商务秘书资料

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商务秘书职责

商务秘书职责

商务行政秘书之我见

我认为商务行政秘书的主要职能有以下几点：

1.处理办公室的日常事务，包括办公室的环境卫生、办公设备的使用保养；各类电话的接听、公司对外事物的电话联系。

2.对现有客户资源的管理。行政秘书首先要了解自己的客户源，客户所属的范围、特点。要有一套完整的客户数据库，就是建立起每一位客户的档案资料，包括公司名称、性质、所属行业、人员的构成、我们与之以前相关一切合作内容，我们为期提供的服务（包括服务内容、方式、参与的人员、时间等）以及客户的反映（包括满意度、意见、建议、效果等）。这些都应该做出详细的纪录，作为公司一种重要的资源保存下来，使公司工作条理化、标准化。同时也是检验公司业务发展的一项依据，我们可以通过对客户资料的分析，找出本公司的优势和不足，可以扬长避短，使公司发展的更好。

3.参与公司一些重大工作的讨论，包括人员的招聘；业务的扩展；新项目、新领域的讨论研究等。虽然不起决策性的作用，但也可以为公司的发展出谋划策。

4.协助经理处理日常工作，包括客户来访的预约、拜访其他客户的预约工作；代经理起草一些简单的公文文书；将职员及客户反映的情况及时的反馈给经理，让经理了解目前公司员工的精神面貌及所遇到的问题、困难。做好上下级之间的沟通工作。

以上是我对商务行政秘书职能的一些观点，下面作为一名新人，我想谈谈自己对这一职业具体工作的一些看法。

1.作为新人首要解决的是尽快的了解公司的员工构成、业务范围、运行模式、发展方向、客户资料的掌握。即便更快更好的投入工作中去。

2.建立起以上所提及的客户数据库，并根据业务的发展，不断的对其进行充实完善。

谈谈我对商务秘书的认识

商务秘书是是指在各类商务活动的实施过程中,协助投资者、经营者或管理者收集、分析业务信息，处理行政事务，并辅助上级做好决策工作的专业人员，是在各类企、事业单位和相应管理部门从事辅助决策、实施有效管理的高级秘书人才,是为了适应改革开放、市场经济发展对管理人员和秘书人员的素质和能力要求而出现的。

顾名思义，商务秘书的工作在于“商务”，是在商业圈工作。它不同于传统秘书，商务秘书的生存主要是以企业的生存为依托，受经济利益的制约，承担一定的经济责任，为企业服务.主要是为了实现企业的最大盈利，其工作质量直接决定着企业的兴衰。商务秘书有着自己鲜明的特性：专业性，辅助性，勤杂性，政策性.商务秘书要辅助领导搞好企业的生产经营工作，要做的事情很多，而且很杂,具体说来，可以分为以下几个方面的工作：

一、事务性工作。商务秘书的设立就是为了综合处理各类商业性事务，就是为了直接为企业的经济效益办事,如：处理其他企业或者政府发来的信件,接听电话，撰写总结、起草领导讲话稿，草拟文件，档案管理工作，收发公文回复E—MAIL，整理报纸，操作传真,接待访客,安排领导约会，参加会议并且记录，差旅安排等。这些事务性工作，领导人员不可能事必亲躬,不可能埋头于这些繁琐的工作之中，因此，这些工作都必须由秘书来承担。正是因为这些工作纷繁复杂，缺少连贯性、随机性大，商务秘书就必须懂得如何统筹处理，提高办事效率.在完成这些工作的过程当中，不仅要心思细腻，更需要懂得保密。企业的生产工艺流程要保密,技术资料要保密,人事调动要保密，领导之间的矛盾也需要保密。

二、管理性工作。商务秘书的主要活动场所在办公室，因此办公室日常后勤管理工作成了商务秘书的主要管理性工作。如：负责管理本部门的文件、印章、名片，对办公室电脑、传真机等设备的管理，安全管理，办公室作为一个单位的综合协调部门，是企业形象的一个展现,办公室管理是否合理也是影响领导办事效率的一个重要因素。在管理工作方面，商务秘书特别要注意的是节俭工作，如何减少企业的一些不必要开支，比如节约用电，节约用纸张。

《新编商务秘书实务》考试题

一、填空题（每空格1分，共20分）

1．秘书文书工作包括三个方面：一是 ，二是 ，三是 。

2．秘书按服务对象分可分为 和 两种。

3．秘书的职业形象包括个人的 、 等方面。

4．公文的密级可分为： 、 、 三个等级。

5． 使公文草稿转变成定稿，标志其已批准成为代表发文机关的文书。

6．国务院2000年8月24日公布的《国家行政机关公文处理办法》规定的公文有 种，其中属平行文的是 。

7．文件立卷可分为 和 两种。

8．会议计划主要包括： 、 、 、 。

9．会议通知一般采用 形式。

二、单选题（每题2分，共20分）

1． （ ）是对秘书工作的基本要求。

A 热情 B 细致 C 周到 D 耐心

2． 办公室工作的特殊性决定了秘书的主要职能是（ ）。

A 服务群众 B 甘于奉献 C 服务领导 D 严守机密

3． 某公司没有专门的保洁人员，也没有指定打扫卫生的轮值制度，办公室的卫生由公司职员自己打扫，如果你是该公司职员，你通常会采取哪一种做法？（ ）

A 上班后，看有没有人做卫生。如果没人做，就自己做。

B 不管别人做不做，自己都做。

C 如果公司有比自己年轻的同事，可以让他们去做。

D 等领导安排自己的时候再做。

4．下列（ ）属于横向沟通方式。

A 召开会议 B 文件传达 C 座谈会 D 同事之间任意交谈

5．公文形成的准备阶段是（ ）。 A 交拟 B 议拟 C 撰拟 D 审核

6．在会议筹备方案的内容中，首先要确定的内容是（ ）。

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第一章 绪论

一．商务秘书学,是一门专业秘书学,它所探讨的是商务秘书活动的基本规律,属于具象学科的范畴.

二．商务,这一概念的含义也十分广泛,它不单纯是指商业,而是包括工业企业,农业企业,商业,服务企业等领域在现代市场经济环境中所发生的一切商业性活动.

三．商务秘书是在市场经济条件下兴起的一种社会职业,他们具有熟练的行政管理与文字处理技能,以投资经营者和商务管理者为服务对象,主要从事行政办公事务性工作和决策辅助性工作,有时,在授权范围内履行代理职权.

四．时至今日,人们仍然将经营商业称作“陶朱事业,端木生涯”,其中“ 陶朱”是指范 ,“端木”是指子贡. “陶朱事业,端木生涯”就成了中国工商界的世代楷模.

五．西汉以前“秘书”一词用以指物:东汉以后,“秘书”一词才演变成一种官职,用以指人；曹魏时期“秘书”一词的含义才与今天基本相同.

六．1912年1月,中央政府中正式使用“秘书” 这一名称的完整机构和人员设置才算确定下来.

七．商务秘书要成为一种独立的社会职业,组成有一定影响的社会集团,必须具备两个前提条件:一是市场经济的发展,二是现代规模商业的形成.

八．商务秘书工作,是辅助企业领导中枢和为领导者综合情况,传递信息,提供预案,辅助决策,管理事务,协调关系,保证本企业高效能运转的一项重要工作.简要地说,商务秘书工作主要是参与运营,辅助决策;管理事务,综合服务.

九．商业组织结构的发展其主体形式大概可以分为两大时期:一是家庭(家族)商业组织结构时期,二是商业企业化组织机构时期.

十．随着商品流通的不断发展,其组织形式也在不断变化.首先是由单体企业发展到商业公司,再由公司发展到商业企业群体.

十一．三次技术革命:第一次是以蒸汽机的发明和使用为标志,第二次是以电的发明和使用为标志,1946年世界上第一台电子计算机的出现,揭开了第三次技术革命的序幕.

十二．商务秘书工作的整体功能,大体以三个层次形式表现: