ERP 库存管理系统 文档

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如何保证ERP系统库存与财务账面库存一致性的问题

作者：王莉

来源：《现代经济信息》2012年第19期

摘要：如何减少在ERP实施过程中与原有工作流程的矛盾和冲突，减少ERP实施过程所带来的风险，提高企业实施ERP的成功率和应用ERP的效率，是各企业十分关注的问题。而在商品流通企业ERP系统库存与财务账面库存一致性的问题，又是其中最常见的问题之一。

关键词：ERP系统库存；财务账面库存；一致性

中图分类号：F275 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）10-0-01

随着市场竞争日趋激烈，各企业都开始通过企业信息化建设来提升内部管理水平，以提高企业的核心竞争力。通过实施ERP来强化企业的内部管理成为目前企业的首要选择。

一、商品入库环节

问题：截止月末关账日（一般情况，关账日为每月最后一天），仓库已收到供应商发送的货品，并在ERP系统中做收货处理，但是尚未收到采购发票的采购模式。

解决方法：对于这种情况，需要在月末关账时按如下方法做采购暂估的会计处理。

（一）采购暂估金额的计算方法

从ERP系统中获取需要暂估采购的货品数量与正价金额，再用内部计划成本率计算采购暂估金额，计算公式如下：

采购暂估金额=暂估采购货品数量×单位零售正价（无税）×内部计划成本率

（二）相关会计处理方法

第一步：在收货当月月结时，根据以上计算出来的采购暂估金额及已有的流转单证，

做暂估业务处理：

借：库存商品 龙源期刊网

贷：应付账款-应付暂估 （暂估供应商）

第二步：次月月初红字冲回暂估：

借：库存商品 （红字）

贷：应付账款-应付暂估 （暂估供应商） （红字）

企业资源计划理论

图23.1 企业销售管理业务的第一层数据流图.......................................................3

图23.2 销售基础数据管理业务数据流图（第二层数据流）...............................4

图23.3 销售计划管理业务数据流图（第二层数据流）.......................................4

图23.4 销售订单管理业务数据流图（第二层数据流）.......................................5

图23.5 销售收发货管理业务数据流图（第二层数据流）...................................5

图23.6 销售服务管理业务数据流图（第二层数据流）.......................................6

图23.7 企业销售管理E—R关系图.......................................................................6

图23.8 销售管理系统的功能模块图.......................................................................7

图24.1 企业采购管理数据流程图.........................................................................................................8

图24.2 采购基础数据管理数据流程图(第二层数据流)........................................9

图24.3 采购计划管理数据流程图(第二层数据流)................................................9

用友ERP-U8系统存货与库存管理研究

摘要: 在ERP系统中如何将存货核算与库存管理有机结合起来，是财务部门和业务部门共

同关心的问题。本文基于用友ERP-U8的存货核算、库存管理、销售管理等模块，对企业财

务的存货核算和仓库的日常库存管理进行分析研究和总结，提出了通过批次跟踪存货，核算

库存成本和出库成本的解决方案，以期实现财务和业务的一体化管理，提高公司整体运营效

率。

关键词: 用友ERP 存货核算 库存管理

ERP—企业资源计划系统(Enterprise Resource Planning)，是指建立在日益发达的计算机

信息及网络技术基础之上，以系统化的管理思想为目标，为企业决策层提供决策依据，同时

为生产、销售和财务部门的运营提供实时数据的管理平台。国内企业实施ERP系统一般分

为三个阶段，第一阶段是单纯的财务ERP；第二阶段是财务+供应链；第三阶段则再加上外

围的生产管理、HR及CRM等，基本上形成较为完整的企业资源信息化管理。从上世纪90

年代起我国企业开始实施会计电算化以来，目前很多企业已经开始由第一阶段向第二阶段转

变，在此过程中首先需要解决的问题就是要实现财务部门的会计核算和业务部门的库存管理

有效无缝链接，使财务和业务在符合各自管理重点的同时，保证系统数据整体的有效性。

一、存货业务数据流及核算方法

存货核算主要是以财务会计为中心，从资金的角度管理存货的出入库业务，侧重于按照

发票和相关单据核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，反映和监督存货的资金占

用情况。库存管理主要是指业务部门对原材料和产品实体的收发管理，侧重于对型号规格和

数量进行管理，一般企业的存货业务数据流如下图所示：

原材料和产品实体是货币资金的载体，由仓储部门负责对实物和数量进行管理，定期与财务部门存货核算的结果进行对账（财务部按照发票和入库单据记账），只有两个部门的数

据完全一致才能实施有效管理。但在实际运用中财务部和仓库管理的结账时间不同，财务部

企业研究Businessresearch总第390期第24期2011年12月

目前许多大型跨国公司，为争夺全球市场,把物资服务作为自己的竞争优势，利用批量采购的优势，降低采购成本，利用网络配送优势，降低送货时间。它们从高效率、优质的客户服务中获得巨额利润，如戴尔、沃尔玛等。在日益激烈的市场竞争环境下,如何提升企业的物资服务水平,确保企业长期竞争优势,已成为企业的重大课题。企业资源计划（ERP）是一种以市场和客户需求为导向，以实行企业内外资源优化配置，消除生产经营过程中一切无效的劳动和资源，实现信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有机集成和提高企业竞争力为目的，以计划与控制为主线，以网络和信息技术为平台，集客户、市场、销售、计划、采购、生产、财务、质量、服务、信息集成和业务流程重组等功能为一体的现代企业管理思想和方法。在这里，用某通信运营商ERP系统实施案例来进行分析。从其使用的ERP系统本身来看，采用的是世界最大的应用软件供应商甲骨文公司的产品，应是国际最先进的ERP系统，有助于企业借鉴国外先进的企业管理经验。ERP系统其原理并不深奥，而欲使其迅速转化为生产力，却只有通过有效的应用。ERP项目应用的关键并不仅取决于技术、资金和软件本身，而主要取决于企业自身主体意识。ERP系统采购与库存模块对企业原有的业务流程进行了彻底的重组，需求部门通过物资申请系统直接提交物资需求，主管部门能对需求申请进行审批，物资部门能够进行采购、入库、出库等实务操作，并利用系统进行查询和导出相关数据，月末自动将数据传输到ERP系统的总账、项目和应付模块，节省了大量报账时间，提高了采购及存货的报账效率。时间、质量、成本、服务这四个要素已经成为衡量一个供应链和企业的整体水平与竞争力的主要标志。ERP上线后，时间、质量、成本、服务这些反映采购与物资管理和企业竞争力的要素得以明显的改善和提高。实践证明，推广应用ERP有效地促使企业物资管理朝着更加科学化、合理化和规范化的方向发展，充分的适应了市场竞争的需要。一、供应链时间：ERP系统对采购与库存业务在时间方面影响巨大，在采购物资时间上，由于在系统内已录入一揽子采购协议，在订货时不用进行询价，直接通过ERP系统录入补货申请，提交负责人审批，审批通过后打印订货通知单，发传真通知供应商发货，整个订货全部通过系统完成，在询价、订单制作、审批流程上为整个供应链节省了大量的时间。在领用物资时间上，需求部门根据系统库存提出物资需求申请，自动流转到主管部门进行审批，审批后流转到物资部门，物资部门根据需求进行采购或从库存物资直接发货，整个流程比手工流程节省了许多中间传递环节，从申请到发货的时间大约节省了50%。ERP系统内总账、应收、应付、项目、固定资产、采购、库存等各个模块间数据共享，在其中一个模块录入数据，在其他相关模块上就可查出相应数据，各个模块对应的部门节省了大量的沟通和报送时间，拥有管理员权限的用户可以提取各种数据，进行全面的分析。这也是ERP系统的最大优势所在。二、物资质量：物资质量通过ERP系统和内控制度来共同进行控制、监督和检查，ERP系统和内控制度相辅相成，ERP系统依靠内控制度来修改和完善功能，内控制度通过ERP系统进行流程和审批控制。ERP系统对供应商的管理更加严格，按照供应商管理制度要求，每年对上一年度供应商进行采购后评估工作，评估内容包括供货及时度、产品质量、售后服务等，如被评为不合格的供应商将停止使用其产品，同时在ERP系统内对一揽子采购协议作取消处理，所有该供应商的产品将无法进行采购。日常采购中，对于每批到货物资验收要进行产品数量、质量、包装和装箱清单等的检验，验收合格后填写物资到货验收单，在ERP系统内作接收处理，确认物资入库。三、采购成本：通信运营商集团总部通过ERP系统来控制集中采购范围，按照物资类别来确定集团、省级和市级公司的采购范围。目前集团约90％左右的采购额进行统一招标，充分利用规模采购的优势，降低采购成本，价格成为能否中标的重要因素。该运营商某省分公司实现了供应商物资前移管理模式，对常用物资招标决策后，在ERP系统内录入一揽子采购协议，协议的采购价格根据市场原材料的价格变动情况定期进行维护，以后每次采购时不用再询价，直接录入数量生成订单即可。由供应商提前将物资送至公司仓库，公司可以先使用后结算，不仅为企业节约了大量的库存占用资金，而且所节省占用资金的利息也非常可观。四、服务：在市场瞬息万变，客户服务要求提高，工程建设周期缩短，需求个性化日趋明显的环境下，物资服务是增强企业服务的差异性、提高企业竞争优势的重要因素，它直接影响到企业整体运作水平，成为企业提高市场竞争力的重要手段。ERP系统将物资服务的各个部门连接了起来，提交需求，需求审批，物资出入库、库存查询等功能全部通过ERP系统来实现。物资管理切实为市场营销、工程建设、运行维护等工作做好支撑服务，最终要通过物资使用部门的满意度体现出来。对于物资服务的评价主要体现在物资的库存保有率、订货周期和配送水平等方面，前移物资管理模式使库存保有率大幅下降，订货周期大为缩短，供货及时度大幅提升。采购与存货的管理模式和提升企业竞争力水平，不能仅着眼于采购与物资业务本身，而要深入到每一个相关的部门和每一个相关的供应商中去，深入到每一个环节及其活动的内容、形式与方法，以及它们之间的协作模式与分工机制。利用ERP?系统来进行企业的采购和存货管理是企业信息化发展的必由之路，是企业提升竞争力的关键所在。ERP系统采购、库存管理与企业竞争力邵明杰（中国联通烟台市分公司山东烟台264001）