为了加强对院团委学生会办公室的管理，维护正常的工作秩序，创造良好的工作环境，特制定本制度：
第一条办公室管理制度
1、在办公室内不得大声喧哗、不得抽烟、不得从事与工作无
关的事情。
2、在办公期间各部门应做好明确的工作记录，明确责任，以
防遗漏。
3、办公室钥匙除本会相关负责人员持有外，一律不得外借。
4、保持办公室清洁卫生，不得乱扔纸屑、果壳之类的垃圾。
5、节约用电，注意安全，做到人走灯关，人走门窗关。
第二条值班制度
1、学生会办公室值班时间为星期一至星期四每天下午1：
30-晚上9：30、星期五下午1：30-3：10、星期日晚上
7：40-9：30。
2、值班期间不得无故缺席，有事请假者须提前上报。
3、值班人员必须签到，做好会议记录，不得由他人代签或
记录与事实不符的记录。
4、值班人员做到人在门开，不得在值班期间擅自离职，不
得带无关人员进入办公室。
5、值班期间若遇突发时间，请及时联系相关负责人。
6、遇师长及其他学院往来人员应礼貌对人、热情待人。
7、各部门值班人员应做到关系和睦，相处融洽。
8、值班时，值班人员必须带上办公室工作证。
第三条办公用品
1、办公室用品实行登记管理，妥善保管学生会所属物品。
2、使用办公室物品（帐篷伞、志愿者服帽、工作牌、棋
牌、礼仪绶带等）必须认真、完善地填写《办公室物品
借记表》，并且办公室相关负责人必须在场。
3、借出的物品必须在规定时间内返还，不得无故拖欠，损
坏物品须照价赔偿。
4、因活动需要而打印、复印大量材料，可填写由办公室值
班干事提供的《打印凭据》，供报销费用时使用。
5、综合箱内的意见、请柬、报刊、文件将由办公室负责收
集管理。
6、不得擅自移动办公用具的原始位置。
第四条存档管理（办公室，相关部门）
1、学生会所有文件资料由办公室统一管理。所有部门必须
积极配合办公室的资料管理和收集工作。
2、文档管理包括保存人员信息、保管活动资料、收整规章
条例、收集资讯等。
3、活动负责人必须将活动文件等资料在活动结束3天内交
办公室存档。
4、各部门、成员有义务配合办公室的资料收集、档案整理
工作。
5、办公室定期整理学生会档案资料，未经允许，任何人不
得随意查阅。
第五条会议申请
1、使用办公室进行相关会议及活动需提前与办公室负责人
联系。
2、会议必须说明：会议人数、目的、时间段。并由办公室
干事将办公室使用申请公布于宣传栏供其他申请人进行
对照。
3、开会期间必须清楚、真实地填写会议记录。不得擅自对
其他会议记录进行修改。
4、如会议有冲突的部门或协会，请自行更改会议时间。
5、同时进行会议的部门或协会，请维持办公室秩序，不得
高声喧哗，如发现违反者严重处罚。
第六条办公室计算机使用管理办法
1、办公室计算机由办公室负责管理与维护。
2、使用计算机的人员必须爱护计算机。
3、办公室计算机设有开机密码，未经允许不得私自修改和
泄漏密码。
4、严格按照规定操作电脑，因违反电脑操作规定造成电脑
损坏的追究其责任，并视情节轻重给予处理。
5、各部门文件需以各部门活动资料的形式进行存档备份。
6、计算机主要用于院团委学生会的日常文件资料的输入、
整理、保存、收发与工作有关的信息。
7、不得用计算机从事私人活动以及从事与工作无关的活
动，未经允许严禁上传，下载相关资料。
8、计算机每周进行杀毒，定期对杀毒软件进行网络升级，
使用软盘和移动储存器时，要先用杀毒软件进行杀毒，
确定没有病毒才能打开有关文件。
9、严禁利用计算机收发、制作和传播反动、暴力及其他不
健康资料与信息。
10、各部门有义务维护学生会电脑的正常运作，并要有节约
用电的意识，长时间不用电脑应关闭电脑，切断电源。
本制度自颁布之日起实施。望各位使用团委学生会办公室的人员认真遵守，切勿违反。本制度最终解释权属电气信息工程学院团委学生会办公室。
电气信息工程学院团委学生会
2010年10月22日
