告的写作特点及格式。

通报(一)通报的特点及作用通报具有知晓性和指导性的特点，它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。

具体说来，其作用是：1.嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评，借以达到鼓励先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。

2.交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报，能及时交流信息，上情下达，促进上下级之间、有关部门之间相互了解。

(二)通报的分类根据通报的作用和应用范围，可将通报分为三类。

1.表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。

2.批评性通报用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。

3.情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以作为工作的参考。

从写法上看，又可分直述式通报和转述式通报。

直述式通报是作者直接叙述通报事项，再在此基础上作出分析、评价、处理。

转述式通报则是针对附件(如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等)所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。

(三)通报的写作1.通报的一般结构(1)标题有两种写法。

一是公文标题;一是新闻式双标题，多是正题加副题，也可写为眉题加正题。

前者突出庄重、严肃，后者更鲜明、醒目。

(2)主送机关行文对象有专指的，写明主送机关;普发性的通报，也可不写主送机关，而在文后的发至范围中注明。

(3)正文各类通报写法上的差异体现在正文中，直述式和转述式通报正文的写法也有区别。

正文通常采用递进式结构，也有的情况通报采用总分条文式结构。

(4) 落款注明发文机关和成文日期。

2.表彰性通报的写作这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。

先进事迹在直述式通报中，这部分内容直接在通报正文中叙述，写得就详细些。

在转述式通报中，这部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中，就不再重复叙述，只须概括地强调或突出要点。

我们首先就会遇到这样一个问题：如何芃要拟写一篇公文，选择一个合适的文种来行文？国务院于2000年8月24日发肀对于公文文种的正确选用，布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。

莇然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。

为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。

一、所选文种应当在法定文种之列根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。

笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于2006年×××情况的总结”。

显然，将“总结”直接上报是不正确的。

那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。

在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送2006年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于2006年×××情况的报告》）。

而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。

以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送2007年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）关于报送〈××ב十一五’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。

公文文种的应用与辨析一、正确确定和使用文种1、确定使用文种，要依据制文权限，不可越权。

例如：命令，它是指令性公文。

常言“令行禁止”，只有国家的高级领导机关、军事机关才使用，若一个基层单位来发命令显然出格。

例如：“公告”，这个“公”字在公文中代表党和国家的意思，严格的说一般只有党和国家机关有资格使用。

但目前报纸广告令人眼花缭乱，“招生公告”、“征文公告”、“征订公告”、“迁址公告”、“拍卖公告”等等，都是不合规范的，因为他们无权代表党和国家，不能随便使用“公告”。

2、文种名称的确定使用，要依据行文关系，要考虑与受文机关的组织关系。

①收文机关是自己的上级组织，文种名称只能用：请示、意见、报告。

②向自己的下属组织发文，一般选用：通知、指示、决定、决议、通报、会议纪要。

③公开向社会群众公布某一周知或遵守事项，应选用：命令、令、公告、公报、布告、通告。

④属于平级单位或不相隶属关系的单位行文，主要是使用“函”。

3、文种名称的确定使用，要考虑发文目的与要求。

若目的是请求上级机关给以指示、帮助的，则用“请示”、“意见”；若用于向上级汇报工作、反映情况，可用“报告”；若用于推动、指导下级机关工作，可用“指示”、“通知”；若用于商洽、联系、询问某一事项，则用“函”。

二、近似文种的辨析1、请示与报告“请示”是办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准；“报告”是阅件，一般不需回复，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来处理，否则很容易误事。

如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决：一是将“报告”和“请示”分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。

2、公报与公告这两个文种近似在“公”字上，均是党和国家向国内外宣布、告知某一重大事项的文种，是非常严肃、庄重的公文。

竭诚为您提供优质文档/双击可除公文文种的作用篇一：正确使用公文文种正确使用公文文种【导语】在了解了公文的基本概念以后，我们接下来学习如何正确选择文种，并对一些易混淆的文种进行区分。

一、文种的涵义在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。

文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。

二、正确标明文种的作用1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。

2.为公文的撰写提供方便。

《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。

而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。

写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。

3.为公文处理提供方便。

根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。

收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。

例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。

而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。

撰写公文时，务必正确选用文种。

不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。

三、选择文种的依据1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。

绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。

2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。

只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。

当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。

事业单位考试《公共基础》之正确使用公文文种一、文种的涵义在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。

文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。

二、正确标明文种的作用1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。

2.为公文的撰写提供方便。

《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。

而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。

写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。

3.为公文处理提供方便。

根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。

收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。

例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。

而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。

撰写公文时，务必正确选用文种。

不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。

三、选择文种的依据1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。

绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。

2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。

只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。

当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。

当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。

3.要看作者权限。

有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。

公文写作基础：常用文种及选用导读： 1.常用公文文种的适用范围(1)规范性文件。

①条例，用于对某一方面的行政工作作比较全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。

②规定，用于对某一方面的行政工作作部分的规定。

③办法，用于对某一项行政工作作比较具体的规定。

④决定，用于对重要事项或者重大行动作出安排。

(2)领导指导性文件。

①命令(令)，用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。

②指示，用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

③批复，用于答复下级机关的请示事项。

④通知，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。

⑤通报，用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

(3)公布性文件。

①公告，用于向国内外宣布重要事项或法定事项。

②通告，用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(4)陈述呈请性文件。

①议案，用于各级人民政府按法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。

②请示，用于向上级机关请求指示、批准。

③报告，用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

④调查报告，用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。

(5)商洽性文件。

函，用于不相隶属机关间商洽工作、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。

(6)会议文件。

会议纪要，用于记载和传达会议情况和议定事项。

国家机构、政党的重要会议纪要，在需要对外公开报道时，以“会议公报”公布。

2，公文文种的选择撰写公文时要正确选定文种，不用、错用或生造文种，不仅会给公文的撰写制作带来困难或麻烦，而且会给公文的效用带来损害。

选择公文文种要严守有关规范，特别是要严格遵循党和国家关于公文文种的使用规则。

选择公文文种的依据主要有三个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系;二是发文机关的法定或规定权限;三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。

教你如何正确选用公文文种_写作指导教你如何正确选用公文文种要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？对于公文文种的正确选用，国务院于xx年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。

然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。

为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。

一、所选文种应当在法定文种之列根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。

笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于xx年×××情况的总结”。

显然，将“总结”直接上报是不正确的。

那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。

在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送xx年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于xx年×××情况的报告》）。

而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。

公文文种选用原则
公文是公共事务的书面记录和沟通工具，具有规范性、权威性和明确性等特点。

在选择公文文种时，应该遵循以下原则，以确保公文能够生动、全面并有指导意义。

首先，要根据公文的目的和内容选择合适的文种。

不同的公文文种有不同的特点和适用范围，如通知、公告、请示、报告、决定等。

通知适用于发布消息、活动通知等，公告适用于公众宣传、政策发布等，而请示适用于征求别人意见或审批等。

只有根据实际需要选择合适的文种，才能准确表达信息，避免误解。

其次，要注意公文内容的生动性。

公文应该使用简练明了的语言，避免过于废话或使用晦涩难懂的词汇和句式。

同时，可以适当运用一些生动的修辞手法，如比喻、象征、对偶等，以增强文档的吸引力和易读性。

例如，在报告中可以使用图表、统计数据等生动形象的方式来展示问题和结论。

再次，要全面并确保信息传递的准确性。

在撰写公文时，应该充分考虑读者的需求和信息的完整性。

除了说明问题和解释原因，还应该提供相应的依据和证据，以增加信息的可信度。

在表达时要避免模棱两可的措辞，应该明确、具体地表达意思，以避免歧义和误解。

最后，要有指导意义，即公文应能对接收者提供明确的指导和行动的建议。

在公文中可以使用条理清晰的结构，并提供明确的要求和
建议。

例如，在决定公文中，可以明确规定各方的职责和任务，并提出具体的时间要求和执行措施。

总之，选择公文文种时要根据实际需求，注重文种的生动性、全面性和指导意义，以确保公文能够有效传达信息、指导行动，并得到读者的理解和接受。

公文文种及写作规范一、公文文种：以下为常用的几种文种。

1、决定：2、通告：3、通知：4、通报：5、报告：6、请示：7、批复：8、函：9、会议纪要：二、我公司常用的几种文种：（目前在实际行文中还存在问题的）1、报告: 报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

（1）适用范围：★向上级机关汇报工作（例行专此报告）★反映情况（偶发专此报告）★答复上级机关的询问（2）分类：工作报告、情况报告（专题报告）、调查报告、报送报告、答复报告。

（3）报告的写作：如情况报告事项：等。

“报告”是陈述性文体。

写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式。

“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或做出某一决策提供依据。

“下情上达”是制发报告的目的。

所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况,不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

(4)报告的特点：★报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

★报告中一般不提建议或意见。

如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

★报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

★报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。

向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

【案例】报告格式：（建议报告）关于××××××的报告院领导：根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：一、×××××××××××××××××××××××××××××。

常用公文文种的写法及注意事项在日常工作中，公文是企业和机构之间必不可少的重要文件，它们以标准化的文种形式表达着各种信息和含义。

本文将介绍一些常见的公文文种，以及它们的基本格式、写作注意事项等内容。

一、公文的基本格式不同的公文文种有其特定的格式要求，但一般都包括以下几个部分：1.文件标题：位于文档的最上方，一般包括文件类型、文号和文件名称等信息。

2.发文机关：即文件发出单位的名称、地址和邮编等。

3.收文机关：即文件接收单位的名称、地址和邮编等。

4.正文：即文件的主体内容。

5.结尾：包括签章处、日期、签署人等信息。

这些部分的排版一般比较固定，但也会针对文种和实际需求进行调整，以下将逐一介绍。

二、函（通）文的写法及注意事项1. 概述函（通）文是最常见的公文文种之一，用于传达一般性的信息或请求。

以下是函（通）文的基本格式。

2. 内容2.1 文件标题一般包括文件性质、编号和标题，如：[文种]（[机关代字]）[年份]（）[号]［机关名称］2.2 发文机关包括发文机关名称、地址、电话和邮编等信息。

2.3 收件机关包括收件机关名称、地址、电话、邮编等信息。

2.4 正文正文部分应该明确表达意思，采用简洁明了、文字通顺、语气得体等原则，一般分为以下部分：（1）致词：对收件人表示尊敬和问候。

（2）内容：明确说明事由、请求或指示等内容，要求简洁、完整。

（3）落款：谢意、祝愿、期盼等礼貌性语言。

2.5 结尾结尾包括签名、日期、签章处等信息，一般格式如下：此致敬礼！发件人：（签名）年月日3. 注意事项1.正确使用发件人和收件人的名称。

2.一定要使用规范的格式和语言，避免口语化表达。

3.内容要明确简洁，不得闲扯；要准确表达请求或意见。

三、公告的写法及注意事项1. 概述公告是以口头或书面形式向公众发布的通知，是一类广告形式。

以下是公告的基本格式。

2. 内容2.1 标题一般包括公告名称和发布时间，如：[公告名称]时间：[年月日]2.2 正文正文部分一般应按照规定格式和要求填写，一般包括以下部分：（1）公告主体：明确公告的主题和内容。

如何选择一个合适的文种来行文？我们首先需要搞清楚公文文种选用存在的误区，主要表现在以下几个方面:1.生造行政公文文种。

如“办法”、“细则”、“规定”、“要点”等,从来没有取得过法定行政公文的资格,因此也不能独立行文。

2.滥用行政公文文种。

在写作实践中,经常出现超出职权范围和工作内容随意使用法定公文。

3.混用行政公文文种。

公文文种是用以表明公文的性质和要求的,一份文件只能用一个文种,两种文种不可混用。

4.错用行政公文文种。

这主要表现为以下几组文种: (1)在现行机关单位中,“函”与“请示”或“通知”等的使用经常搞错。

(2)“公报”、“公告”和“通告”界限不清,相互之间错用情况经常发生,常见的是该用“通告”的却用了“公告”。

(3)批复和具有答复性质的函之间的错用。

通过对使用公文文种实践中出现的常见错误类型进行了分析。

那么,究竟如何选用公文文种呢?1.选用公文文种，必须根据制发公文的目的和行文的要求进行。

所有的行政公文文种都有法定的适用范围，其行文目的和要求必须符合公文的适用范围，行文目的和要求不同，所使用的文种也不相同。

2.应根据行政公文制发机关的权限来选用文种。

不同的行政公文对其行文主体的要求不一样。

有的行政公文行文主体级别高，有的行文主体级别低；有的行政公文行文主体范围广，有的行文主体范围窄，因此，选用的文种应和其制发机关的权限和级别相适应。

比如：“公告”通常是以国家的名义向国内外庄严宣告有重要影响的重大事件的文告，不可随意在招工、招干、招租、开业、迁址等活动中，滥用“公告”文种，对“公告”的滥用实际上是一种越权行为。

3.应根据收发文机关之间的行文关系来确定公文文种。

行文关系指的是机关之间文书的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。

按照行文关系和文书的去向，行政公文有可分为上行文、下行文和平行文。

不同的行文关系，文种的选用是不同的。

4.在选择行政公文文种时还应当考虑每个文种的性质、作用和使用要求。

一、常用公文文种说明目前，公司常用行政公文主要有通知、函、请示、报告、会议纪要等种类。

通知：用来发布法规、规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。

函：平行机关或不相隶属机关之间，商洽和联系工作、询问和答复问题时所经常使用的一种公文文体.除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属相关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函"。

请示：下级机关向上级机关请求对某项工作、问题做出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文.分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。

报告：下级机关或部门、企事业单位向上级机关或部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种.会议纪要：记载和传达会议情况与议定事项的公文.注意事项:1、联合行文时，使用主办机关的发文字号。

2、请示的标题不要写成“请示报告”或“申请报告”，必须坚持一事一请示，请示公文的主送单位只能是一个.3、报告内容不得夹带请示事项。

4、通知为多层转发文件的，标题要删去中间层次，为“发文机关+转发最上一级文件+通知"。

5、请示和报告需在文末标明联系人和联系电话。

6、抄送的排列顺序，一般按机关性质和隶属关系掌握,依据国家、省、市级单位层次顺排，如确需抄送上级领导的，可先排个人，再排单位.二、公司标准公文格式一、题例说明：（一）眉首部分：眉首部分一般由发文机关标识、发文字号和签发人等要素组成.1.发文机关标识：根据《国家行政机关公文格式》行政机关公文的一般格式，发文机关标识应在机关标准名称或标准简称后缀以“文件”，信函格式发文机关标识的机关名称后不缀以“文件”。

2.发文字号：发文字号三个成分排列应先机关代字、再年份,最后是发文的顺序号，字体为3号仿宋＿GB2312。

年份不可随意简化且应用六角符号〔〕括起,顺序号不挂虚号.3。

公文写作第一节通知通知：是上级机关用以批转下级机关的公文，转发上级机关的公文；传达要求下级机关办理和需要周知或者共同执行事项；任免和聘用干部等的知照性公文。

通知的分类：从性质和内容分：批示性通知、指示性通知、事务性通知、会议通知、任免通知等。

指示性通知写作要求：1、标题。

一般是严格的规范式，具备发文机关、事由、文种3项。

2、主送机关。

3、正文。

缘由；说明发布通知的依据，阐明发文的目的、意义或指导思想。

事项；一般采用分条列项的形式逐条进行具体、明确而又周密的阐述。

4、落款。

即成文日期。

第二节请示请示：是下级机关向上级机关请求指示、批准事项时使用的报请性公文。

一、请示分类：根据请示的不同内容和写作意图分3类请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示。

二、请求批准的请示写作要求：1、标题。

发布事由+文种2、主送机关。

强调主送的单一性，不能多头请示。

3、正文。

只能一文一请，简练干脆，一般不超过300字。

4、落款。

应暑发文机关全称或规范简称。

第三节报告报告：是主要用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问事项的公文。

特点：是汇报性和陈述性。

一、报告分类：根据报告的不同用途，报告分汇报工作的工作报告、反映情况的情况报告、答复上级询问的答复报告。

此3种报告有时互为交叉，但各类报告的侧重点不同。

二、报告的写作要求报告一般由标题、主送机关、正文和落款等4部分组成。

标题和主送机关：报告的标题应是完整规范形式的，即由发文机关、事由、文种构成。

报告的主送机关与请示的主送机关一样，只能是一个，需同时报送其他上级机关时以抄送方式处理。

正文。

不同类型的报告正文有不同写法。

1、工作报告：（1）缘由；一般是极为简要地介绍工作的有关背景及目前的进展情况，然后用“现将有关情况报告如下”之类的承转语导入事项。

（2）事项。

一般包括工作情况、主要工作及成绩和经验体会、存在问题、今后的工作安排意见和打算等4方面的内容。

（3）结语。