你的岗位设置合理吗(1)
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事业单位岗位设置和岗位聘用存在的问题及应对策略作者:王梦娜来源:《经营者》 2018年第11期摘要随着社会主义市场经济体制的不断完善,很多事业单位在岗位设置和岗位聘用上形成规范、灵活、高效的用人机制,促进事业单位持续健康发展。
与此同时,部分事业单位的用人机制存在岗位设置不合理,聘用的岗位资格条件低,岗位难以晋升,竞争激励机制不完善等一系列弊端,极大地影响了事业单位人员的工作积极性,导致事业单位缺乏活力和效益降低。
加强事业单位岗位设置和岗位聘用管理,有利于推动事业单位用人机制改革,提高职工整体素质并保证其合法权益,提高事业单位的活力。
本文概述事业单位岗位设置和岗位聘用,分析其存在的问题并提出一些具体有效的措施,以期对该领域研究有指导意义。
关键词事业单位岗位设置岗位聘用问题和策略一、事业单位岗位设置和岗位聘用概述(一)事业单位岗位设置的现状事业单位按照科学发展观改革单位岗位制度,根据单位实际需要,合理设置岗位类别、职责权力、任职和工作标准条件,规范管理岗位设置。
但是事业单位的用人机制仍存在岗位设置不合理,聘用的岗位资格条件低,岗位难以晋升,竞争激励机制不完善等一系列问题,亟待改善。
所以,有关岗位设置和聘用方面的问题,进行事业单位人事制度改革和提高岗位设置管理水平是极为重要的,同时也为单位收入分配制度改革做好基础性工作。
因此,进行科学合理的事业单位岗位设置,有利于保障社会公益事业持续健康发展。
(二)事业单位岗位设置与岗位聘用的必要性人事制度改革的重要内容就是岗位设置和岗位聘用制度。
加强岗位设置和岗位聘用管理,推动人事制度深化改革,同时也是收入分配改革的前提。
之所以进行事业单位收入分配改革,是因为通过工位绩效工资制度将职工收入与聘用岗位和等级挂钩,实现一岗一薪,公平合理。
因此,收入分配改革迫切需要岗位设置来确保其顺利进行。
岗位设置与岗位聘用制度促进事业单位合理地调整人才结构。
与此同时,根据岗位要求职工的能力和专业水平,以及工作的任务量、难度和强度来确定工资标准,做到绩效工资对岗位不对人,调动职工的积极性。
岗位设置的基本原则岗位设置是组织管理中至关重要的一环,它涉及到合理分工、责权清晰以及组织结构的合理性。
岗位设置的基本原则是指在进行岗位设置时应遵循的一系列基本准则,以确保岗位的有效性、效率和可持续性。
在本文中,我们将探讨岗位设置的基本原则。
1. 岗位的专业性原则岗位设置应趋向于专业化职能,即将与特定工作任务相关的职责和技能划分为一个独立的岗位。
这有助于提高员工的效率和专业水平,使其能够更好地完成工作任务。
2. 岗位的合理性原则岗位设置应符合组织的实际需求和目标。
要考虑到组织的规模、结构和战略方向,以确保岗位设置在满足需要的同时,也具备合理性和可操作性。
3. 岗位的适应性原则岗位设置应具备一定的适应性,能够根据组织的发展和变化进行调整。
当组织结构或业务发生变化时,岗位设置需要能够相应地进行调整,以满足新的需求和要求。
4. 岗位的层级性原则岗位设置应根据工作任务的性质和复杂程度,合理划分为不同的层级。
通过建立层级结构,可以确保岗位之间的责权关系清晰、职责明确,有助于提高工作效率和组织协调性。
5. 岗位的绩效导向原则岗位设置应与绩效管理系统相结合,明确岗位的目标和评估标准。
通过明确岗位的绩效要求,可以激励员工积极履行职责,提高工作质量和效率。
6. 岗位的协作性原则岗位设置应侧重于协作与合作,鼓励员工之间的互动和合作。
通过明确岗位之间的相互依赖关系,可以促进团队协作和资源共享,提高工作效率和绩效。
7. 岗位的可持续性原则岗位设置应符合组织可持续发展的要求。
岗位应该具备一定的可升级性和可扩展性,以应对未来的变化和发展。
8. 权责相匹配原则岗位设置应确保岗位的责任与权限相匹配。
岗位的职责和权限应该明确、一致,有利于员工的工作开展和组织的顺利运行。
9. 岗位的灵活性原则岗位设置应具备一定的灵活性,以应对工作任务和环境的变化。
同时,岗位应该能够适应员工的个人发展和职业生涯发展需求。
10. 岗位的可认同原则岗位设置应尽量符合员工的能力和兴趣,使其对工作有认同感和满足感。
科学合理岗位设置科学合理岗位设置在当代社会,科学合理的岗位设置对于一个组织或企业的运作至关重要。
岗位设置的合理性直接关系到员工的工作效率、生产力以及整体组织的运营效益。
因此,对于企业领导者和人力资源管理者来说,深刻理解并灵活运用科学合理的岗位设置原则是至关重要的。
本文将探讨科学合理岗位设置的各个方面,从岗位设置的意义和目的开始,逐步深入分析岗位分析、岗位描述与说明书、以及岗位评估和岗位激励等相关内容。
最后,将就当今企业实践中的科学合理岗位设置问题提出个人见解。
一、岗位设置的意义和目的科学合理的岗位设置是组织运营中至关重要的一环。
首先,它有助于确保组织内部各项工作能够有序进行,避免工作重复和职责模糊的情况发生。
其次,合理的岗位设置可以最大程度地发挥员工的潜力和专长,使其能够在自己擅长的领域发光发热,提高整体的工作效率。
此外,科学合理的岗位设置也有助于建立积极的工作氛围,激励员工的工作热情和创造力,从而提高组织的竞争力和生产力。
二、岗位分析岗位分析是科学合理岗位设置的第一步。
它涉及对岗位所需技能、知识、经验、责任和工作条件等方面的系统分析。
通过岗位分析,企业可以更好地了解各个岗位的工作内容和要求,明确员工在岗位上需要具备的素质和能力。
岗位分析不仅可以帮助企业更准确地招聘和选拔人才,还可以为后续的岗位描述与说明书的撰写提供重要的依据。
三、岗位描述与说明书岗位描述与说明书是对岗位职责、职权和工作条件进行详细阐述的文件。
它们是员工了解自己工作职责和企业期望的重要依据,也是管理者对员工工作表现进行评估和指导的重要工具。
在撰写岗位描述与说明书时,应尽量具体、清晰地描述岗位职责和期望,避免模糊不清的表述,以确保员工和管理层对岗位要求有明确的认识和理解。
四、岗位评估和岗位激励岗位评估是对各个岗位的价值和重要性进行评估的过程。
它有助于确保岗位工资和福利的合理性和公平性,避免出现薪酬不公和员工流失等问题。
岗位评估应该综合考虑岗位的工作量、难度、技能要求以及对组织目标的贡献等因素,以制定合理的薪酬政策和激励机制。
事业单位岗位设置意见随着我国社会和经济的发展,事业单位的作用越来越重要,事业单位岗位设置也成为一个重要的议题。
如何合理设置事业单位的岗位,能否做到人尽其才、物尽其用,成为了一个需要我们深入思考的问题。
一、岗位设置应以职能为中心首先,事业单位岗位设置应以职能为中心。
在实际工作中,每一个岗位应该具有明确的职责和任务,并与机构、部门所属的职能相对应。
这样可以明确每个岗位的职责和任务,有利于实现工作协调和高效运转。
例如,在一个医院中,医生、护士、药剂师等具体岗位都应该设置得更为细致化,试图将医疗服务分出不同的专业领域,使之更为精细、专业化。
二、每个岗位应设置明确的工作目标其次,每个岗位应该设置明确的工作目标。
在设置岗位时,需要明确每个工作岗位所承担的工作内容和工作任务,并将之落实到具体的工作目标中。
这样,可以使员工更清晰地了解自己的职责和目标,并为其工作提供方向性的指导,从而确保工作的发展和进步。
三、应尽可能平衡岗位大小合理设置岗位还需要注意为每个岗位设置适当大小,即职责能够对应任务的大小和重要性。
如果某个职位的职责较为复杂,而任务很少,可能会导致员工失去工作动力,而如果任务过多,可能会导致员工不能高效的完成工作。
因此,岗位的职责和任务应尽量平衡,以实现最佳的工作效率。
四、需符合职业规划要求同时,岗位设置的合理性也需要符合职业规划的要求。
每个员工都应该有一个合理的职业规划,而岗位设置需要着重考虑到员工个人的职业发展方向,为员工提供有利于职业发展的岗位机会。
五、需考虑工作量、难度、工作压力等业务环节在设置岗位时,还需要考虑到工作量、难度、工作压力等业务环节,以使员工的工作达到最佳状态。
这些因素的考虑可以帮助岗位的设置更加细致化,提高员工成长和工作效率。
综上所述,合理的岗位设置可以让一个组织更加有效的发挥其作用。
岗位设置的优化需要从职能、工作目标、任务、工作量、职业规划、业务环节多个方面考虑,以为员工提供更适合的工作环境和发展空间。
岗位设置方案一、岗位设置方案的重要性岗位设置是企业组织结构中非常重要的一项工作。
岗位设置方案的质量直接关系着企业的生产效率、运营成本、岗位职责落实情况等方面。
岗位设置方案的制定必须注重科学性、合理性、可操作性和贯彻落实性,以达到企业的目标和效益。
二、岗位设置方案的内容(一)岗位职责岗位职责是岗位设置方案的核心内容。
岗位职责要求明确、具体,确保组织的各个部门之间协调合作。
具体的岗位职责应该包括以下方面:1.岗位的名称、级别和职权范围。
2.岗位的职责和任务,要求明确、具体、可操作。
3.岗位的必要素质要求,包括知识、能力和经验等。
4.岗位的工作环境和劳动条件,包括工作时间、工作地点等。
5.岗位的绩效评估标准,包括工作目标、绩效评价指标、工作效率、工作态度等。
(二)岗位设置原则岗位设置方案需要遵循一些基本的设置原则:1.岗位职责要与企业发展战略和目标相一致,要为企业的核心业务和重点业务服务。
2.岗位职责要清晰明确,避免职责交叉、职权不明和重复工作等问题。
3.岗位职责要符合劳动法和相关管理规定,保障员工的权益和安全。
4.岗位职责要注重个性化和差异化,符合员工及其素质特点。
(三)岗位序列和层级岗位序列和层级是为了实现工作分工、管理分级和职业发展而制定的。
工作序列是所有岗位按工作性质组成的序列,岗位层级是按级别或职务分层设定的。
具体应制定如下序列和层级:1.管理序列:包括高管序列、中层管理序列、基层管理序列。
2.工作序列:包括专业技术序列、营销序列、人力资源序列、财务序列、IT序列等。
3.岗位层级:一般包括高、中、低三个层级。
(四)协调机制岗位设置方案中需要制定协调机制,以便各部门之间能够有效协调合作。
协调机制应该包括以下方面:1.岗位联络机制。
2.工作协调机制。
3.信息交流机制。
4.问题解决机制。
三、岗位设置方案的实施岗位设置方案的实施需要全面考虑各个方面的问题,包括组织架构、人员资源、培训计划、工资福利等方面的改变。
事业单位的岗位设置规定本文将以事业单位的岗位设置规定为主题,对事业单位岗位设置的相关规定进行详细阐述,包括基本概念、岗位设置原则、岗位分类等内容。
一、事业单位岗位设置规定在事业单位的管理中,岗位设置是一个重要的环节。
合理的岗位设置能够提高工作效率,保障单位运作的顺利进行。
因此,国家对事业单位岗位设置进行了明确的规定。
1.1 基本概念事业单位的岗位设置是指根据单位的工作内容和任务需求,划分所需的职责范围和工作职能,并确定相应的工作岗位。
岗位设置涉及到岗位职责、资质要求、薪酬待遇、晋升通道等方面的规定。
1.2 岗位设置原则岗位设置的规定通常遵循以下原则:(1)分类原则:根据事业单位的工作性质和任务需求,将不同的岗位进行分类,确保各项工作能够有序进行。
(2)适度原则:岗位设置的数量应适度,既要满足单位的工作需要,又要兼顾财务和人力资源的限制,保持经济合理性。
(3)合理性原则:岗位设置应与事业单位的发展战略和目标相匹配,具有合理性和可操作性。
(4)公开原则:岗位设置应公开透明,依法进行招聘、晋升和调整,保障公平竞争与选拔机会。
1.3 岗位分类根据事业单位的具体情况和业务特点,岗位可以按照组织级别、职能属性、工作内容等进行分类。
(1)按组织级别分类:事业单位可以根据组织的级别进行岗位分类,如高层管理岗位、中层管理岗位、基层执行岗位等。
(2)按职能属性分类:事业单位可以按照岗位的职能属性进行分类,如行政管理岗位、财务管理岗位、业务执行岗位等。
(3)按工作内容分类:事业单位可以根据岗位的工作内容进行分类,如专业技术岗位、行政办公岗位、实验研究岗位等。
二、事业单位岗位设置的程序事业单位岗位设置需要经过一定的程序和规定。
一般而言,岗位设置的程序包括岗位需求预测、岗位设计、岗位审核、岗位批准等环节。
2.1 岗位需求预测岗位需求预测是指事业单位根据单位的发展战略和业务需求,对未来一段时间内的岗位需求进行预测和评估。
通过充分了解单位发展计划和工作任务,确定岗位设置的数量和类型。
单位岗位设置工作意见尊敬的领导:随着社会的不断发展,单位岗位设置工作也在不断的完善与提高。
作为一项重要的管理工作,单位岗位设置的科学性和合理性直接关系到单位整体的运转效率以及员工的收入水平和激励程度。
因此,本人结合自身工作实践经验,就单位岗位设置工作提出以下意见与建议,供领导参考。
一、合理分类单位岗位的设置应该根据不同的工作性质和职能特点进行科学的分类。
比如,都市管理人员和服务员工本就是两个不同的职业类别,即使属于同一个行业或同一家企业,其工作内容和职责也是有区别的。
而不同的工作岗位需要不同的工作技能和专业知识,如懂得电脑操作及维修的电脑维修员才能胜任电脑维修工作。
因此,单位岗位设置需要遵循分类原则,充分发挥不同岗位的特点和优势,实现工作的专业化和高效化。
二、科学评价科学评价是单位岗位设置的关键。
因为,岗位评价关系到工作收益、职业生涯发展和薪酬待遇等问题,如果评价不合理或不科学,必然会影响员工的工作积极性和创造力。
因此,我们应该建立岗位评价标准和评价机制,使岗位评价与员工绩效直接挂钩,并根据员工的工作内容、难易程度、知识技能、工作经验和绩效等方面进行综合评价和不同等级的薪酬奖励。
三、合理配置单位岗位的配置应该根据人口年龄、文化水平、工作经验等不同情况进行合理的调配。
另外,单位还应该注重配备具备一定工作经验和技能的中高级人才,以提升单位整体的工作水平和绩效。
同时,单位还要根据内部发展和人才储备的需要,适时进行培养和挖掘潜力员工的工作。
四、完善激励机制岗位激励机制也是十分重要的一环。
首先,单位应该根据员工的工作能力、完成工作任务的质量和效率、参与工作的积极性等方面,为员工提供具有挑战性和前景的工作,激励他们通过努力工作获得相应的回报。
其次,单位也应该给有突出表现的员工特别的奖励和表彰,以激励员工提高工作绩效和创造力,增强他们对单位的忠诚度和归属感。
总之,单位岗位设置是一项十分重要的管理工作,应该在科学、合理、公正的基础上进行,以充分发挥员工的专业优势和创造潜力,提高工作效率和单位整体绩效。
岗位设置的基本原则是什么?人力资源管理师答:“因事设岗”是设置岗位的基本原则。
具体设置岗位时,还应注意考虑以下几个方面:1).岗位设置的数目是否符合最低数量原则,即是否以尽可能少的岗位设置承担尽可能多的工作任务。
2).所有岗位是否实现了有效配合。
是否足以保证组织的总目标、总任务的实现。
3).每一个岗位是否在组织中发挥了积极效应。
它与上下左右岗位之间的相互关系是否协调。
4).组织中的所有岗位是否体现了经济、科学、合理、系统化原则。
从专业走向管理的五项修练(1)——认知的转变(2)——心态的转变(3)——能力的转变(4)——人际的转变(5)——习惯的转变组织结构比较基本的有四种其他的都是在这基础上的变形1 职能型:优点(1)实现部门内部的规模经济(2)促进知识和技能的纵深发展(3)促进组织实现职能目标(4)最适于只有一种或少数几种产品的组织。
缺点(1)对环境变化反应迟钝(2)可能导致决策堆积于高层,层级链超载(3)导致部门间横向协调差(4)导致缺乏创新(5)对组织目标的认识有限2 事业部型:优点(1)适应不确定性环境中的快速变化(2)产品责任和接触点明确会使顾客满意(3)实现跨职能的高度协调(4)使各单位能适应不同的产品,地区,和顾客(5)最适于提供多种产品的大型组织。
(6)决策的分权化。
缺点(1)失去了部门内部的规模经济(2)导致产品先之间的协调差(3)不利于能力的纵深发展和技术的专业化(4)使跨产品线的整合和标准化变得困难。
3 矩阵型:优(1)获得满足顾客双重需要所必需的协调(2)促使人力资源在多种产品线之间得到灵活的共享(3)适应不确定性环境中频繁变化和复杂决策的需要(4)为职能和产品两方面技能的发展提供了机会(5)最适于拥有多种产品线的中等规模的组织。
缺点(1)导致员工面临双重的职权关系,容易产生无所适从和混乱感(2)意味着员工需要有良好的人际技能并接受高强度的训练(3)耗费时间,需要频繁开会协调及讨论冲突解决问题(4)除非员工理解这种模式,并采用像大学那样的而不是纵向的关系方式,否则难以奏效。
人力资源配置原则及岗位设置规定为了加强医院人才队伍建设,优化人员结构,使医院人力资源科学化,岗位设置规范化,根据医院工作需要,制定本规定。
一、人力资源配置原则1、按需设岗原则。
坚持按需设岗,做好岗位分析,明确岗位职责,根据各科室人员需要制定医院年度需求计划,对全院各类人员的进行合理配置。
严格把关岗位空缺等情况,将岗位的具体需求在招聘中规范化、具体化,力求做到个人与岗位相匹配。
2、能级对应原则。
医院岗位有层次和种类之分,岗位人员的配置,要求能力与岗位要求相对应,即能级对应。
建立公开、平等、竟争、择优的选人、用人制度,激发学习热情和工作积极性,建立健全人才激励机制。
3、动态配置原则。
根据岗位目标任务的变化,适时重新进行工作分析与人才评测,对岗位职责、要求及现有人员的知识、技能、能力进行重新定位,合理稳妥地实行人力资源动态配置,破除“岗位终身制”。
4、结构合理原则。
保证各类人员合理的比例关系、合理的层次结构配置、合理的年龄结构和合理的知识结构,使医院各类人员达到最优化群体组合,发挥医院所拥有的医疗、护理及管理人才的整体最大效能。
(1)合理配置各级各类卫生技术人员。
(2)优化专业结构,合理安排学科的设置,突出重点学科、特色专科。
(3)以加强医院的临床建设队伍为中心,以引进和培养学科建设急需的高层次人才为重点,加强优秀青年技术骨干培养力度,搭建能够适应医院未来发展的人才梯队。
对重点学科所需的高层次人才在人事调配中要优先考虑。
(4)健全现有人员在职继续教育培训与考评制度,积极派送优秀专业技术人员外出进修、参观学习,多渠道提高人员整体素质。
5、持证上岗原则。
医务科、护理部等部门严格把握行业准入审核管理。
从事医疗岗位的人员单独执业必须持有《执业医师资格证书》并注册,执业地点为本院。
护理岗位的人员单独执业应具有《执业护士资格证书》并注册,执业地点为本院;医技岗位人员必须取得相应资质、相关上岗证书,禁止非医务人员从事医务工作。
岗位设置方案
标题:岗位设置方案
引言概述:岗位设置方案是企业组织结构设计中的重要组成部份,合理的岗位设置可以有效提高组织的运作效率和员工的工作满意度。
本文将从岗位设置的目的、原则、步骤、要素和效果等五个方面进行详细阐述。
一、岗位设置的目的
1.1 提高工作效率
1.2 优化组织结构
1.3 提升员工工作积极性
二、岗位设置的原则
2.1 合理性原则
2.2 适应性原则
2.3 稳定性原则
三、岗位设置的步骤
3.1 分析组织需求
3.2 制定岗位描述
3.3 制定岗位职责
四、岗位设置的要素
4.1 岗位名称
4.2 岗位职责
4.3 岗位权限
五、岗位设置的效果
5.1 提高工作效率
5.2 促进组织发展
5.3 增强员工满意度
总结:合理的岗位设置方案对企业的发展至关重要,惟独在制定明确的目标、遵循正确的原则、按照有效的步骤、考虑全面的要素以及实现预期的效果,才干实现组织结构的优化和员工工作的最大化。
希翼企业在制定岗位设置方案时能够充分考虑以上内容,提高整体运作效率和员工工作满意度。
你的岗位设置合理吗?
——基于工作量的职能岗位分析实践文/ 石才员当中国民企走过创业期进入稳步发展期后,迫切要求完善管理流程建设、岗位重构等制度细化等管理工作。
此刻,岗位分析不仅是管理精细化的基础工作,更是企业战略分解到各个岗位上的具体体现。
深入来看,民企要想成功过渡到成熟期,也依赖于及时的组织重新设计、流程再造工程和科学的岗位分析,让组织能够快速识别关键岗位和骨干人才,实现岗位、人才和战略的三结合,进而实现企业的战略发展目标。
重塑岗位分析三大目标
作为工作分析的第一步,岗位分析的成败对于岗位价值评估、薪酬体系完善、员工职位管理及发展通道体系的建立健全都负有至关重要的责任。
从战略发展眼光来看,岗位分析不再只是简单地搜集、分析、综合各个岗位的基本信息以岗位说明书的形式表现出来,这项工作更具有如下重要意义:
•实现“以人定岗”到“以岗定人”的科学转变。
细化组织运作流程,厘清岗位设置和具体需求,然后根据岗位职责和素质要求,配备合格人员,这才是具有战略性的、可发展的选人、用人准则。
“以岗定人”不仅可以使组织机构达到精简、统一的目的,还能杜绝人才选拔中的暗箱操作,实现定岗定编促进组织绩效提升的科学效果。
•实现组织结构和工作岗位的再设计。
伴随企业的发展,既定的组织结构和岗位设置必定滞后于企业的发展,如何改变岗位设置的僵化问题呢?这就需要及时进行组织结构和工作岗位的再设计,进一步明确组织目标和部门、岗位职责,界定工作权限,实现工作流程的重新梳理。
•岗位分析是做好全部人力资源管理工作的基础,为人员调配、招聘及绩效管理等做铺垫。
可以说,岗位分析是连接组织宏观规划和微观管理的重要纽带。
通过岗位分析,明确岗位职责和要求、工作权限和环境、任职资格以及部门和岗位的衡量标准,编制岗位说明书,为员工的合理调配,招聘标准、培训内容、薪酬设计、绩效考核和职业规划等所有人力资源管理工作奠定标准化、科学化的平台。
步步为营,细化岗位分析流程
从科学的角度出发,我们可以将岗位分析分为四个层次的工作内容:首先分析组织内部各成员每周发生的工作事项的频率及每次所需时间的原始数据,并根据岗位问卷调查和一对一的访谈进一步确定岗位工作量的准确数据。
其次,计算各个岗位平均每周实际发生工作量的总时间占周工作总时间的比例及平均每周多出的工作时间,其中每周工作的总时间为40 小时。
第三,根据实际情况和准确工作量的评估,按照饱满的周工作量和工作时间来整合、设计岗位。
第四,根据部门的实际总工作量和工作时间,重构出理想的岗位数目和人员编制数目,实现定岗定编。
步骤一:记录岗位工作量利用表格记录问卷调查所收集到的组织内部各个成员的岗位名称、工作职责、每个职责实现对应需要的有序工作事项,例如明确记录第一步工作事项、第二步工作事项等每一步的具体内容、每项工作事项每周发生的频率(基于工作量研究的岗位分析工具是以周为单位的)和每次的开始时间与结束时间(以小时为单位)、输出的成果(此成果和每项工作事项可以判定此岗位成员的工作复杂程度、风险大小、成本大小,进而界定岗位价值)。
表 1 以“会务管理专员”岗位为例进行说明。
表 1 :工作分析清单
岗位:会务管理专员(举例)填写人:XXX
填写说明:
请按照工作重要性依次填写你从事的每项工作职责。
工作职责强调的是工作的目的及完成该工作
个人负有的责任,而非工作过程,请多用具体动词加名词的方式,少用负责”之类笼统的动词;工
作内容是对工作职责的分解,是达成职责的工作步骤或例行的工作事项;发生次数衡量单位为:次/ 天、次/周、次/月、次/ 年;输岀成果包括各种报表、图片等可支撑与证明工作职责实现的信息资料。
步骤二:设计分析岗位访谈
整理部门岗位成员提交的工作分析清单,根据岗位成员所提交清单的复杂性、重要性、访谈配合度、沟通能力的强弱等列岀访谈议程,明确访谈的顺序、时间、被访谈人、访谈人、访谈内容,通常会将复杂性不高、岗位重要性低、配合度好、沟通能力强的放在前面先开展访谈工作。
具体访谈流程如表
2所示:
对比步骤一中的工作分析清单,针对具体的工作职责、每一工作事项发生的频率、所需时间、输岀的成果,利用STAR 法访谈分析岗位工作量的饱满程度。
例如可以分别询问这样的问题:为什么要开展总监例会,
一般什么情况下才开(Situation,情况)?” 开这个会议你要做些什么(Task,工作任务)?”你是怎么做会前通知的(Action,采取了什么行动)?”和怎么才算通知到位(Result,最后有什么结果)?同时还要确认每项工作事项发生的频率和发生的时间并用笔对每项工作事项重新标示清楚。
访谈结束前,要向被访谈者复述此次访谈了解到的工作职责、具体工作事项发生的频率、所需时间和输岀成果等内容,这算是第一次的确认与反馈。
步骤三:确认岗位工作量
访谈过后需要整理工作内容和访谈记录来确认各个岗位的真实工作量。
对访谈记录进行回顾和整理,并按照如下表格填写完毕打印岀来,连同访谈笔记、工作分析清单等交被访谈者一对一地确认,对有异议的地方通过私下访谈再次反馈,并作出调整后请被访谈者签名确认(如表3所示)。
表3 :工作分析确认清单
步骤四:计算真实工作量
根据先前的记录分析结果,计算各个岗位成员的工作事项每周发生的总工作量时间,并累加得到实际总工作量时间总值,与周工作总时间的占比,形成分析表格。
明确相同或相似的工作事项,并用相同颜色标示, 然后计算各类事项实际的总工作量,以方便后期打散原有岗位各类工作事项与整合工作事项重新设计岗位
(如表4所示);最后评估各岗位成员的总工作量(如表5所示),也可据此画出更为直观的柱形图
表4:总经理办公室各位成员工作量记录
表5:总经理办公室各位成员工作量对比
步骤五:分析问题、提岀改善
根据表5中的数据,对所有岗位成员的具体工作事项进行分类,计算各类工作事项发生的工作量总时间, 累加该部门成员所有实际发生工作量时间除以周工作时间总量,得岀理想的部门编制人数,发现问题,提岀改善建议(如表6所示)。
表6 :问题分析与改善建议
注意工作量折算问题
当HR运用上述五步骤来完成岗位分析时,总会遇到如何科学地统计和估算的棘手问题,这也是值得我们注意的问题。
由于组织中部分岗位成员的工作职责或工作事项属于不定期的、突发性的或者是每年、每季度、每月才发生一次的事件,如何才能准确估算工作量呢?
其实HR们可以利用访谈结果,对照周期性的工作回顾来计算一定时间内该工作事项发生的频率和时间,
从而通过年月周的换算来计算岀平均每周所消耗的该工作量实际工作时间。
例如,行政部的营业执照年审,
三年一次,每次要发生准备材料、与政府部门事先电话沟通、往返办理、复印存档等工作事项,所需时间
为3天(每天8小时,合计工时24小时),那么换算到每周的话也就是1/6小时。
以上就是基于工作量研究的岗位分析操作指南,此工具简单有效,特别是对职能部门岗位分析来说操作简
单、用时较短(一般2天内即可完成)、易于操作。
若将此法用于业务部门的岗位分析时,如生产车间工人的岗位分析,则还必须考虑标准工时、产能、单件流速度等具体问题。
若对研发部门进行岗位分析,则实际工作量总时间占周工
作总时间的比例就不一定能说明岗位工作量的情况,毕竟研发部门要求创新、要求解决问题的能力较强,而对实际发生的工作总时间的要求到不一定很重要。