加强农业行政执法案卷档案管理之我见

档案工作Archiveswork

2023/8（下）总第417期随着社会主义市场经济的不断发展，法制建设日益完善，国家和地方对依法管理和监督各级政府和社会组织依法办事能力及水平的要求越来越高。当前各级政府特别是政府部门在加强依法管理方面，不断增强法律意识和自身建设，但对如何做好日常工作还缺乏一定经验。一、行政执法档案管理工作具体现状目前，我国许多行政执法单位对于档案管理工作的不重视以及不科学管理导致档案管理工作的效率和质量严重降低，其具体表现如下：笔者所在单位属于2019年机构改革过程中撤销后整合组建的执法单位，在2020年涉改单位档案移交过程中笔者发现，涉改单位移交的执法案卷大部分案卷存在文书制作水平和案卷归档质量不高等问题。比如2017年的《给活牛注水案》中，作为证据的现场照片没有拍摄情况说明、拍摄人、拍摄地点、当事人、执法人员签名。2018年的《未取得农药经营许可证经营农药案》中行政处罚立案审批表主要负责人只签署姓名，未签署审批意见和日期。2019年的《运输动物未附有检疫证明案》中，《询问笔录》有遗漏，被询问人进行补充的，更正部分没有被询问人签名、盖章或者按指纹等方式予以确认，《送达回证》当事人拒签后，由执法人员代签的现象。2016年的《经营假农药案》中《询问笔录》空白处未注明“以下空白”，没有“记录属实”等相关表述。同时收集、调取的当事人身份证、营业执照、经营许可证件等证据材料复印件没有注明是否与原件、原物一致，缺少出证日期、证据出处，没有当事人、执法人员签名或者盖章。在结案归档过程中，移交的案卷普遍存在归档顺序没有按照制作文书的自然时间顺序规定进行排列、没有按照行政处罚案卷装订规范要求装订等现象。此外，移交案卷还存在没有按照一般程序和简易程序填写保管期限问题，“一般程序”为重要的，应该永久保存，“简易程序”为一般的，应该为30年，案卷统一填写为30年，不符合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。2020年4月，执法大队挂牌成立后，有些执法人员从原单位划转至农业综合执法大队，在人事档案接收过程中也发现诸多问题。比如有的执法人员年度考核表、职称评审表、调资表不全，有些执法人员表彰材料散失，还有的执法人员档案有涂抹修改现象。有的执法人员档案里存在干部人事档案审核后补充的材料，原单位档案管理人员对于补充材料的历史性、真实性、规范性、准确性调查核实不够，出现“无从查证”现象，给新单位形成难以解决的“遗留问题”。二、行政执法档案管理工作中存在的问题（一）思想认识不足。对加强和改进新形势下政府工作的重要性认识不足，部分领导干部法制观念淡薄，对依法行政的重要性、必要性等理论学习不够。行政执法档案是指在行政机关执行法律、法规、规章的过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体形式的文件材料，是行政机关在履行法定职责时形成并保留在办案机关和有关部门（机构）及个人业务档案中的有关文字材料和其他历史资料。《中华人民共和国档案法》规定：“各级人民政府应当将档案工作纳入本级人大及其常委会监督范围，保证档案行政管理部门依法履行职责”。其中，第六条规定：“各级人民政府负责本行政区域档案工作的主管机关和同级政府法制机构依照法律和有关规定对依法应当归档的文件材料进行收集、整理、归档”。各级政府法制机构负责管理本行政区域内依法形成并保存在案卷中的档案，并对依法应归档而未归档或未按要求建立案卷管理制度或者案卷材料中存在缺件、少页等严重失实情况而拒不整改，造成重大损失和严重后果，且拒不承担相应法律责任的行为进行查处和追究。（二）制度建设不健全。行政执法档案是行政机关对行政执法行为的记载，是对执法活动的记录，主要包括行政处罚、行政许可、日常监督检查等各项执法活动。《中华人民共和国档案法》中明确要求，“各级政府应当建立健全依法管理和监督各项档案资料的工作制度”。然而当前有些地方还未建立健全相应的档案管理体系，致行政执法档案管理工作中存在的问题及对策文/西安市临潼区农业综合执法大队任欢欢【摘要】本文以《中华人民共和国档案法》为依据，从思想认识、制度建设等方面分析了当前开展行政执法档案管理工作中存在问题，并结合实际工作经验，提出相应对策和建议。【关键词】档案管理；依法行政；法律责任

档案管理　

加强会计档案管理之我见　

黎少端　（肇庆公路技１　学校，广东肇庆５２６０２０）　摘要：会计档案既是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分，同时他也直接影响着财务管　理的质量和水平。如何管理好财务档案，以及在档案管理过程中如何采取相应的措施，并探求解决的对策，是会计档案管理中所面临的一个重要问　题。　关键词：会计档案；档案管理　

会计档案是重要的经济档案，是国家档案工作的重要组成部分，　也是各单位的重要档案之一，会计档案是记录和反映一个单位经济业　务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然　而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，　形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接影响了单位财务管理的质量　和水平。因此，加强会计档案管理进一步提高会计档案的管理水平，　充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。　１会计档案的特点及其作用　１．１会计档案的特点　１、来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因　此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。　２、整体性。一个会计年度产生的会计凭证、会计账簿、会计报　表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账簿；有了账簿，才有报　表，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体陛，是管理好会　计档案的基础。　３、形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填　制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列　专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。　因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。　４、规律性。一个会计年度所形成的会计凭证、会计账簿、会计　报表等，要反映某项经济活动时，从　务发生到结束上报，能连续不　断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互　制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其它档　案。　１．２会计档案的作用　１、会计档案直接影响经济Ｔ作。会计档案是预测、决策经济情　况，开展会计分析的重要依据，真实、完整的会计档案是反映、监　督、参与经营管理的重要信息资源，国家利用各企事业、机关的会计　档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算　的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策；还可以利　用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方　案，以最低的成本获取最大的经济效益。　２、会计档案保护国家利益不受侵犯。改革开放给经济建设带来了　生机和活力，但由于原有法律法规还不够完善，一些单位和个人利用　政策上的漏洞，巧立名目，铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而　会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现　问题，阻止腐败的产生、蔓延、打击经济领域的不法行为，解决经济　纠纷，从而确保围家的经济利益。　２我校会计档案管理工作现状　装订会计凭证使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处　加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容逐项填写齐全，装订完毕按　月份的先后顺序放人会计档案（凭证）盒中，认真逐项填写档案盒面上　的内容。年度终了会计账簿按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使　用登记表”，与账簿一并装订。会计报表逐页编制序号，填写“会计　档案卷内目录”。按照高等学校档案要求在左上角盖上全宗号、目录　号、案卷号印章，并填写内容，一年会计年度一个案卷号。当年会计　

农业行政执法档案管理思路

1农业行政执法档案的独特性

1．1农业行政执法档案的概念农业执法档案是指在农业行政执法过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料。

1．2农业行政执法档案的特点

1．2．1专业性强农业行政执法档案是农业行政执法活动的产物，是一定专业执法活动的真实记录。农业行政执法档案体现了明显的农业特点，其档案内容必须与农业科技、种植(养殖)方法和环境等相配套，其内容的描述必须符合农业专业术语要求，而且必须符合农业行业的特点。例如植物检疫、动物检疫、农机监理、农药管理等，它们活动的范围空间、对象目标等与其它行业都有明显不同，表现出较强的专业性。

1．2．2程序性严格一个独立的农业行政执法案件，从立案到处罚决定必须严格按照程序进行。如在农药市场执法检查中，查到假冒伪劣农药一案，从立案到作出处罚决定必须经过调查取证、询问笔录、勘验检查笔录、抽样取证凭证、证据登记保存、立案审批、检测化验、送达处理意见书、听证、作出处罚决定书、行政复议等全过程，直到结案所形成的全部档案是一个整体，不可分割，而且是一个完整的程序。而且不能用其他行业的档案代替。另一方面，执法档案必须成套提供利用的，拆开会使案件不完整，而且影响其使用价值。

1．2．3现实性能强主要表现在农业行政执法档案与现实的商品生产经营关系密切，不仅反映依法行政的查考作用，而且在提供利用中还有现实的作用，一经利用就可挽回经济损失，能收到经济效益和社会效益，故有现实性。

1．2．4存储意义大执法档案一般是某一专业执法活动的结果，记载了专业执法活动全过程的真实情况，如案件发生地、相对人，违法事实违反了哪一部法律法规，调查取证是怎样进行的，依据什么来作出处罚决定等等，在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据，必要时在执法上可以借鉴和利用。

1．3农业行政执法档案的现实作用

档案管理　

浅谈如何加强行政执法档案管理　

商浩周尔钱冯娟　

（淄博市博山区烟草专卖局（分公司），山东淄博２５５２００）　

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存　

价值的原始记录。行政执法档案具体是指在实施行政许可、行政处　

罚、行政强制、行政检查及其他行政执法过程中形成的具有一定保存　

价值的各种文字、图表、声像和电子载体等形式的原始记录。行政执　

法档案的管理严格与否直接影响到执法行为资料以及原始文书资料的　

完整和安全，如何加强行政执法档案管理，笔者从组织领导、设施配　

备、流程规范、管理考核等方面谈几点看法。　

１加强档案组织领导，明确人员职责　

档案工作涉及面广，系统性强，随着改革的不断深化，对执法档　

案工作的要求也越来越高，行政执法档案作为一类具有一定法律效力　

的资料，是追究法律责任、实施处罚的先导，不管从执行上、保管　

上、应用上都有严格的规定，行政执法档案的规范管理将成为执法工　

作中的基石，因此，要切实加强对档案工作的领导，落实制度，各司　

其责，健全档案执法监督，强化执法职能，为企业领导决策、生产经　营工作服务，使档案工作逐步走向规范化、常态化、有效化、科学化　

发展。　

行政执法档案要求原则性强、真实性强、专业性强、保密性强，　

这“四强”就决定了参与行政执法档案工作的人员要熟知各类法律法　规知识，遵纪守法，并具有相应的档案专业知识和业务能力。首先，　

要配备具备较高政治素质和业务素质的档案领导班子，成立由单位　

主要领导牵头，分管领导靠上抓，各职能部门亲自抓的行政执法档　

案管理组织机构，把档案管理工作摆上重要议事日程，并鼓励和选拔　

优秀人才参与档案管理工作，不断提升档案领导队伍的整体素质。其　次，要加大对档案人员的培训力度，制定年度专题培训计划，重点学　

习《档案法》及各类行政执法法律法规，结合借鉴档案管理先进单位　

的经验，不断向公安、工商、质检等行政执法工作比较成熟的行业学　

习，严格执法档案的收集、整理、鉴定工作，通过分析具体案例、座