商务秘书岗位职责

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商务秘书职责

商务秘书职责

商务行政秘书之我见

我认为商务行政秘书的主要职能有以下几点：

1.处理办公室的日常事务，包括办公室的环境卫生、办公设备的使用保养；各类电话的接听、公司对外事物的电话联系。

2.对现有客户资源的管理。行政秘书首先要了解自己的客户源，客户所属的范围、特点。要有一套完整的客户数据库，就是建立起每一位客户的档案资料，包括公司名称、性质、所属行业、人员的构成、我们与之以前相关一切合作内容，我们为期提供的服务（包括服务内容、方式、参与的人员、时间等）以及客户的反映（包括满意度、意见、建议、效果等）。这些都应该做出详细的纪录，作为公司一种重要的资源保存下来，使公司工作条理化、标准化。同时也是检验公司业务发展的一项依据，我们可以通过对客户资料的分析，找出本公司的优势和不足，可以扬长避短，使公司发展的更好。

3.参与公司一些重大工作的讨论，包括人员的招聘；业务的扩展；新项目、新领域的讨论研究等。虽然不起决策性的作用，但也可以为公司的发展出谋划策。

4.协助经理处理日常工作，包括客户来访的预约、拜访其他客户的预约工作；代经理起草一些简单的公文文书；将职员及客户反映的情况及时的反馈给经理，让经理了解目前公司员工的精神面貌及所遇到的问题、困难。做好上下级之间的沟通工作。

以上是我对商务行政秘书职能的一些观点，下面作为一名新人，我想谈谈自己对这一职业具体工作的一些看法。

1.作为新人首要解决的是尽快的了解公司的员工构成、业务范围、运行模式、发展方向、客户资料的掌握。即便更快更好的投入工作中去。

2.建立起以上所提及的客户数据库，并根据业务的发展，不断的对其进行充实完善。

XXXXXX有限公司

秘书

职位名称 秘书 职位代码 所属部门

职等职级 直属上级 直属下级

版号 填写日期 核 准 人 五月初

职位概要:

安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业务方面的工作提供行政支持。

工作内容:

1、接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；

2、收发与回复日常邮件；

3、撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；

4、会谈、会务安排；

5、将信件及其他记录归档；

6、备份信件及其他文档；

7、安排商务旅行，做好预订工作；

8、接待访客；

9、采购、分发和控制办公用品；

10、分发钱款，进行简单的账务管理。

任职资格:

教育背景:

◆秘书、中文等相关专业大专以上学历。

培训经历:

◆受过文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。

经 验:

◆1年以上工作经验。

技能技巧:

◆熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；

◆有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。

XXXXXX有限公司

软性能力:

◆认真负责，积极主动执行交办工作；

◆工作效率高，条理性强，有团队合作精神；

◆保密意识强。

西蒙集团岗位说明书

JT——GW——ZCB——004

一、岗位基本信息

岗位名称 行政秘书 部门 总裁办

总部或分（子）公司 集团

制作人 审核人

审批人 审批日期

二、岗位关系

岗位职务关系 岗位名称及人数

直接上级 总裁办主任（1人）、副主任（1人）

直属下级

三、岗位职责

（一）岗位目标概述

强化集团机关日常管理服务工作职能，提高管理水平，规范工作流程，充分发挥后勤保障、参谋助手的作用。

（二）岗位主要职能

公文管理 1、大型会议材料、宣传材料的起草；文件的起草、收发、传阅、催办、归档；

会议记录；

2、印信管理、总裁日程安排等；

事务管理 3、各类会议的组织、筹备；日常商务接待；对外联络协调等；

4、集团的物业、保卫、通讯、节假日值班，办公环境管理，食堂、宿舍管理等后勤工作；

网络管理 5、利用计算机网络实现办公自动化以及集团网络管理、网站建设、办公设备的管理、维护；

协调服务 6、为集团各个部门提供全方位的协调、服务工作，确保各项工作的顺利开展；

参谋咨询 7、为领导决策搜集提供各种信息（政策信息、供求信息、产业信息、金融信息等），充分发挥参谋、助手作用；

督导考核 8、严格督察总裁令、各项决策、规章制度的落实、执行情况；

9、对各单位、部门进行检查、督导，帮助他们迅速、准确、有效地完成工作目标。

岗位任职要求

（一）上岗基本要求

学历： 大学本科 总工作经验年限 1年

教育及知识技能要求 专业教育 行政管理、工商管理等专业

资格考试 高级文秘职业资格、计算机等级资格 工作经验及年限 行业或专业经验 年限

宣传策划等相关工作 6个月

从事办公室工作 6个月以上

（二）在职技能开发

1.系统了解办公室各项事务，熟悉掌握办公流程

2.具备较强的组织能力、协调能力

3.了解计算机的知识，懂得网站的维护工作

4.熟悉各分子公司的各项工作流程

5. 熟悉劳动法、公司法、合同法、安全生产法等国家法律。

秘书岗位职责

一、忠诚

1、忠诚于老板，忠诚于公司。

2、公司的利益高于一切，甚至是秘书个人的利益。

3、不为个人一己之利出卖公司利益，关键时刻为老板和公司敢于奉献自己的全部乃至生命。

二、秘密

1、公司文件保密。

2、老板及家人信息保密（包括：电话、住址、信件、个人证照等）。

3、老板的社会关系信息保密。

4、老板的出行信息保密。

5、老板社交活动及商议事项保密。

6、老板使用的通信工具保密。

7、参与公司重大事项研究问题保密。

8、

三、安全

1、老板出行，注意观察周边情况，及时发现问题，主动提醒辅助遮挡危险源，保护老板人身和财产安全。

2、苦练开车技能，确保老板使用车辆的行车安全。

3、定期提醒老板进行健康检查，预防为主，按时用药，保持健康体魄。 4、随时检查食物材质，保质期及是否使用农药等，保证饭菜质量安全。

四、勤于事务

（一）办公室内务

■办公环境

明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。

1、 每天准时上班。

2、 开窗通风。

3、 清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

4、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

5、 为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。

6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

7、 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。

8、 每两周吸尘一次。

■文件管理

流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。

1、 对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

2、 外来红头文件：填写收文处理单，及时送批和传递发放，并留下记录。 3、 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于老板查阅。

4、 外来公函、通知及文字资料：及时送交老板阅示，根据老板批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

5、 内部通知、报告：及时送交老板阅示，根据老板批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。