公文写作知识

14 第三编 公文写作知识

第一章 公文概述

公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。

党的各级领导机关使用的14个正式文件的常用种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

党政机关明确规定的上述公文主要文种合计为27个。其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的有9个，其中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令）、议案、通告、公告。由于这18个文种是党和国家在公文管理法规中明确规定的，所以在公文学界一般称其为法定文种。

公文除上述法定文种外，还包括机关常用应用文，大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂，素无定目。一般说主要有综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告悼词、规章制度（如章程、细则、制度、守则）等。

第二章 常见公文的写法

公文的写法主要是指公文正文部分的写法，主要包括两条：

第一，通过叙述、说理表明目的。

公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：

（一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。

（二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。

（三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。

（四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。

（五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。

通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既 15 明确又具体。

第二，文字表达简明、确切、条理清楚。

简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。

确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。

条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。

根据工作需要，联系企业实际，我们挑选了十种常见的公文写法，以供学习。

第一节 请 示

一、文种特征

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。它的使用频率较高。

请示按其行文的目的、作用不同，基本分作两类：一是直请性的请示，即下级机关直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以请示上报给直属上级机关，要求上级批转有关单位予以办理。

请示的内容结构，一般是由三部分构成：

开头部分写请示的缘由，就是请示的理由或背景，要求写得充分而又简明。主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要。结尾部分写希望要求，大都根据内容要求运用惯用语的做法，比如，直请性请示，可选用“可否（或妥否、当否），请批示”、“是否可行，请批示”、“以上请示、望予审批”等；批转性请示，可选用“以上意见，如无不妥，请批转„„执行”等。

写请示，目的句与其他文种明显不同，不是在文件的开头，而是在第二层次，这就是一点不可违背的小小规则。假若不这样，就必然造成文字重叠。

二、写法指要

（一）请示非从属报告，也不等于函

请示是党政公文中一个独立的文种。报告的结尾虽也有“请指示”的用语，但毕竟是报告，不可与请示混同。请示是“向上级机关请求指示、批准”，这里的上级机关是指有隶属和指导关系的上级机关，并非指没有隶属关系的某一专门业务的主管部门，也非指与自己不存在隶属关系但级别比自己高的单位。向有关行政主管部门请求批准，有两种情况：

一是平级单位申请批准，按《公文处理办法》的规定宜用“函”，而不应当使用“请示”。

二是非隶属关系单位的申请批准，按《公文处理办法》的规定同样应用“函”，而不能使用“请示”。

（二）要把握请示的内在逻辑

一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”，通常包括请示的背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么及怎样来解决。其他文种的目的句，通常置于开头，惟独请示 16 是在第二层次之首。

请示的结尾用语，按照惯例，通常是“可（妥）否，请批示”及“以上如无不妥，请批转„„执行（办理）”等。

（三）“香烧一股，敬佛一尊”

所谓“香烧一股”，是比喻写请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理。所谓“敬佛一尊”，是比喻请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示容易使主办与协办单位之间相互推诿、扯皮，延误批复时间或者由于批示意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。

第二节 报 告

一、文种特征

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一个文种。

报告与请示同属一个行文方向——上行文。虽行文方向相同，但两者之间却有着严格区别：

1.对上级要求不同。“报告”不要求上级批复，“请示”则要求上级批复。

2.行文的时间不同。“报告”是事中或事后行文，而“请示”是事前行文。

3.文种性质不同。“报告”属陈述性的上行公文，而“请示”属请求性的上行公文。

4.结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”、“以上报告如有不妥，请批示”等词语，有的干脆不用，报告事项完了全文即结束，也就是说对上级并无明确肯定的回复性要求。“请示”则一般用“可否（或妥否，或能否）请批示”，对上级要求十分肯定。

报告按具体行文的原因、目的与作用不同，可分为情况报告、工作报告、建议报告、回复报告、检讨报告、送文送物报告六类。在工作报告中，又按其涉及的内容是专一的还是全面的而分作专题工作报告与综合工作报告。凡是汇报某一方面、某一专项工作情况的，属专题工作报告；凡是汇报一个单位、一个地区、一个系统全部工作情况的，属综合工作报告。

综合报告并不完全等于综合性工作总结。前者是多方面的工作情况综合，主要是具体表述工作的进展情况，不搞经验上的提炼，不作理论上的论述；而工作总结，只是概略地表述工作情况，侧重于在事实的基础上拿出经验，提炼出体会，使认识升华到理性的高度。

报告与通报，虽均以陈述客观事实为主要内容，但报告是用于向上级陈述情况，也正因为如此，很少直接论理，但可以用自我认识或在述事的过程中陈述依据，以讲清道理。通报是用于向下级进行典型教育，也正因为如此，需要直接论理，做到紧贴典型事实，以叙事为主，适当引申一些道理出来。

二、写法指要

（一）切实把握报告写作的通用规则

报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，这就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

1.情况——做法——问题（意见）；

2.情况（做法）——问题——今后意见；

3.情况——问题——今后意见；

4.情况——原因（责任）——下步做法；

5.情况——原因——责任及处理意见；

6.情况——问题——建议等。 17 写报告掌握“三段式”的基本写法，对提高撰文效率且达到眉目清楚，是十分必要的。

“三段式”只是一个基本的写法，并非所有报告都必须用“三段式”。如有的报告使用“情况——做法”的“二段式”。

（二）注重时效，情况真实

注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及时、迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及决策反馈的作用，上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，在某种程度上说，报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议如果不注重时效性，就很可能影响决策的及时性和科学性。

要使报告充分起到决策与执行之间的“桥梁”作用，除了注重时效之外，还必须原原本本地反映实际情况。真实是报告之本。

（三）语言要简洁，篇幅要短小

报告的篇幅一定要短，要做到短，就要充分运用概述和突出重点的表达方法。

第三节 通 知

一、文种特征

通知是发布法规和规章，传达上级机关的指示，批转下级机关的文件，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时使用的文种。

通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。多功能性是通知的突出特点。

1.表现为它可以像命令（令）那样去发布法规，这种通知叫“发布性通知”。当然，这只局限于内部行文发布行政法规和规章，不像命令（令）那样在社会上公开发布。

2.表现为它可以像指示那样向下级机关传达内容，这种通知叫“指示性通知”。当然，它与指示并不完全一样。它一般用机关办公部门名义行文，而指示则必须使用领导机关的名义；在内容上，前者是指示的原则性与通知的规定性的结合，而后者偏重于阐明工作上的原则。

3.它具有“中转”的功能。如上级或同级、不相隶属单位的来文需要用它转发给所属下级，这种通知叫“转发性通知”；下级来文需要批转给所属下级单位时，也得靠通知来办理，这种通知叫“批转性通知”。通知用来告知上级规定应办之事，称作“规定性通知”；用来任免工作人员的职务，称作“任免性通知”；用来通知会议，叫做“会议性通知”；用来告知一般应办事务，名叫“事务性通知”。

二、写法指要

（一）要着眼于实

制发各类通知的目的都是为着解决实际问题，因此必须着眼于实。有的通知，不仅要提出问题，而且要分析问题，拿出解决问题的办法，如指示性通知；也有的通知，内容比较简单，表现为提出问题与解决问题，如规定性、事务性通知；更有简单的，如批转、转发、发布性通知（不包括附件）及任免性、会议性通知等，基本只有解决问题的内容，而无提出问题，更少分析问题。