企业办公自动化
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企业办公自动化
摘要：随着计算机管理系统的发展与深入，传统的企业管理模式制约了企业的发展。
根据计算机数据流的要求，只有整合企业资源，塑造未来管理模式，重建组织结构，实现现代化的集成管理，才能提升企业竞争力。
关键词：办公自动化；企业管理；信息共享
abstract: with the development of computer management system, the traditional mode of enterprise management restricts the development of enterprises. according to the computer data flow requirements, only the integration of enterprise resources, shaping the future of management mode, reconstruction of organization structure, to achieve the modernization of management, to enhance the competitiveness of enterprises.
key words: office automation; enterprise management; information sharing
中图分类号：f279.23
随着现代科技的迅速发展，带来了全球范围市场竞争的日益加剧，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能否及时交流﹑获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键。
企业在经历了传统办公模式，网络办公模式进入到现在的办公自动化，以便
在企业内实现信息共享﹑协同工作乃至科学的管理和决策，从而提高效率﹑增强企业的竞争力。
一、目前企业办公自动化的现状及问题
（一）目前企业办公自动化的现状
办公自动化是近年来随着计算机科学发展提出的新概念。
办公自动化包括网络化的大规模信息处理系统等，英文原称office automation，缩写为oa,一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。
我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类：
1、起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，ms office 系列﹑wps系列应用软件以提高个人办公效率。
2、已经建立了自己的网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。
网络闲置，企业的投资没有产生应有的效益。
3、已经建立了自己的网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
4、已经建立了自己的网络：使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过internet发布，宣传企业的产品﹑技术服务；intranet 网络已经对企业的经营产生了积极的效益。
现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
（二）企业实现办公自动化面临的问题
1、效率。
办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大，如系统维护及软件升级。
计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加频繁，这就意味着系统后期成本居高不下。
2、安全性。
人们对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视。
而今，病毒的破坏﹑黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。
二、怎样实现办公自动化
（一）企业实现办公自动化的要求
办公自动化已经成为企业界的共识。
众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并根据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。
按照上述分析，四类企业办公自动化应区别对待：
1、第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成。
2、对于第二﹑第三类企业，由于企业网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入比网络投资少的资金，即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。
即便一步到位
开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少，而产生的经济效益更高。
3、对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
（二）实施办公自动化的原则
在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则：
1、实用性原则
2、先进性及成熟性原则
3、可靠性原则
4、开放性及安全性原则
5、标准化原则
6、可扩充性原则
7、可维护性﹑可管理性原则
8、节约性原则
（三）实施办公自动化的环境
人是系统第一因素，现在的办公室除了传统办公室的角色外，还需要增加部分管理设备的专业技术人员，如，计算机工程师，设备维护人员等。
现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。
新形势新环境意义下的政治思想和职业道德是当然的基本素质。
精业务懂管理、有经济头脑、熟悉规则遵守法律、具备现代人意识是更高的素质要求。
而必须具备的最基本的素质是能操作计算机，要求达到：
1、具备计算机硬件、软件常识
2、熟练掌握一种汉字录入方法
3、了解计算机上的目录和文件的基本概念
4、网络软件的基本操作：会收发email、文件和传真，会用浏览器
5、了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念
6、其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等，当然是多多益善。
（四）实施办公自动化的步骤
第一，在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二，在基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批﹑通知纪要﹑会议管理﹑
信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务处理等。
在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。
第三，在internet上建立公用网站，进行信息采集﹑发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大大跨地区﹑跨省市。
在以上过程中，网络信息系统的安全性﹑稳定性自始至终都是十分重要的。
是否建立起强大的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着信息化建设的成就。
三、对企业办公自动化的几点思考
（一）什么样的企业适合使用办公自动化系统？
绝大部分企业都适合使用办公自动化系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体体现在：
1、信息化尚未入门的企业。
由于没有信息化的应用基础，先上办公自动化，oa有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
2、信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业。
信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，办公自动化不失为一种选择。
