EXCEL中批量生成准考证等考务用表及考号

WORD邮件合并打印EXCEL数据制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、信封等个人报表3、出现邮件合并向导: WORD邮件合并打印EXCEL数据制作大量奖证、奖状、准考证、成绩单、明信片、信封等个人报表在学校工作，难免会遇到各种证书打印。

有很多证书是同类的，比如运行会的奖证，三好学生等等。

设计思路:建立两个文件一个Excel电子表格存放姓名和获奖等次等信息，一个WORD文件作为证书样版调用电子表格中的姓名和获奖信息，保持打印的格式一致～采用的方法:WORD的邮件合并功能实施步骤:1、创建电子表格，因为我的电子表格是从长阳教育网下载的结果公示，已包含了获奖者的姓名、论文题目以及获奖等次等信息，因为要调用，标题以及不规范的非获奖记录行都要删除整理一下如图所示。

选择右边向导中的“信函”复选框，下一步“正在启动文档”----默认的“当前文档”----下一步“选取候选人”----默认“使用现有列表”----下一步:“撰写信件”，到这里一直是下一步，到了这里，要选取数据源了，出来一个浏览窗口。

以上只列出了Sheet1工作表部分名单，在整理过程中要删除空白行或无意义的行，以免出错～以上文件整理好以后以book1为名保存到桌面备用。

2、打开WORD2003文字处理软件(2000版可能有所不一样)，在“工具”菜单中选择----“信函与邮件”菜单----“邮件合并”找到桌面上这个备用的电子表格文件，“打开”:点击其他项目插入姓名、论文题目和获奖等次变量:因为我们整理的数据在工作表1中，所以就选择第一个表:选择表1所，我们要打印的数据出来了，“全选”后确定。

这个数据表就可以使用了，下面接着讲如何安排这些数据到WORD中。

4、设计WROD中的格式:接上面，点选数据源以后，继续下一步“撰写邮件”，这时是在WORD中编辑，有的文字是固定的，我选择姓名，点插入，文中就出现了一个带符号的<<姓名>>，“获奖证书”这几个字是固定的，就直接打上去，们可以直接打上去，有的是变化的，比如姓名和论文题目，是要打一张变一个的，就要用到右边的“其他项继续插入<<题目>>、<<获奖等级>>和中间固定的串词:目”插进去。

如何利用Word与Excel轻松制作考号标签、学校的考号标签，就是在会考的时候，每个学生考桌上对应着一张标签，上面写明准考证号、姓名,班级等信息。

本人就利用Office2003，过程如下：一、准备学生数据：现在一般学校存储学生资料基本都用Excel表格。

所以应该说，学生数据整理不是一件很麻烦的事。

不过，要注意，在Excel中，一个字段数据必须是一列（不能有合并单元格）。

如姓名一列，考号一列，班级一列等。

二、利用Word邮件合并功能Word中有邮件合并功能需要有一个主文档模板，所以我们先要设置一张标签的大小。

我是这样做的：（一）新建一个Word文档，在文档的左上角插入一个文本框（每张标签不大，可以用文本框界定范围），写入准考证号、姓名两个项目，（和EXCEL写的一样。

）并定义好字体、字号等，这样做为一张考号标签足够大了，到时候，每个学生一张，剪切下来就可以了（当然，在这过程当中，文本框大小、字体大小，要反复调试才能得到满意的结果）。

（二）在Word中，将鼠标指向工具栏空白处，点击鼠标右键，弹出菜单，选择“邮件合并”，将“邮件合并”工具栏显示在界面上。

（三）点击工具栏上“打开数据源”命令，将前面准备好的“会考名单”Excel文件打开，弹出“选择表格”对话框，选择学生数据存放的工作表（默认名称是Sheet1、Sheet2、Sheet3、……，图上的名称是我自己定义的工作表名称），其他设置默认，点击“确定”。

这样，就将数据源打开了，也激活了整个“邮件合并”工具栏。

（四）再点击“邮件合并”—“插入域”工具命令，弹出“插入合并域”对话框，在对话框中，显示的是在数据库中提取的字段名，将鼠标先后定位到准考证号、姓名班级之后，分别插入“准考证号”和“姓名”班级等域，（插入一个关闭一个，再将鼠标定位到下一个后面再点插入即可。

（五）最后，点击“邮件合并”—“合并到新文档”命令，生成一个新文档。

这时有提示错误什么的如锁死等。

基于EXCEL的考务管理系统简介：
1.此系统主要用于批量生成考号、准考证、考场核对表、座位表、墙贴和考场安排表，也可用来生成成绩单、审批表、毕业证、胸卡等（可根据需要调整所要生成对象的模板和对应的代码）。

2.批量生成准考证号，可一次生成全部考生的考场号、座位号和准考证号，也可分专业生成考场号、座位号和准考证号。

在生成准考证号时，基本保证同一所学校或同一专业或同一班级的考生不相邻（视考生范围而定）。

3.批量生成座位表、考场核对表、墙贴、监考安排表等（可根据需要调整所要生成对象的模板和对应的代码）。

4.使用方法：①在基础数据表中对应的列，输入考生信息，在监考安排表输入每个考场对应的教室，考生照片要用身份证号（或考生号）命名，并且与EXCEL考务管理系统放在同一目录下；②修改模板中的XXX考试类别、XXX考点、考试说明等固定信息；③当模板中的动态数据（考生信息）位置有变化时，需要调整对应的程序代码；④执行与所生成对象相对应的宏（必须先生成准考证号）（因EXCEL2007带宏格式文件不能直接上传，只能转换成EXCEL2003格式文件，部分功能可能会受影响）。

批量生
成准考
批量生成的考
批量生成的考生座位表
批量生成的墙贴。

利用EXCEL编制准考证号：一、考生排序1.如果同一专业考生需要按排在连续考场考试（如专业技术考试），需要在编制考号前按专业排序。

2.如果考生来自不同的学校（如小学升初中考试），来自同一学校的考生需要间隔开。

（1）将考生按学校排序；（2）考生分段：考生段长（每段考生所包括的人数）=（考生总人数）/（段数），考生段长应大于考生人数最多的学校的考生数（保证同一学校考生间隔开）。

例如，现有学校A（考生136人）、学校B（考生200人）、学校C（考生80人），将考生分成2段，每段的段长208人，满足段长大于等于考生最多的学校B的人数。

（3）考生编号：第一段按1、3、5……415；第二段按2、4、6……416。

每一段都按等差序列编号，如果分成3段，第一段按1、4、7……，第二段按2、5、8……，第三段按3、6、9……。

也可用EXCEL公式自动生成编号（在使用公式自动生成编号时，必须满足：考生总人数能被考生段数整除，为了保证整除，可在考生后面虚拟一名考生），具体公式在实例中。

（4）按考生编号排序：先将由EXCEL公式自动生成的编号，复制->选择性粘贴（值），然后再按编号排序，排序后，各段考生就间隔开了。

如果考生的学校来源多，可以多分段数，同一学校的考生间隔座位就会多。

（5）编座位号和考场号：如果各考场人数相等，先编座位号，再编考场号；如果各考场人数不相等，需要先人工设定考场号，然后利用EXCEL公式生成座位号，具体公式在实例中。

（6）合成考号：考号="19123431"&e3&d3;其中"19123431"是考生考号中的通用部分，包括考试年份学校代码学区等,e3是考场编号，d3是座位编号。

考场第001考场第002考场第003考场第004考场第005考场第006考场第007考场人数30303031313131起始考号1316191122153184末尾考号306090121152183214考号考场1第001考场2第001考场3第001考场4第001考场5第001考场6第001考场7第001考场8第001考场9第001考场10第001考场11第001考场12第001考场13第001考场14第001考场15第001考场16第001考场17第001考场18第001考场19第001考场20第001考场21第001考场22第001考场23第001考场24第001考场25第001考场26第001考场27第001考场28第001考场29第001考场30第001考场31第002考场32第002考场33第002考场34第002考场35第002考场36第002考场37第002考场38第002考场39第002考场40第002考场41第002考场43第002考场44第002考场45第002考场46第002考场47第002考场48第002考场49第002考场50第002考场51第002考场52第002考场53第002考场54第002考场55第002考场56第002考场57第002考场58第002考场59第002考场60第002考场61第003考场62第003考场63第003考场64第003考场65第003考场66第003考场67第003考场68第003考场69第003考场70第003考场71第003考场72第003考场73第003考场74第003考场75第003考场76第003考场77第003考场78第003考场79第003考场80第003考场81第003考场82第003考场83第003考场84第003考场85第003考场86第003考场87第003考场88第003考场90第003考场91第004考场92第004考场93第004考场94第004考场95第004考场96第004考场97第004考场98第004考场99第004考场100第004考场101第004考场102第004考场103第004考场104第004考场105第004考场106第004考场107第004考场108第004考场109第004考场110第004考场111第004考场112第004考场113第004考场114第004考场115第004考场116第004考场117第004考场118第004考场119第004考场120第004考场121第004考场122第005考场123第005考场124第005考场125第005考场126第005考场127第005考场128第005考场129第005考场130第005考场131第005考场132第005考场133第005考场134第005考场135第005考场137第005考场138第005考场139第005考场140第005考场141第005考场142第005考场143第005考场144第005考场145第005考场146第005考场147第005考场148第005考场149第005考场150第005考场151第005考场152第005考场153第006考场154第006考场155第006考场156第006考场157第006考场158第006考场159第006考场160第006考场161第006考场162第006考场163第006考场164第006考场165第006考场166第006考场167第006考场168第006考场169第006考场170第006考场171第006考场172第006考场173第006考场174第006考场175第006考场176第006考场177第006考场178第006考场179第006考场180第006考场181第006考场182第006考场184第007考场185第007考场186第007考场187第007考场188第007考场189第007考场190第007考场191第007考场192第007考场193第007考场194第007考场195第007考场196第007考场197第007考场198第007考场199第007考场200第007考场201第007考场202第007考场203第007考场204第007考场205第007考场206第007考场207第007考场208第007考场209第007考场210第007考场211第007考场212第007考场213第007考场214第007考场215第008考场216第008考场217第008考场218第008考场219第008考场220第008考场221第008考场222第008考场223第008考场224第008考场225第008考场226第008考场227第008考场228第008考场229第008考场231第008考场232第008考场233第008考场234第008考场235第008考场236第008考场237第008考场238第008考场239第008考场240第008考场241第008考场242第008考场243第008考场244第009考场245第009考场246第009考场247第009考场248第009考场249第009考场250第009考场251第009考场252第009考场253第009考场254第009考场255第009考场256第009考场257第009考场258第009考场259第009考场260第009考场261第009考场262第009考场263第009考场264第009考场265第009考场266第009考场267第009考场268第009考场269第009考场270第009考场271第009考场272第009考场273第010考场274第010考场275第010考场276第010考场278第010考场279第010考场280第010考场281第010考场282第010考场283第010考场284第010考场285第010考场286第010考场287第010考场288第010考场289第010考场290第010考场291第010考场292第010考场293第010考场294第010考场295第010考场296第010考场297第010考场298第010考场299第010考场300第010考场301第010考场302第010考场303第010考场304第010考场305第010考场306第010考场307第010考场308第011考场309第011考场310第011考场311第011考场312第011考场313第011考场314第011考场315第011考场316第011考场317第011考场318第011考场319第011考场320第011考场321第011考场322第011考场323第011考场325第011考场326第011考场327第011考场328第011考场329第011考场330第011考场331第011考场332第011考场333第011考场334第011考场335第011考场336第011考场337第011考场338第011考场339第011考场340第011考场341第011考场342第011考场343第012考场344第012考场345第012考场346第012考场347第012考场348第012考场349第012考场350第012考场351第012考场352第012考场353第012考场354第012考场355第012考场356第012考场357第012考场358第012考场359第012考场360第012考场361第012考场362第012考场363第012考场364第012考场365第012考场366第012考场367第012考场368第012考场369第012考场370第012考场372第012考场373第012考场374第012考场375第012考场376第012考场377第012考场378第012考场379第012考场380第012考场381第012考场382第012考场383第012考场384第012考场385第012考场386第012考场387第012考场388第012考场389第012考场390第012考场391第012考场392第012考场393第012考场394第012考场395第012考场396第012考场397第012考场398第012考场399第012考场400第012考场401第012考场402第012考场403第012考场404第012考场405第012考场406第012考场407第012考场408第012考场409第012考场410第012考场411第012考场412第012考场413第012考场414第012考场415第012考场416第012考场417第012考场419第012考场420第012考场421第012考场422第012考场423第012考场424第012考场425第012考场426第012考场427第012考场428第012考场429第012考场430第012考场431第012考场432第012考场433第012考场434第012考场435第012考场436第012考场437第012考场438第012考场439第012考场440第012考场441第012考场442第012考场443第012考场444第012考场445第012考场446第012考场447第012考场448第012考场449第012考场450第012考场451第012考场452第012考场453第012考场454第012考场455第012考场456第012考场457第012考场458第012考场459第012考场460第012考场461第012考场462第012考场463第012考场464第012考场。

巧用Excel批量生成和打印考场座位标签马上就是各个学校期中考试的时间了。

为了使各类考试的组织工作能顺利地进行，让考生顺利地找到自己的考场座位坐下来安静待考是非常重要的。

这其中打印考场座位标签成为一项必不可少的工作。

许多朋友都是用Excel进行考务管理工作的，那如何利用Excel来实现批量座位标签的打印呢?为了方便给大家介绍，接下来笔者以4个班级的考生数据为例介绍下实现的过程。

考生名册的生成根据座位标签中需要打印的项目，笔者设计了“考生名册”工作表。

为了体现考试的公平，大家可事先将考生按班级号“1～4”循环的顺序整理好，“座位号”也可根据考场的大小设计成“1~30”的循环号，即每个考场30个考生。

考场座位标签报表的设计考场座位标签的设计要本着美观、实用、节省纸张和便于剪裁的原则，结合实际使用的经验，笔者在一张A4的打印纸上设计了30个座位标签(1行3个，共10行，如下图)。

报表的设计工作在“桌贴”工作表中进行。

开始时可先设计一个座位标签，然后对该标签中要调用的数据进行反复测试。

调用数据的方法是(以第1个考生的座位标签为例)，在第1个考生的“准考证号” 所在的B3单元格内输入公式“=INDIRECT(“考生名册!A”&CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2)”便得到了该考生的准考证号。

公式中的INDIRECT函数的功能是用于返回指定单元格内的引用(即“考生名册”工作表A3单元格中的准考证号);公式中的“CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2+CEILING(COLUMN()/5，1)-1+($P$2-1)*30+2”得到的数值为“3”，使用该公式的目的在于指定该考生标签所在单元格区域(“A2：E5”，即4行5列)内返回的都是同一个数字，这样做是为了在其余的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中用相同的函数实现对该考生数据的调用，这一功能主要是通过CEILING函数来实现的，该函数的功能是将指定的数值向上舍入为最接近的整数。

巧用Excel批量生成和打印考场座位标签为了方便给大家介绍，接下来笔者以4个班级的考生数据为例介绍下实现的过程。

考生名册的生成根据座位标签中需要打印的项目，笔者设计了“考生名册”工作表。

为了体现考试的公平，大家可事先将考生按班级号“1～4”循环的顺序整理好，“座位号”也可根据考场的大小设计成“1~30”的循环号，即每个考场30个考生。

考场座位标签报表的设计考场座位标签的设计要本着美观、实用、节省纸张和便于剪裁的原则，结合实际使用的经验，笔者在一张A4的打印纸上设计了30个座位标签(1行3个，共10行，如下图)。

报表的设计工作在“桌贴”工作表中进行。

开始时可先设计一个座位标签，然后对该标签中要调用的数据进行反复测试。

调用数据的方法是(以第1个考生的座位标签为例)，在第1个考生的“准考证号” 所在的B3单元格内输入公式“=INDIRECT(“考生名册!A”&CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2 CEILING(COLUMN()/5，1)-1 ($P$2-1)*30 2)”便得到了该考生的准考证号。

公式中的INDIRECT函数的功能是用于返回指定单元格内的引用(即“考生名册”工作表A3单元格中的准考证号);公式中的“CEILING((ROW()-1)/4，1)*3-2 CEILING(COLUMN()/5，1)-1 ($P$2-1)*30 2”得到的数值为“3”，使用该公式的目的在于指定该考生标签所在单元格区域(“A2：E5”，即4行5列)内返回的都是同一个数字，这样做是为了在其余的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中用相同的函数实现对该考生数据的调用，这一功能主要是通过CEILING函数来实现的，该函数的功能是将指定的数值向上舍入为最接近的整数。

接下来就可以用相同的公式来调用该考生的“姓名”、“班级”、“考场”和“座号”等单元格中的数据了，只需将原来公式中的指定的A列分别改为“B”、“C”、“D”和“E”列就可以了。