批量制作询证函教程

CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION/中国管理信息化C hina Management Informationization2010年1月第13卷第2期Jan.，2010Vol ．13，No ．2Excel 函数在询证函制作中的应用叶根深，忻志鸣（蚌埠市第一人民医院，安徽蚌埠233000）［摘要］本文综合利用Excel 数学函数、查找与引用函数、逻辑函数等，实现快速准确制作询证函。

［关键词］Excel ；函数；询证函doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2010.02.031［中图分类号］TP391.13［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2010）02-0085-02Microsoft Excel 是目前国内常用办公软件，不需编写程序，易学好用，计算精确，能极大地提高工作效率，已广泛用于统计、管理等领域［1-2］。

使用Excel 制作询证函，是医院药学的重要工作，是药剂科与财务科、医药配送企业业务来往的重要环节，必须按时、准确完成，否则不但直接造成经济损失，还影响到科室乃至医院的信誉、形象。

询证函包含数据信息量大，相同单据号数据情况普遍。

在已有入库单原始数据基础上制作询证函，手工录入或查找后复制、粘贴数据，工作烦琐且易出错；简单利用Index 函数或Vlookup 函数，不能有效、准确提取所需数据；而利用高级筛选，虽然能提取所需数据，但需进一步复制、粘贴等步骤处理，不能明显提高工作效率。

本文综合利用Excel 数学函数、查找与引用函数、逻辑函数等，能快速准确制作询证函，并防止错误操作。

现结合实例详细介绍如下。

为便于工作，将入库单原始数据、拟制作的询证函等数据，均存放在同一工作簿“药品单据信息”中。

1.建立入库单数据。

原始入库单数据可以从医院信息管理系统中导出，或手工录入。

设数据所在工作表名称为“入库单”。

本例中，为便于表述，单据号、品种名称、规格、价格、数量等项分别设在A 、B 、C 、D 、E 列中。

B、询证函编制的基本步骤：通常，项目经理或项目组长会把需要询证的信息告诉助理人员，由助理人员根据获知的信息填制银行询证函。

但多数情况下，由于现场审计时间较紧，项目经理或项目组长常无暇详细讲解具体操作，常需要助理人员自助完成函证。

编制询证函基本步骤如下：[1]、详细了解项目经理的函证计划和策略，做好函证程序的时间安排。

由于我们要求对所有的银行存款执行100%的函证程序，因此选取函证样本就不必抽样了，工作较之应收账款函证就相对简单了。

但助理人员要在接下来的工作中获取与客户发生业务的所有银行账户信息。

[2]、了解被审计单位负责银行业务的具体工作人员，取得联系方式、以便为下一步知悉函证范围的银行情况做好人员准备。

[3]、将银行询证函里的询证内容制成单项明细表（最好是电子版），发给企业负责银行业务的工作人员填列，并确定各明细表合理的回收期，询证内容明细表中要附加被询证银行的联系方式栏次，如发函地址、联系人（或部门）、联系电话、邮编或邮政挂号等。

——程序管理底稿（助理人员自制，非本所要求，目的是为准确填写正式询证函做资料准备及轨迹记录）以银行存款为例：银行存款明细情况表编制人： 编制时间： 年 月 日[4]、与此同时，取得被审计单位到科目末级的“年度科目发生额及余额汇总表”，自行核查被审计单位账务中有关可能发生银行业务的账户和明细科目的相关会计记录，进行期初与期末的比较，关注变化情况，同时关注只在期间发生，无期初又无期末的会计记录。

插入表样：[5]、根据从科目汇总表等了解的信息，编制函证地址明细表。

[6]、获取银行对账单原件，原则上要索取全部对账单，如果企业银行业务较多可能银行对账单也非常多，实操时，至少要取得审计年度1月份第一张对账单和12月份最后一张对账单，并复印。

然后根据对账单审计基准日的存款余额，填写函证地址明细表中的函证金额。

[7]、回收各询证内容明细表，并与自行编制的函证地址明细表进行核对，在表中形成核对标记。

excel批量生成询证函摘要：1.Excel批量生成询证函的必要性2.批量生成询证函的方法步骤3.操作过程中需注意的细节4.总结与建议正文：在日常工作中，Excel作为一款功能强大的表格处理软件，能够帮助我们极大地提高工作效率。

特别是在财务、审计等领域，批量生成询证函是一项重要任务。

本文将为您介绍如何在Excel中批量生成询证函，以提高工作效率。

一、Excel批量生成询证函的必要性在财务审计工作中，询证函是一种常见的沟通工具，用于向第三方核实某些信息。

手动一个个制作询证函不仅耗时耗力，而且容易出错。

通过Excel批量生成询证函，可以简化操作流程，提高工作效率，降低出错概率。

二、批量生成询证函的方法步骤1.准备模板：首先，需要准备一份标准格式的询证函模板，包含公司基本信息、询证事项、联系方式等内容。

2.数据整理：将需要发送询证函的客户或合作伙伴的信息整理成表格，包括公司名称、联系人、联系方式等。

3.编写公式：在Excel表格中，编写公式以便自动生成询证函。

例如，可以使用IF函数判断公司类型，然后自动填写相应的内容。

4.格式设置：对表格进行格式设置，如字体、字号、颜色等，使其符合询证函的要求。

5.生成文档：选中整理好的表格，点击“文件”菜单，选择“打印”或“另存为”，将表格导出为PDF或Word文档。

6.发送邮件：将生成的询证函文档通过电子邮件发送给相应的人员。

三、操作过程中需注意的细节1.信息准确：确保发送询证函的联系人信息准确无误，以免影响核实效果。

2.保护隐私：在整理数据时，注意对敏感信息进行加密或隐藏，以防泄露。

3.文件命名：为导出的询证函文件设置清晰的命名，便于管理和查找。

4.跟进沟通：在发送询证函后，及时跟进沟通，确保信息核实工作的顺利进行。

四、总结与建议通过Excel批量生成询证函，可以极大地提高财务、审计等领域的效率。

在日常工作中，我们可以充分利用Excel的函数和格式设置功能，使询证函制作变得更加简单、快捷。

一文学会批量制作询证函每次审计，对于审计小白来说，如果不知道用“邮件合并”功能制作询证函，询证函信息的填列工作往往是让审计小白头疼的一个问题，先来看审计小白与“询证函”的对话……老三把制作询证函简单地分为三个步骤：第一、完善函证模板固定信息和准备基础数据第二、进行邮件合并，批量生成询证函第三、导出批量生成的询证函完善函证模板固定信息和准备基础数据每个事务所一般都有自己的函证模板，模板大同小异。

以2018年12月31日为函证时间点，随便用一份模板，我们可以看到，询证函模板标红色方框出的信息都是要填列的，此部分信息分为两部分：一部分是固定的，如回函地址、联系人、电话、函证时间点等，一部分是变动的，需要根据被函证客户的信息填列，如被函证单位名称、函证金额…第一部分固定的信息（联系人、联系电话等）每份询证函填列的信息都一样，可以直接在模板上填好（实际上第一部分信息填好后也就相当于模板的一部分了），第二部分变动的信息可以用Word里面“邮件合并”功能批量生成（此操作在Word里面操作）！第一部分的数据填好后，剩下的需要用邮件合并功能批量生成的信息如下：从上图我们可以看到，六个红色方框的信息是需要填写的，每个方框根据被函证单位的不同，信息均不同，此时我们如果可以在Excel 里建立一个表格，每个被函证单位一行记录，每行记录包含上面六部分信息，这样所有的被函证单位就做成了多条“规则”的行记录，再将这些有“规则”的行记录通过某种形式“导入”到Word对应的红色方框当中，这样不就批量生成询证函了么？在Excel表格中建立表格，一个公司一行记录，标题行的名称为上方询证行红色方框处对应的内容（如：贵公司欠）基本的数据及模板都准备好了，接下来，可以根据以上的Excel表格数据信息和填好固定信息的询证函模板，开始在Word里面进行邮件合并，批量生成询证函了…进行邮件合并，批量生成询证函邮件合并的工作是在Word的询证函模板上完成的，以下演示整个邮件合并的过程：1、打开询证函模板，找到并点击“邮件”下方“开始邮件合并”的“邮件合并分步向导”2、在右侧的“邮件合并”下方点击“下一步：撰写信函”或者“浏览”，将前面已经准备好的Excel表格数据导入，到最后一步点击“确定”点击确定后，又恢复这样子了：接下来开始在红色方框处要开始建立“链接”了：3、把鼠标定位到“：”前面，然后点击右下方的“下一步：撰写信函”4、点击“其他项目”5、在出现的对话框里面找到“：”，点击“插入”注：对话框几项内容实际上就是导入的Excel表格标题行的各个标题6、得到如下结果，说明被函证单位的名称已经导入完毕其他的信息依照同样的方法导入，最终得到如下结果：7、点击“下一步：预览信函”，得到最终结果注：右侧两个小方框相当于“上一页”和“下一页”的功能，可以点击查看批量生成的询证函，此时只能一页一页查看，需要进行最后一步操作询证函才能全部导出来。

编号：201601
截止日期：
2015年12月31日
（公司印章）
2018年1月7日
（公司盖章）经办人： 年 月 日以下供被询证方使用
1、数据证明无误
2、数据不符需加说明事项：
（公司盖章） 经办人：
年 月 日往来款项询证函
致：邢台钢铁有限责任公司
我公司年终决算，根据会计师事务所以及公司内部管理的要求，需询证本公司与贵方的往来账项。

下列数额出自本单位账簿记录，如与贵方会计记录相符，请在本函下端“数据证明无误”处签章证明并盼及时付款；如有不符，请在“数据不符及需加说明事项”处详为指正。

回函请直接寄洛阳耐火材料有限公司。

地址：河南省洛阳市 邮编：471924
若款项在上述日期之后已经付清也请及时函复为盼。

07-05] 巧用WORD的邮件合并功能做审计函证在审计工作中，函证是非常重要，也是最常用的一种审计手段。

在实际审计工作，一般使用手工发询证函，更多的是利用WORD发询证函，但大多是手工输入，在输入数据和单位名称等内容时，存在重复劳动，且容易出错。

另外容易选取了样本，但在填写询证函时漏掉。

在发函数量较少的情况下，影响尚小，在发函数量很大的情况下，工作量很大，这时发函的自动化就显得非常重要了。

利用WORD的邮件合并功能，你可以方便、准确的发函，结合EXCEL电子表格，可以方便的统计发函的金额，并且可以进行进一步的回函情况统计。

下面，笔者来制作这样一个利用WORD的邮件合并功能来实现发函的系统，为了方便大家理解，将主要步骤的页面做了截图。

一、先制作一个WORD文件，内容是询证函的内容，保存为“询证函.DOC”文件。

（如下图）二、接下来，分析哪些数据是固定的，哪些是变动项目，需要输入的数据。

需要输入的主要是被函证单位名称、期末金额，其他基本上固定，可以直接在WORD模板文件中输入。

如果要想这个模板自动化程度更高，可以选择多一些项目作为参数。

经过分析，需要输入的主要有“被函证单位名称”、“发函日期”、“结算日期”、“应收金额”、“应付金额”、“被审计单位名称”和事务所联系人，而笔者为了这个文件方便大家使用，更是把“会计事务所名称”、“邮编”、“地址”和“询证函编号”也作为需要自动输入的参数来处理。

这样，自动化程度更高了。

三、现在，开始使用WORD邮件合并功能了，打开“询证函.DOC”文件。

选择“工具”菜单中的“邮件合并”命令，出现如下图所示的“邮件合并帮助器”单击“主文档”组框中的“创建”按钮，从出现的下拉列表中选择“套用信函”命令，出理对话框，再选择“活动窗口”，即选择当前文件做主文档，如你要另外的文件做主文档，则选择“新建主文档”。

四、创建数据源，即包含准备让系统取出的数据的文件。

WORD的邮件合并功能几乎可以使用任何类型的数据源，其中包括 Word 表格、Microsoft Outlook 联系人列表、Excel 工作表、Microsoft Access 数据库和 ASCII 码文本文件。

询证函（完整版）范本[你的姓名][你的联系方式]日期： [日期][收信方姓名][收信方地址]邮编： [邮编]主题：关于[事项]的询证函尊敬的[收信方称呼]：我们是[公司/机构名称]，致力于[描述企业/机构的主要业务或目标]。

我们在进行[相关事项]的过程中，需要进一步了解贵公司对于[相关事项]的情况及具体细节，以便我们能够准确把握当前的情况并作出相应的决策。

因此，我们特此向贵公司发送此封询证函，希望能够得到详尽的答复。

我们的问题如下：1. 请提供贵公司对于[相关事项]的具体定义和解释。

我们希望能够清晰地了解贵公司对此事项的理解和观点。

2. 请提供贵公司过去[相关事项]的执行情况的统计数据和相关报告。

对于每个时间段，请提供执行的具体步骤、目标和成果。

如果有任何限制或异常情况，请也一并告知。

3. 请提供贵公司当前[相关事项]的执行情况的统计数据和相关报告。

对于目前的执行情况，请提供具体的数据和表格，以便我们能够评估和分析。

4. 请提供贵公司对于未来[相关事项]的规划和计划。

我们对贵公司在此事项上的未来发展和计划非常感兴趣，希望能够了解更多细节。

5. 请提供贵公司与[相关事项]相关的任何合同、协议或文件副本。

我们希望能够查看这些文件的具体内容，以确保我们的了解与贵公司的合作是基于准确的信息。

我们期望您能够在[截止日期]前提供详细的答复。

如果需要额外的时间，请提前与我们联系以便我们协商后续的时间安排。

您的合作对于我们获取准确信息并作出决策至关重要。

我们将十分感激您对此函件的重视，并期待早日收到您的回复。

此致[你的姓名][你的职务][公司/机构名称]。

为一名财务人员，笔者负责单位往来账项的询证工作。

查阅凭证、合同台账和合同原件，笔者费了九牛二虎之力，总算把本单位与百余家公司的往来账项搞清楚了，并编辑成了一张Excel表格，接下来就要根据这些数据编制百余份询证函。

难道还要笔者再费力地重复劳动吗？不，我们自有办法。

技术看点：邮件合并功能。

一、制作明细表首先按照图1的格式制作“往来账项明细表.xls”。

笔者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，请朋友们注意。

图1二、询证函的格式为了叙述清楚，我们假设询证函的格式如图2所示(实际的询证函长达3页，编号中的最后一位数字即表示该询证函有3页内容)，该文件名称为“询证函.doc”。

在这张询证函中有5处内容取自“往来账项明细表.xls”，即图2中标注的①、②、③、④、⑤处。

图2三、进行“邮件合并”1.启动Word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。

2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步 选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步 撰写信函”。

3.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“Excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。

4.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。

5.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。

6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。

单击“询证函.doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。

同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。

中普审计-事务所版V9.0常见问题解答..--------------------------------------------------------------------------作者: _____________--------------------------------------------------------------------------日期: _____________中普审计系统-事务所版V9.0常见问题解答一、安装问题：1.1、XP系统安装第一步“安装操作系统补丁（WindowsXP）”时出现报错。

一般会出现在WindowsXP sp3版本的系统之上，因为，sp3版本已包含此系统补丁，不需更新。

XP系统，操作如下：1>、开始——运行——输入regedit——回车2>、找到注册表,HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFWARE\Microsoft\Internet Explorer下的MAIN子键，点击main后，在上面菜单中找到“编辑”--“权限”，点击后就会出现“允许完全控制”等字样，勾上则可。

3>、开始——运行——输入cmd——回车——在打开的窗口中输入net stop WuAuServ4>、开始——运行——输入%windir%5>、在打开的窗口中有个文件夹叫SoftwareDistribution，把它重命名为SDold6>、开始——运行——输入cmd——回车——在打开的窗口中输入net start WuAuServ7>、安装.NET Framework 4.0Win7系统，操作如下：1>、以管理员身份运行X:\Windows\System32文件夹内的cmd.exe这个程序(X为系统盘符，一般是C)2>、输入net stop WuAuServ3>、将X:\Windows\SoftwareDistribution\这个文件夹重命名为SDold4>、重复第一步，并输入net start WuAuServ5>、以管理员身份运行.NET Framework 4.0的安装程序1.3、苹果系统（MacOS）不支持审计软件的安装。