论档案安全管理的重要性

论档案安全管理的重要性作者：文雯来源：《企业文化·下旬刊》2015年第11期摘要：纸质档案安全管理是档案管理工作的生命线，是档案赖以生存的重要保障，我们必须重视它。

关键词：纸质档案；安全；管理档案安全管理是档案管理机构为避免或减缓不安全因素给档案带来损害、损坏甚至毁灭性后果，而有计划、有组织地学习档案安全管理理论知识、制定一系列安全管理策略和实施切实可行的保护措施的过程。

档案安全管理自始至终贯穿于档案的形成、收集、整理、保管、利用等各环节中，档案管理者应用科学的管理方法和技术手段对档案加强管理，实现档案安全、可靠、可利用的目标。

在日常的档案管理工作中，根据对库存档案的统计数据分析：纸质档案占档案总量的99.04%，永久和长期保管的纸质档案又占档案总量的47.1%，要想管理好它们任务艰巨、责任重大！在从事档案管理工作中，我一直在思考一个看似简单、操作却十分复杂的问题：如何把这些有价值的纸质档案完好无损地管理好、利用好，使档案的寿命得以延长？在一般环境条件下，我们经常看到有许多纸张会发生诸如老化、发黄、发脆、磨损、霉蚀、字迹退色和模糊不清等现象，原因何在？怎样杜绝纸质档案出现类似的问题？通过学习，我认识到：只有用科学的管理方法，从纸质档案形成的初期到收集、整理、保管、利用各阶段，加强管理，严格把关，才能避免因无知、疏忽给纸质档案带来的损坏。

因此，重视纸质档案安全管理势在必行，刻不容缓。

纸质档案安全管理包括纸质档案实体安全、生存环境安全、设备安全、档案专业人员须具有的素质等多方面，其中纸质档案实体安全是纸质档案安全管理的基石。

一、纸质档案实体安全纸质档案的实体是纸张和字迹，纸质档案耐久性的表现形式是纸张和字迹的耐久性，纸张和字迹的耐久性直接关系到纸质档案的寿命和使用价值。

（一）纸质档案纸张的耐久性1.影响纸张的耐久性--纸张属性纸张的耐久性与造纸植物纤维原料的质量与化学成分有关，还与纸张的生产过程有关。

据专家对纸质研究分析的结论是：纤维长、长宽比大、均一性好、壁腔比小、杂细胞少、纤维素含量高、木素含量低的纸张强度大、耐久性好。

在日常工作中，我们接触的纸张种类大致有：新闻纸、印刷纸、书写纸、打印纸、有光纸和干法静电复印纸、耐久纸、制图纸、描图纸和晒图纸等，这么多种类的纸张并非都能成为纸质档案纸张用材，必须按纸张的耐久性选择纸质档案用纸。

（1）新闻纸：主要用于印刷报纸、杂志、书刊等，其原料是木素，纤维粗短脆硬，均一性差，耐久性差，易发黄变脆，不能作为纸质档案用纸。

（2）书写纸：适用于练习簿、记录本、表格、账簿及其它书写用纸，其两面光滑，组织均匀，不透明，施胶度很高，白度高，色泽均匀，较耐久，可作短期纸质档案用纸选材。

（3）干法静电复印纸：主要用于静电复印、计算机打印、传真记录等，其原料采用100%漂白木桨生产，色泽洁白、纸面平滑、挺度适宜，耐久性一般，可作中长期纸质档案用纸选材。

（4）耐久纸（包括：最耐久纸--可保存500年以上；一般耐久纸--可保存200年以上）：专供纸质档案用纸，可作永久性纸质档案用纸选材，其原料采用优良纤维（漂白麻桨和漂白木桨），中性施胶剂内部施胶，碳酸钙加填，耐久性很好。

（5）描图纸：是用于描图的专用纸。

描图纸的特点是透明度高、耐刮，刮后画墨匀整、不扩散。

其原料是100%的漂白亚硫酸盐木浆，纸浆需要进行高黏状打浆，施胶时增加了多种胶料成分，耐久性差。

因此，在保管底图时必须加以重视。

2.影响纸张的耐久性--纸张的老化纸张老化是指纸张在环境因素的作用下，其化学成分发生不可逆转的变化，性能下降的过程。

纸张的老化影响纸张的耐久性。

纸张的老化表现在纸张发黄、强度下降、易碎（呈粉末状）等方面。

（1）纸张老化的内部原因有两种：①纸张老化是主要的化学成分（纤维、半纤维和木素）与水、氧化剂发生水解、氧化、光解等化学反应形成的。

因此，任何植物纤维纸张都有可能发生老化。

②纸张在生产过程中在其内部形成一定的有害物质，主要包括：a、制浆过程中残留的酸；b、漂白过程中残留的氧化剂；c、施胶过程中酸性施胶时加入的明矾；d、造纸用水带来的酸性；e、整个制浆造纸过程中带来的金属离子等。

这些有害物质都是加速纸张的老化的因子。

（2）纸张老化的外部原因是环境因素，主要包括温度、湿度、光线、酸、氧化剂和微生物等因素。

这些因素会引起或加速纸张的化学成分发生水解、氧化和光解反应，引起或加速纸张老化。

纸质档案纸张老化是自身不可逆转的化学变化过程，我们要根据纸质的特性，用科学的方法和技术手段加以预防、阻断、延缓纸张老化速度。

（二）纸质档案字迹材料的耐久性1.影响纸质档案字迹材料的耐久性—字迹属性纸质档案字迹材料是档案中记录信息的材料。

字迹的耐久性是指字迹形成之后，在周围环境因素的影响下，保持原有色泽及清晰度的能力。

保持“原有色泽”是指字迹不退色，不变色；保持“清晰度”是指字迹不扩散，耐磨损。

字迹的耐久性是字迹色素成分的耐久性决定的；同时，字迹色素与纸张纤维结合也影响字迹的耐久性。

传统的档案字迹材料有墨和墨汁、墨水、油墨、复写纸、圆珠笔、铅笔、印泥、印台油、科技图纸中的各种线条等；随着科学技术的进步和发展，不断出现新型的字迹材料，如：静电复印件、传真件、计算机印件等。

字迹材料的耐久性直接关系到档案寿命的长短和利用价值。

（1）墨和墨汁字迹：墨和墨汁的色素成分是炭黑，炭黑的化学性质十分稳定，是最耐久的色素成分。

因此，墨和墨汁是最耐久的字迹材料，可作档案用字迹材料。

（2）墨水字迹：包括碳素墨水字迹、蓝黑墨水字迹、纯蓝墨水和红墨水字迹①碳素墨水字迹：碳素墨水的色素成分为炭黑，它的黑度、着色力、遮盖力都很高；对酸、碱、氧化剂等都具有很强的抵抗力；且耐光、耐热。

因此，碳素墨水是墨水中耐久性最好的字迹材料，可作档案用字迹材料。

②蓝黑墨水字迹：蓝黑墨水的色素成分是颜料（色素成分较耐久），因此蓝黑墨水属于较耐久的字迹材料；缺点是字迹会随时间的推移出现退色或泛黄的现象，可作短期档案字迹材料。

③纯蓝墨水和红墨水：纯蓝墨水和红墨水的色素成分是染料（色素成分不耐久），因此这两种墨水都属于不耐久的字迹材料，不可作档案字迹材料。

（3）油墨字迹：油墨是印刷文件必须使用的材料。

档案中常用的油墨一般为黑、蓝、红三种颜色。

①黑色油墨：黑色油墨的色素成分是炭黑，黑色油墨是最耐久的字迹材料，是档案文件理想的字迹材料。

②蓝色、红色油墨：蓝色、红色油墨的色素成分是颜料，蓝色、红色油墨属于较耐久的字迹材料，可作短期档案字迹材料。

（4）圆珠笔字迹：圆珠笔油墨的色素成分多为有机染料，不耐光、不耐热，耐酸碱性较差，圆珠笔字迹长期保存在温度较高的环境条件下，会出现渗油和扩散的现象。

因此，圆珠笔属不耐久字迹材料，不可作档案字迹材料。

（5）中性笔字迹：合格的中性笔色素材料采用的是颜料，字迹较耐久，可作短期档案字迹材料。

但是，目前在市场上销售的中性笔中，有部分是伪劣商品，其色素材料采用的是染料，字迹不耐久，不能作档案用字迹材料。

因此，为保证档案长久保存，必须采用碳素墨水书写，避免用中性笔书写。

（6）复写纸字迹：复写纸的色层浆料由色料、油、蜡组成，复写纸字迹容易发生扩散，字迹不耐久，影响档案的保管和利用，不可作档案字迹材料。

（7）铅笔字迹：铅笔字迹在纸张上既没有结膜，又不被吸收，只是填充或黏附在纸上，容易被摩擦掉，铅笔属不耐久字迹。

因此，不可作档案字迹材料。

（8）印泥和印台油字迹：①印泥：现在原子印章和印油已取代了老式印章和印泥，原子印油的色素成分是大红粉、金光红、立索尔红、耐晒红、永固红等，它们属于颜料，原子印章的印迹属于较耐久的字迹材料。

②印台油：印台油中的色素成分是盐基性染料，耐久性差，字迹属于不耐久的字迹材料。

（9）复印图线条：复印图是用晒图纸从底图上复制的一种图纸。

主要有：重氮盐复印图和铁盐复印图等。

①重氮盐复印图使用广泛，优点是感光速度快、显影迅速、色调鲜艳；缺点是耐光性差，属于不耐久字迹材料，应避免在强光下长期使用。

②铁盐复印图的色素成分是颜料，属于比较耐久字迹材料。

（10）静电复印件字迹：静电复印件字迹的色素成分是炭黑，色素成分与纸张的结合方式是部分干燥结膜，属于比较耐久字迹。

（11）传真件字迹：包括有喷墨记录字迹、静电记录字迹、感热记录字迹。

①喷墨记录字迹耐久性较差，保存时间不长，在阳光的照射下会较快退色，不可作档案保存。

②静电记录字迹的色素成分是炭黑，所以属于比较耐久字迹材料。

③感热记录字迹的色素成分是染料，不耐光、不耐酸、不耐碱、耐热性差。

感热记录的传真件，不能作为档案保存。

（12）计算机打印件字迹：作为档案保存的计算机打印件，最好选择激光打印字迹材料。

根据以上字迹材料的耐久性质，档案的产生或形成部门必须在档案材料形成的初期，对字迹材料的应用加以重视，严格按照规定要求书写档案材料，避免造成不良后果。

2.影响纸质档案纸字迹耐久性—环境因素字迹的耐久性与周围环境有关的因素是：（1）光—光是引起字迹发生退色的主要因素，以有机染料为色素成分的字迹，光对其影响更大。

（2）温度—字迹色素的退变速度与温度呈正相关，温度超高，字迹的退变速度越快。

（3）湿度—环境湿度大，会使耐水性差的字迹发生扩散，造成字迹模糊，潮湿会加速光、热、氧化剂、酸、碱等因素对字迹耐久性产生影响。

（4）酸、碱—字迹的色素成分十分复杂，在酸、碱介质的作用下，会使某些字迹变色或退色。

（5）氧化剂—破坏档案字迹的氧化剂，主要是指空气中含有的氧化性气体，如NO2、O3、CL2等，它们具有氧化性，能与字迹色素中的发色团发生作用，使色素中发色团遭到破坏而退色。

（6）有害气体—空气中的有害气体十分复杂，它们有的是酸性的有害气体，有的是氧化性的有害气体，它们可以通过各种途径对字迹产生影响，造成色素成分被氧化导致字迹退色。

（7）灰尘—灰尘是影响字迹退色的因素之一。

灰尘是固体杂物，表面多带有棱角，沉降在档案纸上，在档案整理、保存、利用过程中，随着移动和翻阅，引起灰尘对档案纸张的摩擦，使纸张表面起毛，影响字迹的清晰度。

根据影响字迹耐久性的各种因素，为了保护好档案字迹，延长其寿命，其一：在文件形成时，注意选择耐久性好的书写材料和印刷材料；其二档案在保管过程中必须注意防光、防热、防潮、防水、防尘、防有害气体、防酸碱物质接触等。

二、纸质档案生存环境安全环境因素对档案的侵蚀从档案生成到消灭整个周期都存在，根据纸张、字迹的属性，为保障纸质档案寿命得以延长，必须对纸质档案生存环境加以控制。

（一）温、湿度控制档案库房温度应控制在14-24℃（±2℃），相对湿度控制在45%-60%（±5%）。

（二）虫霉防治与除尘档案馆应设消毒室或消毒箱，新接收的档案材料必须经过消毒、除尘才能入库，配备吸尘器，安装空气过滤装置等。