第一步将各项工作按其价值的大小一分为二，1、2象限为重要；3、4象限为不重要。
第二步根据各项工作的完工期限，远近分为1、4为急迫的；2、3为不急迫的。
重要
重要，不紧急重要，紧急
不重要，不紧急不重要，紧急
四象限工作性质分析
急迫不急迫
重要I
紧急状况
迫切的问题
限期完成的会议或工作
II
准备工作计划
预防措施
价值观的澄清
人际关系的建立
增强自己的能力
不重要III
造成干扰的事、电话
信件、报告
会议
许多迫在眉睫的的急事
符合别人期望的事
IV
忙碌琐碎的事
广告函件
电话
浪费时间
逃避性活动
第三步对王的工作定位，并分析其工作现状
第四步问题与措施
第一象限: 抓紧做; 返回第二象限
第二象限: 重点做; 按计划有步骤做; 为明天准备
第三象限: 不花时间; 少花时间; 授权部下做
第四象限: 平衡好被支配的事情; 不被迷惑, 争取自由返回一、二象限 第五步时间价值= 工作价值
将各项限时间合理的科学配置，将会遇到15 项阻力。
15项浪费时间的主要因素
控制信息传递
1、电话打扰1、频繁的会议
2、不速之客、顺便来访2、信息不足、或不清、或过多
3、信息资料不全
4、缺乏自我约束
5、不善于拒绝
计划决策优柔寡断或拖延
1、试图完成过多的工作或组织
不切实际的时间预算1、混淆职责与职权
2、“消防救火”式或“危机型”管理2、办公桌杂乱无章
3、没有目标、优先次序、每日计划指挥无效的授权
4、搁置为完成的任务人力
怎样处理并减少工作中的“救火”现象（一）
方法一科学全面做计划
将易出现的问题在计划阶段做出预见，分析原因，制定对策
严格信息管理，尽量采取预防措施，防患于未然
方法二严格计划控制过程
明确计划控制点（尤其是关键控制点）设立控制检查人
检查计划进展情况，健全各类检查信息反馈表
预测可能发生的问题，做好必要的应急计划。
方法三对已出现的“救火”问题
及时处理，不要拖延
及时总结，将倒外问题转入例内管理
时间管理理论使用范围
第一代时间管理: 备忘录,适用于小作坊,小店管理,对突发事件无助
第二代时间管理: 计划效率手册,但与工作价值脱节
第三代时间管理：当公司进一步扩大，管理范围扩大时，价值观的问题,步调一致的问题突出了,所以,必须抓授权、抓规划。
第四代时间管理：公司规模进一步扩大，环境变化更为加剧。
• 靠远景管理：长远规划、企业文化、员工发展
• 超越时空：展望将来，可持续发展。
• 人本管理：学习力、团队建设
• 系统思维：5项修炼，学习型组织
第七步有效运用工作日程管理表
•将每天工作内容列入此表
•分析每项工作的性质，排出优先次序
•拟定处理对策
每日工作时间记录
日期
打算今天完成(1) (2) (3)
的工作(4) (5) (6)
时间活动次序
1=重要+紧急
2=重要+不紧急
3=紧急+不重要
4=日常事务
处理方法
委托给————
训练————去做下次要
他提出建议下次不同意做
集中/缩减/缩短时间·其
它
8:00
8:30
…
12:00
时间管理的具体方法
1 、此事花多少时间取决于该项工作的重要性
该项工作何时完工取决于该项工作急迫性
2 、管理今天的时间运用第四代时间管理，4 象限管理法
管理明天的时间运用第二象限大石头管理法
总结昨天的时间总结经验，吸取教训，改进措施
3 、运用时间管理表记录你的时间
计算你的时间
平衡你的时间
分配你的时间
4 、集中时间，解决第二象限的重要事项
5 、善于运用零星时间，增加时间利用效率
6 、系统管理你的时间，善于用好别人的时间
7 、以人为本使用时间，主管在“人的管理”上要舍得花时间
8 、充分运用现代管理工具，例如电脑、信息管理系统提高时间利用效率
