运输公司采购订单管理制度

公司采购订单跟踪制度规范

1.1订单跟踪工作规范

订单跟踪工作规范

第1章 总则

第1条 目的

为了规范订单跟踪工作，提高订单跟踪效果，特制定本规范。

第2条 审批权限

1.采购总监及总经理负责审批 元以上的订单处理工作。

2.采购经理负责审批 元以下的订单处理工作。

第2章 采购跟单总体要求

第3条 跟踪过程

订单发出后，采购专员需要跟踪整个过程直至收货入库。

第4条 跟踪要求

1.采购专员应完成企业规定的以及自购的订单跟踪任务。

2.采购专员全面统筹安排所负责的各个订单的跟踪工作，不可遗漏。

第5条 处理审批

采购订单的取消、违反合同以及其他未规定处理规范的问题的处理方案应由相关权限审批人审批后方可执行。

第6条 行为规范 跟单员必须保持对供应商的尊重，在跟单过程中必须注意自己的言行举止，自觉维护企业的良好形象。

第3章 订单跟踪处理规范

第7条 订单分类汇总

1.采购专员必须整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，确保每一订单都可查询。“订单信息汇总表”如下所示。

订单信息汇总表

序号 订单号 供应商 下单日期 交货日期 备注

2.采购专员将负责的采购订单按照订单跟踪类别分类，便于进行供应商分级跟踪管理(参照《供应商分级跟踪管理制度》)。

第8条 订单执行情况跟踪

1.采购专员应跟踪订单处理的整个过程。

2.采购专员按照企业《订单状态跟踪管理制度》跟踪采购订单。

第9条 企业取消采购订单的处理

1.原则上，采购部不能取消订单。如因企业内部某种原因，确实需要取消已发出的订单，采购专员应依据领导审批权限向领导申请取消订单。

2.对于企业单方面取消订单或供应商可能提出取消订单的问题，采购专员应按照以下程序处理。

(1)采购部预先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采购专员编制《××取消订单处理方案》。

(2)采购经理或采购总监在权限内审批《××取消订单处理方案》。

第一章 总则

第一条 为规范食材配送公司的采购行为，确保食材质量、价格合理、供应稳定，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度。

第二条 本制度适用于食材配送公司所有采购活动，包括但不限于蔬菜、肉类、水产、粮油等食材的采购。

第三条 本制度遵循公平、公正、公开、高效的原则，确保采购活动的合法性和合规性。

第二章 采购流程

第四条 采购需求

1. 各部门根据业务需求，提出采购申请，包括所需食材的种类、数量、质量要求、价格预算等。

2. 采购部门对采购申请进行审核，确保采购需求的合理性和必要性。

第五条 供应商选择

1. 采购部门根据采购需求，进行市场调研，筛选符合资质的供应商。

2. 对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择最佳供应商。

第六条 采购合同

1. 采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利、义务、违约责任等。

2. 合同内容应包括食材种类、数量、质量标准、价格、交货时间、付款方式等。

第七条 采购订单

1. 采购部门根据合同内容，向供应商下达采购订单。

2. 采购订单应详细列明食材种类、数量、质量标准、交货时间等。

第八条 物流配送

1. 供应商按照订单要求，按时将食材配送至指定地点。

2. 采购部门对配送的食材进行验收，确保食材质量符合要求。 第三章 采购管理

第九条 采购审批

1. 采购部门根据采购预算，对采购申请进行审批。

2. 对超过预算的采购申请，需报请公司领导审批。

第十条 采购价格

1. 采购部门应通过市场调研，掌握市场价格动态，确保采购价格合理。

2. 对长期合作的供应商，可适当给予价格优惠。

第十一条 供应商管理

1. 采购部门定期对供应商进行考核评价，确保供应商服务质量。

2. 对不合格的供应商，及时调整或取消合作。

第十二条 食材质量

1. 采购部门对采购的食材进行严格的质量验收，确保食材新鲜、安全、卫生。

2. 对不合格的食材，及时退回供应商，并追究供应商责任。

采购订单管理办法

1、 目的

为了体现所有采购订单的严谨性，确保采购订单的物料能够满足生产计划的要求

2、适用范围

适用于公司所有正常下达的采购订单

3、 术语

无

4、职责

4.1 技术部负责业务订单的BOM表整理与核对

4.2 PMC负责所有物料的采购申请

4.3 采购部负责所有采购订单的有效下达及所有采购物料的跟进

5、工作程序

5.1 技术部根据业务订单的要求整理核对相应BOM表，确保对应的BOM表所有物料的准确性和完整性

5.2 PMC依据技术部所提供的BOM表，下达采购申请单

5.3 采购订单下达

5.3.1 采购部长在2小时内对PMC下达的采购申请单在ERP里进行审核

5.3.2 采购员在ERP里将月生产计划排定的生产订单BOM表全部导出，列出《采购员物料分项汇总表》

5.3.2 采购员对所有审核后的采购申请单根据《采购员物料分项汇总表》制作成采购订单

5.3.3 采购部长对各采购员在ERP里制作的采购订单进行审核，确保订单BOM表里所有物料都分配到人

5.3.4 各采购员对已审核后的采购订单打印出来交采购部长书面审核，主要审核项目：

㈠、 供应商名称

㈡、 采购单价

㈢、 采购数量

㈣、 采购物料名称规格

㈤、 采购订单所对应的业务订单是否正确

5.3.5 采购部长对书面订单审核无误后在生产订单BOM表登记，确保订单所有物料都已按时、按量下达

5.3.6 采购订单审核完成后采购员将书面采购订单传真给相关供应商，要求供应商在24小时内回传，并对供应商回复的交期、数量进行确认并登记在《采购订单管理文件夹》

5.4 采购订单跟进

5.4.1 根据《采购员物料分项汇总表》将所负责的物料提前一周排出下周《 周交货计划》传供应商确认，根据供应商回复的交货时间进行跟进，如供应商确认的时间不能满足生产计划要求时及时向采购部长反馈。采购员对每一个供应商的每周《 周交货计划》表进行管理，并形成《 周交货计划》文件夹，以便随时查阅

订单追踪制度规范

1 订单追踪工作规范第 1 条 目的

为了规范订单追踪工作，提升订单追踪成效，特拟订本规范。

第 2 条 审批权限

1. 采买总监及总经理负责审批 元以上的订单办理工作。

2. 采买经理负责审批 元以下的订单办理工作。

第 2 章 采买跟单整体要求

第 3 条 追踪过程

订单发出后，采买专员需要追踪整个过程直至收货入库。

第 4 条 追踪要求

1. 采买专员应达成公司规定的以及自购的订单追踪任务。

2. 采买专员全面兼顾安排所负责的各个订单的追踪工作，不行遗漏。第 5 条 办理审批

采买订单的撤消、违犯合同以及其余未规定办理规范的问题的办理方案应由有关权限审批人审批后方可履行。

第 6 条 行为规范

跟单员一定保持对供给商的尊敬，在跟单过程中一定注意自己的言行举止，自觉保护公司的优秀形象。

第 3 章 订单追踪办理规范

第 7 条 订单分类汇总

1. 采买专员一定整理好所负责订单，将订单信息填入“订单信息汇总表”中，保证每一订单都可查问。“订单信息汇总表”以下所示。

订单信息汇总表

序号 订单号 供给商 下单日期 交货日期 备注

2. 采买专员将负责的采买订单依照订单追踪类型分类，便于进行供给商分级追踪管理 ( 参照《供给商分级追踪管理制度》 ) 。

第 8 条 订单履行状况追踪

1. 采买专员应追踪订单办理的整个过程。

2. 采买专员依照公司《订单状态追踪管理制度》追踪采买订单。第 9 条 公司撤消采买订单的办理

1. 原则上，采买部不可以撤消订单。如因公司内部某种原由，的确需要撤消已发出的订单，采买专员应依照领导审批权限向领导申请撤消订单。

2. 关于公司一方面撤消订单或供给商可能提出撤消订单的问题，采买专员应依照以下程序办理。

(1) 采买部早先提出有可能出现的问题及可行的解决方法，并由采买专员编制《××撤消订单办理方案》。