第四章 电子表格软件在会计中的应用1

第四章电子表格软件在会计中的应用章节内容：1.电子表格软件概述2.数据的输入与编辑3.公式与函数的应用数据清单及其管理分析第一节电子表格软件概述一、常用的电子表格软件（★）Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、Lotus Notes、FormulaOne等Mac操作系统：Numbers二、电子表格软件的主要功能（★）1.建立工作簿2.管理数据3.实现数据网上共享4.制作图表5.开发应用系统（一）建立工作簿每个工作簿含有一张或多张工作表。

单元格是工作表的最小组成单位。

每一单元格最多可容纳32000个字符。

版本默认工作表数量行数列数EXCEL2003 3张65536（2562）256EXCEL2013 1张1048576（256×642）16384（256×64）（二）管理数据用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。

（三）实现数据网上共享通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

（四）制作图表散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。

（五）开发应用系统Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。

三、Excel软件的启动与退出（★★）（一）Excel软件的启动1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动3.通过“运行”对话框启动4.通过打开已有Excel文件启动（二）Excel软件的退出1.通过标题栏的“关闭”按钮退出2.通过任务栏退出3.通过快捷键退出：Alt+F44.双击标题栏的控制按钮（Office按钮）退出5.打开标题栏的控制按钮（Office按钮），点击退出四、Excel软件的用户界面（★★）Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同, 由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同, 主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。

【提示】1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。

2.单元格是工作表中最基本的存储单位。

3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。

4.如需隐藏功能区,可以在当前所在的选项卡处双击,再次双击将取消隐藏。

在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。

五、Excel文件的管理（★★）Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。

（一）Excel文件的新建与保存1.Excel文件的新建（1）启动软件时：自动建立新文件（2）启动软件以后：快捷键：“Ctrl+N”键菜单栏：“文件”→“新建”工具栏：“新建”按钮2.Excel文件的保存快捷键：“F12”键，另存为“Ctrl+S”键，保存工具栏：“保存”按钮菜单栏：“文件”→“保存”或“另存为”自动保存（二）Excel文件的关闭与打开1.Excel文件的关闭（1）退出Excel软件，文件自动关闭（2）不退出Excel软件：工具栏：“关闭”按钮菜单栏：“文件”→“关闭”快捷键：“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”【提示】注意与软件退出快捷键（Alt+F4）的区别2.Excel文件的打开（1）双击Excel文件打开（2）菜单：右键快捷菜单：“打开”菜单栏：“文件”→“打开”（3）工具栏：“打开”（4）快捷键：“Ctrl+O”（三）Excel文件的保密与备份1.Excel文件的保密（1）打开权限密码（2）修改权限密码“另存为”→“工具”→“常规选项”2.Excel文件的备份保存时，自动生成备份文件：“原文件名+的备份”图标与原文件不同（四）Excel文件的修改与删除1.Excel文件的修改修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

2.Excel文件的删除（1）选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除（2）鼠标右键点击要删除的Excel文件,选择删除命令。

第二节数据的输入与编辑一、数据的输入（★★★）（一）数据的手工录入1.在单个单元格中录入数据2.在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据：Ctrl+Enter3.在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据4.在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据（1）按住Ctrl键,选取多张工作表,将其组合成工作组（2）录入数据，方法同1、2、3（3）取消工作组：①单击组外任何一个工作表标签；②右击组内任何一个工作标签，选择“取消成组工作表”（二）单元格数据的快速填充1.相同数据的填充：填充柄、Ctrl键的使用【提示】数字型以及不具有增或减序可能的文字型数据，可直接拖动；而日期型以及具有增或减序可能的文字型数据，应按住Ctrl键拖动。

2.序列的填充：（1）输入第一、二个单元格数据。

（2）选中上述两个单元格，拖动填充柄。

【提示】是否按Ctrl键，与相同数据的填充正好相反！3.填充序列类型的指定：“自动填充选项”按钮4.自定义排序Excel2003：工具→选项→自定义序列Excel2007：Office按钮→Excel选项→常用→编辑自定义列表Excel2013：文件→选项→高级→编辑自定义列表（三）导入其他数据库的数据EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等数据库的数据,实现与小型数据库管理系统的交互。

功能区：数据→获取外部数据二、数据的编辑（★★★）（一）数据的复制、剪切、粘贴复制：Ctrl+C、剪切：Ctrl+X、粘贴：Ctrl+V数据的剪切与复制不同。

数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。

（二）数据的查找和替换1.查找和替换特定数据Ctrl+F（查找）、 Ctrl+H（替换）Excel中的通配符“?”代替任意单个字符,“*”代替多个任意字符。

例如：查询“? k*”,表示前一个字符是任意字符,第二个字符是“k”,后面是任意个任意字符。

2.选中包含公式的单元格编辑→查找和选择→公式3.替换格式点击“选项”按钮，可以完成格式的批量替换。

三、数据的保护（★★★）（一）保护工作簿1.限制编辑权限：设置两项保护内容：结构、窗口Excel2003：工具→保护→保护工作簿Excel2007、2013：审阅→更改→保护工作簿2.设置工作簿打开权限密码：Excel2003：“另存为”→工具→常规选项Excel2007、2013：左上角“Office或文件按钮”（二）保护工作表Excel2003：工具→保护→保护工作表Excel2007、2013：审阅→更改→保护工作表·允许用户编辑区域在保护工作表情况下，可以设定允许用户编辑区域。

（三）锁定单元格设置单元格格式→保护工作表→锁定第三节公式与函数的应用一、公式的应用（★★★）（一）公式的概念及其构成例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5）包含：=、运算体、运算符（公式总是以等号“=”开始）1.运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等。

上例中68、B2、SUM （C1:C5）2.运算符是使Excel自动执行特定运算的符号。

Excel中,运算符主要有四种类型:算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符。

（1）算术运算符:可以完成基本的数学运算,包括: “+”（加）、“-”（减）、“*”（乘）、“/”（除）、“^”（乘方）等,运算的结果为数值。

（2）比较运算符:可以比较两个同类型的数据（都是数值或都是字符或都是日期）,包括: “=”（等于）、“>”（大于）、“<”（小于）、“>=”（大于等于）、“<=”（小于等于）、“<>”（不等于）,运算的结果为逻辑值TRUE或FALSE。

（3）文本运算符:“&”（连接运算符）,用于把前后两个字符串连接在一起,生成一个字符串。

算术运算符和文本运算符优于比较运算。

（4）引用运算符:是Excel特有的运算符,用于单元格引用,可以将单元格区域合并运算,包括:①区域运算符“:”（冒号）:产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用,上例中SUM （C1:C5）。

②联合运算符“,”（逗号）:将多个引用合并为一个引用,即取多个区域的并集如SUM（A1:A5,C1:C5）。

③交叉运算符“”（空格）:产生对多个引用共有的单元格的引用,即多个区域的交集,如SUM （A1:B5 A4:D9）,相当于SUM （A4:B5）。

（二）公式的创建与修改1.公式的创建手动输入、移动点击输入编辑栏显示公式单元格显示计算结果【链接】报表管理模块中公式的录入，需要在“显示公式”或“格式”状态下。

2.公式的编辑快捷键：F2（三）公式的运算次序1.优先级次相同的运算符：从左至右运算2.多个优先级次不同的运算符：从高至低运算比如小括号、乘号等优先级较高。

（四）公式运算结果的显示1.查看公式中某步骤的运算结果快捷键：F9（查看）、“Esc或Ctrl+Z”（恢复）【提示】先按F2进入公式编辑状态，再按F9查看。

2.公式默认显示方式的改变快捷键：Ctrl+`（数字1左边的按键）功能区：公式→显示公式3.将公式运算结果转换为数值复制→选择性粘贴二、单元格的引用（★★★）例如：=68+B2*3-SUM（C1:C5）（一）引用的类型1.相对引用：Excel默认使用的单元格引用2.绝对引用例如：=68+$B$2*3-SUM（C1:C5）3.混合引用例如：=68+$B2*3-SUM（C1:C5）【例题·实务操作题】如图所示，计算学生的总成绩。

（二）输入单元格引用1.在列标和行标前直接输入“$”符号。

2.输入完单元格地址以后，重复按“F4”键选择合适的引用类型。

（三）跨工作表单元格引用工作表名!数据源所在单元格地址（四）跨工作簿单元格引用[工作簿名]工作表名!数据源所在单元格地址三、函数的应用（★★★）基本格式：函数名（参数序列）函数只能出现在公式中。