商务信函礼仪课件(PPT 86页)

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礼仪信函培训课件

在邀请函的末尾应有落款和签名，以证明邀请的真实性和诚意。
请柬的撰写要点
01
02
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正式的格式
请柬应采用正式的格式，包括称谓、正文、敬语和签名等部分。
庄重的用语
请柬应使用庄重、礼貌的用语，以表达对受邀者的尊重和感激之情。
个性化的设计
请柬的设计可以根据不同的活动和场合进行个性化设计，以突出活动的特色和主题。
礼仪信函通常使用质地较好的纸张，格式包括称谓、正文、结尾、落款等部分，应按照规范进行
排版和打印。
用语与措辞
使用得体、礼貌的语言，措辞准确、简明扼要，表达出诚恳的情感和态度。
礼仪与文化背景
了解不同文化背景下的礼仪习惯和用语差异，以避免不当的表达方式。
02 邀请函与请柬撰写
邀请函的撰写要点
03 感谢信与致谢词撰写
感谢信的撰写要点
感谢信的背景
了解感谢信的背景和原因，明确感谢的对象和事件。
信件格式
采用正式的信件格式，包括收信人地址、信头、日期等。
称呼
使用适当的称呼，如“尊敬的XXX先生/女士”或“ 亲爱的XXX”。
感谢信的撰写要点
正文开头直接表达感谢之情，并简述感谢的原因。
具体列举值得感谢的事项或行为。
感谢信的撰写要点
表达对对方的尊重和感激之情。
签名：使用正式的签名，并注明自己的职务或身份。
结尾再次表达感谢，并表达自己的愿望或祝福。
致谢词的撰写要点
致谢词的背景
了解致谢词的场合和目的，如庆祝活动、仪式、比赛等。
表达方式
使用适当的表达方式，如口头致谢、书面致谢等。
礼仪信函培训课件
汇报人：日期:

商务信函礼仪课件.pptx

Please understand that this is not a negative evaluation of your accomplishment, but rather a reflection of our unique hiring needs.
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第三节电子邮件
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商务谈判技巧
如何能以满意价格买到心仪的牛仔裤？
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参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关各方对中国公益事业的重视和关心。在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并真诚地期望您为中国公益这一崇高的事业做出新的贡献！
附言（Postscript的缩写P. S.）：“附言”要用得合理，一般情况下不要用。
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Rgds tks ASAP BTW FW FYI ETC NG
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几种常用商务信函的版式
平头式：所有条目顶着信纸左边混合式：正文每段缩进，其他左对齐
缩行式：信内地址的第二行及后续行都比前一行缩进数格，正文每段开始也缩进。
定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。

商务写作商务信函PPT课件

附言
商务写作技巧
▪ 6.开篇和结尾有力 ▪ 7.在长文件中应用标题、空白、图表 ▪ 8.使用主动句，少用被动句 ▪ 9.避免消极写作 ▪ 10.应用说服的技巧来影响读者
商务写作目标
▪ 商务写作通常是为了完成以下任务： ▪ 通知 ▪ 说服 ▪ 指导 ▪ 记录
商务信函举例1：
亲爱的思拜格女士：
我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源，能够为您设计一流的健身中心。这将有助于贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。
President of the Company
Beijing Import and Export Company 86 Baiyilu,Haidian District 100872 Beijing,PRC (发信人地址)
英国式航空信封的写法
（Stamp）
▪ （2B）ei英jing国Im式p航ort空an信d 封Ex的po写rt C法ompany(收信人地址)
Kirra Road, Ashtown 1128 Mrs. R. G. Cole Manager Mabels Pty Ltd Canterbury 8633
Dear Madam, We must remind you …
Yours faithfully
J. Turner Production Manager
Dear Madam, We must remind you …
Yours faithfully
J. Turner Production Manager
商务信函惯用语
▪ 起始用语 ▪ 回复来函 ▪ 结尾用语
商务信函惯用语
▪ （一）起始用语 A. 建立贸易关系 ▪ 1.We are willing to establish trade

《商务函电》PPT课件

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Some letters may contain one or more of the following, which depend on the different situation of each writing requirement: 8 — reference notation 9 — attention line 10 — subject line 11 — enclosure 12 — carbon copy 13 — postscript
each paragra件每ph格一in式段de不首nt同行ed有往an区里d别缩bl，进oc齐。ke头d 式on下e w正it文h 全all部lin齐es左o边n ，the缩le进ft式. 下正文
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6) Complimentary Close (结束语) There are many ways of complementary close to show respect. It carries no specific meanings. Usually we keep them in pace with the salutation. When the salutation is “Dear sir (s)”, complimentary close will be “yours faithfully, yours sincerely”; when salutation uses “Gentleman (men)”, complimentary close will be “yours truly, truly yours”, etc.
Doctor John Smith, Professor Joyce Gwillian 3) 对认识的男性，可以同时写上职称甚至工作单位，如： Mr. John Smith,

商务礼仪之发邮件 ppt课件

PPT课件
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三、关于正文
6、合理提示重要信息 • 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、
加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
PPT课件
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三、关于正文
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 • 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯
• 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
• 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送，
PPT课件
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语言的选择和汉字编码
PPT课件
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五、语言的选择和汉字编码
1、只在必要的时候才使用英文邮件 • 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻
炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
• 称呼是第一行顶格写
PPT课件
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二、关于称呼与问候
2、Email开头结尾最好要有问候语
• 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好” 或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
• 结尾常写Best Regards，中文写“祝您顺利”之
类，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非
常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”
PPT课件
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一、关于主题
• 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
PPT课件
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关于称呼与问候

商务信函基本知识(课堂PPT)

• 也可按“月、日、年”的次序排（
美国），如Jan. 15, 2008
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LDOAGTEO
• （二）编号和日期
• 2.日期（Date): • 应居信头右下角三至六行处。
• 打印日期注意事项：
•
（2）月份能否用数字代替,例
如，3/9/99 ？
• 月份要写英文名称，不能用数字代替, 例如，3/9/99
一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己要表达的重要信息说明清楚。信函的完整性有助于建立良好的企业形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起不必要的纠纷。
完整（completeness ）6
LOGO
具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似：soon, at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will send the samples to you in two weeks. 如果能再具体，那就更好了，例如 I will send the samples to you next Monday.
• London, SCT 6DY, England
• Tel:63216260
• Fax:63302700
28
letterLhOeaGdO
缩• SHANGHAI PHARMACEUTICAL CO.,LTD 行• P.O.Box No. 1752, Shanghai 式 20002,China
•
简洁（conciseness）

商务礼仪完整版ppt

5、在电梯内的站次位次电梯中也有上座、下座之分，视按钮在门的一侧或是两侧而有不同。如果长辈或上级先进电梯，该位置就是上座，下座是离上级最远的位置。如果长辈后来才上电梯，就让出上座位置。
商务礼仪标准
九、座次安排
1、会议座次安排礼仪
左为上，右为下。当领导人数为奇数时，1号领导居中，2号领导排在1号领导左边，3号排右边，其他依次排列；当领导人数为偶数时，1号、2 号领导同时居中，1号领导排在居中座位的左边， 2号领导排右边，其他依次排列。
自已先把名片给对方
商务礼仪标准
名片礼仪之
大家来找茬（图片）
商务礼仪标准
（三）语言礼仪
1、特别注意词汇： ★ “您好”“你好”，初次见面或当天第一次见面时使用。清晨（10点钟以前）可使用“早上好”、“您早”等。 ★ 用“用饭”代替“要饭”； ★ 用“几位”代替“几个人”； ★ 用“贵姓”代替“你叫什么”。
2、乘车的座次安排
小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。
THANKS
•
感谢阅
读感谢阅
读
4、进入电梯的次序陪同客人或长辈来到电梯门前后，先按电梯呼梯按钮。轿厢到达厅门打开时，若客人不止一人，自己可先行进入电梯，一手按住“开门”按钮，另一手拦住电梯侧门，礼貌地说“请进”，请客人或长辈进入电梯轿厢。如果是和自己的领导一同乘用电梯，应先按电梯呼梯按钮，请领导先行进入。
商务礼仪标准
对方头顶、胸、手、腹、臀、脚及大腿都是注视禁区，不能关注，特别是异性之间。
商务礼仪标准
◆交往中和对方目光接触的时间占相处总时间的1/3比较适宜。每次看对方眼睛三秒左右感觉比较自然。长时间回避对方目光、左顾右盼、上下打量、直勾勾地盯着对方、长久注视异性

商务电子邮件撰写礼仪课件ppt

息的最好方式。如果是，使用文字处理系统起草一封邮件。这样的话，在写好之前不会发送出去，而你会首先并且务必进行拼写、语法、标点的检查和文本的编辑。（二）使用清晰、简洁、主动、具体的语言使你的邮件能够尽可能快速准确地传达。避免使用行话。（三）确信你的要点和最重要的信息放在开头。如果必要，加一些词或短句构建起上下文（如四所述）。（四）如果发现包含很多多余的信息，再筛选一下。或许你没有充分考虑收件人的需求。（五）不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的写作目的。
精心选择的！
收件人，抄送人本来就是两种人！
收件人、抄送人在功能上无特别区别，但在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的主次用。
收件人：指的是你邮件的主送人，可以是一个或多个
抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、跨级、领导
机关也是有规范的！
有关主送、抄送机关的规范
（一）关于主送
应当根据邮件的内容及发文、收文部门（或个人——为简便，以下统一称为“主送人”、“抄送人”）的隶属关系及职权范围确定主送人。
需要什么？例如：你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。
第三，电子邮件应当注意编码问题对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。（五）不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的写作目的。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。主动说出你期待对方做的事情让我们做个计划吧!
（三）复杂的信息：信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需要回复的问题不只一个时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如 MSN、QQ 或电话等比电子邮件更适当、更有效率的方式。

商务邮件礼仪ppt课件

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1、关于主题-电子邮件的灵魂所在
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.
一定不要出现空白标题，这是最失礼的。
2.
标题要简短，不宜冗长，不要只有打开浏览页面时，才能显示完你的标题。
最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动
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合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
不要随意使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
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Business Email （商务邮件）不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在－:) 。
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3、正文-关乎成败的主干部分
1
Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，首先应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名，以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，得拉到最后看才知道你是谁。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email开头结尾最好要有问候语
2.1最简单的开头是写一个“HI”，中文可写“你好” 或者“您好”，开头问候语是在称呼换行空两格写。 2.2结尾常见的写个Best Regards，中文可写“祝您顺利” ，若对方是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝” 和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 2.3俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，这样即便邮件内容中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

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定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。
事由（Subject）：其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。
副本抄送（copy circulated, c.c.，）：抄送本分发给谁。
附件（Enclosure，缩写为Encl）：附注表明有几个附件，以方便收信人查点。
第五章商务信函礼仪
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第一节商务信函
一、商务信函的作用影响对公司的评价，展示己方实力一目了然书面跟进充当意见不和，起争端时的证明
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二、商务信函的内容
一封信写得是否完整，建议用五个“Ｗ”来检验：
“Who，What，Where， When 及Why(包括How)”
磋商--讨价还价事关双方利益，容易因情急而失礼，因此更要注意保持风度，应心平气和，求大同，容许存小异。发言措词应文明礼貌。
解决矛盾--要就事论事，保持耐心、冷静，不可因发生矛盾就怒气冲冲，甚至进行人身攻击或侮辱对方。
处理冷场--此时主方要灵活处理，可以暂时转移话题，稍作松弛。如果确实已无话可说，则应当机立断，暂时中止谈判，稍作休息后再重新进行。主方要主动提出话题，不要让冷场持续过长。
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一、庆典活动礼仪
活动的准备 1.广告宣传 2.邀请嘉宾 3.选择及布置场地 4.接待服务 5.赠送礼品
随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系及合作机制的建立。
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பைடு நூலகம்
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附言（Postscript的缩写P. S.）：“附言”要用得合理，一般情况下不要用。
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几种常用商务信函的版式
平头式：所有条目顶着信纸左边混合式：正文每段缩进，其他左对齐
缩行式：信内地址的第二行及后续行都比前一行缩进数格，正文每段开始也缩进。
Please understand that this is not a negative evaluation of your accomplishment, but rather a reflection of our unique hiring needs.
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第三节电子邮件
为方便会务安排，请您百忙之中，于3月25日前填好回执，传真至：5，或电话联系8，联系人：李小姐，谢谢。会议内容如下： 1、富士最新接触器、热继电器介绍 2、富士高性能断路器介绍 3、富士新型马达保护断路器介绍 4、富士G11S/P11S及超小型MINI变频器介绍 5、现场技术交流主办：富士电机（上海）有限公司协会：深圳市自动化学会支持媒体：《变频器世界》杂志社 2004年3月12日
期待着您的积极参与！
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富士电机产品介绍会邀请函感谢各位多年来对富士电机的支持与厚爱，富士电机公司也不断地以更新更好的产品服务广大客户。近几年来，中国机电一体化产品在国际上的竞争力进一步增强，工厂自动化程度进一步提高，为了增进贵我双方的交流与合作，兹定于2004年3月30日上午9:00～12:00在深圳市福田区福华路与彩田路交汇处的景轩酒店六楼宴会厅举办富士电机（FUJI ELECTRIC）产品介绍会，午宴招待，敬请光临！
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三、商务信函的格式信封信纸版面设计
信头，主办人，日期，封内姓名和地址标题，称呼，正文结束语，签名，附注
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信头，仅限第一页
主办人日期，封内姓名和地址恰当的称
呼
要用结束语
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四、常用的英文缩写注意事项（Attention，缩写：Attn），这是发信人要求特
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二、剪彩仪式
剪彩应该怎么剪？
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三、新闻发布会礼仪
对商界而言，举办新闻发布会，是自己联络、协调与新闻媒介之间的相互关系的一种最重要的手段。
新闻发布会的常规形式是：由某一商界单位或几个有关的商界单位出面，将有关的新闻界人士邀请到一起，在特定的时间里和特定的地点内举行一次会议，宣布某一消息，说明某一活动，或者解释某一事件，争取新闻界对此进行客观而公正的报道，并且尽可能地争取扩大信息的传播范围。
参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关各方对中国公益事业的重视和关心。在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并真诚地期望您为中国公益这一崇高的事业做出新的贡献！
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第六章商务活动礼仪
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一、庆典活动礼仪
分类：开业庆典周年庆典单位获取某项荣誉的庆典本单位取得重大业绩的庆典本单位取得显著发展的庆典
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时间空间的选择
时间：1.起止时间 2.具体时间
空间：1.主座谈判 2.客座谈判 3.主客座轮流谈判 4.第三方谈判
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座次原则： 1.应场合而宜 2.内外有别 3.中外有别
座次规则： 1.面门而上 2.居中为上（二把手坐在主座的左侧，右手坐翻译） 3.以右为上 4.以远为上
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五、商务信函的写作特点最好打印语言：口语化，朴实礼貌：语气内容：目的性强，直接，精确长度：简洁校对成信回复迅速
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你知道书信的折叠礼仪吗？
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第二节商务信函分类
一、分类 1. 与销售相关的信函介绍公司及产品解释信询问信
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谈判之中
报价--要明确无误，恪守信用，不欺蒙对方。在谈判中报价不得变换不定，对方一旦接受价格，即不再更改。
查询--事先要准备好有关问题，选择气氛和谐时提出，态度要开诚布公。切忌气氛比较冷淡或紧张时查询，言辞不可过激或追问不休，以免引起对方反感甚至恼怒。但对原则性问题应当力争不让。对方回答查问时不宜随意打断，答完时要向解答者表示谢意。
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Dear 王xx, Applicant ID:58195
Thank you for applying to IBM and giving us the opportunity to review your resume and qualification.
It is regretted that we have a very limited number of postings for which a large number of candidates are applying. As you probably know, we look at each application as a whole. The decisions are based on a composite of information, including your educational background, academic record, relevant professional activities, or experience in the area to which you applied for etc. Your application has been reviewed carefully in relation to other applications. Not every student whose credentials meet stated minimum standards can be screened out for the paper test. While we are impressed with your qualification, we are sorry to inform you that your application was not among those approved for the next round selection. However, there is still possibility that if more suitable openings are available in the near future, we may also contact you for selection.