IT项目管理中存在的问题及对策分析

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IT项目管理中存在的问题及对策分析

作者：江琛

来源：《经营者》2016年第14期

摘 要 在IT项目管理中整个项目的成功与否取决于这个项目管理的成效。在如今快速发展的时代应该将现有的理论与新技术融会贯通地应用到项目管理中，这个是有一定的难度的，所以才更需要一个成功的项目管理。总的来说，IT部门在一个项目管理上出现的问题大部分是由计划不周全和沟通不恰当造成的。公司在众多项目的管理实施当中都会多多少少的存在以下这样的问题，就是这样的问题严重降低了项目的成功几率。本文将会分别列举几个在项目管理实施中存在的管理失误来进行问题分析，并提出个人建议。

关键词 IT项目管理 问题分析 影响

近几年随着IT业的不断发展，相当多的项目都在逐步转变为以IT为基础，IT项目管理是指采用项目管理的办法和专业技术，再结合IT产业的具体特点，对其实施的项目进行成本、人力资源、质量、综合和风险等方面的管理。这些企业的管理已经颇见成效，并且由更多的企业正在逐步改变，为了更好地发展和避免资源的浪费，现企业还在摸索和成长的阶段。

一、IT项目管理中存在的问题

（一）用人不当

在现今IT项目管理方面人员流动量特别大，缺乏专业性的人才，其实IT产业本身的人流量就偏大，一个项目是否能圆满地完成，主要因素是在人员配备与人员技能方面，其实IT行业对于技术人员的要求特别高，而在我国现有的IT行业中技术人员特别稀缺，正是由于技术人员稀缺，现在的IT业容易造成一种重技术、轻管理的现象，其实在我国大部分的行业都存在这一问题，在企业培训人才的时候都是本着一种只要技术过硬就可以升做管理人员的管理模式。在这样的管理模式下，技术人员对于那些不会技术的管理人员抱有一种“没有本事，只动嘴皮子”的态度，造成企业管理措施不好实施的效果，其实与技术相比管理更注重于关注被管理人员的人员变化，以及人员之间的沟通协调和对下属的工作情况的了解和关怀。所以用人不当容易导致项目无法顺利往下执行，就算初期计划再好也会有得到不满意的结果。在项目进行当中必须要有一位经验丰富且具有责任心的领导人，即项目负责人，项目的发展需要项目负责人来进行掌舵督促执行，如果项目负责人任用不当的话，项目很有可能随着发展而失去最初的控制。其实在很多的IT企业当中，项目负责人大多是技术人员的骨干人员，在技术方面经验丰富，知识深厚，不过大多缺乏管理经验，经常会有自己的情绪掺杂在工作当中，没有意识到自己是这个项目的主导，无法宏观把控项目的发展，有些一味地埋头苦干，安排不好自己的工作的同时也无法安排好其他人员的任务，很多不好分配的工作都由自己亲自动手完成，造成项目无法合理地分配到各个相关人员手中，造成人员负载失衡。 龙源期刊网

（二）流程问题

没有遵循标准的项目管理流程是在项目管理中的常见问题。如果没有制定一个合理的流程会在无意识中增加项目执行的风险，项目失败的可能性会加大，没有制定一个合理的流程和项目计划会让所有的项目参与者不知道下一阶段自己应该干什么，项目负责人也没有办法宏观把控项目的走向以及项目的进展情况，最后导致无法按照初期的预算、时间和计划来合理地完成项目。流程太多太杂的话又会让项目变得死板，没有灵活性，如果这些流程变得死板的话会让员工自己的想法得不到支持，继而影响工作的热情和员工工作的积极性。在项目进行中会出现很多的变更，在项目实施中会对这些变更缺乏重视，当有变更的时候不及时记录存档，并根据这些变更作出相应的项目计划调整和项目资金计划调整，造成预算超支或延长项目执行时间。还有在现在的项目进行中很容易出现项目进度情况不明，参与项目管理的人员对项目中存在的小问题掉以轻心，这些看似不起眼的问题很有可能会演变成大问题，造成成本增加到不可控的地步。

（三）计划问题

计划是IT项目管理进行的关键问题，现在很多项目都有这种现象，由于前期人员分配、技术分配的不确定造成项目开始实施的时候还没有一个完善的项目进度计划。项目管理成员以及项目参与人员对于项目完成时间和进度没有一个准确的时间和进度的概念，从而容易延缓项目整体的进度，造成资源的浪费和成本的增加，还会影响公司的形象等。前期商业如果没有与IT部门进行项目范围的定义，那IT部门就会缺乏方向来完成预期所计划的目标，看不到应有的成效。容易忽略项目之间的关联造成资源分配失衡（比如没有提前沟通将预备配备给A项目的人员配备给了B项目），这样就会出现连锁效应，其他项目也会受到影响，影响整体的项目进度。在项目进行的前期都会进行风险评估，大多公司对于风险评估都会过于随意，不够重视，造成风险评估资料不准确，在项目的后期进行当中很有可能会影响项目顺利进行甚至脱离项目的原有轨道。IT需要处理预料之外的一些麻烦，如在项目实施中会运用一些新技术、新材料来便于施工和使用，不过用户对这些新技术和新材料都会有一些抵触心理，若不及时了解客户的需求，是否能够认同新事物，一味地按照自己的想法来完成项目的话，会让前期投入的精力与财力全部都白费。

（四）沟通问题

沟通其实是项目进行最不可控的一个环节，在项目实施中对内沟通对外沟通都是必不可少的，往往在对内上级沟通时会对不合理的项目期限不做反驳，让IT部门陷入无法按时完成的窘境。可能是由于公司初期计划的项目期限过于严苛，而IT部门为完成项目采取一些不恰当的手段，对项目的质量造成影响，这样就会有损IT部门声誉。其实如今IT业客户的需求在不断变化也存在一定的不准确性。在后期的实施当中客户会根据自己的喜好提出更细致、更深入的问题，并要求加以改善。在我们的IT系统里所有计划、成本甚至人员都要随之发生相应的变化来满足客户的要求。在我们的一次实践当中，客户一开始的需求内容不是很明确，所提供龙源期刊网

的资料也不是很完善，由于实践人员的经验不足，并没有充分重视这件事情，在可研阶段并没有很完善地和客户沟通，只是大概了解了客户的一些需求，对于这些需求信息没有进行再一次的正式确认，仅凭自己的主观判断将产品完成，导致有的功能只实现了一半的客户需求，并没有达到客户的理想要求。在我国现有的行业里边，大多采用矩阵形式的管理方式，作为技术人员需要受到项目负责人和部门负责人两层管理层的管辖，在这样的管理模式当中很容易出现管理冲突，在项目管理团队内部根据人员的技术特点、工作方式和工作能力不同，团队成员也很有可能发生冲突。根据项目工作内容的不同，所面对的领导、投资、需求者都不一样，在团队中也会存在利益冲突等。总之，在IT项目团队中可能会遇到很多的矛盾冲突需要解决。

二、IT项目管理中存在问题的应对措施

（一）对于用人不当的应对方法建议

公司可以聘用一名符合项目要求并可以出色地处理人际关系的项目经理。他应当具有一定的对外沟通协调能力与对内的号召力，在团队成员与外部参与人员起到协调作用。一名优秀的项目负责人应当具有相关的技术知识与技能，并能培养下一代的专业管理储备人才，可以培养一个稳定的管理团队。可以均衡一下专业管理人员的分配比例，现有的公司选择管理人员的模式其实很难彻底被改变，所以可以合理地控制一下技术管理人员和专业管理人员的人数比例，让专业性管理人员和技术性管理人员相结合来管理项目，既要保持项目技术的有效保证实施，也要保证专业管理人员在资源分配、组合方面的特长，要与客户和项目参与人员有效合理地沟通，让技术性管理人员和专业性管理人员各自发挥自己的优势，才可以在保证质量的前提下用最节约成本和时间的方法来完成项目。在项目实施中IT与项目经理应及时了解及掌控技能、资源情况、项目顾问、合约承包商和外包商的评估。使用专业的项目管理软件可以有效帮助项目经理掌握团队成员自身的技能，来合理地进行工作量分配。在团队成员了解自己的分工与职责后，IT与项目经理就可以决定如何在日常工作中和项目中合理分配资源。指派专门的经理来负责解决人员与资源的分配问题。如果在项目人员分配上依旧有困难的话，可以先查看整个公司的项目组合，然后暂缓那些与商业战略关系不大或非任务关键的项目，这样就可以节约出一部分可用资源。

（二）对于流程问题的应对方法建议

其实制定良好的项目管理流程有助于提高项目完成的效率，可以及时了解项目过程当中出现的各种问题并及时解决，控制项目存在的风险。IT与项目负责人应当在项目前期就制定好可重复的流程来进行资源分配、项目划分和成员之间的沟通。不过要提高流程的灵活性，与项目参与者积极沟通，及时了解在项目的执行过程当中所遇到的各种困难与问题，建立一个正式的项目变更流程和项目进度动态流程，所有项目范围内的变更都要在变更文件上清楚地体现出来，并且由相关部门的负责人签字审批。使用专业的先进软件及时上传和记录，让所有项目参与人员都能及时掌握项目的变更情况。另外，项目经理也应该及时判别出此项变更对预算和完龙源期刊网

成时间所产生的影响。对项目上边出现的一些小问题，项目负责人应当加强团队成员对于项目完成的态度与意识，并且及早纠正错误。

（三）对于项目计划问题的应对方法建议

其实可以通过商业用例和范围划分来纠正错误定义的项目。在制定项目计划的时候把相关联的因素考虑在里边，与项目的参与者多交流，也可以用绘制表格的方式来了解各项目之间的关联关系。关于风向评估方面，其实风险评估应该是项目计划的一个组成部分，可以在有经验的团队队员中调查抽问，收集可能会发生的风险，及早制定应对措施，这样其实不会花费多少时间，不过能帮助你在项目正式开始前就对项目有一个充分的了解。在项目计划阶段应当多考虑它的阻碍因素，并提前来解决这些阻碍因素，不让这些因素成为以后的绊脚石。与用户提前沟通本次项目可能要用到的新技术和新材料，让客户尽早地了解到这一改变，给客户一些时间来接受这些新事物，若实在不能接受也可在项目进行的前期有所准备。对于项目完成的计划时间上边可以采用计划图的方式来标明项目的类别以及计划完成时间，使所有项目参与人员都能清楚地知道项目的进度计划。

（四）对于沟通问题的应对方法建议

在项目进行中与人沟通的方式方法很重要，建议IT经理及时向公司管理层反映项目的实际情况以及实际困难，让公司管理层对于项目完成质量与速度方面作出一个合理的选择。并且要与项目参与者及时沟通上级的任务，适当地每周开一次例会来方便大家的交流和沟通，在这种互动和沟通当中，其实公司的商业分析师应当在用户与IT两者之间起到一个非常重要的协调作用。建议对项目参与成员提供一份具体的项目划分示意（从计划到部署），并明确指出哪些活动要求商业人员参加互动，以及互动的目的。总之，IT应多花一些时间来指导商业部门了解项目执行的步骤。还有与客户的沟通问题上，一定要准确、详细、专业地向客户描述自己的产品和服务，在客户的需求上一定要做到全面了解，要反复的和客户确认好产品需求，努力达到令客户满意的效果。