职业培训--秘书培训课程(DOC 31页)【企管 精品】

文职秘书培训类秘书培训课程文职秘书是一名非常重要的职位，他们要为公司或组织的高层领导人提供支持和管理工作，确保公司或组织的正常运营和高效工作。

由于这种职位的特殊性，成为一名优秀的文职秘书需要接受专门的培训和学习，这就是文职秘书培训类秘书培训课程的目的。

文职秘书培训类秘书培训课程是一种专门针对文职秘书职位进行的培训课程。

这种培训课程是基于企业或组织的需求，旨在培养出一批具有高度素质和能力的文职秘书，他们可以胜任各种复杂的管理任务。

文职秘书培训类秘书培训课程通常包括多个模块，如文秘能力开发、办公高效管理、网络信息管理、会议组织和沟通技巧等。

这些模块的目的是帮助文职秘书提高自己的能力，发展自己的技能，从而更好地胜任自己的职责。

这些培训课程需要经过专业的导师来进行教授，通常会结合实践案例和经典案例，使学员能够更好地理解和掌握管理所需的知识和技能。

文职秘书培训类秘书培训课程的重点是提高学员的文秘能力。

这属于综合素质的范畴，包括拓展视野、提高敏感度、善于管理等方面。

文秘能力一方面需要有一定的文化素养、阅读能力、写作能力和逻辑思维能力，同时也需要有较高的沟通技巧和语言能力，同时还需要具备组织管理、时间管理和团队协作的能力。

这些能力可以通过培训课程的教学和实践来提高。

办公高效管理是文职秘书培训类秘书培训课程的另外一个重点。

在现代社会中，办公自动化、信息化等技术手段的发展，对管理者和文职秘书的办公效率提出了更高的要求。

通过培训课程，文职秘书可以了解各种办公工具的使用，如电脑、打印机、传真机、复印机等，同时了解各种管理软件的使用，如邮件、审批流、共享文件等。

网络信息管理也是文职秘书培训类秘书培训课程非常重要的一个模块。

在现代社会中，互联网的发展使得信息的快速传播变得越来越容易，文职秘书需要通过网络来获取信息、传输信息、管理信息等。

这就需要文职秘书掌握一定的信息技能，如信息搜集、处理和分析。

文职秘书培训类秘书培训课程通过学习网络信息技能的培训来强化文职秘书的信息管理能力。

秘书工作培训秘书工作培训第一章：秘书职责概述作为一名秘书，你将承担着多种任务和责任。

首先，你需要协助管理者处理日常行政工作，包括安排会议、制定行程、管理文件和资料等。

其次，你还需要与内外部的各种人士进行有效的沟通，并代表管理者回答电话、处理邮件等。

另外，你还需要具备良好的组织能力、时间管理能力和解决问题的能力，以便高效地完成各项工作。

第二章：专业知识和技能1. 形象与礼仪：作为公司的代表，作为一名秘书，你应该注意自己的形象和仪态。

你需要时刻保持整洁、精致的外表，并保持友善、专业的态度。

了解基本的商务礼仪和社交礼仪也是你的职责所在。

2. 办公自动化设备的使用：现代秘书工作离不开各种办公自动化设备，如电脑、打印机、复印机等。

你需要熟练运用这些设备，以提高工作效率和准确性。

3. 电子邮件和办公软件：电子邮件在商务沟通中起着至关重要的作用。

你应该了解如何编写专业的电子邮件，并掌握办公软件如Microsoft Office套件，以便高效地处理工作。

第三章：沟通和协调能力1. 口头和书面沟通：秘书需要与内外部的各种人士进行有效的交流。

你需要学会清晰地传达信息，以确保沟通的准确性和及时性。

此外，你还需要提高书面表达能力，以编写准确、专业的文件和报告。

2. 团队合作：作为一名秘书，你将经常与团队成员合作完成各项任务。

你需要良好的团队合作精神，与同事之间保持良好的合作关系，并提供积极的支持和帮助。

3. 解决问题的能力：在日常工作中，你可能会面临各种问题和挑战。

你需要学会分析并解决问题，以便高效地完成工作任务。

第四章：时间管理和工作效率1. 设置优先级：在工作中，你将面临各种任务和项目。

你需要学会分辨任务的紧急程度和重要性，并设置相应的优先级。

2. 时间规划：合理的时间规划对于一个高效的秘书至关重要。

你需要了解如何分配时间和资源，以确保任务按时完成。

3. 增强工作效率：学会使用工作流程和工具来提高工作效率。

例如，使用日历和提醒工具来帮助管理时间和任务。

秘书培训课程秘书工作是现代社会中不可或缺的一环。

作为一名秘书，除了协助管理日常事务外，还要具备良好的沟通能力、组织能力和机密保密能力。

为了帮助秘书们提高工作效率和专业水准，秘书培训课程应运而生。

本文将介绍一些常见的秘书培训课程内容和培训形式，以期为有意参加秘书培训的人提供一些参考。

一、沟通技巧良好的沟通能力是一名秘书必备的素质。

沟通不仅仅是简单地传递信息，还包括倾听、表达和解决问题的能力。

秘书培训课程通常会教授沟通技巧，包括如何有效地与不同的人群进行沟通、如何处理负面情绪以及如何通过沟通协调不同部门之间的合作，从而提高工作效率和团队协作能力。

二、时间管理与组织能力秘书工作常常涉及处理多个任务和项目，因此时间管理和组织能力是秘书必不可少的技能。

秘书培训课程通常会教授如何建立有效的时间管理系统，如如何制定优先级和设定明确的目标，以及如何合理安排自己的工作时间。

此外，培训还会介绍如何有效地组织文件和信息，以方便日常工作的进行。

三、备忘录和会议管理秘书通常负责安排和组织会议，因此会议管理是一项重要的技能。

秘书培训课程将介绍如何制定会议议程、发送会议邀请、记录会议纪要以及处理会议后续事务。

此外，培训还会教授如何撰写有效的备忘录和邮件，以提高沟通的效果。

四、机密保密与职业道德秘书工作常涉及处理机密信息，因此保密责任和职业道德尤为重要。

培训课程将重点教授秘书应遵守的道德规范、隐私保护措施和数据安全意识。

此外，培训还会强调职业形象的塑造和维护，包括仪容仪表、言谈举止和职业礼仪的培养。

五、计算机技能和办公软件应用随着信息技术的发展，计算机技能已成为秘书必备的基本素质。

秘书培训课程通常会安排计算机技能培训，包括办公软件的使用、电子邮件管理和网络资源的检索。

培训将帮助秘书培养熟练使用各种办公软件的能力，提高工作效率。

六、协调与解决问题能力秘书在工作中常常需要协调各个部门之间的合作，因此协调和解决问题的能力也是培训的重点内容。

职业秘书训练课程一．秘书的角色和定位“秘书”这个词来源于拉丁语，本意为“可靠的职员”。

国际秘书联合会对秘书职业要求有准确的定义：秘书应是上司的一位特殊助手，她们掌握有关办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内作出决定。

秘书的定位：协助主管共同达成工作目标辅助主管的例行业务沟通协调的桥梁办公室/信息管理客户服务/公共关系促进部门工作的推进按功能分，秘书可分为商务秘书，行政秘书和公司秘书三种。

商务秘书主要是协助上司处理商业性事务，比如洽谈业务、起草合同、联络客户、考察项目、收发函电、办理业务等。

商务秘书的工作着重于经营。

行政秘书主要是招聘和培训员工、管理人事、办理会务、处理函电、负责考勤、保管资料、档案、印章等，联系ZF部门，协调内外关系等。

行政秘书的工作偏重于管理。

公司秘书是一种特定的职称，基本只能是处理公司日常行政事物，它的特殊职能是接受董事会委托，参与公司决策，监督公司运作、披露公司信息。

职业要求1. 熟悉专业秘书应该具备丰富的法律、财务、金融等专业知识以及丰富的实际工作经验，才能有效参与公司决策，监督公司运转。

2. 认真负责认真是对事物的态度，负责是对行为的承诺。

充分了解自己的工作范围和职责权限，知道什么是本分，什么是责任，自己该做什么，自己该负什么责任，秘书应做到心中有数。

应该负责只是职责，勇于负责则是品德。

3. 把握分寸对秘书而言，分寸感既是悟性的表现，也是经年累月的磨练自然形成的一份成熟，更是长期置身复杂环境处理复杂事物的经理的沉淀和积累。

4. 职业道德秘书的职业道德，具体表现在两个方面：一是忠诚，忠诚的标准是一切从公司的利益出发。

二是责任感，高度的责任感会使你精心细致地观察周围一切事物的变化并且即使做出准确的应对，妥善处理一切事物。

5. 注重效率应善于将自己成功的工作经验形成一种成熟有效的办事风格，并且依据自己的习惯和工作要求，设计出一套作业流程，哪些应该自己做，哪些可以授权做，哪些顺带做，哪些重点做,清清楚楚，井然有序。

秘书培训课程秘书培训课程导言：秘书作为一个重要的职位，承担着保持办公室运转顺利的重要任务。

能够胜任秘书职位，需要具备一定的专业知识和技能。

为了提高秘书的素质和能力，让其更好地胜任工作，培训课程显得尤为重要。

本文将为你介绍一套完整的秘书培训课程。

第一章：贯彻领导意图的能力1.1 领导思维与对提案的理解主题：在工作中理解领导的期望，并提出合理的建议和提案。

内容：- 如何与领导建立有效的沟通渠道- 学会倾听和解读领导意图- 提升分析问题和解决问题的能力- 提案的撰写技巧和模板1.2 高效率完成任务的能力主题：如何合理安排时间和资源，高效完成工作任务。

内容：- 工作计划和时间管理- 有效地处理紧急和重要的工作事务- 高效的沟通技巧，减少沟通时间浪费- 工作任务的优先级排序和处理技巧第二章：出色的组织和协调能力2.1 办公室文件和资料管理主题：如何规范和高效管理办公室文件和资料。

内容：- 文件分类和归档规范- 电子文件的管理和存储- 资料检索和共享技巧- 保密文件的管理及安全措施2.2 会议和行程安排主题：如何有效地组织会议和安排出差行程。

内容：- 会议的筹备和组织- 会议纪要和行动计划的撰写- 出差行程的安排和协调- 出差费用报销的相关知识第三章：卓越的沟通和人际交往能力3.1 谈判和矛盾处理主题：如何在谈判和矛盾处理中保持良好的沟通和人际关系。

内容：- 谈判技巧和策略- 矛盾处理的心理和沟通技巧- 如何化解冲突并达成双赢- 职场礼仪和文化差异处理3.2 有效团队合作主题：如何和团队成员建立良好的合作关系，完成团队任务。

内容：- 团队建设和角色认知- 有效沟通和协作技巧- 如何有效利用不同人才和优势- 团队目标的设定和达成路径规划第四章：专业素养和个人品质提升4.1 专业知识和业务技能主题：不断提升自身的专业素养和业务能力。

内容：- 关于秘书职位的专业知识培训- 不断学习业务知识和技能- 学习并熟练掌握办公软件应用技巧- 学习自我学习和个人成长的方法和途径4.2 管理个人形象和提升个人品质主题：如何管理自己的形象和提升个人品质。

企业行政秘书培训课程企业行政秘书培训课程一、课程简介企业行政秘书在企事业单位中扮演着至关重要的角色，其工作内容涉及到行政管理、文秘工作、会议组织、邮件撰写等多个方面。

为了提高企业行政秘书的工作能力和综合素质，本培训课程将全面介绍企业行政秘书的职责、技能要求以及相关工作流程。

二、培训目标通过本课程的培训，学员将掌握以下能力：1. 熟悉企业行政秘书的工作职责，了解公司组织架构以及行政管理的基本原则。

2. 掌握行政秘书的基本技能，包括文件起草、收发文、会议组织、行程安排等。

3. 培养良好的沟通能力和协调能力，能够与不同部门和各级领导进行高效沟通。

4. 提高工作效率，能够灵活应对各种工作任务，并能够合理安排自己的时间和能力。

三、培训内容第一部分：企业行政秘书的工作职责和要求1.1 企业行政秘书的角色定位和工作职责1.2 行政秘书的基本素质和能力要求1.3 行政秘书的职业道德观和职业操守第二部分：行政秘书的基础知识和技能2.1 文秘工作技巧及文件的起草和处理2.2 会议组织技巧和会议记录的撰写2.3 邮件和文件的正确收发和管理2.4 办公室常用办公软件的使用技巧第三部分：行政秘书的沟通与协调能力培养3.1 沟通技巧和沟通方式3.2 与不同部门和各级领导的沟通3.3 提升协调能力和处理工作冲突的技巧第四部分：提高行政秘书的工作效率4.1 时间管理和任务优先级的确定4.2 工作计划的制定和执行4.3 应对工作压力的方法和技巧第五部分：案例分析和实操演练5.1 实际案例的分析和讨论5.2 真实场景的模拟演练四、培训方法本课程采用理论与实践相结合的教学方法，包括讲授、案例分析、小组讨论、角色扮演和实操演练等。

通过多种教学手段，提高学员的学习积极性和实际应用能力。

五、培训师资本课程将邀请经验丰富的企业行政管理专家和实践经验丰富的行政秘书担任讲师，确保培训内容的权威性和实用性。

六、培训效果评估为了确保培训效果，我们将采用多种评估方法，包括考试、实操演练评估和学员反馈等。

《【秘书培训课程】》摘要：l vr lg r, r r l r rgg k l l R GR l ll r rvr v r k 3 R GR B KG LL r gr b rrk r k ll r x r r r ll lkg LLR R GV bg rg r ll, r r gv v r r r rvr r g r’ br rrrg ll 5 K R LLG v r’ , llg 6 LLR ,”R GR BR” r r g l br r l lv g , ,” br” 7 LL B RR r ll ,” r ’v ll ’v b llg r k ’ ll bk? r r ’r gvg g?” 8 LLR G R B L r ll k l rll r r gvg llg k v g r, k...如何成上司得力助手、概述、英定义依 R r gl Lgg对定义 ) r, ll l, rg rr,rr, g, rl r rgz, , , ) r l l rr r rk b , ll vlvg kg , g, llg, lk 、角色般而言角色定位应是辅佐功能助主管处理切里里外外业成了职责般公司或机构因传统背景关系职并不是那么确定除了身主管外和其他部门业人员关系也非常密切和重要形成纵横交错而复杂人际关系因其工作围是又是般职员工作领域无法正确予以划分因渐渐地现代工商已演变成名副其实“业”或“公关”了3、工作性质工作主要协助主管执行工作细节想想公司董事长或机关主管如每天早上己要打开信件打回信、存档处理、接听电话等工作那么他们将没有从事高层次商业活动与计划所以必须要有位助理处理这些办公室事这位助理即是工作主要辅佐功能即是其主要义工作另重要义管理对很多说工作历练是作行政主管重要阶梯因常助主管处理与主管样关业所以对主管工作有全盘了可以学到如何指导、督导、规划及处理问题并且熟悉公司政策因工作亦是管理人才训练摇篮其理由有二、熟悉人事、业、程序、管理等部作业、熟悉公关、协调、市场等外部作业二、业、天工作有三分二是做下列业打接受口授传真接听电话处理信件与主管商谈档案管理准备当天业及下班前业处理拟稿及制作信件、业可分四类讯管理业事业公关业综合业兹就功能与业分述如下业由前述可知分四类、管理业、事业 3、公关业、综合业兹分别说明如下、讯管理业讯管理业即是利用电脑处理及管理般业讯管理业是由其执行任功能引伸而业前节提到执行任有发传真、拟稿、存款、安排机票、安排看牙医等这些业部要讯管理处理这微观方面讯管理所处理业钜观方面讯管理可处理业有及情报方面包括件及信制作等以往皆用打机或手写但由讯业发达各种制作皆已电脑化以增加功能与效率方面讯管理所能处理业有整理信、写信、英打、速记、档案管理、约会安排等尤其信写作方面由有电脑软件运用可节省构思及件制作精力现代业尤要讯管理配合以提高效率与讯是息息相关了情报情报业是讯管理所处理主要业情报业包括情报集、提供、整理、管理、活用与交换情报输出和输入都要这孔道当主管将情报交给传达下首先就要根据情报质和量按其重要性、机密性、紧急性安排传送优先顺序这对讯情报处理、筛选、分类与传遁就可利用管理业以增进处理情报业效率事业事业其处理例行事和功能事业办公室所处理例行业包括接听电话、拆寄信件、发传真、档案管理、更新办公室用具、收集、准备定期报告、安排主管行程、约会及会议等虽然有些项目是多种业综合但则偏重事性以上业可归类如下通讯方面接听电话、拆寄信函、发电传等办公室方面档案管理、更换用具等会议方面收集、准备定期报告等安排方面安排行程、约会、会议等公关业公共关系是要创功能作其基础创作工作即要有“先见”处理人与人关系要能有洞察能力要能见微知著要能以对方立场看必能广获人缘使业畅通职接触面很广了要使业能顺利进行必须扮演着润滑剂功能公司机构里里外外必须兼顾到各层面人物能考虑到各种状况能预见各类该办事妥善处理人际关系圆满达成任般而言公共关系业包括接待与相关业人员沟通络消息发布宣传品出版、杂志、年报出刊、摄影、幻灯片、影片制作、展览、市场情报集贸易商展等等般业推动皆以人主人由人际关系而形成己围体围体与围体动关系就形成了公共关系业要顾及公司机构上上下下、里里外外业所以必须有良公共关系才能使全盘业进行顺利综合业综合业协调功能直辖市即是要与各单位沟通以达圆满处理业由代进步与科技发达业牵涉围愈愈广并非单项业所能包含这就要靠作综合业协调可见综合业尤其重要因它含括讯管理业、事业与公关业等其要办妥任何单项业必须综合协凋其他相关业这样才能融会贯通发挥业功能例如以接待业看必须配合讯管理以获得情报得知何人、何、由何地访宾背景明细访目并做出行程表；必须配合事业以安排接待人员、车辆骸安排饭店住宿等；必须配合公共关系业以发布消息并安排参观与商谈等所以接待业是整体性工作由以上例子可看出业重要是要使各项业综合协调才能使任完满成功、专业知识与技能关专门知识与技能可分三项目讨论专业知识；实方面技能；专门行业业知识分述如下 () 专业知识般机构或公司雇用都希望能受专业训练这种训练可机构公司己办理凤及学校或民专业训练心提供等训练课程包括企事业管理、会计学、心理学、国际贸易实、国际汇兑、人事管理、礼仪、公共关系、实、电脑、打、英语会话及商用英等这些专业知识训练很重要因现有许多机构并受专业训练因担任工作往往不了己该做什么工作如主管亦不能发挥指导责任则往往要花费许多和精力己工作摸这方面知识可见如人员就职前先接受专业知识课程训练必能对其担任工作有所助益() 实方面技能实方面技能处理业所要技术与能力般而言实方面技能包括速记、电脑操作、打技术、档案管理、电话礼仪、应对能力、语言能力及其他事机器操作等早期实打技术占相当重要角色近年由科技发展与运用电脑技术广被所以打技术与电脑技术不可或缺实技能目前各机构已推行行政电脑化、组织电脑化、人事电脑化、会计预算电脑化、生产管理电脑化等等尤其是企业界要必须接受电脑训练以便能应付电脑化切业专门行业业知识各行各业都应通晓其专业业知识国贸必须能熟悉国际贸易实与流程法律必须擅长法律知识财必须精通会计、税、财政及商事法等由可知每行业都有其专门业知识定从事那行业前可先修习相关课程或相关籍以增加专门业知识才能合实业要、验专门知识与技能虽然非常重要但理论要配合实实上验尤其珍贵对业是否能顺利进行尤其依赖验例如处理光凭理论尚嫌不够因必须考虑到各种件性质件容及件效性然订处理优先顺序这些判断要以验作依据有验不必主管交待就能以其验正确判断力冷静而审慎处理事以其积极、主动、随机应变能力圆滑推动其工作若加上其纯熟技能就是位非常优秀而受欢迎了3、人际关系技巧人际关系技巧即是公共关系能力人际关系可分对与对外对人际关系对象上司、事及属下等对外则面对顾客及业相关单位必须能运用灵巧人际关系技巧才能替上司主管建立起良人际关系路使其具有良形象对事要建立融洽相处人际关系业才能顺利推展；对属下者也要人际关系才能使上下人脉和谐必能对外处理业和气待人考虑周到圆满达成任() 认明并非具“特别身分” 比其他部门事更容易接受情报或听到机密事项这也是造成微妙立场主因有会议室里倒茶就会得知人事调动消息；或听到董事长出差是了洽谈与对方业合作话题等诸如类情报所以常给其他部门人有种特殊身份印象即使也以“特殊”荣就很难公司里博得人缘() 博得人们信任对传遁上司讯息、指示、或普通职员心声都应明确传达以完成疏通管道任这些表现久而久就能取得公司机构里里外外、上上下下所有人信任另外关人际关系技巧可分对对外两方面现分别列举如下对与上司人际关系──熟悉上司性及庭──熟悉上司交际圈──勿拘泥前任上司处事习惯对事人际关系──不该有优越感──相保持和谐关系──业上相助──多上司业容与人际关系以便增进沟通对属下人际关系──多照顾属下──多伸出援助手──传达属下心声对待客户及业相关单位──诚实无欺──努力维持长久人际关系──受客户私人缴请不论是否接受邀约都应事前向上属报告以尊重上司、质质可定工作品质位主管当然要位开朗、责、可靠虽然质“天生才能”；但质则要对天生才能再加以训练换句话说质并非可速成造就或者完全靠天生而是要长期训练与培养要不断地反省己出缺并予以更正以臻完美质可分下列十项由形图表示分成左右两边各五项左边代表对事右边代表对人形图可列表如下十特质对事准确性判断力工作效率机智性主动性 B对人考虑周到圆滑性谨慎性责任感客观性现依对事与对人两方面分别说明如下 () 对事方面研究这些质特前应知道这些质特皆费非蹴可几新进往往渴望己能力强、速快因而花准确性、认知事轻重、涵性及变通性对及速重视是可理但如不具备以下五项质常工作会终归无效率或产生尴尬局面增加主管困扰对事方面质有五项准确性；判断力；工作效率；机智性；主动性现分别说明如下准确性准确性五项排行前可见其重要性每天工作都可能会有错每打定每写都有可能错然而有效率每天都做准确工作没有准确性工作毫无义事实上不准确工作比不做还糟因它所带麻烦可能要花更多清理但要如何才能算是准确性呢？即是每件细节都很精确这是要、耐心与专心如遵循下列四步骤就能做出准确工作—心完成每件工作—心核对每细节—心改正所有错误—心检修正细节制作件如要列出价格要心地打心地检价格是否正确心修正任何错误然心地核对修正价格你会怀疑如没发现任何错误而再检是否很费不绝不如检十次还发现任何错误但十次才发现错误所花还是值得准确性即是心地检心地改正心地再检心工作判断力每位主管都要有判断力如总是道歉说“对不起这件事我想到”那么就必须培养特质幸运地这是可以培养训练这了要有判断力可遵循下列四步骤步骤想想看你正做什么现你已能不必想而能够记事、打、、说、及听思考就是控制心思；即是集精神所以思考是训练判断力绝对要素二步骤看看是否该采取行动如能集思考便知是否该采取行动例如是否有错要改、有问题要问、有业待改进、或程序要变动等如己能力办不到主管不错任何采取行动机会三步骤研析各种因素当你要采取行动研析切情况调、综合、分析以判断是否有考虑到因素值得再斟酌四步骤当机采取行动依各种因素衡量该采取行动然适当机采取必要行动以下举判断力实例《情况》主管交待写封信当写信对问题没有十分肯定判断再请示主管原主管弄错了正确判断省下很多麻烦也获得主管赞许《情况二》主管感冒有位很重要客户打电话急着要与主管谈笔生判断分析觉得良机不可失况且主管只是感冒而已所以定电告知主管但首先准备客户齐全以备主管询问主管称赞判断力工作效率工作效率即是短有条理、有系统地完成任般办公样八有些能处理很多件任；有些则处理不了件相任如能力都相话那差别就做事有无工作效率有效率收集做报告会向各可靠获得讯并取下列步骤─把整分成许多单元─把每单元分别写纸条上─把每单元依其分类─把纸条依系统排列─把相关单元归类成档用方法可以有系统地完成任有系统、有条理即是工作效率先条件办公室里业程序也是要有条理、有系统例如主管出差他希望作电话记录则必须能筛选电话并把每通电话重记便条纸上以便主管回即可目了然这就是工作效率机智性机智性“再升”（r g）对机智即传统因方式进行不通向其他或方法以主管有会指派难以完成任甚至心里颓丧必须保持乐观态遇困难不放弃而试着其他可行道再尝试直到成功有位主管想份但档案里遍不着由档案里得知当地专业协会会长就定这位会长但即发现电话簿没登记所以打电话到他接得知他办公室电话码再打给他而获得那份其实早就可以放弃了但没有机智是设法出不办法直到成功止主动性主动性即是能预见该做事没有指使便主动地做所有工作皆要主动性完成指定工作、例行工作、流程业、及创工作主动性可分二种方式—主管方便（性）—主管分忧劳（业性）方式有位把客户信给主管看通常把先前相关通信附上以利主管参考主管可能没看它但他喜欢这样以利得知龙脉并做出佳定与指定二方式由报上得知主管朋友被任命某公司董事长把报导剪下并附上己先拟祝贺函起呈给主管不管主喜不喜欢这封祝贺函他定会感激主动性() 对人方面考虑周到要能体谅、助、情别人考虑周到即是己着想前先考虑别人如人不能考虑别人便仅仅只会依性做因人总是先考虑到己所以考虑周到质是要训练与培养努力、纪律现训练将有助修正思想模式当能然表达出先考虑别人必能获得真正满足以下例子显示出如何恰当地表现考虑周到─如认主管可能会急要你助就留己位置上（考虑周到）─主管处山穷水尽提供他有效策略；当他感头疼他倒杯凉水（情心）─主管不办公室才打私人电话（以主管方便主）总而言位考虑周到人先考虑别人圆滑性圆滑性使建立并维持和谐工作关系使用考虑周到词句及体贴举止可使人不感窘困与难相地其他人也会喜欢她（他）因她（他）圆滑性由下列原则可以练习圆滑性技巧心选用—不妥你什么候可完成那工作？（语气强）佳你午前可完成那工作吗？（委婉）—不妥现我打（命令式）佳你介现我打吗？（客气）—不妥你明天要上班（命令式）佳你明天打算上班吗？（尊重对方）圆滑性就是承担责骂打信发现有错误是主管疏忽所致马上承担是己错并立即修正很微妙地承担错误及承受责骂使得错误情况很完满了圆滑性就是避免批评少说“我早就告诉你”也不要说“我知道我是对”就是你很肯定也不要说这些话以免伤了对方尊心当主管有错避免批评才能维持良人际关系圆滑性就是装聋作哑听到有人批评或听到主管与他太太谈到私人事情位圆滑就必装聋作哑才能保持镇定不受干扰正常处理业谨慎性对有验谨慎性味着把公司里所有业保密对初任谨慎性则味着只把机密性业保密般都通晓公司业但有验知道这切都是公司机密公司主管也是希望能谨慎地保密不希望谈论他工作或他私生活谨慎性即是谨守业机密少谈论他人私责任感主管通常把责任感列条件首有责任感是非常敬业忠职守做事有条有理有始有终把主管所赋予任当作种挑战全力以赴凤完满达成责任感亦是种使命感种使命承担完满达成主管所托付任由业探讨责任感可归纳四方面─努力达成主管上司交待任─尽力执行例行业─努力完成主管上司交待但必须做任─发挥协调功能并以身工作态作其他职员表率不迟到、不早退、坦诚待人、尽忠职守客观性客观性是以超然、无私态看整体性情况才做出反应并即置身事外以理智而不带感情、不带私心态分析件事是要有客观性有候工作受到批评件要重打；或建议被拒绝了可能会显出沮丧、失望与泄气然而主管即希望能退步以全盘、客观方式看事想想主管了避免再犯错才做批评这是良性建议件必须重打则是因主管做了很多变更已改得面目全非了另外建议虽然有很多优但因牵涉高成所以暂被拒绝了尔对提出计划或建议反而更有成概念了客观性可使采取任何反应前心平气和研析情境5、健康业包罗万象公司机构里外上下业都要照顾可见其责任重任深远因人才必须要有健康身体有健康身体才能有健全身心开朗心胸乐观活泼性以面对任何困难化任何困局创造崭新情势以利公司机构业腾远发展健康是事业基没有健康身体万念俱灰工作性质是机敏、又劳心劳力工作除了技能工作要劳心劳外还常要有良体力应付切日常活动性工作因若是没有良健康作基础切工作便无法积极而主动展开更不要谈到责任感和工作识了由可见健康对工作重要了L … L L r l vr lg r, r r l r rgg k l l R GR l ll r rvr v r k 3 R GR B KG LL r gr b rrk r k ll r x r r r ll lkg LLR R GV bg rg r ll, r r gv v r r r rvr r g r’ br rrrg ll 5 K R LLG v r’ , llg 6 LLR ,”R GR BR” r r g l br r l lv g , ,” br” 7 LL B RR r ll ,” r ’v ll ’v b llg r k ’ ll bk? rr ’r gvg g?” 8 LLR G R B L r ll k l rll r r gvg llg k v g r, k g b 9 R R G L ’ r llg l l rk r r r r bkl r r ll l rrv r r g r bkl v rrv, r b bl r r r vr k 如何提升工作效率与效能讲义所刊容非全友管理顾问有限公司禁止任翻印、任何形式如何提升工作效率与效能、高效率档案管理技巧二、如何上司与己管理三、会议管理技巧四、行程安排技巧、高效率档案管理技巧、档案管理 () 档案归档方法按顺序以编分档依地理位置分档依日期顺序归档依数分档 () 如何减低档案管理工作量尽量维持办公桌整齐建立特定整理档案表建立“暂持存放”系统寄放不马上归档件如替人以上工作应分开存放要归档件桌上应放“件篮” 应随准确接受新科技随改进己档案管理系统“双重”归档如何追踪“传”件如何剪报、档案管理原则理想档案管理原则是正确、简明、济及富有弹性兹分别简述如下 () 正确良档案管理是希望能做到调某档案就能迅速地到因档案分类及存放要正确取用归档也要正确地放回原处不可紊乱() 简明档案管理须力简单明了其分类也要简明放置位置及使用方法让公司里有关人员都能清楚与了使上司或其他事也随可取用参考(3) 济档案管理人员多寡视实际要而定不宜太多以节省开支；档案所占位置愈愈以免浪费空因档案要确定保存年限适销毁（即处理）清理已失效者() 富有弹性档案分类上立案上要富有弹性以适应业扩充或临变动如以人事档案例若机关或公司规模人事十分单纯分类就不心太精细而公司扩弃人员增加便须详细划分分任用、训练、考核、薪、升迁、请假、退休、辞职等类3、档案重要性 () 处理业参考机关或公司档案可以供业承办人员处理业作了案情及立遣词参考或援引；以期业处理上不会发生矛盾分歧现象回复信件也不致重复() 可作法令依据机关或公司业计划与施行必定要牵涉到许多国法令或公司身规或会议议而法令、规、会议记录都是公司档案种所以档案可作法令依据(3) 可作了机关或公司历史参考介绍机关或公司概况必须要叙述其沿革以见其发展轨迹与成就而要真切地了其沿革唯有参考其档案以获得正确(3) 可作研究参考机关或公司档案是研究直接正确原始撰写公司有关学术报告或业报告必须要运用档案外外机关或公司档案其必定有些密性如档案管理妥善完美就通达到保密功用否则管理失当甚至发生丢失档等事情因而泄漏了公司密使公司业遭遇到重障碍或损害二、如何上司与己管理、如何提高效率 () 例行性工作与执行性工作处理程序如何计划优先顺序 ll 建立 () 拆信件程序 (3) 向上属报告方法 () 交件呈送上属方法 (5) 如何善用他人(6) 心二用 (7) R（工作进评估术） (8) 能提高工作效率办公室具、些建议 () 每日列出“应做事项”及排列优先顺序() 每星期做全周工作计划 (3) 设定预计工作完成 () 工作空档计划全日尚完（弹性） (5) 如发现己拖延问己逃避何事将计划分数工作击破(6) 减少无生产力活动如闲聊等 (7) 保持座位整齐、有秩序 (8) 每件物品及件有定位可立即到使用 (9) 学习拒绝技巧 (0) 保持每日有生产力作有创性工作 () 询问专见以减少消耗 3、基思考程、你如何处理下列件 () 顾客寄封欲订购产品信件 () 下周三公司理会议通知 (3) 公司订杂志有两你想详细但目前没空 () 购买具所取得发票 (5) 某研究机构寄有关人事方面问卷表(6) 上司交下份下月份开会有关 (7) 封要立即回复信但你有更急事要行办 (8) 收到新出版广告你想订购几但目前尚无法定 (9) 张结婚喜帖（下星期六宴客） (0) 外贸协会寄调表你必须从其他几部门获取足够才能填写三、会议管理技巧每位助理人员都能成安排会议与活动专了会议活动宗旨与目设计流程（控制人、事、、地、物）执行与协调检讨与跟催、会议（活动）种类 () 以性质分定期不定期、例行会议、公司部会议、销商会议、会员会议 () 以功能分问题讨论会、教育训练、准备讯、收集讯、动脑会议、沟通感情 (3) 以人数分 5人—0人型会议 50人—00人型会议 00人—500人型会议 500人以上超型会议 () 以地域分（开会地）公司召开国召开外国召开进表职责分配表（例）会议活动名称会议活动性质00人国际性科技研讨会（国外00人国00人）开会活动日期99年月5日9日月底以前成立筹备委员会及处设定主题邀请V讲者宣传、工作开始─海报─通告费筹募开始接洽饭店餐饮交通勘察场地 3月6月宣传工作费筹募制定预算发出海报通告接受报名确定参与V 论审核定初步议程与协力厂商签约设定翻译者节目主持人 7月0月宣传工作费预算控制制作确定议程节目继续接受报名制作论搞要集定场地布置细节与视听设备制作现场所工作检明细与协力厂商确认细节确定切V安排执行者学术组学术组处宣传组财组接待组场地组宣传组财组宣传组处册组学术组学术组学术组接待组场地组学术组节目组宣传组财组学术组节目组册组宣传组学术组场地组处处月日日确定切细节做确认工夫沙盘演练会议活动结帐会议记录活动纪实致谢函（V）甚至跟催工作（可另拟明细）处筹备委员会处筹备委员会处财组处学术组宣传组宣传组处工作检明细（例）场地交通是否方便是否靠近机场是否有计程车其它交通是否有足够停车位附近是否有地方特色是否便购物是否有休闲设备是否有餐饮是否有邮局是否有银行安全性可声誉可（是否合适会议活动）视听设备是否理想是否有效率、亲切外观是否合适环境是否整齐清洁是否有良通讯设备（电话传真）是否能提供良勤空若是会议隔是否合适音效是否合适灯光是否合适会议名称（定期会议）议程、上次会议记录宣、修正、通年月日 5 、报告事项 B 3、讨论事项案由可行方案 B案由可行方案案由可行方案、临动议 5、休会 0 0 30 0 5 5 、会议记录 () 会议名称 () 开会休会日期、 (3) 与会人员人数名单（主席人名） () 报告宣布事项 (5) 提案议案讨论容结论（议执行、任分配） (6) 临动议讨论容结论 3、会议记录用途与义 () 记录 () 行动依据(3) 部沟通 5、流程管理 () 进与职责分配请把从现到开会期（平）分成三—四阶段月日前完成进行工作项目执行人会议活动进行工作项目执行人 () 工作检明细会场用品 6、请会议活动做议程或节目表四、行程安排技巧、行程安排 () 事前准备了旅行社特质日期、交通工具、路线住宿安排抵达目地行事表出国证件携带用品、、公司信封、信纸、名片各地络电话、电报 () 出发当日车辆安排检有无遗漏东西送行人 (3) 出发与上司代理人配合往信件处理办公室例行工作 () 回出差报告出差费用核报、上司做行程安排 () 集 () 旅游必备用品（参考用）K L 飞机票（火车票）旅馆订房确认费用（旅行支票、信用卡等）旅行支票、信用卡、码明细费用填报表名片旅游证件办公室档案（副）办公室具商业旅游拜访客户有关其它 (3) 即将走前K L 通知要你上司离开前必须见他人弄清楚谁是上司代理人上司离开期会议活动安排上司。

秘书的自我定位当记者问美国一家石油公司的董事长西牟艾特，其一生经营企业的秘诀时，他说“要请一位好秘书”，由此可见，秘书在企业中的位置有多么重要。

1．秘书的工作内容秘书的工作非常烦杂琐碎，公司所产生的任何事务性工作都可能会涉及，所以秘书需要非常细致和耐心。

大致来说，秘书的工作包括以下几个方面：辅助决策当上司面对多个选择而犹豫不决时，秘书要为上司收集相关资料，帮助上司分析情况。

调查研究当上司接到一个新任务时，秘书应协助上司进行调查研究，掌握具体的第一手资料。

收集信息当今的社会已进入信息时代，秘书必须具备信息处理能力，及时、准确地收集所需要的信息。

此外，还要善于运用网络收集信息。

文书处理文书处理包括整理资料、撰写报告等等。

一位优秀的秘书应该善于处理文书。

会务准备所谓会务准备既包括公司内部的会议准备，也包括对外的会议沟通，准备工作主要是进行业务汇报。

公关工作公关工作包括沟通、社交、商务等方面，有时也要代表公司进行发言，或者代表主管或老板与媒体以及同行打交道，与他们建立良好的沟通渠道。

档案管理在高科技迅速发展的今天，我们已经摆脱了以前传统的档案管理方式，而是采用电脑来管理档案，所以秘书应该学会在传统化与电脑化之间取得平衡。

工作日程安排上司每天的工作日程一般都由秘书安排，秘书必须根据上司的时间以及事务的重要程度进行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京参加某个会议，秘书要把握好时间，留出往返的时间空档，保证上司能及时参加。

查办工作查办工作是指秘书对公司或部门提交的报告进行核实，或者对一些须要重视的传言进行证实。

接待工作当有客人或来访者的时候，秘书有责任做好接待工作，让来宾感受到自己受到礼遇，产生宾至如归的感觉。

行政事务行政事务管理包括所有档案的流程、生产线的流程、所有空间的管理，以及下对上、上对下的沟通与协调。

保密工作秘书要具备保密意识，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事询问，也不能随便透露。

2．秘书应该具备的能力秘书的工作非常繁琐，而且经常有突发性的事件要处理，所以秘书的能力应该是多元化的，决不能只有单一专长。