1 秘书理论与实务
2011.9.1.
第一章 绪 论
第一节 秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
1、国外的界定
2、中国的界定 （陆瑜芳教材P1-3，四种观点介绍）
3、定义
二、秘书的类别和层次
1、分类
（另见陆瑜芳教材P3‚美国的秘书分类‛） ① 宫中秘藏之书 ③ 行政职位
② 辅臣 ④ 社会职业
秘书是一种职务名称，指处于枢纽地位，主要以办文、办公、办事来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。
第一、以服务对象来划分——公务秘书与私人秘书
第二、以工作职责来划分——机要秘书、行政秘书、文字秘书、信访秘书、事务秘书、外事秘书、教学秘书、科研秘书等
第三、以能力类型来划分——参谋型秘书、秀才型秘书、公关型秘书、事务型秘书
第四、以服务的单位性质或行业特征来划分——企业秘书、涉外秘书、私人秘书、机关秘书、商业秘书等。
2 2、层次
① 中国
（陆瑜芳教材P4-2中有部分叙述）
② 英国（陆瑜芳教材P5）
③ 美国行政管理协会（The Administrative Management Society）
④ 日本
三、秘书的职业特征（陆瑜芳教材P5-7）
1、服务的直接性
2、服务的稳定性
3、知识化
4、年轻化
5、女性化 一是从组织级别的角度进行划分，分为中央国家机关秘书、地方领导机关秘书、基层单位秘书；
二是从职务高低的角度进行划分，分为高级秘书、中级秘书、初级秘书；
三是从辅助功能的角度进行划分，分为辅助决策层秘书、行政执行层秘书、技术操作层秘书。
A级秘书、B级秘书、行政秘书或行政助理和法律秘书四个等级
高级秘书、中级秘书、低级秘书三个等级
3 第二节 秘书工作的内容、特点和作用（陆瑜芳教材P7-13）
一、秘书工作的内容（陆瑜芳教材P7-8）
① 美国（陆瑜芳教材P7）
② 中国
二、秘书工作的要求
1、中国（陆瑜芳教材P8-9）
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第一章 秘书学概述
历史经验表明，发展水平和现代化水平越高的社会，公共管理也越发达，因而就越需要公共管理学科。公共管理是对政府及其它社会部门、社会公共事务的组织与管理。公共管理科学就是研究和运用于国家事务、社会公共事务的管理科学与艺术。
在传统社会中，公共管理也和其他领域中的管理一样，主要依靠管理人员的经验和悟性。现代公共管理要求从业者有着与其相适应的职业道德和品质；要求管理人员掌握适应这种管理要求的知识和技能。从当前来看，随着社会的政治民主与科学技术的全面进步，公共管理的职能在迅速扩展，公共管理部门迅速增加，公共管理中的分工协作日益增强，社会对公共管理质量的要求越来越高，“职业化”成了公共管理领域的一个重要趋势，不经专门化的教育培训，就不可能胜任管理岗位的要求。
秘书工作是公共管理工作的一项重要内容，在建立机关正常秩序、提高公共管理效能和效率中起着重要作用。它普遍存在于国家机构、党政团体、企事业单位、社会中介组织等部门的运转过程中，并以为这些部门的职能活动提供基本支持的方式，发挥着不可替代的功能。所以从事公共管理工
2 作的各级各类人员应充分了解秘书学的基本理论，了解秘书工作的特有规律性，掌握从事秘书工作的基本技能，熟练掌握应用文写作的基本方法和技巧，以适应实际工作的基本要求，为从事公共管理工作打下良好的基础。
第一节 秘
书
一、秘书的含义
秘书是一种专业性的职业，属于“一般管理文书、事务”职业大类。《辞海》对“秘书”一词的定义是：“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策,密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项。”《现代汉语词典》(修订本)对“秘书”的定义是：“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。”美国人称秘书是“经理的补偿”，日本人称之为“领导的杂活”，其主要职责是辅助管理，综合服务。国际职业秘书组织则认为：秘书是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围内作正确决定的经理助手”。原苏联有关教材对“秘书”的释义是：“秘书是一项普通的职业，其职能主要是为机关提供称为秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。”尽管它们各自的表述不同，但都指出秘书是一种社会职业和职务，是为领导服务的
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第五章 协调督查工作
第一节 协调工作
协调是领导工作的重要组成部分，也是有效地进行行政管理的重要手段。要进行强有力的领导，就要做好各方面的协调工作，使上下左右同心同德，团结协作，保质保量地完成各项任务，高效率地实现预定的目标。而在实际工作中，领导者不可能事无巨细地都去过问，大量的协调工作是由秘书和秘书部门去完成的。从某种意义上说，秘书部门也可以说是协调部门。秘书部门作为综合办事机构，协助领导协调好与各方面的关系，已经成了它的一项重要职能和长期任务。
一、协调的含义和类型
“协调”照字面上解释，“协”是协商、协同的意思，
“调”是调解、调和的意思。“协调”作为一般词汇，其基本的含义是：通过协商和调和，建立和谐、融洽的关系，密切配合，步调一致，来实现共同的目标。
秘书和秘书部门的协调，指的是秘书和秘书部门在其职责范围内，或在领导的授权下，组合、调整和改善各级组织、各个部门、各类人员、各项工作之间的关系，促使各项活动 2 同步化、和谐化和科学化、秩序化，以实现机关、单位的整体目标。
协调的内容多种多样，涉及的范围十分广泛，概括起来，主要有以下几种类型：
1. 计划协调
在计划协调中大致有两方面的工作：一是搞好本机关、单位计划制定中的协调。秘书部门在进行计划安排之前，就要了解各部门的打算和意见，围绕中心工作，统筹安排各部门的工作，分清轻重缓急，进行分类排队，统一协调各部门的计划指标、工作步骤、完成时间，避免互相“撞车”。安排计划一定要从实际出发，为基层单位着想，留有充分余地，不要满打满算。计划初步拟定后，对各部门有分歧的地方，要进行综合协调，协调不成时，要逐一准备好协调意见，供领导亲自协调时参考；二是对下属单位的计划，要协助领导从全局出发，综合平衡，统筹兼顾，以保证下属单位的计划与本机关、单位的计划协调一致。
2. 业务协调
又叫专业协调。主要指计划、政策执行过程中的协调。计划和政策实施以后，随着时间的推移和主客观条件的变化，往往会出现一些始料未及的问题和矛盾，这就需要及时加以协调，化解矛盾。同时，由于各机关、单位所处位置、角度不同，考虑问题的出发点和思路也就不同，在对现行政 3 策的理解上往往会出现某些分歧，使步调难以一致，阻碍工作的顺利开展，这也需要秘书部门协调解决。还有，在日常工作中有时会出现争权或踢皮球的现象，有利的事，你干我也干，互相争抢；无利可得的事，你不管我也不管，互相推诿，给工作造成损失；还有一些工作，一个单位难以承担，等等。这都需要秘书部门出面牵头协调，通过相关单位的商洽、讨论，提出主导意见，经领导同意后付诸实施。
秘书学课件
第二章办公室事务管理
内容提示：
2.1 办公环境管理的内容和要求
2.2 电话处理技巧
2.3 接待各类来宾
2.4 值班工作管理
2.5 邮件的处理和办理
2.6 引信及名片管理
第二章办公室事务管理概念：操办办公室工作事务
和实务，如办公环境管理、
接打电话、接待工作、值班
工作、信函办理、印信管理
等。
把每一件简单的事做好就是不简单；
把每一件平凡的事做好就是不平凡。——海尔集团总裁张瑞敏
把每一件简单的事做好就是不简单；把每一件平凡的事做好就是不平凡。——海尔集团总裁张瑞敏
第一节办公环境管理
办公环境（办公室环境）
含义：广义—它是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；
狭义—它是指一定组织机构的秘书部门工作所处的环境，包括人文环境和自然环境。
人文环境—秘书人员难以影响和改进?组织环境—可以产生一定的影响
自然环境—可以直接影响并加以选择和优化。
第一节办公环境管理
2.1.1优化办公环境的概念：
所谓优化办公环境，就是通过对办公室自然环境进行合理的设计、控制和组织，使其达到最佳状态。?新兴综合性学科——人体工程学认为人-物-环境是一个密切相连的系统，强调人在这个系统中的主体作用，应以人为主体，一人自身的生理、心理特点为出发点，从外观、视觉、听觉、空气直至安全、保险等方面研究办公活动的工作环境，使其更适合办公人员的身心活动要求，让办公人员能更主动、高效地支配设备和环境，更健康、愉快地工作。
第一节办公环境管理
2.1.2 优化办公环境的原则
1. 舒适：
（1）光线、色彩、温湿度等适宜。
光线：应以自然光为主，当然，也要利用日光灯、白炽灯或者台灯。
避免太靠近窗户，避免光线太强或太弱，可适当用百叶窗或窗帘调节。
色彩：内墙或天花板一般以白色为主；地板一般采用不易污染的深色系；若墙壁或天花板的颜色在搬入前已经定型，不易更换的话，一般用窗帘、椅子上的罩布、装饰用品等做些适当的色彩调整。温湿度：春秋天一般在22℃左右，夏天在26℃左右，冬天则在18~20℃之间；湿度在50％~60％之间为宜。同时一定注意通风问题。
