浅析“互联网+”时代档案管理面临的机遇和挑战

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２０１７／０４ （上） 总第２６４期 档案工作ａｒｃｈｉｖｅｓ　ｗｏｒｋ在互联网时代档案管理面临机遇与挑战文／瑞安城市学院 林济年【摘要】２１世纪是一个信息化的时代，互联网信息技术也随着信息化的脚步蓬勃发展着。如今，信息化技术已经融入到了各个领域。目前，我国将互联网信息技术应用于档案管理，取得了不小的成效。相较于传统的档案管理方式，互联网信息技术的融入使得档案管理变得尤为简单，而且效率高。本文对当下互联网时代下的档案管理现状进行了研究，并提出了问题和应对措施。【关键词】互联网信息技术；档案管理；机遇；挑战一、互联网时代档案管理的机遇档案管理是各个企业内部工作不可缺少的一个环节，它为对企业员工管理和决策工作提供了有效支持。但是在互联网时代到来之前，企业没有给予档案管理高的重视度，这使得档案管理存在很大的漏洞，限制了其发展。而近年来，互联网的出现对传统的档案管理模式进行了冲击，高效的档案管理手段使得企业渐渐重视起档案管理工作，这给档案管理工作带来了大量的机遇。主要体现在以下方面：（一）丰富技术手段。互联网信息技术的应用使得档案管理手段变得多元化，传统的档案管理方式比较单一，以纸质档案为主的传统档案管理对资源的消耗很大，而且需要大量的人力，所有的记录、整理、备档等过程都是通过人工完成的。尽管传统的档案管理手段如此复杂，但效率和准确度却不高。互联网信息技术使得档案管理变得简单了许多，档案管理的信息输入和检索手段可以大大降低管理人员工作强度，图片、音频、视频等储存形式使得档案储存的形式也变得多样化，全新的档案管理方式增加了档案的分层和加强了档案之间的关联性，这些丰富的技术手段使得档案管理的效率大大提升。（二）拓展服务空间。随着互联网时代的到来，档案管理的信息量也呈现爆发式的增长。传统的纸质档案管理方式已经跟不上信息增长的速度，而且传统答案管理需要占用很大的空间，特别是在如今空间成本非常昂贵的情况下，信息大量的涌入无疑使得其管理的成本要成倍地增加。而基于互联网的档案管理系统所需要的只是虚拟空间，其成本基本可以忽略不计。将档案信息储存于计算机系统中，可以随时查阅，只需要鼠标轻轻一点就能备份档案信息，而且互联网档案管理系统可以给管理者提供远程服务，这打破了时间和空间的限制，让档案管理工作变得更加便捷、高效。（三）提高档案时效。在当今这个信息化的时代，档案的时效性非常重要。以项目档案为例，项目档案多是针对当前项目信息的，而整个项目在执行过程中会受到诸多因素的影响，如果档案不能根据信息的变化而实时更新，档案就会失效。传统的纸质档案管理方式很难跟上快速变更的信息，而基于互联网技术的档案管理本身就具备很强的时效性，要进行时时地信息变更也非常简单，特别是如今一些测量工具和软件的发展可以进行数据的动态跟踪，让档案信息的更新变得更简单。计算机系统的大数据和云处理等技术也让人的工作强度减少了许多，为档案信息的实时性提供了保障。二、档案管理面临的挑战（一）对管理人员素质的挑战。传统的档案管理模式更注重管理人员的经验，基于互联网信息技术的新的档案管理方式则更依赖标准化的管理流程，传统的档案管理人员会很难接受新的管理模式。标准化管理模式的建立是新的档案管理方式高效率的前提，但标准化的管理模式则对管理人员的专业性要求更高，需要管理人员拥有强大的互联网信息技术相关知识储备，这也是全新的档案管理方式所面临的一大挑战。（二）管理存在风险。互联网信息技术的应用为档案管理提供了诸多便利之处，但也正是互联网的应用给档案管理增加了风险。在这样一个信息时代，互联网信息技术虽然让档案管理变得便捷、迅速，但也相当于把档案信息放到了一个更大的平台上，让档案信息有了泄露的风险。另外，档案信息如果没有备份，很有可能因为系统或者机器故障而导致档案遗失，这也是新的档案管理模式相较于传统纸质档案模式的一个缺点。三、档案管理的对策（一）改变管理意识和建立管理体制。面对新的档案管理模式，首先到做得就是改变管理意识，重新塑造管理思想。要让管理人员的观念跟着改变，同时管理人员要树立终身学习的意识，不仅要拥有足够的专业知识，还要时时学习新的技术和手段。企业也要为管理人员提供定期的培训。其次，企业还要建立标准化的管理体制。对档案信息的管理要有记录、编辑、分类、归档、查阅、修改等工作流程。（二）增加设备的投入和加强新技术的运用。要让档案管理变得更加信息化、简单化，计算机、各种数码设备是必不可少的，数据的采集、输入、修改，都需要用到这些现代化的设备。所以说要增加各种设备的投入，由此保障基于互联网技术的档案管理的高效性。同时，需要不断的引进各种新技术，主要包括大数据和云处理等数据处理技术。（三）加强网络安全技术。在利用互联网的同时，还要加强网络安全防护。首先要建立防火墙，防止黑客入侵，造成信息泄露。其次，要对局域网内的用户进行权限设置，还要有用户访问记录。最后，要定时对系统进行病毒查杀。以此三个手段来保障档案信息的安全。四、结语互联网信息技术应用于档案管理这是必然的趋势，其准确性与高效性是也是传统档案管理方式不可比的。所以我们要直面其挑战，积极寻找对策，让档案管理工作和互联网信息技术完美结合，进入新的篇章。【参考文献】[1]刘素云.互联网+时代档案管理面临机遇与挑战[J].人力资源管理,2016(04):183-184.[2]王程程."互联网+"时代档案数据管理面临的机遇与挑战[J].档案天地,2016(02):45-46+49.[3]宋依丽.互联网时代档案管理面临的挑战与对策[J].办公室业务,2011(08):28.

浅析网络环境下的档案管理

【摘 要】 随着科学技术的发展，我们正处于信息化的时代，在网络技术迅猛发展计算机应用越来越广泛的条件下，档案管理也正在向着电子化、网络化的方向迈进，大幅提升了其管理水平。但是，事物都具有两面性，信息时代提升了档案事业的发展空间，并为其带来巨大的发展潜力，同时，一些与之相应的挑战也随之而来。档案管理工作在网络环境的影响下，挑战与机遇并存，为了使档案管理工作能够顺利的进行，主动迎接挑战、克服困难，并紧紧抓住机遇是非常必要的。本文主要从三个方面来进行分析，即当前网络环境影响下档案信息管理的特点、目前的现状和面临的挑战以及采取的对策。

【关键词】 网络环境；档案管理；挑战；对策

1. 前言

信息在这个科技迅速发展的时代，被充分的利用和高效传播着。作为资源的一种，档案信息资料也渐渐由原来的神秘和不被重视转变为得到更多的关注和关心。因为档案资料能够给人们提供一些所关注的内在信息，其自身价值逐渐得到社会的认可。但是，目前一些比较突出的问题还存在于在档案管理工作的各方面，因此档案管理者们要顺应时代发展潮流，寻找工作中的重要突破口，抓住良好契机，实现档案信息化，变革新的理论和工作方法，使档案管理工作在发展过程中取得更大的成效。

2. 网络环境下档案管理的特点

2.1 档案信息的收集更加快捷

计算机技术的普及使得档案信息收集变得更加方便。数据信息可以直接由各输入档案数据库，同时档案人员在采集和核对信息时，也可以直接通过网络从各个部门的文件夹中得到所需的信息，这样缩短了文件转为档案的时间，使信息收集比传统的方式更加快捷。

2.2 档案信息记录的形式呈现多元化的趋势

在历史上，人们记录信息的主要手段是文字，并且文字是唯一的用来记录历史的工具。在科技发展过程中，录音和摄像技术的出现使得用声音和图像来记录信息成为现实。声音和图像比文字更加具体、生动、和直观地展示和描绘事物，使人们能够更加方便和详细的了解事物。

“互联网+档案”时代档案服务新模式

【摘要】

互联网+档案时代将传统档案服务带入新模式。基本特点包括便捷高效、数字化管理和信息共享。改革传统档案服务体系，拓展服务内容如电子档案管理和在线查询。信息安全保障需加强，加强管理与监督机制。未来发展需要更好整合互联网技术，提升服务水平。互联网+档案服务模式重要意义在于满足社会信息化需求，提高档案管理效率。挑战在于信息安全风险和技术应用难度，需要加强监管和技术投入。

【关键词】

互联网+档案，时代，档案服务，新模式，基本特点，传统档案服务改革，服务内容拓展，信息安全保障，管理与监督机制，未来发展，意义，挑战。

1. 引言

1.1 认识互联网+档案时代档案服务新模式

在互联网+档案时代，档案服务正逐渐迎来新的模式和发展机遇。互联网技术的快速发展和普及，为档案工作提供了更广阔的空间和更便捷的途径。传统的档案服务模式已经无法满足当代信息社会的需求，因此互联网+档案的出现成为必然选择。

互联网+档案时代，档案服务不再局限于传统的线下咨询和查询，而是通过互联网平台实现多样化、高效率的服务。互联网+档案时代的档案服务新模式不仅是技术升级，更是思维方式和服务理念的转变。它将档案资源数字化、在线化，实现了档案信息的互动式、智能化管理，极大地提升了档案服务的便捷性和效率性。

在这一新模式下，档案服务人员需要具备更加全面的知识和技能，不仅要熟悉传统的档案管理方法，还要掌握互联网技术和信息安全等相关知识。只有不断学习和适应新技术，才能更好地开展互联网+档案时代的档案服务工作。互联网+档案时代的到来，将为档案服务带来更多发展机遇和挑战，需要档案管理部门和从业人员共同努力，共同探索新的发展路径，推动档案服务向更高水平迈进。

2. 正文

2.1 互联网+档案的基本特点

1. 开放性与共享性：互联网+档案将档案信息进行数字化处理，实现了信息的共享和开放，让更多人能够便捷获取到所需的档案信息。

265百家论坛

“互联网+”时代档案数据管理面临的机遇与挑战聂睿青州市妇幼保健院摘要：互联网+ 这一理念的出现，使得互联网迎来了全新阶段的发展，在当前的基础应用功能之上得到了更大规模的创新，从而扩大了互联网络的功能范畴。而随着互联网+时代的到来，对于档案数据的管理在这一时期也会面临新的机遇与挑战，而工作人员怎样利用机遇、迎接挑战是当前值得深思的问题。关键词：“互联网+”时代；档案管理；管理技术；服务质量引言：随着计算机和互联网技术的迅速发展，云计算技术也得到广泛应用，大大的影响着人们的工作和生活。在这样的大环境下，对于妇 幼保健院档案数据的管理方式应该有所创新，必须引起管理人员的重视同事结合正确的方式，从而高效的管理档案数据，方便人们对档案资料的使用。一、机遇分析对于档案数据的管理是每个单位必须重视的工作环节，有效的数据管理才能发挥其在企业运转过程中的价值，从而使得管理人员做出更好的决策。互联网+的出现，大大的影响了各行业传统的管理模式，一方面能够推动企业的全局性发展，另一方面使得企业认识到数据管理的必要性，因此也为档案数据的管理工作中创造了更多的机遇。[1]首先，档案数据管理有了新的工作方向，这就要求单位内部档案数据管理工作需要改变以前的工作思路和方式，在互联网的应用下实现档案数据的高效管理。同时，对于档案数据的管理工作“互联网+”能够给予有效的技术支持。随着互联网在我国各行各业的广泛普及，大部分企业已经完成了信息系统的建设，对档案信息进行了数字化管理。然而这种管理模式并不成熟，只停留在对互联网的基础应用之上，而互联网+的到来能够促进对互联网更深入应用，从而更好的发挥其应用价值。二、挑战分析“互联网+”时代既有机遇也有挑战，所以如何把握机遇迎接挑战发人深省，对于挑战必须深刻分析，从而为有效的应对挑战打好基础。(一)管理内容单一“互联网+”时代通过将网络与生活紧密相连，是人们工作生活中的工具之一。在数据信息不断扩张的今天，传统的档案管理理念已然无法应对大数据的到来，不能实现对档案数据的全局性管理，对于大量的数据信息也很难进行综合性分析，这就影响了对数据信息的有效应用。因此，在“互联网+”时代，对于档案数据的管理工作，一定要调整传统的管理模式和管理思路，必须树立大数据思维，在“云计算”的支撑下进行信息的收集和管理，并形成数字化档案库，实现数据信息资料的及时共享，从而使得内部工作人员能够更方便快捷的知晓相关信息。[2]同时，对于数据信息的管理还需要做到智能化，例如，企业内部工作人员在管理系统中可以通过输入关键字就能快速检索到自己想要查阅的相关数据信息，同时，系统需要根据工作人员的查找和浏览记录，对档案信息进行分析根据查阅的关键词对数据做到自动筛选归类，这样不仅能够方便工作人员查阅资料，在一定程度上也能够帮助工作人员更系统更全面的思考问题，从而做出更好的决策。(二)数据管理存在差异性因为不同地区不均匀的科技进步速度和高等人才数量等原因，部分地区和公司机构尚未建设数字档案馆，直接导致了档案数据管理存在差异性，导致部分地区档案信息缺失，间接地对档案数据整合工作产生了阻碍。在“互联网+”的大背景下，档案数据及信息分析的准确性对公司、机构的发展和进步有着关键性的作用。一方面，社会要明白“互联网+”对从事档案管理的人员技能的新需求，积极组织员工学习新知识，提升技能水平。另一方面，只有在专业技能上不断创新，不断的进步，才能更好地做好档案数据化管理，因此，现代网络管理系统进一步创新发展，以及学习国内外先进的企业档案管理工作，及时更新专业系统及学习先进技能尤为重要；企业在档案数据管理工作中制定新的制度，重视档案管理与网络之间关系的重要性，根据“互联网+”的大环境下进行人员职责和目标的明确化，及时的纠正和避免数据档案管理的不足。(三)人才的不足，技能需求得提升目前“互联网+”的重要标志就是“云计算”的发展，后者在社会中已得到极大普及和认同，同时也是 数据档案管理专业技能的核心之一。但实际情况却是，社会上能用熟练应用互联网技术的档案管理人员极度匮乏，大多人员对于“云计算”的认知极其有限，更不能运用互联网的资源优势。此外，“互联网+”对档案数据的工作效率、完成质量、实现功能等方面有了进一步要求。然而要做到这些要有新的专业技能做支撑，针对现在社会上普遍存在的重销售，不重产品现象，技术上能否得到进一步提升也是目前企业、机构档案数据管理信息化索要应对的困难。(四)个性化管理，优化档案服务值得关注的是目前各部门的工作中对数据信息的获取和输入存在着明显的差异性。因此需要数据档案管理者在“互联网+”的优势下，对档案管理进行优化。在不同档案数据整合后，可以有效的区分化管理，并根据需求不同进行档案数据信区分。沟通了解不同部门的不同需求，根据需求调整档案数据的管理工作，来优化针对各部门需求差异的服务。三、结束语在“互联网+”的大时代背景下，互联网同社会是互相推动发展的关系，“互联网+”在企业越来越多的需求下得到了更快的发展，而各项工作也因为“互联网+”而发生极大的革新。鉴此，档案数据化管理更应该趁势而为，借助“互联网+”使得档案管理数据信息化得到更好的发展，能够给予更多的服务，从而显示出档案数据管理的作用，帮助企业在“互联网+”的大时代下取得更多的优势。参考文献：[1]王程程.“互 联 网+”时代档案数据管理面临的机遇与挑战[J].档案天地，2016(2)：45—46.[2]郑奇茹.“互 联 网+”时代高校档案数据管理面临的机遇与 挑战[J].城 建档 案，2016(7)：70-71.