GLC-QPE-008 文件管理程序(20121102A3

制/修订日期：2012-11-21、目的：为确保公司质量管理体系&环境管理体系文件的制订、修订、发行、废止、收回有依据可循，以达到各文件有效管制及正确使用，防止使用作废文件。

2、范围：适用于所有质量管理体系&环境管理体系文件的管理与控制。

3、定义：3.1受控文件：具有制修订与分发记录，修改后须重新分发；失效/废止须由文控依规定收回及销毁，并随时保持最新版本的文件，盖有红色发行及受控识别章。

3.2非受控文件：3.2.1盖蓝色仅供参考章或未盖任何识别章的文件；3.2.2分发时为最新版本，但修订后可不再另行分发，废止后无须收回及销毁。

3.3 临时文件:因某种原因未经核准发行,急需要做参考及使用依据的文件，失效/废止须由分发人员依规定收回及销毁，并随时保持最新版本的文件，盖有红色临时文件章。

3.4质量手册：是公司建立质量管理要求的文件体系，落实质量方针、目标最基本的文件。

3.5程序文件：质量手册中管理重点所延伸引用的下一阶文件，是质量管理体系&环境管理体系各重要作业程序的运作文件。

这一类的作业通常都为跨部门性质的作业。

3.6标准文件：程序文件中作业内容所延伸的下一阶文件：各作业指导书、操作标准/规范、管理规定/办法等，是体系各重要作业程序的运作文件。

这一类的作业通常都为单一部门性质的作业。

3.7表单：包括各类记录格式、表格、图表、经过作业产生的图表、原始记录的记录格式。

3.8外来文件：来自外部的文件，如来自在客户图表、资料、供应商的产品规范说明书（承认书）、国家标准、国际标准、法令、法规等。

3.9技术文件：公司内部所制订的技术资料、产品企业标准、产品设计文件、产品工艺文件、工装设计文件、检验文件、图纸等各种标准。

3.10 行政文件：公司内部所制订的通知，安排，批复，答复，请示、报告等。

4、权责：4.1文控室负责体系文件的归档、发放及作废的管理及技术性文件、外来文件的管理。

4.2为使文件是充分与适宜的,文件发布前必须得到批准；必要时对文件进行评审与更新，需要再次批准。

文件的制修订、审批权责如下：级位文件名称编制审核批准发放1 质量手册/环境手册品管部管理者代表总经理文控室2 程序文件各部门管理者代表总经理（副总）文控室3 管理文件各部门管理者代表总经理（副总）文控室4 技术文件（SOP/SIP）各部门部门主管技术部门经理文控室5 产品图纸/模具图纸工程部工程主管技术部门经理文控室6 部门内管理规定各部门部门管理人员部门主管各部门7 表单各部门部门主管管理者代表文控室8 行政文件各部门行政主管总经理（副总）行政部制/修订日期：2012-11-25、流程图：（见附件）6、内容及要求：6.1文件编号及文件版本号：6.1.1部门代码部门代码部门代码部门代码部门代码总经理 A 管理者代表 B 行政部 C 资材部 D 文管中心 E 业务部 F 生产部G 工程部H 品管部I 财务部J6.1.2质量手册编号GLC –QM/EM - □□□代表“质量手册”流水号代表“质量手册”/“环境手册”代表“本公司简称”6.1.3程序文件编号GLC – QP/EP □ - □□□代表“程序文件”流水号代表“制、修订部门代码”代表“质量程序文件/环境程序文件”代表“本公司简称”6.1.4标准文件编号（各操作标准/规范、管理规定/办法等）GLC - QR □ - □□□代表“标准文件流水号”代表“制、修订部门代码”代表“质量标准文件”代表“本公司简称”6.1.5表单编号GLC - QD □ - □□□代表“表单流水号”代表“制、修订部门代码”代表“质量记录”代表“本公司简称”6.1.6材料清单编号BOM □ - □□□□-□□清单流水号产品系列号（简易编号位数可变）产品类别号代表材料号制/修订日期：2012-11-26.1.7 作业指导书GLC - QO □ - □□□代表“作业指导书流水号”代表“使用部门代码”代表“作业指导书文件”代表“本公司简称”使用部门代码：冲压—S；注塑—M；组装—A。

6.1.8 检验指导书GLC - QI □ - □□□代表“作业指导书流水号”代表“使用部门代码”代表“检验作业指导书文件”代表“本公司简称”使用部门代码：进料—I；入库—F；出货—O；冲压—S；注塑—M；组装—A。

6.1.9外来文件GLC - QE □□ - □□□代表“作业指导书流水号”代表“记录年份”代表“外来文件”代表“本公司简称”6.1.10手册版本号①首版一律为：文件总版本号：A, 章节的版本号为A/0②章节每修订一次，顺次得升版本/版次数字将按顺序上升，如：第一次修订，版本号：A/1，第二次修订，版本号：A/2 , 章节的版本号数字修改到9后总版本字母将由A改为B，章节的版本号数字由9改为0以此类推。

③如文件章节修改较多时, 文件总版本号由A版改为B版, 章节的版本号为B/0,以此类推.6.1.11文件版本号（包括表单格式版次号）①首版一律为：文件版本号：A/0②每修订一次，顺次得升版本/版次数字将按顺序上升，如：第一次修订，版本号：A/1，第二次修订，版本号：A/2 ,数字修改到9后字母将由A改为B，数字由9改为1，以此类推。

6.2文件架构：6.2.1手册架构：按ISO9001：2008条款排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应的程序文件，作业指导书。

6.2.2程序文件架构：①目的；②范围；③定义；④权责；⑤流程图；⑥内容及要求；制/修订日期：2012-11-2⑦相关文件；⑧相关记录。

6.2.3作业指导书作业指导书的编写由相关制修订部门视实际需要自行制订，以有效表示内容为目的，易于阅读、了解、使用。

6.3文件制订、修订、废止：6.3.1手册的制、修订①根据组织任务或工作需要，由品质部提出“文件制修订申请表”（质量管理体系&环境管理体系文件第一次制订无需填写），经管理代表确认、总经理批准。

②经总经理批准后，品管部主管负责修订文件制、修订内容。

③文件制、修订完成后，品管部向文控中心索要文件版本号，经管理代表审核后，连同《文件制修订申请表》一并呈送总经理批准后发行。

6.3.2程序文件制、修订①根据组织任务或工作需要，由制修订承办部门提出“文件制修订申请表”（质量管理体系&环境管理体系文件第一次制订无需填写），部门主管确认，管理代表批准。

②经管理代表批准后，制修订承办单位修订文件制、修订内容。

③文件制、修订完成后，制修订承办单位向文控中心索要文件版本号，连同“文件制修订申请表”一并呈送管理代表审核、总经理（副总）批准后发行。

④在文件审核、批准阶段，若有任何意见都由制修订部门修改。

6.3.3管理和技术文件制、修订:①文件需更改、修订时，由经办责任人提出“文件制修订申请表”，部门主管核准后，由原制订部门承办人改制、修订文件内容，确定文件版本号，联同“文件制修订申请表”，一并呈送相关权责主管审核、批准后发行，审批权限具体按4.2条款执行。

②若是文字错误，而不影响实质文义，由发现部门提出,直接由文控中心统一在文件上更改签章，一并纳入下次新版式本修订内容之一。

6.4文件分发、回收：6.4.1经批准发行的文件，文控依需要复印适当份数，每页/封面加盖红色受控识别章及部门章后发行。

并请收文单位主管或指定人于“文件发放记录表”上签收。

6.4.2因份数不够或其它原因所致，需持有文件的部门可提出“文件需求申请单”经部门主管审批后，向文控室申请。

文件是否受控由申请部门主管确定，属非受控文件则每页盖蓝色参考章，分发后收文单位主管或指定人应于“文件发放记录表”上签收。

6.4.3产品图、模具图，经相关工程主管审核，技术部门经理核准后，由文控依据需求，复印适当份数，每页加盖“文件发行”章后发行。

在产品在制样或试产阶段,图纸由部门主管核准后, 由文控依据需求，复印适当份数，每页加盖红色“临时文件”章分发到相关部门.具体依《工程图纸管理办法》要求执行。

6.4.4临时文件分发、回收: 因某种原因未经核准发行,急需要做参考及使用依据的文件，由文控依据需求，复印适当份数，每页加盖红色“临时文件”章分发到相关部门, 并请收文单位主管或指定人于“文件发放记录表”上签收;失效/废止须由分发人员依规定收回及销毁.6.4.5所有发行文件应建立“文件一览表”，便于文件发行管理及备查。

6.4.6文件修订或废止时，文控须收回各相关旧版或废止文件，并予销毁。

对收回失效文件，应检查数量及内容的完整性，并在“文件发放记录表”上签名，并作好作废文件登记表。

如果出于某种目的而保留作废文件时，这些保留的作废文件每页盖“作废”认别。

制/修订日期：2012-11-26.5文件存档、销毁：6.5.1文件存档发行文件的原稿（正本），均由文控列册存档，且在其每页背面盖红色“文控确认章”以予识别。

①任何发行文件，文档中心须保存最新版本及以前所有版本。

②经登录、分发的技术资料原件，由文控按性质分类，注册存档。

③各类表单、记录由相关部门按规定的保存期限存档，依《记录管理程序》。

6.5.2文件销毁①文控收回的失效文件应予销毁、画“×”或每页盖“作废”章。

②文件废止后原文件编号不得重复使用。

③逾期的表单、记录由保存单位自行销毁。

6.6文档管理：6.6.1现场使用的文件须置于作业现场，非现场使用的文件使用部门须集中保管；6.6.2所有部门的文件档案管理应纳入内部审核项目中，以确保文件管理系统的正确运行。

6.6.3外来文件管理：①文控应将策划和运行质量管理体系&环境管理体系所需的外来文件登录于“文件一览表”外来文件项，并视需要，全数或局部发行给需要单位，发行时须于封面或首页盖“外来文件”章。

②对有改版之虑的策划和运行质量管理体系&环境管理体系所需的外来文件，文控至少每半年一次通知相关收集部门及人员了解是否有最新版。

如有新版应取得，并视需要发行。

③外来的技术资料，由相关人员收集后，经部门主管确认后，由文控存档。

6.6.4行政文件管理：行政文件经总经理批准后，视需要，复印分发给各相关部门，发行时须于封面及每一页加盖公司章，行政部保留原版。

7、相关文件：GLC-QPE-009 记录管理程序GLC-QRE-001 工程图纸管理办法8、相关记录：GLC-QDE-001 文件制修订申请表GLC-QDE-002 文件发放记录表GLC-QDE-003 文件一览表GLC-QDE-004 文件需求申请单制/修订日期： 2012-11-2附件一 流程图回收记录、控制 回收失效文件销毁文件制、修订/废止文件编号（版本号） 审核 批准 分发 制、修订部门文控室部门主管/管理代表总经理/厂长 /管理代表文控室文控室文控室NG NGOK OK。