采购管理程序
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JUNGHH 採購管理程序 編號
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1.目的：為使採購事務合理進行，以合乎Q、C、D原則，供應生產所需之原物料及半成品，確保生產作業之順利完成。
2.適用範圍：凡生產所之原、物料及半成品、機器、設備、國內、外採購均屬之。
3.權責：
採購區分 請購 發單(採購) 跟催主(協)辦 備注(請購文件)
原料 國內 外包件 生管單位 採購單位 採購單位 交貨通知
託外加工件 生管單位 生管單位 生管(採購) 託外加工申請單
國外 生管單位 台北管理處 生管、總經理室 進口件請購明細表訂購單
物料 國內 需用單位 採購單位 採購單位 請購單－一般物品
國外 需用單位 採購→台北管理處 採購單位、台北管理處 請購單－一般物品
訂購單
機器設備 國內 需用單位 工機部 工機部 發工（修造）單
國外 需用單位 工機部 工機部 發工（修造）單
4.定義：
4.1原料：係指構成成品之部份者稱之，故在本公司之零件表內之零、組件均屬之，即外包件、託外加工件均屬原料(零件表以外之材料為物料)。
4.2物料：係指非直接供生產用之間接材料，如供機器用之修理零配件、消耗品，及不歸入上述零件表內之材料屬之。
核準 審查 制訂
2
1
來歷：新訂 首次發佈 年 月 日
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4.3半成品：凡經加工或組合過之產品，可供直接銷售或繼續加工至完成品或另一“半成品”者稱之。
4.4外包商、外包件：供應本公司產品所需之原料、零組件廠商(本公司不供料)，謂之“外包商”，其供應件謂之 “外包件”。
4.5託工件、託工商：由本公司提供原料或半成品，委託廠商加工之原料(或半成品)謂之“託外加工件”，簡稱“託工件”；該廠商謂之“託外加工廠商”，簡稱“託工商。
4.6交易廠商：
廠 商 分 類 主管單位
5.作業內容：
5.1採購管理流程圖：參附件一。
5.2開發管理
5.2.1開發通知：
技術單位按“開發作業”展開之零組件，必須由廠外供應時，應提前開具“採購成本分析表”，附估價圖及規格，有樣品時並提供交採購單位辦理。
5.2.2選擇“詢價對象”及“承製廠商”時之依據：
5.2.2.1該零組件之特性；
5.2.2.2廠商承製類似件Q(品質)、C(成本)、D(交期)； 外包商：供應“外包件”之廠商
託工商：供應“託包件”之廠商
外包商：供應“外包件”之廠商
託工商：供應“託包件”之廠商 製造類
供應商 協力廠商
五金廠商：供應五金、物料之廠商
總務廠商：營繕、提供勞務之廠商 交易廠商 採購
採購
廠務
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5.2.2.3日常評核成績及品保制度評鑑成績；
5.2.2.4價格；
5.2.2.5其他政策之考量；
5.2.2.6若客戶有其核準的合格供應商名單，則採購應向客戶核準的供應商購料，當客戶要求時，新增供應商須經客戶同意。
5.2.3詢價
按第5.2.2項選擇適當的“合格協力廠商”2家(含)以上(如急件、特別指定、獨佔市場或技術時不在此限)，請廠商以書面報價(無適當表單之廠商，由本公司提供“外包詢價單”)。
5.2.4比、議價、選擇承製廠商及審核、登錄
5.2.4.1採購單位將廠商報價資料填入 “採購成本分析表”，經比、議價程序及第5.2.2項選擇承製廠商，送技術、品保單位審查，總經理核準。
5.2.4.2核準案由採購單位將“採購成本分析表”影本交財務單位登錄(輸入電腦)，正本由採購單位列檔存查。
5.2.5通知
由採購單位製作“零組件承製買賣合約書”與協力廠商簽訂，並通知廠內相關單位。
5.2.6交樣品質確認
5.2.6.1採購單位按時程跟催樣品及相關品質文件，交技術單位主辦，品保單位協辦確認品質。
5.2.6.2廠商交樣合格後，技術單位填開“零件開發完成通知單”發相關單位，並由採購單位寄一份給廠商。
5.3量產管理
5.3.1需求計算及請購
生管單位依據客戶生產預測值(5個月生產預定總表)生產計劃、庫存等….，決定請購數量。
5.3.1.1國外採購件：
(1) 生管人員列印“請購清單”（電腦列印表單）經主管簽核，送採購單位審查簽章，有問題即由採購、生管人員進行協調，無問題時即由生管人員自電腦列印（填製）“交貨通知單”交採購單位，或填製“託外加工申請單”，授權人員簽核後即可進行請購
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或託工作業。
(2) 電腦列印之“交貨通知單”因生管、採購之各主辦、主管已於“請購單”上簽章，故免再簽章。但人工填製之“交貨通知單”必須經生管、採購之各主辦、主管章後始可發單。
5.3.1.2國外採購件：生管人員填製 “進口件請購明細表” 經廠務單位主管簽核後，由生管單位製作 “ORDER訂購單”(人工打字)進行採購。
5.3.1.3人工填製之 “交貨通知單”由採購單位輸入電腦； “託外加工申請單”則由生管單位輸入電腦，納入管理。
5.3.2審查、發單：
5.3.2.1採購人員針對人工填開之“交貨通知單”，確認採購之數量及期限，有問題時應即與廠商、生管人員協調後才可發單。
5.3.2.2“託外加工申請單”由生管人員直接簽章、發單，有問題時再由採購人員協助處理；
5.3.2.3購買的原物料若屬政府法規規定管制的有毒物料及危險物料，應滿足法規要求，同時應亦考量使用環境的要求(如環境的、電力的電磁效應等)。
5.3.3廠商接單確認
5.3.3.1採購於每月份5日~10日間，將MRP作業系統中之下月份“交貨通知單”以電腦傳真方式發出(若傳真失敗或傳真不完全廠家，電腦軟體可顯示)，廠商亦須於接單後上班四小時內將“交貨通知單”回條FAX回本公司，以確認廠商已接收訂單；
5.3.3.2人工開立之“交貨通知單”由採購人員傳真或郵寄後，以電話確認廠商是否收到訂單，並於 “交貨通單”第三聯右上角注記“已收”已確認廠商已接收訂單。
5.3.3.2廠商接單3日內(含)，如認為無法如期交貨時，應即反應採購主辦人員進行與生管之三方協調，未在期限內反應，視為廠商已正式接單。
5.3.4跟催
採購人員以最新之“廠商別未交貨清單”(電腦列印表單)，或“廠商別報缺表”(電腦列印表單)，或倉管單位提出之“急件欠料單”進行催貨。
5.3.5收料及進料檢驗
5.3.5.1廠商交貨時應附“送貨單”，物管人員對照電腦中之請購資料及貨品外觀進行收料，並列印“驗收單”(外包件、託工件)交進料檢驗人員實施檢驗，詳閱“進料檢
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驗管制程序”。
5.3.5.2客戶或本廠如有需要，可至協力廠商處確認產品品質是否符合要求，此查證工作並不能減輕本廠提供客戶允收產品之責任，也不排除日後退貨之事情。
5.3.6入庫、付款
驗收合格件，驗收單轉倉管單位辦理入庫後，再交物管單鍵入電腦及財務單位辦理付款作業。
5.4五金、物料採購
5.4.1選擇廠商，具營業執照之合法廠商，均可以品質及詢、比、議價程序決定廠商；
5.4.2交樣、品質確認，視請購人員之需要，必要時先購入小量，由請購人員確認品質後再正式請購。
5.4.3請購，根據庫存狀況或實際需要，由需用單位開“請購單（一般物品）”，單位主管審核後交採購單位辦理。
5.4.4詢、比、議價
5.4.4.1採購單價等於或低於公司要求之單價及付款條件時，則採購人員免比、議價；
5.4.4.2屬下列任一項情形時，應進行2家(含)以上廠商之詢價，並將比、議價資料記入“請購單”內，送採購單位主管簽核。如無2家則應說明原因。
(1) 採購單價高於公司要求之單價及付款條件時；
(2) 採購新物料時；
(3) 採購數量較前批大，且達一般量購折讓標準時；
(4) 已知市場價有下跌趨勢時；
(5) 採購固定資產時；
(6) 其他需比價之情況時。
5.4.4.3如公司未要求單價及付款條件時，則以前一次購買之單價及附款條件為準。
5.4.5收料及檢驗
廠商交貨時應附“驗收單”(物料及設備材料)，由物管人員收料，轉請購人員簽收並確認品質。
5.4.6登記及付款
驗收合格件，由採購人員將採購資料輸入電腦，於當月底列印“供應商請款明細表”(電
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腦列印表單)，送財務單位或廠商核對無誤後辦理付款作業。
5.5請購金額核準權限：
5.5.1外包件及託工件：按第5.2.4.1項之規定核準模具費及單價金額；
5.5.2五金、物料及固定資產、專案工作之請購(凡每一“請購單（一般物品）”之總金額核準權限：
各級主管 金 額
課 級 5,000(含)以下
部級經(副)理 10,000元(含)以下
協 理 30,000元(含)以下
總經理 30,000元以上
5.6機械、設備採購
由需用單位填寫“發工（修造）單”，由工機部辦理之。
5.7異動管理
5.7.1訂單變更
5.7.1.1本公司要求變更時
(1) 生管單位對已發訂單如需變更時(交期或數量)，應提前以“交貨變更通知單”，或以其他書面記明前後異動情形，經主管核準，送採購單位確認，如有問題時應即三方協調；
(2) 可變更範圍：
A、 提前：
a、 鐵鑄類、鋁鑄類、鍛造類、車製類、沖壓類、綜合類，自通知日起15天內須納入；
b、上項外之協力廠自通知日起7天內須納入。
B、 延後:
c、 交貨通知單預定納期7天前可通知協力廠商延期交貨；
d、交貨通知單預定納期已過期，則可不經預告逕行通知訂單延期；
e、 交貨通知延期、延單不得超過2次，每次不得超過3個月。
