广西创新港湾财务电算化管理制度
二零零三年九月
北大纵横管理咨询公司
目录
第一章总则
根据公司财务工作的特点，结合公司实际情况,为了确保财务管理信息系统的正常运行，保证财务数据的正确性、及时性、安全性，特制订本制度。
本管理制度包括五个方面的内容:组织管理制度、操作使用管理制度、操作记录制度、帐务系统管理制度、系统维护制度。
第二章财务电算化组织管理制度
为建立与日常运行相适应的组织结构，明确有关人员的职责、设备的配置及分工，明确人机关系、保证人机协作，制定本制度。
一、财务电算化管理职责
根据目前实际情况和实现电算化的需要，财务部需具备如下职责：系统管理、系统维护、数据录入、数据复核、数据管理。
二、岗位职责
财务部岗位和财务电算化职责对应关系如下:
1、系统管理（财务部经理）
（1）参与制定本公司财务电算化发展规划；
（2）根据财务软件的特点和本单位业务发展实际情况来建立本单位的财务电算化体系和核算方式。会计科目的设置必须符合会计制度与本单位核算管理的要求，报表数据格式必须符合财政部门和其他有关部门的要求；
（3）负责会计电算化系统的日常管理工作，并保证和监督系统的有效、安全和正常运转，发生故障时应及时查明原因，尽快纠正；
（4）协调系统内各类人员之间的关系；
（5）负责系统运行环境的建立、完善以及系统建立中的各项初始化工作；
（6）负责系统信息资源（包括设备、软件及文档资料等）的调用，提出更新软件的需求报告；
（7）负责管理上机人员的使用权限。
2、系统维护（公司信息管理员）
（1）定期或不定期地检查硬件和软件的运行情况；
（2）负责监督系统的安装和调试工作；
（3）按规定的程序对实施软件的质量性、适应性和正确性进行维护；
（4）除实施数据维护外，不允许随意打开系统数据库进行操作，实施数据维护时不准修改数据库结构。
3、数据录入
（1）执行财务部经理和信息管理员对数据录入的具体指挥和要求；
（2）按规定标准输入手工记帐凭证，以生成机制凭证及帐本；
（3）及时、准确地为领导提供所需数据；
（4）严格执行财务电算化管理中有关操作、使用的各项规定；
（5）发现问题，及时反映给财务部经理和信息管理员。
（6）根据有关财务规定，及时进行对帐、结帐、结转下年等工作
（7）对硬盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据和作为正式备份软盘上的会计数据负责，不允许任何人进行非会计系统许可的任何操作；
（8）注意保管、查阅计算机操作记录，发现问题及时向信息管理员报告并负责操作记录的整理、装订及归档。
4、数据复核
（1）对输入计算机的凭证负责质量把关，保证录入凭证与手工凭证的一致性；
（2）对已录入的凭证及时复核，最迟应在次日复核完毕；
（3）发现凭证错误，分析责任原因，通知有关人员进行修改，总帐会计不得擅自修改；
（4）复核后的凭证要加盖本人印章，并对复核结果负责。
5、数据录入和数据复核的职责由成本会计和总帐会计分担，在成本会计分管的帐户录入输入，成本会计承担数据录入职责，总帐会计承担数据复核的职能，反之依然。
第三章财务电算化操作使用管理制度
操作使用管理
为了避免因误操作而导致数据失真和丢失，保证发生故障时能及时发现、纠正，同时保证财务电算化信息资源正确性、完整性和连续性，现就操作使用制定以下规定：
１、财务部经理、信息管理员、会计以及其他财务部有关人员有权上机操作本系统。
2、上机操作人员必须使用其真实姓名，操作密码注意保密，操作人员要定期修改自己的口令，否则，出现问题，操作人员和信息管理员有不可推卸的责任；
3、上机人员必须按照各自的权限进行操作，不得越权，为防止此类情况的发生，上机人员操作完毕后，必须退出系统；
4、应及时作好各自的备份工作，以防止意外事故的发生；
5、不能使用来历不明的软盘和进行各种非法拷贝工作，以防病毒传入；
6、未经财务部经理和信息管理员批准，不能执行格式化和删除等命令；
7、严禁在微机内安装或运行游戏软件；
8、上机操作注意事项参见附录。
第四章财务电算化操作记录制度
为更好地完成系统维护任务，及时、全面、准确地了解故障发生原因、地点、时间以及处理方法和处理结果等情况，为此规定如下：
一、操作过程中若有问题则应及时登记记录，并向信息管理员报告。
二、信息管理员在维护过程中发现的异常现象和处理方法，处理结果都应有明确记录。对于严重或重大运行故障，除按规定登记外还须填写运行故障报告单，并向总经理汇报。
第五章帐务系统管理制度
本制度包括操作管理、帐务处理程序、业务标准等内容。
一、操作管理制度
１、日常业务管理
①必须以自己的真实姓名进入帐务系统，工作完毕后要及时退出系统，以免他人利用系统进行其他操作；
②不得将口令泄露给他人，并定期修改自己的口令；
③原始凭证的审核：数据录入人员在收到原始凭证后，应首先根据公司有关财务制度的规定审查其真实性和合法性，确认无误后，录入系统
④记帐凭证的审核：财务部经理应及时、认真地审核凭证的规范性、清晰性，会计分录和数据的准确性、合法性。如无误后再检查凭证科目的平衡关系，审核制单人是否盖章。要将审核后的凭证及时交会计复核；
⑤凭证录入的管理：会计录入凭证时应简洁、完整地录入摘要，摘要要反映实际业务情况；
⑦及时进行目录（包括单位、部门、个人及支票）维护；
⑧复核后的记帐凭证必须打印输出，和原始凭证一起装订存档。
２、年度结转
会计应依照《年初帐务工作流程图》在新会计年度开始后的２０天内完成年初结转，根据公司现行财务制度，运用当前在用系统的规则，正确地设置、调整全部级次的会计科目，年初余额在当年记帐以前可以修改，当年记帐以后如有调整，只能通过记帐凭证进行，会计年度中间可
