工程建设项目档案制度内容

工程项目档案管理制度

一、目的

为规范公司的工程项目档案管理，防范与控制合同风险，有效地保护和利用档案，维护公司的合法权益，特制定本规定。

二、工程项目档案归档范围

本规定所指工程项目档案是指过去和现在，公司在工程项目的设计、实施、竣工等过程中形成的具有保存价值的文件、图纸、方案、图录像等。其主要包括：中标通知书，工程承包合同，合同附件，劳务分包合同，专业分包合同，采购合同，工程预（结）算书，工程设计图纸，工程施工图纸，往来公函，传真，会议记录，委托书，开工报告，请款报告，技术资料，主要设备材料估检报告，施工记录验收报告，竣工报告等。

三、资料员及其职责

部门经理指定专人负责档案管理工作（即资料员），资料员负责档案接收、收集、整理、立卷、保管、调阅、交接等工作。其主要职责包括：

1、收集、整理、立卷和归档工程项目的档案材料；

2、档案材料的保管；

3、档案材料的查借阅、催还；

4、项目结束后与综合部相关负责人完成档案资料的交接。

四、档案的立卷、收集、整理

1、以工程项目为单位，分别立卷，一项目一卷。 2、在工程项目的招投标阶段开始立卷，收集该项目有关资料归档管理。

3、各项目的职能人员应将在工作过程中形成的文件资料进行积累，整理和及时移交归档，移交档案文件时，资料员必须在档案移交清单上进行登记。

4、在档案的首页设卷内文件目录，并填写文件序号、编制单位、名称、归档日期等信息（见附表二）。

5、在档案的次页设“合同概要”、“主要事件备要”，主要内容包括：合同标的价金，对方单位，联系人，重要日期备忘，应收工程款记录等，该项工作由资料员负责，项目职能人员配合。

五、档案的管理

1、对工程项目档案系统排列编号，确定保管期限，编制档案目录（卡片），按一定次序排列和存放。

2、每月对档案进行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、对破损和褪色的材料进行修补和复制。

六、档案要求

1、文件必须为原件、正文，符合文件格式。

建设工程档案管理制度

一、管理责任部门及相关人员职责 1二、档案分类及归档范围、要求 2三、档案移交、整理、编号 7四、档案的利用 8五、档案的保管 9六、档案的销毁 11七、档案保密制度 12

一、管理责任部门及相关人员职责（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政

部经理负责。

（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告

表》。（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损

毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制

审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。。

（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复

制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门

的档案资料，对部门资料的完整性负责。

（六）、人事行政专员负责：

1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；

2、督促档案资料的移交；

3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销

毁、编研等；

4、档案的提供利用、登记；

5、档案室设备、设施的保管维护；

6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。

（七）、各部门资料员/兼职资料员

1、制度在部门的执行；

2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；

3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及

利用，按期移交档案室；

4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；

（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料

员每月工作计划评价的考核内容之一。二、档案分类及归档范围、要求

1、文书档案1.1归档范围：

1.1.1、集团资料

（1） 各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证

书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等

（2） 公司章程

（3） 集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、

命令、条例、规定、计划等各类正式行文

1.1.2、红头文件

在建工程一项目一档案制度

一、项目简介

建设工程项目作为一项重要的国民经济基础工程，对于城市的发展和社会的进步具有重要的意义。在建工程项目是指正在建设中的工程项目，包括但不限于房地产开发项目、市政基础设施建设项目、工业厂房建设项目等。在建工程项目的管理和监督是保证工程质量和工程进度的关键环节，其中建立健全的档案制度是确保项目管理有效进行的重要基础。

二、档案管理的重要性

在建工程项目的信息量非常庞大，涉及的信息包括土地规划、设计文件、施工合同、工程进度、质量检验、安全监管等方方面面，而这些信息的管理对项目的成功实施至关重要。通过建立一套科学的档案管理制度，可以协助项目管理人员及时获取所需信息，提高决策效率，降低管理风险，确保项目能够按时按质完成。

三、档案管理的内容

1.项目立项阶段的档案管理：包括项目可行性研究报告、规划许可证、设计方案等文件的存档管理。

2.项目实施阶段的档案管理：包括施工合同、工程进度计划、施工图纸、质量检验报告、施工记录等文件的存档管理。

3.项目竣工验收阶段的档案管理：包括工程竣工验收报告、结算文件、保修文件等文件的存档管理。

4.项目运营阶段的档案管理：包括工程使用说明书、设备维护记录、工程维修记录等文件的存档管理。

四、建设工程项目档案管理的模式

1.纸质档案管理模式：传统的纸质档案管理模式具有信息传递便捷性和可视性强的优势，但也存在信息共享不方便、管理效率低下、档案易丢失等问题。

2.电子档案管理模式：基于电子化信息技术的档案管理模式具有信息保存环境好、查找速度快、存储容量大等优势，但也存在信息技术门槛高、数据安全性差等问题。

3.混合档案管理模式：综合考虑纸质档案和电子档案的优势，建立混合档案管理模式，通过规范的档案管理流程和科学的信息化技术支撑，既可以实现信息的快速共享和保存，又可以有效控制信息安全风险。

五、建设工程项目档案管理制度的建立和完善 1.建立档案管理部门：项目经理应该设立专门的档案管理部门，负责项目档案的收集、整理、保管和利用。

工程项目资料的归档制度

一、归档范围

1.项目立项阶段资料

项目立项阶段资料包括项目立项申请、立项备案决定、可行性研究报告、设计任务书、设计方案论证会议纪要等资料。

2.设计阶段资料

设计阶段资料包括初步设计、施工图设计、专项设计、设计审核资料等。

3.招标阶段资料

招标阶段资料包括招标文件、投标文件、中标文件、招标结果通知书等。

4.施工阶段资料

施工阶段资料包括施工合同、施工图、施工日记、质量检验报告、进度计划、竣工验收报告等。

5.竣工阶段资料

竣工阶段资料包括竣工验收报告、竣工图、竣工结算、质量保修书、使用说明书等。

6.运维阶段资料

运维阶段资料包括运维合同、维护手册、维修记录、项目验收、运行数据等。

二、归档方法

1.文件编号

对每一份文件进行编号，并按照文件的类别、序号进行分类，便于查找和管理。

2.文件分类

根据文件的性质和用途进行分类，例如设计文件、施工文件、合同文件等。

3.文件整理

对文件进行整理，保持文件的完整性和连贯性。

4.文件归档

按照文件的分类，将文件进行归档保存，设置好文件保存的位置和存放要求。 5.文件转递

对需要转递的文件进行标识和记录，确保文件的传递顺利、完整。

6.文件检索

建立文件档案目录、检索系统，方便查找文件。

三、归档管理

1.文件档案室

建立专门的文件档案室，配备专人管理和维护档案。

2.档案保管期限

对各类档案确定保管期限，及时处理到期的文件。

3.档案借阅

建立档案借阅制度，对借阅文件进行登记和监控。

4.定期清理

定期对档案进行清理和整理，清除无用文件，保持档案室的整洁和有序。

四、遵守规定

工程项目资料的归档制度要求项目相关人员遵守规定，积极配合档案管理，确保档案的安全、完整和方便查找。同时，对档案管理不当、遗失、损坏等情况要及时报告处理，保证档案的准确性和完整性。

以上就是工程项目资料的归档制度的相关内容，一个严格规范、科学合理的文件归档制度对于工程项目的管理至关重要，只有做好档案管理，才能确保项目的顺利进行和最终的成功完成。希望以上内容对你有所帮助。