工程公司档案管理规定

中建集团工程档案管理制度第一章总则为规范工程档案管理工作，保障工程档案的完整性、真实性和保密性，中建集团制定本《工程档案管理制度》（以下简称“本制度”）。

本制度适用于中建集团及其下属企业的所有工程项目的档案管理工作。

第二章工程档案管理机构一、中建集团设立工程档案管理办公室，负责统一管理工程项目的档案工作，包括档案的收集、整理、归档、借阅、复制等工作。

二、各下属企业应设立专门的档案管理岗位，配备专业的档案管理人员，负责具体的档案管理工作。

第三章工程档案的收集和整理一、工程项目的档案包括设计文件、施工图纸、合同文书、竣工资料、验收报告等相关资料。

项目部应按照规定分类整理工程档案，并及时将档案移交给工程档案管理办公室。

二、工程档案管理办公室应建立档案管理系统，采用电子化管理和实体档案共存的方式，确保档案的完整性和安全性。

三、工程档案管理办公室应每年对所有项目的档案进行定期整理和清点，确保档案的存储有序。

第四章工程档案的归档和借阅一、归档是指将项目档案按照规定的分类和顺序存放于档案馆或档案柜内，以便随时查阅。

二、借阅是指合法的申请者向档案管理机构提出申请，经审批后，可以查阅档案内容。

三、档案管理机构应建立档案借阅制度，规定借阅的程序、条件和范围，确保档案的安全和保密。

第五章工程档案的复制和转移一、工程档案管理办公室应定期对重要的档案进行备份和复制，确保档案的安全性。

二、在项目结束后，工程档案可以根据相关规定转移给档案馆或其他机构保管，但必须保留原件。

三、档案的复制和转移必须经过上级部门的审批，保证档案的完整性和保密性。

第六章工程档案的利用和保密一、工程档案是工程项目的重要资料，可以作为后续项目的参考和借鉴。

二、工程档案的利用必须经过审批，确保档案的安全和正确的使用。

三、工程档案包括项目设计、施工过程、质量验收等重要资料，必须严格保密，不得泄露给外部机构或个人。

第七章工程档案管理的监督和检查一、中建集团设立档案管理督查组，对各下属企业的档案管理工作进行检查和监督。

工程公司档案管理规定一、总则为规范工程公司档案管理，提高档案利用效率，保障档案安全，制定本档案管理规定。

二、管理职责1.领导责任工程公司的领导要高度重视档案管理工作，制定档案管理的制度和办法，并对档案管理工作进行监督和检查。

2.部门责任各部门根据本规定制定具体实施办法，并严格执行。

部门应积极向档案中心提交档案档案材料，并对档案的真实性负责。

3.工作人员责任档案管理工作人员要严格执行档案管理制度，认真做好各项档案工作。

三、档案分类1.按管理部门分按工程公司组织机构划分为工程部门档案、设计部门档案、财务部门档案、人力资源部门档案等。

2. 按时间顺序分按档案产生时间划分为近现代档案和古籍文献档案两类。

3.按内容分按档案内容划分为技术资料、行政管理资料、会议纪要、工作规划、合同协议等。

四、档案采集1.采集原则档案采集应坚持真实、完整、准确、合法、及时、方便为原则。

2.采集范围1）工程公司生产经营、管理活动的各类协议、合同、计划、规章等2）各类业务资料、会议纪要、公文、报表等3）各种与工程建设相关的设计文件、技术资料以及审核批准文件等3.采集流程按照由部门采集、由档案中心验收、审核的流程进行。

五、档案保存1.保存期限根据国家有关规定及公司实际情况对档案保存期限分类处理。

2.保存形式1）实体保存：适用于纸质档案、光盘等数字档案2）电子保存：适用于文本、图片、音频等电子档案3.保存要求1）档案保存室应防潮、防火、防盗，确保档案安全2）保证档案完整无遗漏3）保证档案的可取用性六、档案借阅1. 借阅范围公司全体员工均可向档案管理人员申请借阅档案材料。

2. 借阅流程1）借阅前的准备工作填写《档案借阅申请单》2）借阅与归还借阅人持《档案借阅申请单》及有权签字的领导签名后方可取出原件。

借阅期限以《档案借阅申请单》上规定的时间为准，逾期需向档案管理人员申请延期。

七、档案销毁1.销毁程序按规定流程，由公司领导签署销毁申请，经专人验收，安排销毁。

一、总则为了加强公司工程部档案管理，确保档案的完整、准确、系统，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 工程部档案包括但不限于以下内容：（1）工程设计文件；（2）施工图设计文件；（3）工程合同、协议；（4）工程招投标文件；（5）工程验收报告；（6）工程变更、洽商记录；（7）工程竣工图纸；（8）工程质量事故报告；（9）工程验收资料；（10）其他与工程相关的文件、资料。

2. 档案管理范围涵盖公司所有在建工程、已竣工工程及在建工程的预、决算阶段。

三、档案管理制度1. 档案收集（1）工程部应按照档案管理要求，对各类工程文件进行收集、整理、归档。

（2）收集档案时，应确保档案的完整性和准确性，不得遗漏、伪造、篡改。

2. 档案分类与编目（1）根据档案内容、性质、用途等，对档案进行分类、编目。

（2）档案分类应遵循统一、规范、科学的原则，便于查询和利用。

3. 档案保管（1）档案应按照规定的保管期限进行保管，确保档案的安全、完整。

（2）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。

（3）档案管理人员应定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。

4. 档案借阅与利用（1）档案借阅需经部门负责人批准，填写借阅单，注明借阅目的、期限。

（2）借阅档案时，应爱护档案，不得损坏、涂改、丢失。

（3）档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。

5. 档案销毁（1）档案销毁需经公司领导批准，按照国家有关档案销毁的规定进行。

（2）销毁档案前，应核对档案目录，确保档案完整无缺。

四、档案管理职责1. 工程部负责人负责档案管理工作的组织、领导和监督。

2. 工程部档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

3. 各部门负责人应积极配合档案管理工作，及时提供相关档案资料。

五、附则1. 本制度自发布之日起施行。

2. 本制度由工程部负责解释。

【注】本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。

公司工程档案管理实施细则第一章总则第一条为规范股份公司工程档案的归档及管理工作，根据国家档案局《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》（DA/T28-2002）、北京市建设委员会、北京市规划委员会联合发布《建筑工程资料管理规程》（DBJ01-51-2003）、《市政基础设施工程资料管理规程》（DBJ01-71-2003）及《公司档案管理办法》，结合股份公司实际，制定本细则。

第二条本细则适用于股份公司各单位。

托管企业执行本办法，参股企业按投资管理关系实行管理。

第二章管理职责第三条股份公司总经理办公室统一管理股份公司的工程档案，并对下属各单位工程档案归档情况进行指导与检查。

第四条二层级单位综合办公室负责所属各项目工程竣工档案的收集、整理、立卷与移交工作，并与工程管理部门、三层级单位有关部门配合，随时对工程资料制作情况进行指导、监督与检查。

第五条竣工档案预验收作为竣工备案的重要环节之一，各单位必须高度重视。

竣工备案前，二层级单位要组织施工单位、监理单位对竣工档案完成情况进行检查，保证预验收工作的顺利进行。

第三章归档要求第六条股份公司各单位所有开发建设项目（包括改扩建工程），均由二层级单位负责项目工程档案的收集、整理、立卷、归档工作，并按要求向股份公司档案室移交一套齐全、完整的工程竣工档案。

第七条各单位与监理单位、施工单位在签订监理合同、施工合同时，应对监理文件、施工文件的编制和移交期限做出明确规定。

第八条二层级单位在工程施工期间应定期抽查工程资料的情况。

工程竣工前，二层级单位应组织、督促监理单位、施工单位检查工程技术资料的质量，不符合要求的，应限期整改，直至达到要求。

第九条所有工程竣工档案均应在预验收前完成分部验收与资料汇总工作，其中规程中D表5、D表6要全部完成，所有工程档案要按规定整理、组卷；在取得预验收合格证和竣工备案表六个月内，所有竣工档案要按规定完成移交工作。

第十条工程竣工档案须移交股份公司档案室一套，移交物业管理单位一套。

第一章总则第一条为加强工程档案管理，确保档案的齐全、完整、准确、系统，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合工程建设的实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有工程建设项目，包括新建、改建、扩建、技术改造及安装等项目。

第三条工程档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则：工程档案由项目部统一管理，重要及常用文件移交档案室保管。

2. 分类管理原则：根据档案的性质、内容、价值进行分类管理。

3. 安全保密原则：确保档案安全，防止档案丢失、损毁和泄露。

4. 便于利用原则：档案管理应便于查阅、使用和交流。

第二章工程档案管理机构及职责第四条工程档案管理机构为项目部，项目部应设立专门的档案管理人员，负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条工程档案管理人员的职责：1. 负责制定工程档案管理制度，组织实施档案管理工作。

2. 收集、整理、归档项目从立项至竣工验收过程中的各类文件、资料。

3. 确保档案的齐全、完整、准确、系统。

4. 对档案进行分类、编目、整理，建立档案检索系统。

5. 保管好档案，防止档案丢失、损毁和泄露。

6. 为项目建设和管理工作提供档案信息支持。

第三章工程档案收集与整理第六条工程档案收集范围：1. 项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图等。

2. 施工过程中的施工记录、验收报告、质量检验报告等。

3. 竣工验收报告、竣工图纸、使用说明书等。

4. 项目相关会议纪要、函件、合同等。

第七条工程档案整理要求：1. 按照档案分类、编目、整理标准进行整理。

2. 档案卷内文件应按时间顺序排列，文件之间应有明显的联系。

3. 案卷标题应简明确切，便于保管和查阅。

4. 案卷装订应牢固，防止档案损坏。

第四章工程档案保管与利用第八条工程档案保管要求：1. 档案室应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。

2. 档案存放应按分类、编目、整理标准进行，便于查阅。

3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

一、目的为加强我公司建设工程单位档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等相关法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我公司所有建设工程单位档案的管理工作。

三、档案管理范围1. 建设工程项目资料：包括设计文件、施工图纸、施工组织设计、施工方案、施工记录、验收报告、变更通知、竣工图纸等。

2. 工程档案：包括工程地质勘察报告、工程结算、工程验收资料、工程验收报告、工程竣工备案等。

3. 其他与建设工程相关的资料：包括合同、协议、招投标文件、会议纪要、工作总结、检查报告等。

四、档案管理机构及职责1. 公司设立档案管理部门，负责公司建设工程单位档案的统一管理。

2. 档案管理部门的主要职责：（1）制定和实施档案管理制度，确保档案管理的规范、有序。

（2）负责档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计等工作。

（3）组织档案的鉴定、销毁、修复、复制等工作。

（4）对各部门的档案工作进行指导和监督。

（5）负责档案的查询、借阅、利用等工作。

3. 各部门应设立档案管理员，负责本部门建设工程单位档案的日常管理工作。

五、档案管理流程1. 收集：各部门在工程实施过程中，应及时收集相关档案资料，确保档案的完整性。

2. 整理：对收集到的档案资料进行分类、整理、立卷，确保档案的准确性。

3. 立卷：按照档案类别和档案内容，将整理好的档案资料立卷。

4. 归档：将立卷的档案资料按照档案管理制度要求，及时归档。

5. 保管：对归档的档案资料进行分类、编号、存放，确保档案的安全。

6. 统计：定期对档案资料进行统计，掌握档案的动态。

六、档案利用1. 档案资料应在确保档案安全的前提下，为工程建设、管理、维护、验收等工作提供有效服务。

2. 档案资料查询、借阅、利用等，应遵循档案管理制度的规定。

3. 档案资料查询、借阅、利用，应登记备案，确保档案的完整性。

七、档案鉴定与销毁1. 档案鉴定：根据档案的保存价值，定期对档案进行鉴定。

工程档案管理制度第一章总则第一条为了加强工程档案的管理，保障工程档案的完整、准确和安全，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于公司新建、扩建、改建、技术改造及安装等工程项目的工程档案管理工作。

第三条工程档案是指在工程建设过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。

第四条工程档案管理应遵循集中统一、分类管理、分级负责、及时归档的原则。

第五条公司应建立健全工程档案管理机构，负责工程档案的管理工作。

第二章工程档案管理机构与职责第六条公司设立工程档案管理机构，统一负责公司工程档案的管理工作。

第七条工程档案管理机构的职责：（一）组织制定工程档案管理制度，并监督实施；（二）负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁工作；（三）负责工程档案的鉴定和统计工作；（四）对工程档案进行现代化管理，提高档案管理效率；（五）指导、监督和检查工程项目的档案管理工作；（六）定期向上级档案管理机构报告工程档案管理工作情况。

第八条工程项目部的职责：（一）负责工程项目全过程的档案管理工作；（二）组织项目人员及时收集、整理工程档案材料；（三）确保工程档案的完整、准确和安全；（四）定期向工程档案管理机构报送工程档案；（五）协助工程档案管理机构进行工程档案的利用和销毁工作。

第三章工程档案的收集与整理第九条工程档案的收集应贯穿于工程建设的全过程，工程项目部应指定专人负责工程档案的收集工作。

第十条工程档案的整理应按照国家和行业的有关规定进行，确保档案的完整、准确、系统和安全。

第十一条工程项目部应在工程竣工验收前，完成工程档案的整理工作，并向工程档案管理机构报送。

第四章工程档案的归档与保管第十二条工程档案的归档应按照公司规定的归档要求和期限进行，工程项目部应按时向工程档案管理机构归档。

第十三条工程档案管理机构应对归档的工程档案进行审核，确保档案的完整、准确和安全。

工程档案管理规定第一章总则第一条为规范公司工程档案管理，发挥档案价值，防范与控制项目风险，明确权责，维护公司合法权益，依据国家、地方现行的有关法律、法规、规范、标准及公司档案管理制度规定，结合公司实际，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司及所属分支机构，公司下属子公司参照本规定执行。

第三条公司工程档案管理实行统一管理、分级负责的原则。

第四条本规定所称的工程档案，是指在工程项目立项、审批，设计、施工、验收、结算等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料。

第二章管理职责第五条公司内审部工程档案工作的主要职责（一）负责对公司工程档案管理的内部控制完整性、合理性及其实施的有效性进行检查和评估；（二）负责对归档工程资料的合法性、合规性、真实性和完整性进行审核。

第六条工程部工程档案工作的主要职责（一）负责依据本规定制定本部工程资料管理办法或实施细则，建立健全本部工程资料管理体系，设立资料管理岗位从事工程资料的日常管理工作；（二）负责对所属项目经理部工程资料管理工作进行业务指导，并对其进行监督和检查；（三）负责本部门实施工程项目从工程施工准备阶段到竣工阶段所有工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订等监督指导及预验收；（四）负责经发包单位签审同意的竣工资料的接收及移交归档工作并及时向公司档案室移交本部负责的工程竣工资料。

第七条项目经理部工程档案工作的主要职责（一）建立健全项目经理部工程资料管理岗位责任制，严格执行公司档案管理有关规定；（二）负责工程资料的制作、收集、整理、立卷、编目、装订、保管工作，并采取有效措施，保证工程资料的安全、完整。

（三）负责竣工资料向发包单位送批，并将经批复认可的竣工资料向所属工程部移交；（四）项目部人员调动/变动工作时，应将自己管理的所有工程资料进行移交，办理交接手续后方可离开，不得将工程资料带走或据为己有。

项目经理为项目经理部工程档案职责直接负责人。

第一章总则第一条为加强公司工程内业档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有工程项目的内业档案管理工作。

第三条工程内业档案是指工程项目在建设过程中形成的各类文件、图纸、资料、照片、录音、录像等具有保存价值的记录。

第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责公司工程内业档案的统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。

第五条工程项目管理部门负责项目内业档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档，并确保档案的完整、准确、安全。

第六条项目经理对本项目的内业档案管理工作全面负责，负责组织、协调、督促相关部门和人员完成档案管理工作。

第三章档案收集与整理第七条档案收集7.1 工程项目管理部门应按照档案收集范围，及时收集项目内业档案，确保档案的齐全性。

7.2 收集的档案应真实、完整、准确，符合国家有关法律法规和行业标准。

7.3 档案收集应包括以下内容：（1）工程项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图、合同等文件；（2）工程进度、质量、安全、环境保护等管理文件；（3）施工、监理、验收等过程中的各类文件、资料；（4）工程竣工、验收、移交等文件。

第八条档案整理8.1 档案整理应遵循档案分类、编目、装订等规范，确保档案的有序性。

8.2 档案整理应包括以下步骤：（1）分类：按照档案的性质、内容、形式等进行分类；（2）编目：编制档案目录，标注档案的编号、名称、页数、日期等信息；（3）装订：将档案按照编号顺序装订成册。

第九条档案归档9.1 档案归档应按照档案类别、时间顺序进行，确保档案的系统性。

9.2 档案归档应包括以下内容：（1）档案目录；（2）档案文件；（3）档案装订册。

第四章档案保管与利用第十条档案保管10.1 公司应设立专门的档案库房，确保档案的安全、完整。

10.2 档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施。

一、目的与依据为加强我公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》等法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 公司在工程建设项目中形成的各类文件、资料、图纸、声像等档案；2. 公司内部行政管理、人事管理、财务管理、市场营销、技术研发等各项活动中形成的各类档案；3. 公司与其他单位、个人在业务往来中形成的各类档案；4. 公司领导讲话、会议纪要、工作报告、调研报告等形成的各类档案。

三、档案管理机构及职责1. 公司档案管理实行统一领导、分级管理、责任到人的原则。

2. 公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

3. 各部门、项目组应指定专人负责本部门、本项目的档案管理工作。

四、档案管理流程1. 档案收集：各部门、项目组在工程建设项目过程中形成的各类文件、资料、图纸等应及时收集，并按照档案分类要求进行整理。

2. 档案整理：按照档案分类要求，对收集到的档案进行整理、立卷、归档。

3. 档案保管：档案管理部门负责对归档的档案进行保管，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

4. 档案利用：档案管理部门应按照规定，为各部门、项目组提供档案查阅、复制、借阅等服务。

5. 档案销毁：档案管理部门应按照规定，对过期、失效的档案进行销毁。

五、档案保密与安全1. 档案管理人员应严格执行国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格管理。

2. 档案管理部门应建立健全档案安全制度，确保档案实体和信息安全。

3. 档案管理部门应定期对档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改。

六、档案管理考核与奖惩1. 公司对各部门、项目组的档案管理工作进行定期考核，考核结果作为评优评先、奖惩的依据。

2. 对在档案管理工作中表现突出的个人给予表彰和奖励；对违反档案管理制度、造成档案损失的，给予批评教育或处罚。